Bestellungen in Rechnungen umwandeln. Copyright Tungsten Corporation plc 2018

Transkript

1 Bestellungen in Rechnungen umwandeln

2 Dieses Video wurde erstellt, um Ihnen zu zeigen, wie einfach Sie Rechnungen und Gutschriften mit der Bestellungsumwandlung über das Tungsten Network-Portal übermitteln können. Klicken Sie zuerst auf Meine Bestellungen im Hauptmenü oben auf der Seite.

3 Auf der Seite Meine Bestellungen finden Sie Bestellungen, die von Ihrem Kunden an Tungsten Network gesendet wurden. Sie können Ihre Bestellungen verwalten, indem Sie ihnen im Abschnitt Zusammenfassung meiner Bestellungen einen anderen Status zuweisen. Durch die Aktualisierung des Bestellstatus können Sie überprüfen, welche Bestellungen offen, abgeschlossen, abgelehnt oder archiviert sind. Wenn Ihre Bestellung neu erstellt oder von Ihrem Kunden aktualisiert wurde, erscheint sie mit dem Status Neu oder Unerledigt. Sie erhalten eine von Tungsten Network, in der bestätigt wird, dass die Bestellung im Portal unter dem Abschnitt Zusammenfassung meiner Bestellungen verfügbar ist. Nachdem Sie die gelesen haben, können Sie beginnen.

4 Suchen Sie auf der linken Seite des Bildschirms nach Ihrer Bestellung. Wählen Sie im Drop- Down-Menü Ihren Kunden aus, bevor Sie die Suche starten. Sobald der Bericht ausgeführt wurde, werden alle Bestellungen im ausgewählten Status am unteren Rand der Seite angezeigt. Sie können auch den blauen Hyperlink-Text under dem Abschnitt Zusammenfassung meiner Bestellungen auswählen. Sobald Sie eine Auswahl getroffen haben, erscheinen alle Bestellungen im ausgewählten Status unten auf der Seite.

5 Wählen Sie die Bestellung aus, indem Sie auf den blauen Link links neben der Bestellnummer klicken. Es ist wichtig, dass Sie die Bestellinformationen vor der Bestellannahme überprüfen. Wenn die Bestellung ungültige oder fehlende Informationen enthält, prüfen Sie die Daten mit Ihrem Kunden, der eventuell ein Update der Bestellung senden muss. Ändern Sie den Status der Bestellung auf Archiviert, wenn die Bestellung erfolgt ist und nicht mehr verwendet wird. Wenn die Bestelldetails gültig sind, klicken Sie auf Bestellung umwandeln.

6 Im Feld Rechnungsnummer können Sie Ihre Rechnungs- oder Gutschriftsnummer eingeben. Markieren Sie das Kästchen neben dem Nettobetrag, sobald Ihre Dokumentennummer eingegeben wurde. Dadurch können Sie die Bestellpositionselemente auswählen, die Sie in Ihrer elektronischen Rechnung oder Gutschrift einbeziehen möchten. Eine Teilabrechnung wird akzeptiert; passen sie nur die Menge an, da der Einheitspreis festgelegt wurde und nicht geändert werden sollte. Tungsten Network bearbeitet übermittelte Rechnungen von Benutzern auf der ganzen Welt. Es ist wichtig, dass der Steuerbetrag korrekt auf Ihrer Rechnung aufgeführt ist. Wählen Sie die Steuerart aus dem Dropdown-Menü aus, wenn Sie in einer Region tätig sind, in der die Steuer auf der Postenebene aufgeführt wird. Geben Sie als nächstes den Steuerbetrag ein. Wenn Sie in einer Region tätig sind, in der die Steuer auf der Zusammenfassungsebene der Rechnung aufgeführt wird, können Sie den Steuerbetrag vor der Vorschau und Übermittlung Ihrer Rechnung eingeben. Bei Tungsten Network können Sie Rechnungen zur selben Bestellung übermitteln. Stellen Sie sicher, dass Sie für jede Übermittlung eine einmalige Rechnungs- oder Gutschriftsnummer verwenden. Klicken Sie auf Rechnung erstellen, sobald alle Bestellposten ausgewählt wurden.

7 Bestätigen Sie, dass Sie die richtigen Bestellposten ausgewählt haben, die in Ihre Rechnung oder Gutschrift miteinbezogen werden sollen. Ist dies nicht der Fall, klicken Sie auf Zurück. Wenn alle angezeigten Informationen gültig sind, klicken Sie auf Bestätigen, um auf die letzte Seite zu wechseln.

8 Bitte geben Sie im Abschnitt Ihre Angaben Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und Ihre E- Mail-Adresse ein. Geben Sie im Abschnitt Angaben zum Rechnungsempfänger den Namen, die Telefonnummer und die -Adresse Ihres Kundenkontakts ein. Tungsten ermöglicht auch das Speichern von Kontaktdaten auf der Seite Rechnung erstellen. Klicken Sie auf den blauen Kreis in den Abschnitten Ihre Angaben und Angaben zum Rechnungsempfänger. Sobald Sie die Kontaktdaten eingegeben haben, verlassen Sie das Textfeld, um fortzufahren.

9 Wenn sich der Versandort vom Standort des Rechnungsstellers oder des Rechnungsempfängers unterscheidet, geben Sie die korrekten Versandinformationen in die entsprechenden Felder ein. Wenn Sie keine Produkte versenden, überspringen Sie diesen Abschnitt. Markieren Sie das Kästchen, um Versandinformationen einzugeben. Um eine Versandadresse zu Ihrem Profil für künftige Übermittlungen hinzuzufügen, klicken Sie auf den blauen Kreis neben dem Feld Name des Unternehmens. Sobald die Versandinformationen eingegeben wurden, verlassen Sie das Textfeld, um fortzufahren.

10 Erweitern Sie das zusätzliche Betrefffeld, wenn Ihr Kunde weitere Betreffinformationen benötigt. Wechseln Sie zum nächsten Abschnitt, sobald Informationen wie Konnossement, Lieferscheinnummer und Kostenstelle eingegeben wurden.

11 Es ist wichtig, dass Sie Ihr Rechnungsdatum, den Zahlungstermin und das Lieferdatum aktualisieren, indem Sie den Kalender im Abschnitt Rechnungsangaben auswählen. So wird sichergestellt, dass das Datum bei der Übermittlung Ihrer Rechnung das richtige Format hat. In einigen Regionen ist ein Leistungsdatum erforderlich. Wenn Sie in einer dieser Regionen tätig sind, müssen Sie diese Pflichtangaben im Feld Datum zur Anwendung der Steuer eingeben. Die Währungs- und Bestellnummer darf nicht geändert werden. Die Rechnung oder Gutschrift und die Bestelldetails aus dem Tungsten Network-System werden validiert. Wenn die Informationen auf der Betreff- und Postenebene nicht mit den Bestelldaten übereinstimmen, wird Ihre Rechnung von Tungsten Network abgelehnt.

12 Wenn Sie eine Gutschrift übermitteln, müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Dokumententyp als Gutschrift bezeichnet wird. Ist dies nicht der Fall, wählen Sie Gutschrift aus dem Drop- Down-Menü unter dem Dokumententyp im Abschnitt Rechnungsangaben aus. Sobald Gutschrift ausgewählt wurde, stellen Sie sicher, dass Sie die ursprüngliche Rechnungsnummer, das Datum sowie den Grund für die Übermittlung Ihrer Gutschrift eingeben. Im Abschnitt Rechnungsposten können keine negativen Werte in die Felder Anzahl und Einzelpreis eingegeben werden. Mit anderen Worten, es können keine negativen Zeichen in das System eingegeben werden. Sobald die Posten gespeichert wurden, wird das Dokument als Gutschrift behandelt. Der Bruttobetrag weist keinen negativen Wert aus.

13 Es wird noch einmal darauf hingewiesen, dass Angaben zu Posten nicht geändert werden dürfen. Diese Informationen wurden von Ihren Kunden an Tungsten Network weitergegeben. Die Waren- oder Serviceposten können nur geändert werden, um zusätzliche Informationen und/oder einen Datumsbereich anzugeben. Beispielsweise Arbeit, die zwischen dem 1. und dem 15. Januar durchgeführt wurde. Es ist ratsam, bei der Aufführung von Postenrabatten und/oder der Eingabe zusätzlicher Informationen auf Postenebene die Standardrechnungsverfahren zu befolgen.

14 Das Hinzufügen von Sonderposten ist erlaubt. Sonderposten sind in Ihrer Bestellung nicht aufgeführt. Wenn Sie der Meinung sind, dass Ihrer Bestellung ein zusätzlicher normaler Posten hinzugefügt werden sollte, wenden Sie sich direkt an Ihren Kunden. Bitten Sie darum, dass ihre Bestellung aktualisiert und erneut an Tungsten Network gesendet wird. Sobald Ihre Bestellung aktualisiert wurde, ist Sie unter Unerledigt in Zusammenfassung meiner Bestellungen verfügbar. Wenn Sie bei der Aktualisierung Ihrer Bestellung Hilfe benötigen, erstellen Sie ein Support Ticket über die Seite Hilfe und Support. Tungsten Network kontaktiert Ihren Kunden in Ihrem Namen. Denken Sie daran, Ihren Anhang vor der Übermittlung der Rechnung oder Gutschrift hinzuzufügen. Bitte hängen Sie keine zusätzliche Rechnungskopie an. Anhänge sollten als Belege dienen, die ausschließlich für die Genehmigung Ihrer Rechnung benötigt werden.

15 Die Rechnungszusammenfassung enthält den Netto-, Steuer-, und Bruttobetrag. Wenn Sie sich in einer Region befinden, in der die Steuer auf der Postenebene aufgeführt wird, werden die Steuerart und der Steuerbetrag eingegeben, nachdem die Bestellung angenommen wurde. Wenn Sie sich in einer Region befinden, in der die Steuer nur auf der Zusammenfassungsebene aufgeführt wird, geben Sie zu diesem Zeitpunkt den vollen Rechnungs- oder Gutschriftssteuerbetrag ein. Sehen Sie sich Ihre Rechnung oder Ihre Gutschrift vor der Übermittlung in der Vorschau an. Wie Sie sehen, kann Ihre Bestellung über Meine Bestellungen ganz einfach konvertiert werden. Zögern Sie nicht, die Seite Hilfe und Support zu nutzen, falls Sie bei der Navigation im Tungsten Network-Portal Hilfe benötigen oder bei der Verwendung der Website auf technische Probleme stoßen.

16 Weitere Informationen und Videos finden Sie im Abschnitt Hilfe & Support