Datenübernahme von HKO 5.9 zur. Advolux Kanzleisoftware

Transkript

1 Datenübernahme von HKO 5.9 zur Advolux Kanzleisoftware Die Datenübernahme (DÜ) von HKO 5.9 zu Advolux Kanzleisoftware ist aufgrund der von Update zu Update veränderten Datenbank (DB)-Strukturen in HKO sehr komplex und es bedarf sorgfältiger Vorbereitung. Bitte beachten Sie, dass nicht alle Daten, wie z. B. Filme und s, die bereits in einer Akte gespeichert sind, übernommen werden können. Wenn die DÜ abgeschlossen ist, haben Sie jedoch die Möglichkeit, Ihre Mails von Outlook zu Advolux Kanzleisoftware zu importieren. Wichtiger Hinweis: Die DÜ dauert je nach Größe der DB mehrere Stunden, weil mit der DÜ die komplette Geschäftslogik in der DB von Advolux Kanzleisoftware neu angelegt wird. Daher sollte für die DÜ entsprechend Zeit eingeplant werden. Eine mögliche Empfehlung wäre z. B., das Wochenende zu nutzen. Bitte starten Sie die Datenübernahme nur einmal und lassen diese durchlaufen (Wenn Sie die DÜ starten und dann abbrechen und dann nochmal starten, kann es vorkommen, daß Sie dann in der Advolux-Datenbank doppelte Akten haben). Vorbereitung der Datenübernahme Als Erstes sollten Sie überprüfen, ob Sie die aktuellste Version von HKO haben. Das Importtool der externen Firma, welche die HKO-DB ausliest, kann nur HKO 5.9 auslesen. Daher müssen Sie, falls notwendig, ein Update ihrer HKO-Version durchführen. Wichtiger Hinweis: Zu Ihrer Sicherheit machen Sie bitte vorsorglich erst eine Datensicherung Ihrer HKO-Datenbank bevor Sie das Importtool starten. Das ist sehr wichtig, da HKO nach einer Datenüberprüfung in einigen Fällen nicht mehr ordnungsgemäß funktioniert. Wenn kein Update notwendig sein sollte und Sie eine Datensicherung von Ihrer HKO-Datenbank durchgeführt haben, beenden Sie HKO. Wichtiger Hinweis: Damit die DÜ ohne Zwischenfälle durchgeführt werden kann, ist es zu Empfehlen, eine Datenüberprüfung in HKO durchzuführen. Dabei werden Tabellenfehler innerhalb der HKO-DB korrigiert. In einigen Fällen ist es notwendig, die Datenüberprüfung in HKO so oft zu wiederholen, bis keine Fehler mehr angezeigt werden. Dazu klicken Sie auf Start Programme Haufe Datenüberprüfung.

2 Hier wählen Sie bitte bei Tabellen alle auswählen und starten die Datenüberprüfung. Im unteren Feld sehen Sie bei Abschluss der Datenüberprüfung, wie viele Tabellen repariert wurden. Danach müssen Sie die Advolux Kanzleisoftware auf dem Rechner installieren, auf dem Sie die DÜ durchführen wollen. Die Advolux Kanzleisoftware bekommen Sie entweder über das Advolux- Forum oder Sie benutzen die DVD, die Sie per Post vom Haufe-Service-Center bekommen haben. Starten Sie die Installation der Advolux Kanzleisoftware und folgen Sie den Anweisungen. Nach der Installation der Advolux Kanzleisoftware müssen Sie diese zunächst einrichten. Dazu starten Sie Advolux und geben Ihre Kanzleidaten ein und richten den ersten Benutzer (den Administrator) ein. Melden Sie sich in Advolux Kanzleisoftware an und geben Sie den Lizenzschlüssel ein, welchen Sie vom Haufe-Service-Center erhalten haben. Danach beenden Sie bitte Advolux.

3 Start der Datenübernahme Bevor Sie die DÜ starten, vergewissern Sie sich, dass sowohl HKO als auch Advolux Kanzleisoftware beendet sind. Danach starten Sie bitte einen Datei-Explorer und wechseln in das Verzeichnis, in dem sich das Importtool befindet. Bei einer Standard-Installation befindet sich dieses: bei Windows XP 32 Bit: bei Vista/Windows 7 32 Bit: bei Vista Windows 7 64 Bit: C:\Programme\AdvoluxJava\hko_update\ C:\Programme\AdvoluxJava\hko_update\ C:\Programme(x86)\AdvoluxJava\hko_update\ Dort starten Sie die Datei HKO_Update.exe.

4 Bitte lesen Sie die Hinweise sorgfältig durch und folgen Sie der Anweisung mit dem Weiter-Button.

5 Im folgenden Bild sehen Sie den Import-Fortschritt: Die DÜ wurde damit gestartet und wird entsprechende Zeit, je nach Größe der DB, in Anspruch nehmen. Durch einen Klick auf den Button Detailansicht können Sie sich anschauen, was gerade importiert wird. Durch einen erneuten Klick kehren Sie wieder zur ursprünglichen Sicht zurück.

6 Die DÜ wird mit nachfolgendem Bild abgeschlossen. Bitte lesen Sie die Hinweise sorgfältig durch und folgen Sie den Anweisungen.

7 Nach Abschluss der DÜ muss der Advolux Kanzleisoftware DB-Service neu gestartet werden.

8 Um den DB-Service zu starten, klicken Sie auf den Weiter-Button und folgen Sie den Anweisungen.

9 Aktenzeichen anpassen Das Aktenzeichen-Format unterscheidet sich in der Advolux Kanzleisoftware zu dem von HKO. Daher muss dieses manuell angepasst werden, damit Sie Ihre gewohnten Aktenzeichen angezeigt bekommen. Hierzu wählen Sie bitte in Advolux "Systemdaten Einfache Bearbeitung Kanzleidaten". Dann klicken Sie bitte auf "laufende Nummern". Dort gibt es unten "Aktenzeichen Format". Dort "Variante 1" (oder Variante 2 usw.) wählen. Mit einem Klick auf das grüne Plus-Zeichen können Sie sich Ihr Aktenzeichen auch selbst definieren.

10 Inhalte überprüfen Wichtiger Hinweis: Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass die übernommenen Forderungen in Advolux Kanzleisoftware sich zu HKO unterscheiden können, da Advolux die aktuellen Zinssätze berücksichtigt. Des Weiteren kann es vorkommen, dass einige Forderungen nicht übernommen werden können, da diese in HKO keiner Hauptforderung zugeordnet sind. Dieser Umstand wird in der jeweiligen Akte in Advolux Kanzleisoftware entsprechend in der Registerkarte Aufgaben dokumentiert. Bitte überprüfen Sie bei Bearbeitung einer übernommenen Akte diese Registerkarte und passen die Forderungen ggf. an.