REGLEMENT VERANTWORTLICHKEITEN DER BAU-RICHTLINIEN IM TEC

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Nadja Straub
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Bau Richtlinien USZ UniversitätsSpital Zürich Rämistrasse 100 8091 Zürich Bau Richtlinie REGLEMENT VERANTWORTLICHKEITEN DER BAU-RICHTLINIEN IM TEC Version V1_2018-11-16 Herausgeber Ersteller

1 Bau Richtlinien USZ UniversitätsSpital Zürich Rämistrasse Zürich Bau Richtlinie REGLEMENT VERANTWORTLICHKEITEN DER BAU-RICHTLINIEN IM TEC Version V1_ Herausgeber Ersteller Betroffene Direktionen/Bereiche UniversitätsSpital Zürich, Direktion Betrieb BL TEC BTR DIM Freigabe Bezugsquelle Qualitätsmanagement/ SUTAL %c3%9cbersicht_ aspx Seite 1 von 9

2 Inhaltsverzeichnis 1. Allgemeines und Geltungsbereich Zweck Zielsetzung Geltungsbereich BAU Richtlinie Definition Konfliktfall Aktualisierung Verantwortlichkeiten Qualitätsbeauftragte TEC Projektleitende in Energie- und Projektmanagement (TEC) TEC Gruppen DIM Projektleitende bpbfm Externe Dienstleistende Ablageort BAU Richtlinien Abkürzungen und Definitionen Änderungsindex... 9 Tabellenverzeichnis Tabelle 1: Abkürzungen und Definitionen... 8 Seite 2 von 9

3 1. Allgemeines und Geltungsbereich 1.1. Zweck Zur Regelung der internen BAU Richtlinien werden Verantwortlichkeiten und Kompetenzen festgelegt Zielsetzung Mithilfe dieses Dokuments sollen die Aufgaben und Pflichten aller verantwortlichen Personen (siehe 3) klar definiert sein. Zur Zweckerreichung werden eingesetzt und beauftragt: 1. Qualitätsbeauftragte TEC 2. Projektleitende in Energie- und Projektmanagement (TEC) 3. TEC Gruppen 4. DIM Projektleitende 5. bpbfm 6. Externe Dienstleistende 1.3. Geltungsbereich Dieses Reglement gilt für alle MA im BTR sowie in der DIM Seite 3 von 9

4 2. BAU Richtlinie 2.1. Definition Die BAU Richtlinien im USZ, auch BAU RILI genannt, sind einerseits Handlungs- oder Ausführungsrichtlinie, wie auch andererseits technischen Richtlinien, die von einer Organisation ausgegeben werden und einen Handlungsrahmen vorgeben Konfliktfall Wird bei einer Projektumsetzung ersichtlich, dass es zu Schwierigkeiten kommt zwischen der Einhaltung der BAU RILI USZ oder dem Stand der Technik, hat der Stand der Technik die höhere Priorität. Werden Änderungen im Projekt durchgeführt, tritt 3.4 in Kraft. Absprachen mit den jeweiligen Projektleitenden DIM, TEC und bpbfm sind zwingend vorzunehmen und deren Vorgaben entsprechend zu realisieren Aktualisierung Die Verantwortung der Aktualität der RILI liegt beim TEC. Es unterliegt der Verantwortung aller Projektleitenden, sowohl intern wie auch extern, dass die RILI in den einzelnen Bauprojekten umgesetzt werden. Seite 4 von 9

5 3. Verantwortlichkeiten Durch die allgemeinen USZ Richtlinien bekennt sich das USZ Management zu allen gültigen Richtlinien und trägt aktiv zu deren Umsetzung ein. Grundsätzlich gilt, dass die entsprechenden RILI jederzeit einzuhalten sind, um eine gute bzw. im ganzen USZ gleichhaltige Qualität zu gewährleisten. Die Kompetenzweite über das Einhalten der BAU Richtlinien liegt beim TEC bzw. bpbfm. Das bedeutet bei Projekten, dass projektseitige Abweichungen von den RILI in Zusammenarbeit mit dem TEC bzw. dem bpbfm vorgenommen werden können. In Projekten, bei welche nicht genehmigte Abweichungen zur Rili nachgewiesen werden können oder diese nicht eingehalten wurden, darf der TEC bzw. bpbfm über den weiteren Verlauf entscheiden. (z.b. Abnahmen verweigern). Für das Einhalten (Qualitätssicherung) der BAU Richtlinien sind die jeweiligen Projektleitenden (DIM oder TEC) verantwortlich Qualitätsbeauftragte TEC Die Aufgaben der Qualitätsbeauftragten betreffend den BAU Richtlinien fallen mehrheitlich organisationsbezogen und koordinativ an: Koordination der Überwachung und Lenkung der Richtlinien. Regelmässige Berichterstattung an die Bereichsleitung über den Entwicklungs-stand und die Wirksamkeit der Richtlinien einschliesslich der Übermittlung qualitätsrelevanter Daten. Planung und Durchführung von internen Schulungsmassnahmen bezüglich der Richtlinien. Beratung der TEC Projektleitenden und Gruppenleiter bei der Erstellung oder Überarbeitung der Richtlinien. Motivation und Beratung der USZ Mitarbeitenden in Fragen zu Richtlinien. Zeitgerechte Abbildung der Richtlinien im Internet sowie im Intranet (bis das USZ ECM DMS in Betrieb genommen wird). Organisatorische Schnittstelle zur DIM und Bereichen der BTR. Vernehmlassung der Richtlinien Projektleitende in Energie- und Projektmanagement (TEC) Die Projektleitenden im Energie- und Projektmanagement TEC sind für die operative Planung und Steuerung der BAU Richtlinien verantwortlich: Jährliche Überprüfung der durch die TEC Gruppen aktualisierten Richtlinien. Planung und Mithilfe bei der Erstellung der Richtlinien. Berücksichtigen die Bedürfnisse der TEC Gruppen, bpbfm und der DIM Projektleitenden. Rechtliche sowie «Stand der Technik» Änderungen werden durch die TEC Gruppen an die TEC Projektleitenden übermittelt, welche die Ergänzung sowie Optimierung der Richtlinien durch Dritte veranlassen. Sollten während einer Projektumsetzung Änderungen in den dazugehörigen Gesetzen, Normen und sonstigen Regelwerken stattfinden, wird der TEC die Veränderungen schriftlich festhalten und wenn möglich die betroffenen laufenden Projekte zusammen mit den DIM Projektverantwortlichen den neuen Vorgaben anpassen. Die erfassten Änderungen werden regelmässig, spätestens jedoch einmal im Jahr, an die TEC Projektleitenden weitergeleitet, damit diese die Aktualisierung der Richtlinien in die Wege leiten können. Beauftragen bei Bedarf externe Dienstleistende mit der Erstellung und/oder der Überarbeitung einer BAU Richtlinie. Seite 5 von 9

6 3.3. TEC Gruppen Die Gruppenleiter des TEC sind für die fachlichen Inputs sowie die Überprüfung der BAU Richtlinien zuständig: Kontinuierliche jährliche Überprüfung der Richtlinien. Selbstständiges Einbringen von Neuerungen (zuhanden der TEC Projektleiter). Übermittlung von rechtlichen sowie «Stand der Technik» Änderungen durch die TEC Gruppen an die TEC Projektleitenden. Sicherstellen der Einhaltung der Richtlinien (Zuständigkeit: Projektleitende der DIM und TEC sowie bpbfm). Selbstständige Ermittlung der für das kommende Jahr erforderlichen finanziellen Mittel für die Richtlinienoptimierung und Weiterleitung an das Energie- und Projektmanagement TEC DIM Projektleitende Die DIM Projektleitenden sind verantwortlich für die Einhaltung der BAU Rilis sowie die regelmässige Übermittlung der Änderungen (rechtlich/stand der Technik) an die TEC Projektleitenden im Energieund Projektmanagement bpbfm Das bpbfm vertritt die Interessen in Bauprojekten der Bereiche Direktion Betrieb ausser TEC. Das bpbfm ist für die fachlichen Inputs sowie der Überprüfung der BAU Richtlinien gegenüber den Projektleitenden im Energie- und Projektmanagement TEC zuständig: Kontinuierliche jährliche Überprüfung der Richtlinien. Selbstständiges Einbringen von Neuerungen (zuhanden der TEC Projektleiter). Übermittlung von rechtlichen sowie «Stand der Technik» Änderungen durch das bpbfm an die TEC Projektleitenden. Sicherstellen der Einhaltung der Richtlinien (Zuständigkeit: Projektleitende der DIM und TEC sowie bpbfm). Selbstständige Ermittlung der für das kommende Jahr erforderlichen finanziellen Mittel für die Richtlinienoptimierung und Weiterleitung an die Bereichsleitungen BTR Externe Dienstleistende Externe Dienstleistende, welche die Aufgabe haben, eine BAU Richtlinie zu erstellen oder zu überarbeiten, tun dies stets im Auftrag von Projektleitenden TEC. Die externen Dienstleistenden müssen hierbei folgende Punkte dazu beachten: Aktualisierung der Richtlinien nach Anweisungen der TEC Projektleitenden Regelmässige Abstimmungen mit dem TEC Einbezug der TEC Gruppen für die Erstellung sowie Überarbeitung der Richtlinien Seite 6 von 9

7 4. Ablageort BAU Richtlinien Der Ablageort zum Zeitpunkt September 2018 befindet sich derzeitig in folgendem Laufwerkpfad: N:\80 TEC\BTR_TEC_Allgemein\Werk\RILI Sobald das ECM DMS in Betrieb genommen wird, werden die BAU Richtlinien von der QMB dort drin eingepflegt und verwaltet. Seite 7 von 9

8 5. Abkürzungen und Definitionen Abkürzung Definition bpbfm BTR DIM MA TEC USZ Organisation USZ betriebliches planungs- und baubegleitendes Facility Management Direktion Betrieb Direktion Immobilien Mitarbeitende Person des USZ Bereich Technischer Dienst des BTR UniversitätsSpital Zürich DMS ECM RILI Andere Dokumentenmanagementsystem Engineering Change Management, auf Deutsch Änderungsverwaltung Richtlinie Tabelle 1: Abkürzungen und Definitionen Seite 8 von 9

9 6. Änderungsindex Datum Version Kürzel Beschreibung SUTAL/ Erstellung WICRA MIKATR Erweiterung bpbfm SHLSA, JEDI, WICRA Anpassungen und Ergänzungen Seite 9 von 9

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