Priorisierung in der Bundesfinanzverwaltung

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1 IT-Kompetenz für Bürger und Verwaltung Priorisierung in der Bundesfinanzverwaltung Eduard Gombert Berlin, 27. Juli 2010 Seite 1

2 Agenda Ausgangssituation Lösungen Seite 2

3 Ausgangssituation Die Historie Seite 3

4 Ausgangssituation Das Umfeld Das ZIVIT ein paar Daten und Fakten (05/2010): rd Beschäftigte etwa 510 Beschäftigte in der Softwareentwicklung etwa 520 Beschäftigte in Service und Betrieb 8 Dienstsitze ca. 250 betreute Fachverfahren ca betreute Server (zentral und dezentral) 7 x 24 h Service-Desk über Anwender/innen alleine im Ressort rund weitere Anwender/innen in der Wirtschaft und in der übrigen Verwaltung Seite 4

5 Ausgangssituation Ein Blick zurück Gründung des ZIVIT und Etablierung eines neuen Steuerungsmodells Einrichtung eines Auftraggeber-/Auftragnehmer-Verhältnisses; fünf Auftraggeber aus dem Ressort plus ressortfremde AG Einrichtung eines Kunden- und eines Auftragsmanagements Beauftragung des ZIVIT statt Steuerung über Erlasse permanente Überplanung des ZIVIT durch die Auftraggeber (jeder Auftraggeber sieht das ZIVIT als seinen IT-Dienstleister) Seite 5

6 Ausgangssituation Anforderungen, Ressourcenbedarf, Überplanung, Reaktion

7 Ausgangssituation und Schwachstellen Anforderungen, Ziele, Umsetzung Schwachstellen-Analyse extern durchgeführte Studie Schaffung von Transparenz über laufende und geplante Projekte und Aufträge des ZIVIT Vermeidung von Überplanung des ZIVIT durch übergreifende Priorisierung von Aufträgen durch ein Gremium Sicherung der Qualität und Stabilität des IT-Regelbetriebs und der IT-Projekte Verbesserung der Steuerung und Koordination von Projekten/Aufträgen durch das ZIVIT und das BMF (CIO) Umsetzung als Vorhaben Strukturelle Optimierung der IT in der Bundesfinanzverwaltung mit drei Arbeitsgruppen Seite 7

8 Lösungen Neue Wege: die fachliche Einschätzung der Vorhaben Einschätzung der Wichtigkeit von Vorhaben aus der Sicht des Auftraggebers als Basis einer Priorisierung durch ein Gremium Formalisierte Abfrage mit dem Ziel der Vergleichbarkeit über alle Auftraggeber hinweg trotz unterschiedlicher Aufgaben Wiederholung der Einschätzung bei Bedarf / Änderung der Rahmenbedingungen Seite 8

9 Lösungen Klassifizierung der Vorhaben (fachliche + technische Einschätzung) Abgrenzung Auftrag zu Projekt Kategorisierung der Projekte Aufträge Projekte Strategisch wichtige Projekte / Großprojekte Qualitative Kriterien = fachliche und technische Einschätzung Strategische Bedeutung Außenwirkung/ Öffentlichkeitsdarstellung Kritikalität/ Komplexität Ressort- und Institutionsübergreifend Hohe Dringlichkeit Hohe Wirtschaftlichkeit/ hoher Nutzen Quantitative Kriterien = technische Einschätzung Zeitlicher Aufwand > 75 Personentage (PT) oder Finanzieller Aufwand > EUR Seite 9

10 Lösungen Modellierung von Konzernprozessen auf bekannter Grundlage IT-Rahmenplanung / IT-Jahresplanung Angebotsprozess Anlassbezogen Jährlich (ggf. Anlassbezogen) Portfolio- Portfolio- Projekt- Rahmenplanung Jahresplanung priorisierung Seite 10 Controlling- & Steuerungsprozess Monatlich (ggf. Anlassbezogen) Multiprojekt Controlling 4 Portfoliosteuerung

11 Lösungen Neue Steuerungsorganisation zur übergreifenden Priorisierung Ressort CIO Ressourcen ZIVIT Bedarfsträger (auf ALEbene) ZIVIT Fachaufsicht Projektbüro Multiprojektsteuerungsgremium (ALK) Leitung Governance & QS Projektleiter & Coaching Seite 11 Controlling

12 Lösungen Ein Controlling und ein Berichtswesen Seite 12

13 Lösungen Ein Dreiklang als Basis des Portfolio-Managments

14 Lösungen Ein Dreiklang als Basis des Portfolio-Managments

15 IT-Kompetenz für Bürger und Verwaltung Zeit für Ihre Fragen Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Eduard Gombert Berlin, 27. Juli 2010 Seite 15