Höllerer + Bayer GmbH. Software- und Systemhaus. vertrieb@hoellerer-bayer.de. LMS Fakturierung

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1 Edisonstraße Bobingen vertrieb@hoellerer-bayer.de Fakturierung Logistical-Management-System Produktbeschreibung Stand

2 Inhaltsverzeichnis 1 Übersicht Leistungsumfang von Fakturierung Allgemeine Funktionen Fakturierung Sammelfakturierung Einzelfakturierung Pauschalfakturierung Rechnungsprüfung Rechnungsdruck Rechnungsexport Verwaltung Rechnungsempfänger Rechnungen und Belege Belege einer Rechnung / Pauschalrechnung Belege nicht fakturiert Auswertungen Rechnungssummenstatistik Mehrwertsteuerliste Ereignisse und Rechnungsbericht Seite 2

3 1 Übersicht Das Logistical Management System (im Folgenden genannt) ist eine Software zur bedienergeführten und/oder automatisierten Abwicklung des gesamten Warenumschlags im Betrieb. Die Software ist für eine bedarfsgerechte Nutzung modular aufgebaut. Sie besteht u.a. aus den Bausteinen Verwaltung für Stammdaten und Auswertungen, Administration für Bediener und Berechtigungen, Anlagenüberwachung, Interaktiver Wiegebetrieb und Anwendungen für den SB-Betrieb, Auftragsverwaltung und Disposition, Kassenverwaltung für Bargeschäfte, Fakturierung für die Rechnungserstellung, elektronisches Abfallnachweisverfahren, die separat voneinander lizenziert werden können. Seite 3

4 Weitere kundenspezifische Lösungen (wie z.b. das Betriebstagebuch, individuelle Messwerterfassung, Archivierung usw.) können bereitgestellt werden. Mehrere örtlich voneinander getrennte Betriebsstätten können an eine Zentrale über einen Datentransferdienst angebunden werden. Für den Wiege- bzw. Verladebetrieb werden Waagen unterschiedlicher Hersteller, wie z.b. Pfister, Systec, Essmann usw. unterstützt. SB-Station Waage 1 selbstbedient Fahrzeugwaage Waage 2 bedienergeführt Fahrzeugwaage Waage 3 Waage Office 15 t Deviceserver 40 t Waage Fahrzeugwaage t Dezentraler Standort Kasse eanv Flüssigverladung VPN LAN Zentrale Fakturierung Disposition Office Kasse PC-Arbeitsplätze Zutrittskontrolle -Server (auch virtuell möglich) eanv TAS Abb.: Beispielkonstellation einer Installation Seite 4

5 2 Leistungsumfang von Fakturierung 2.1 Allgemeine Funktionen Das Programm ist nach modernsten Gesichtspunkten gestaltet und einfach bedienbar. Links befinden sich die Schaltflächen und die Funktionsauswahl (z.b. Fakturierung, kundenspezifischen Funktionen (optional), Verwaltung und Auswertungen). Datensätze werden in tabellarischer Form gelistet und können mittels der Funktionsbuttons (Menüleiste) bearbeitet werden. Folgende allgemeine Highlights ermöglichen eine komfortable Bedienung: Umfangreiche Filterfunktionen bei der gezielten Suche von Datensätzen in der Tabellenansicht. Jede einzelne Spalte enthält eine Autovervollständigung und kann mit einem Filter belegt werden. Datenverwaltung einzelner Datensätze in Formularen. Verwaltung von häufig genutzten Listen als Favoriten mit individueller Bezeichnung und automatischer Vorbelegung von individuell gesetzten Auswahlkriterien (optional). Einbindung beliebiger externer Dokumente für den privaten und öffentlichen Zugriff (optional). Auswahl einzelner Tabellenzeilen oder ganzer Zeilenblöcke für den nachfolgenden Druck oder die Übernahme in ein externes Programm (z.b. Excel). Listendruck auf Windows-Drucker oder Ausgabe der Liste als PDF bzw. Excel-Dokument. Individuelle Organisation der Spaltenreihenfolge und Spaltensichtbarkeit in der Tabellenansicht. Anpassung der Sortierung einer Tabellenansicht. Datumsfelder mit Kalenderfunktion. Autovervollständigung von Adressdaten in den Stammformularen. Seite 5

6 2.2 Fakturierung Die Fakturierung bietet vielfältige Möglichkeiten, Rechnungen auf der Basis von erstellten Belegen zu erstellen. Sammelfakturierung über einen frei wählbaren Abrechnungszeitraum und weiteren Filterkriterien mit tabellarischer Vorschaufunktion, sowie Aktivierungs- /Deaktivierungsmöglichkeit einzelner Rechnungsdaten für die Fakturierung. Einzelfakturierung durch individuelle Auswahl von Belegpositionen zu einer Rechnung eines Rechnungsempfängers. Erstellung von Pauschalrechnungen für Rechnungsempfänger unabhängig von deren tatsächlichen Lieferungen. Durch die Erstellung von vorläufigen Rechnungen durch die Sammelfakturierung, Einzelfakturierung oder Pauschalfakturierung kann eine problemlose Rechnungsprüfung erfolgen. Rechnungen können hierzu als Entwurf ausgedruckt werden. Bei der Rechnungsprüfung besteht die Möglichkeit, einzelne Belegpositionen einer Rechnung zu löschen oder hinzuzufügen. Auch einzelne oder alle vorläufige Rechnungen können einfach gelöscht werden, so dass ein erneuter Fakturierungslauf durchgeführt werden kann. Mit dem Rechnungsabschluss ausgewählter vorläufiger Rechnungen wird für diese eine ordentliche Rechnungsnummer vergeben, so dass diese Rechnungen anschließend nicht mehr geändert oder gelöscht werden können. Lediglich diverse Daten der Anschrift können noch angepasst werden, falls sich bei dem Rechnungsempfänger eine Adressänderung ergeben hat. Der Rechnungsdruck erfolgt für ausgewählte Rechnungen vollautomatisch. Er werden alle, für den Rechnungsempfänger, definierten Rechnungstypen gedruckt. Auch ist es möglich, gleichzeitig die Lieferscheine der jeweiligen Rechnung mit auszudrucken Sammelfakturierung In der Sammelfakturierung werden jeweils alle Belege gruppiert nach Rechnungsempfänger, Saldierungsgruppe über einen auswählbaren Zeitraum (ggf. mit zusätzlichen Einschränkungen) zu Rechnungen zusammengefasst. Dabei werden die zu generierenden Rechnungsdaten gemäß der Auswahl vorab in einer Auflistung angezeigt. Für Laufkunden wird je Beleg eine eigene Rechnung mit der Anschrift des entsprechenden Kunden generiert. Seite 6

7 2.2.2 Einzelfakturierung In der Einzelfakturierung können für einen Rechnungsempfänger über einen gewählten Zeitraum einzelne Belegpositionen gezielt zu einer Rechnung zusammengefasst werden Pauschalfakturierung In der Pauschalfakturierung können für (einen oder alle) Rechnungsempfänger individuell Pauschalrechnungen erstellt werden. Dabei wird für jeden Rechnungsempfänger in der Auswahl automatisch die nächstfällige Pauschalrechnung gemäß dem beim Rechnungsempfänger definiertem Abrechnungszeitraum angezeigt, unabhängig davon, wie viele Lieferungen der/die Rechnungsempfänger innerhalb des Abrechnungszeitraums getätigt haben. Seite 7

8 2.2.4 Rechnungsprüfung In der Rechnungsprüfung können einzelne vorläufige Rechnungen und deren Belegpositionen detailliert geprüft werden. Die vorläufigen Rechnungen können als Entwurf ausgedruckt werden. Es ist zudem möglich, eine einzelne oder mehrere vorläufige Rechnung zu löschen, so dass die Belege wieder erneut fakturiert werden können. Auch ist es möglich, in einer vorläufigen Rechnung einzelne Belegpositionen zu löschen oder neue hinzuzufügen. Über einen Knopfdruck können dann alle dargestellten vorläufigen Rechnungen abgeschlossen und mit einer ordentlichen Rechnungsnummer versehen werden. Seite 8

9 2.2.5 Rechnungsdruck Über den Rechnungsdruck können alle markierten Rechnungen in einem Durchlauf gedruckt werden. Dabei werden automatisch alle für den Rechnungsempfänger eingestellten Rechnungstypen gedruckt. Ist konfiguriert, dass auch Belege der Rechnung gedruckt werden sollten, so werden diese Lieferscheine ebenfalls mit ausgedruckt. Mit dem ersten ordnungsgemäßen Rechnungsdruck wird dieses Datum bei der Rechnung hinterlegt, so dass auch auf einfache Weise festgestellt werden kann, welche Rechnungen noch nicht gedruckt sind. Seite 9

10 2.2.6 Rechnungsexport Mit einem Exportprogramm können die Rechnungen auch für die weitere Bearbeitung in einer externen Finanzbuchhaltungssoftware (z.b. SAP) exportiert werden. Die Exportschnittstelle wird in der Regel kundenspezifisch angepasst und erstellt üblicherweise Dateien im CSV- oder XML-Format. Exportiert werden können Belegdaten, Rechnungsempfängerstammdaten oder auch Rechnungen. Mit dem Export kann eine Annahmeanordnung ausgedruckt werden, die Aufschluss über die exportierten Rechnungen gibt. 2.3 Verwaltung Rechnungsempfänger Sämtliche Rechnungsempfängerstammdaten können in der Fakturierung komfortabel verwaltet werden. Seite 10

11 2.3.2 Rechnungen und Belege Alle Rechnungen können jederzeit und schnell wieder gefunden werden. Über die Eingabe der Rechnungsnummer und dem ungefähren Zeitraum der Rechnung ist die gewünschte Rechnung sofort parat. Diverse Rechnungsdaten, wie z.b. die Anschrift, die auszudruckenden Rechnungstypen oder Zahlungszielangaben können nachträglich noch verändert werden. Somit ist es kein Problem bei einer Änderung der Anschrift des Rechnungsempfängers diesem eine neue korrigierte Rechnung zukommen zulassen. Innerhalb einer Rechnung kann umgehend auf die darin enthaltenen Belege zugegriffen werden. Der Lieferschein kann direkt aus einer Rechnung heraus geöffnet werden und ggf. auch gleich nochmals ausgedruckt oder geprüft werden. Seite 11

12 2.3.3 Belege einer Rechnung / Pauschalrechnung Lediglich durch die Angabe der Rechnungsnummer lassen sich alle Belege der Rechnung sofort auflisten und auch ausdrucken Belege nicht fakturiert Für eine Überprüfung, ob noch Belege für einen bestimmten Zeitraum existieren, die noch nicht fakturiert wurden, dann diese dienen. Gerade wenn z.b. Datennachträge oder Stornos für bereits zurückliegende Monate erstellt werden, passiert es schnell, dass diese Vorgänge vergessen werden. 2.4 Auswertungen Rechnungssummenstatistik In der Rechnungssummenstatistik wird je Rechnungsempfänger und je Monat des ausgewählten Jahres eine Summe seiner Rechnungen gebildet. Die Rechnungssummenstatistik ist als Übersicht hilfreich, um Entscheidungen über erforderliche Bürgschaften zu treffen Mehrwertsteuerliste Die Mehrwertsteuerliste zeigt für einen auswählbaren Zeitraum alle relevanten Vorgänge mit Mehrwertsteuer an (Bar-Belege und abgeschlossene Rechnungen) Ereignisse und Rechnungsbericht Alle Ereignisse, die in der Fakturierung aufgetreten sind, werden detailliert protokolliert. Auch informiert eine Liste Rechnungsbericht über die durchgeführten Fakturierungen und Rechnungsdruckläufe. Seite 12