Stärken und Schwächen einer Stellenbeschreibung

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Berthold Kneller
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1 Gemeinde Burgkirchen Gemeinde St.Marienkirchen bei Schärding Gemeinde Geretsberg Stärken und Schwächen einer Stellenbeschreibung Projektbeteiligte und Gemeinden Gemeinde Burgkirchen AL Franz Gruber Einwohner: Fläche: 45,86 km² Beschäftigte: ca. 20 Bezirk: Braunau am Inn Gemeinde Geretsberg AL Astrid Priller Einwohner: Fläche: 37,52 km² Beschäftigte: 11 Bezirk: Braunau am Inn Gemeinde St.Marienkirchen bei Schärding AL Günther Huber Einwohner: Fläche: 24,94 km² Beschäftigte: 25 Bezirk: Schärding am Inn 1

2 Was ist eine Stellenbeschreibung? Dokumentation um einen konkreten Arbeitsplatz zu beschreiben und zu bewerten Ergänzung des Geschäftsverteilungsplanes Definition der Aufgaben und Befugnisse eines Arbeitsplatzes und Beziehungen zu anderen Stellen Sie erfolgt anhand der Kriterien, des Wissens, der Denkleistung und der Verantwortung Bewertung von Arbeitsplätzen bezieht sich auf die Funktion und nicht auf die Person Gesetzliche Vorgaben Bewertungsgrundsätze im 184 des Oö. Gemeinde-Dienstrechts- und Gehaltsgesetzes 2002 i.d.g.f. Für die Arbeitsplatzbewertung ist die Oö. Gemeinde-Einreihungsverordnung 2002 i.d.g.f. maßgeblich Sämtliche Verwendungen des Gemeindedienstes sind in 25 Funktionslaufbahnen (GD) zugeordnet. Jede GD hat 15 Gehaltsstufen 2

3 Welche Aufgaben erledigen die Gemeinden.. Im übertragenen Wirkungsbereich von Bund und Ländern (Melde- und Wahlbehörde, Personenstandsund Staatsbürgerschaftsbehörde, Raumordnung,.) Aufgabenumschreibung nach Aktenplan Vorausschauend angelegte Struktur in einem Arbeitsbereich Zusammensetzung aus Aktenhauptgruppen (1. Ebene), Aktengruppen (2. Ebene), Aktenuntergruppen (3. Ebene) und Aktensachgruppen (4. Ebene) Jede Ebene erhält eine eigene Zahl Ziffern in richtiger Reihenfolge ergeben das Aktenzeichen 3

4 Bedeutung des Aktenplanes für die Verwaltung besondere Aussagekraft ordentlich geführte Schriftgutverwaltung Nachvollziehbarkeit Auffindbarkeit von Akten Stärken und Schwächen der Stellenbeschreibung bürokratischer und kostenintensiver Aufwand Einzementierung der Mitarbeiter Problematik bei höherwertigen Aufgaben Organisations- und Führungsmittel 4

5 Umsetzung der Aufgaben Organigramm Geschäftsverteilungsplan (regelt die funktionelle Zuständigkeit in der Verwaltung) Stellenbeschreibung (ist eine personenneutrale schriftliche Beschreibung einer Arbeitsstelle hinsichtlich ihrer Arbeitsziele, Aufgaben, Kompetenzen und Beziehungen zu anderen Stellen) Organigramm 5

6 Umsetzung der Aufgaben Organigramm Geschäftsverteilungsplan (regelt die funktionelle Zuständigkeit in der Verwaltung) Stellenbeschreibung (ist eine personenneutrale schriftliche Beschreibung einer Arbeitsstelle hinsichtlich ihrer Arbeitsziele, Aufgaben, Kompetenzen und Beziehungen zu anderen Stellen) Was ist die Stellenbeschreibung? Die Stellenbeschreibung soll für jeden Dienstposten vorhanden sein! Sie gibt eine allgemeine und spezielle Beschreibung eines jeden Arbeitsplatzes wieder! Die Stellenbeschreibung enthält die Vertretungsregel und die Über- und Unterordnung Die Stellenbeschreibung stellt auch einen Teil des internen Kontrollsystems dar Hilfe bei Neueinstellungen und Umstrukturierung 6

7 Inhalt einer Stellenbeschreibung Bezeichnung Einordnung Ziele Aufgabe Befugnisse Verantwortung Vertretung Schnittstellen Einstufung und Besoldung Muster einer Stellenbeschreibung Um den Arbeitsaufwand zu minimieren, stellen wir in der Projektarbeit Muster-Stellenbeschreibungen für die Dienstposten des/der Amtsleiters/in, des/der Bauhofmitarbeiters/in und des/der Mitarbeiters/in im Reinigungsbereich zur Verfügung. 7

8 Ziel der Stellenbeschreibung Schaffung einer modernen und effizienten Arbeitsstruktur Vollständige Übersicht aller Dienstposten Minimierung von Kompetenz- und Aufgabenkonflikten zwischen den Stelleninhabern Darstellung transparenter Betriebsabläufe Verbesserung der Organisationsstruktur Höhere Arbeitszufriedenheit Gesteigerte Motivation Überarbeitung/Evaluierung Jährliche Mitarbeitergespräche Abteilungsmeetings Einarbeitung von neuen Aufgaben Streichung entfallender Arbeiten bei Personalwechsel 8

9 Vorteile der Stellenbeschreibung Festgelegter Handlungs- und Entscheidungsspielraum Geregelte Aufgabenzuordnung an die einzelnen Mitarbeiter Vorbeugung von Missverständnissen Vermeidung von Kompetenzkonflikten Genauere Stellenausschreibung, Stellenbesetzung und Personalentwicklung Vorteile der Stellenbeschreibung Doppelgleisigkeit wird vermieden Unbeliebte Arbeiten können nicht umgangen werden Reibungsloseres Einarbeiten neuer Mitarbeiter Transparenz Strukturierte Übersicht der Arbeitsprozesse 9

10 Nachteile der Stellenbeschreibung Hoher Zeit- und Organisationsaufwand Kosten der Einführung und Pflege Überorganisation Mitarbeiter fixieren sich auf die beschriebenen Tätigkeiten, dadurch kann das eigenverantwortliche Arbeiten eingeschränkt werden Resümee - Fazit In einer modernen Gemeindeverwaltung ist es unerlässlich Stellenbeschreibungen für die Dienstposten der Gemeindemitarbeiter/innen zu führen. Die Rahmenbedingungen sind im Oö. Gemeinde- Dienstrechts- und Gehaltsgesetz sowie in der Oö. Gemeinde-Einreihungsverordnung definiert. Mitarbeitergespräche spielen in diesem Zusammenhang eine bedeutende Rolle. 10

11 Resümee - Fazit Wenn auch mit der Erstellung von Stellenbeschreibungen ein erheblicher Arbeitsaufwand verbunden ist, überwiegen die Vorteile einer klaren Definition der Aufgaben und der Verantwortungsbereiche des/der einzelnen Dienstnehmers/in. Der Grund, warum manche Mitarbeiter auf der Leiter des Erfolges nicht so recht vorankommen, ist darin zu suchen, dass sie glauben, sie stünden auf einer Rolltreppe. Danke für Ihre Aufmerksamkeit! 11

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