Ehrenamtsförderung mit System

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1 Ehrenamtsförderung mit System Dr. Daniel Illmer, Führungs-Akademie des DOSB Führungs-Akademie des DOSB /// Willy-Brandt-Platz 2 /// Köln /// Tel 0221/ /// Fax 0221/ /// info@fuehrungs-akademie.de /// 1

2 Wie kam es zu einem Modell systematischer Ehrenamtsförderung 2

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5 Modell zur systematischen Ehrenamtsförderung Das Modell verknüpft 3 Ebenen: 1. Ebene: EA aus der Perspektive der Person (Bedürfnisse der Freiwilligen in Bezug auf 5 typische Profile und 4 Phasen des ehrenamtlichen Engagements) 2. Ebene: EA aus der Perspektive der Sportorganisation (Aufgaben, die die Sportorganisation hat, um auf diese Bedürfnisse einzugehen = 10 Managementaufgaben) 3. Ebene: EA aus der gesellschaftlichen Perspektive: Rahmenbedingungen und mögliche Unterstützung durch Wirtschaft und Politik 5

6 Verbindung der beiden Ebenen Dank und Anerkennung Information und Transparenz Motivation und Anpassung Anleitung und Unterstützung 6

7 1 Ebene: EA aus der Perspektive der Person 4 Beendigung Das Engagement wird beendet oder unterbrochen Bedürfnisse: Dank und Anerkennung 1 Interesse Interesse an ehrenamtlichem Engagement entsteht Bedürfnisse: Information und Transparenz Prototypische Profile Motivation sich zu engagieren Ressourcen und Bedürfnisse Biografische Lebenssituation 3 Entwicklung Das Engagement entwickelt und verändert sich Bedürfnisse: Motivation und Anpassung 2 Einstieg Eine (neue) Aufgabe oder Tätigkeit wird aufgenommen Bedürfnisse: Anleitung und Unterstützung 7

8 2 Ebene: EA aus der Perspektive der Organisation 8

9 Verbindung der beiden Ebenen Dank und Anerkennung Information und Transparenz Motivation und Anpassung Anleitung und Unterstützung 9

10 Übergreifend 1. Ehrenamtsfreundliche Organisationskultur Organisationskultur wirkt in alle Bereiche und Phasen der Ehrenamtsentwicklung hinein Eine EA freundliche Organisationskultur ist u.a. gekennzeichnet durch:t ransparenz, Flexibilität + Pragmatismus, Wertschätzung, Verbindlichkeit Organisationskultur und Herangehensweise an das Freiwilligen Management müssen miteinander vereinbar sein 10

11 1 Phase: Vorbereitung / Mitgliedergewinnung 2. Bedarfs und Bedürfnisanalyse 3. Ansprache, Gewinnung & Aufgabenübertragung Planvolles und reflektiertes Vorgehen: Welche Anforderungen an das Ehrenamt hat die Organisation tatsächlich? (Was sollten Engagierte mitbringen? => Kompetenz, Zeit, etc.) Welche Kompetenzen und Ressourcen stehen in der Organisation zur Verfügung? Gezielte Ansprache intern und im Umfeld Wie soll das Ehrenamt organisiert werden? Welcher Rahmen ist möglich? Neue Arbeitsweisen und formen zulassen und einführen Schriftliche Aufgaben und Funktionsbeschreibungen, Mitgliederbefragungen, Kooperationen mit Externen (z.b. Freiwilligen Agenturen), Persönliche Ansprache Entwicklung neuer Arbeitsformen: Projektarbeit, Doppelbesetzungen (Trilogie), Ehrenamt auf Probe, Amts Sharing 11

12 2 Phase: Einstieg gestalten 4. Orientierung und Einarbeitung 5. Aus und Weiterbildung Inhaltliche Einarbeitung sowie soziale Integration und emotionale Bindung Schriftliche Orientierungshilfen ( z.b. Aufgabenbeschreibungen, Handbücher, Abläufe und Prozesse für mögliche Nachfolger dokumentieren, Checklisten) Individuelle persönliche Begleitung (Mentorensysteme) Aus und Weiterbildung ist Schlüsselaufgabe im Bereich der Ehrenamtsentwicklung. Sportvereine, die mehr in Aus und Weiterbildung investieren haben geringere Probleme bei der Gewinnung von Ehrenamtlichen und den meisten anderen Problemen (SEB) Weiterbildungsgutscheine für Engagierte, Übernahme von Ausbildungskosten, Gestaltung interner Fortbildungen aus eigenen Ressourcen, Einführung von Qualitätszirkeln mit einem systematischen Austausch zu Fragen wie: Wie gestalten wir das Training? Wie sieht unsere Vorstandsarbeit aus? Etc. 12

13 3 Phase: Freiwillige binden 6. Anerkennung und Belohnung 7. (Selbst ) Evaluierung 8. Lern und Entwicklungsmöglichkeiten schaffen 9. Anpassung von Anforderungen und Aufgaben Differenzierte Formen der Anerkennung und Belohnung. Allgemeine Anerkennungskultur Reflexion des eigenen Handelns und der Abläufe in der Organisation. (Sensibles Vorgehen notwendig) Offenheit für Neues und positive Kultur des Fehlermanagements Anpassung der Aufgaben an die Lebenssituation der Personen und nicht umgekehrt! Flexible Aufgabenverteilung ermöglichen, biographische Passung Regelmäßig das Gespräch suchen Austausch fördern Entwicklungen aktiv fördern und Weiterqualifizierung ermöglichen, Aufgaben und Tätigkeiten an Veränderungen anpassen und darauf reagieren => Bindung findet statt, wenn Menschen sich in ihrer Tätigkeit als wirksam erleben und sie mit ihrer Tätigkeit zufrieden sind. 13

14 4 Phase: Abschied gestalten 10. Anerkennung, Verabschiedung und Kontakt halten Formale Anerkennung und Bestätigung des ehrenamtlichen Engagements Explizite Lösung des beiderseitigen Comittments Ehrenamtliche, die die Organisation / das Gremium verlassen berichten draußen über ihre Erfahrungen Schaffen einer Anerkennungskultur im Verein/Verband, Entwicklung regelmäßiger Danksagungen, Ermöglichung individueller, altersgerechter und bedürfnisorientierter Anerkennung, Entwicklung von Nachweisen, Zeugnissen und Bestätigungen, Kontakt halten 14

15 Zuständigkeit Wer soll es machen? Gemeinsame Führungsaufgabe oder eigenständiger Aufgabenbereich Ehrenamts Management. Wer das freiwillige / ehrenamtliche Engagement im Verein oder Verband betreut, braucht dafür ein explizites Mandat / einen expliziten Auftrag den Rückhalt des Vorstands / des Managements eine gute Einbindung in die Organisation einen Plan / ein Konzept / eine Ausbildung? Ressourcen (Zeit und Geld) um etwas gestalten zu können Geduld, Durchsetzungsvermögen, Begeisterung für die Aufgabe 15

16 Zusammenfassung Freiwilliges Engagement ist ein Prozess, kein Zustand Freiwilliges Engagement ist sehr individuell, dennoch gibt es Muster und vergleichbare Erwartungen und Bedürfnisse Auf der Organisationsebene haben Verein und Verband unterschiedliche Aufgaben und Möglichkeiten. Freiwilligen-Management passiert hauptsächlich im Verein. Der Verband kann/muss seinen Vereinen aber helfen dies zu tun Alle Organisationen müssen die gleichen Aufgaben bewältigen (10 Schritte des Modells), wie dies im Detail geschieht, ist aber individuell unterschiedlich Der zentrale Schritt im Freiwilligen-Management betrifft die Organisationskultur 16

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18 Herzlichen Dank 18