HANDBUCH NEBENTÄTIGKEITEN

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1 HANDBUCH NEBENTÄTIGKEITEN Letzte Speicherung:

2 Inhaltsverzeichnis Einleitung...3 Ermächtigungstypen...3 Ermächtigung im geringen Ausmaß...3 Normale Ermächtigung...3 Ermächtigungen bei Führungskräften...3 Zugriff zur Anwendung...3 Internet (NEU)...3 Intranet...4 Verwaltung der Gesuche...4 Neues Gesuch...4 Eigene Gesuche...5 Sortierung...5 Sprache ändern...5 Führungskräfte...6 Verwaltung Angestellte...6 Bei mehreren direkten Vorgesetzten...7 Kontakte...7 Fragen zu Nebentätigkeiten...7 Amt für Verwaltungspersonal...7 Schulpersonal...7 Kindergartenpersonal und Mitarbeiter für Integration...7 Technische Probleme...7 Handbuch Webanwendung Nebentätigkeiten Seite 2 von 7

3 Einleitung Zur Beschleunigung und Entbürokratisierung wurde im Zusammenhang mit dem neuen Personalgesetz (Landesgesetz vom 19. Mai 2015, Nr. 6, Art. 13) eine Webanwendung für die elektronische Eingabe der Gesuche für Nebentätigkeit erstellt. Dabei werden bereits einige Gültigkeitskontrollen durchgeführt. Die Anwendung ermöglicht auch den Führungskräften ihr Einverständnis bzw. ihren Sichtvermerk abzugeben. Durch die Einführung dieser Webanwendung wird ein weiterer Schritt in Richtung papierlose Verwaltung gegangen. Daher werden zukünftig, außer bei äußerst triftigen Gründen, keine Gesuche mehr auf Papier angenommen! Ermächtigungstypen Es gibt 3 Typen von Ermächtigungen: Ermächtigung im geringen Ausmaß und normale Ermächtigung (für die Bediensteten). Zudem gibt es einen zusätzlichen Ermächtigungstyp, der nur für Führungskräfte vorgesehen ist. Ermächtigung im geringen Ausmaß Hier fallen alle Gesuche der Tätigkeiten Referententätigkeit, Künstlerische Tätigkeit, Gelegentliche Mitarbeit und mit Voucher bezahlte Tätigkeit hinein, welche im Kalenderjahr das jährliche Nebeneinkommen von Brutto nicht überschreiten. Diese Ermächtigung (bzw. Ablehnung) wird von der/dem direkten Vorgesetzten selbst genehmigt (bzw. abgelehnt) und die Ermächtigung zur Ausübung einer Nebentätigkeit gilt somit als erteilt. Auch in diesem Fall ist das Ansuchen aber immer über das telematische System zu stellen Normale Ermächtigung Hier fallen alle Gesuche der Nebentätigkeiten, die nicht unter die Ermächtigungen im geringen Ausmaß fallen und die Gesuche, bei denen im Normalfall die Ermächtigung im geringen Ausmaß vorgesehen ist, sobald die Summe des jährlichen Nebeneinkommens die Brutto überschreitet, hinein. Der/die direkte Vorgesetzte gibt bei diesen Gesuchen nur einen Sichtvermerk ab, die effektive Ermächtigung bzw. Ablehnung wird dann von der Personalabteilung erteilt. Falls der/die direkte Vorgesetzte selbst schon das Gesuch ablehnt, so ist diese Ablehnung bereits definitiv. Ermächtigungen bei Führungskräften Alle Gesuche der Führungskräfte verlaufen den bei Normale Ermächtigung beschriebenen Ablauf, mit dem Zusatz, dass die endgültige Genehmigung bzw. Ablehnung vom Generaldirektor der Landesverwaltung erteilt wird. Zugriff zur Anwendung Die Ansuchen für die Nebentätigkeiten sind im Sinne der digitalen Verwaltung ausschließlich über das dafür vorgesehene telematische System zu stellen. Der Einstieg in das telematische System erfolgt einfach und schnell über: Internet (NEU) Personal im Landesdienst Personalverwaltung Onlinedienste oder unter folgendem Link: Handbuch Webanwendung Nebentätigkeiten Seite 3 von 7

4 Intranet Zugang über Intranet Informationssysteme Nebentätigkeiten oder unter folgendem Link: Der Einstieg in das telematische System ist nur über den persönlichen Landesaccount möglich. Sollte dieser noch nicht aktiviert worden sein, muss die Beantragung über den IBB oder die Direktion (im Schulbereich) erfolgen. Wichtig dabei ist, dass nur der Account aber kein Postfach beantragt wird, außer man verpflichtet sich ausdrücklich, dass das Postfach für alle institutionellen Zwecke auch effektiv verwendet wird. Verwaltung der Gesuche Die Einstiegsmaske präsentiert sich wie folgt: Von hier aus kann der/die Bedienstete die Sprache der Anwendung ändern, ein neues Gesuch erstellen, die eigenen Gesuche ansehen und, sofern sie nicht schon weiterverarbeitet wurden, die Gesuche abändern oder löschen. Für Führungskräfte ist ein zusätzlicher Punkt ersichtlich, der später im Handbuch erklärt wird. Neues Gesuch Diese Option ermöglicht die Eingabe eines neuen Gesuches. Es wird darauf hingewiesen, dass die Angaben zur beantragten Nebentätigkeit vollständig ausgefüllt werden müssen, da diese aufgrund der Transparenzbestimmungen veröffentlicht werden müssen und Stichprobenkontrollen zur Einhaltung der vorgeschriebenen Beschränkungen vorgenommen werden. Die Felder mit grauem Hintergrund werden vom System vorausgefüllt und können nicht geändert werden. Nachdem alle Eingaben gemacht worden sind, steht am Ende die Taste Senden. Durch das Anklicken dieser Taste werden die eingegebenen Daten auf deren Gültigkeit überprüft und, falls keine Fehler vorhanden sind, wird das Gesuch zur Bearbeitung unverzüglich an den direkten Vorgesetzten weitergeleitet. Handbuch Webanwendung Nebentätigkeiten Seite 4 von 7

5 Sollten eine oder mehrere Eingaben falsch sein, so ist dies in der Anwendung mit einer oder mehreren roten Fehlermeldungen ersichtlich. Dabei erscheint am Anfang des Formulars eine allgemeine Meldung, welche auf Fehler hinweist und zusätzlich eine ausführlichere Erklärung des Fehlers beim entsprechenden falsch eingegeben Feld. Bei erfolgter korrekter Eingabe öffnet sich eine Seite mit der Auflistung der eigenen Gesuche. Zudem erscheint am Anfang dieser Seite eine kurze Meldung ( Ansuchen eingegeben ) in grüner Farbe, welche die korrekte Eingabe bestätigt. Das Gesuch ist jetzt für die Bearbeitung dem direkten Vorgesetzten bereitgestellt, welche durch eine von der erfolgten Eingabe (über das erstellte Gesuch) informiert wird. Eigene Gesuche Hier kann man die Auflistung der eigenen Gesuche mit der Angabe des Bearbeitungsstatus einsehen. Dieser Status kann folgende Werte beinhalten: Wartet auf Genehmigung des Vorgesetzten vom Vorgesetzten abgelehnt Wartet auf Genehmigung des Personalamtes vom Personalamt abgelehnt Wartet auf Genehmigung des Generaldirektors vom Generaldirektor abgelehnt Genehmigt Solange sich das Gesuch im Status Wartet auf Genehmigung des Vorgesetzten befindet, kann es noch abgeändert bzw. gelöscht werden. Dies ist auch durch die Symbole am Ende der Zeile ersichtlich. Solange sie eingefärbt sind, können sie angeklickt werden. Die Bedeutung dieser Symbole ist folgende: damit kann man das Gesuch anschauen. Dieses Symbol wird immer aktiv sein! damit kann man das Gesuch abändern. Sobald das Gesuch vom Vorgesetzten bearbeitet worden ist, färbt sich dieses Symbol grau und es ist nicht mehr auswählbar. damit kann man das Gesuch löschen. Sobald das Gesuch vom Vorgesetzten bearbeitet worden ist, färbt sich dieses Symbol grau und es ist nicht mehr auswählbar. Beim Löschen öffnet sich das Gesuch um am Ende der Seite muss das Löschen bestätigt werden. Sortierung Die unterstrichenen Spaltenüberschriften ermöglichen es, die Gesuche innerhalb eines Kalenderjahres zu sortieren. Die Aufteilung nach Kalenderjahr erfolgt automatisch. Sprache ändern Durch das Anklicken der jeweiligen Flagge kann die Sprache der Anwendung geändert werden. Diese Operation ist von allen Seiten der Webanwendung aus möglich. Handbuch Webanwendung Nebentätigkeiten Seite 5 von 7

6 Führungskräfte Die Führungskräfte haben durch die Webanwendung die Möglichkeit, ihren Sichtvermerk auf die Gesuche der eigenen Bediensteten zu geben. Dieser Sichtvermerk kann positiv, aber auch, mit Begründung, negativ sein. Im letzteren Fall wird der Bedienstete sofort mittels informiert. Die Führungskräfte erhalten bei jedem neu eingegeben Gesuch eines Bediensteten eine , die sie darüber informiert. In der ist auch ein Link zur Webanwendung enthalten. Verwaltung Angestellte Der Führungskraft wird eine Liste der eigenen Bediensteten und, falls vorhanden, der untergeordneten Führungskräfte präsentiert. Dabei ist sofort ersichtlich, bei welchen Bediensteten noch ausständige Gesuche vorhanden sind. Durch das Anklicken des Namens der/des Bediensteten gelangt man in die Auflistung ihrer/seiner Gesuche. Der Status Wartet auf Genehmigung des Vorgesetzten (wird fettgedruckt ausgegeben), bedeutet, dass bei diesem Gesuch die Genehmigung des direkten Vorgesetzten noch ausständig ist. Durch das Anklicken des einzig eingefärbten Symbols ( ) gelangt man in das entsprechende Gesuch. Handbuch Webanwendung Nebentätigkeiten Seite 6 von 7

7 Der Führungskraft wird eine Seite ersichtlich, wo das Gesuch genehmigt oder mit Begründung abgelehnt werden kann. Auch wird die Art des Verfahrens (wie weiter vorne im Handbuch beschrieben Ermächtigungstypen) angezeigt. Gleich darunter, um eine Beurteilung zu ermöglichen, sind alle Daten des Gesuchs des/der Bediensteten ersichtlich. Bei Genehmigung des Gesuchs wird die Nebentätigkeit entweder endgültig genehmigt und der/dem Bediensteten die Ermächtigung erteilt (Ermächtigung im geringen Ausmaß) oder das Gesuch für die weitere Verarbeitung dem zuständigen Personalamt automatisch weitergeleitet. Bei Ablehnung wird die Bearbeitung des Gesuchs abgeschlossen und die/der Bedienstete davon in Kenntnis gesetzt. In beiden Fällen (Genehmigung und Ablehnung) kann das Gesuch dann nicht mehr bearbeitet, sondern nur mehr gesichtet werden, um den Bearbeitungsstatus zu kontrollieren. Bei mehreren direkten Vorgesetzten Falls ein Bediensteter mehrere Aufträge hat und aus diesem Grund mehrere direkte Vorgesetzte, so wird das Gesuch nur von der zuständigen Führungskraft des Hauptauftrags genehmigt bzw. abgelehnt. Die weiteren Führungskräfte erhalten eine Informationsmail der erfolgten Genehmigung und können sich bei Einwänden direkt an das zuständige Amt der Personalabteilung wenden. Kontakte Fragen zu Nebentätigkeiten Amt für Verwaltungspersonal Frau Reichhalter Margit Tel.: Schulpersonal Frau Bernardello Jlenia Tel.: Frau Unterhuber Gabriele Tel.: Frau Manuela Mair Tel.: Kindergartenpersonal und Mitarbeiter für Integration Frau Manuela Mair Tel.: Technische Probleme Herr Montibeller Patrick Tel.: Handbuch Webanwendung Nebentätigkeiten Seite 7 von 7