Outlook 2010 Excel-Adressen in Outlook übernehmen

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1 OU.009, Version Kurzanleitung Outlook 2010 Excel-Adressen in Outlook übernehmen Möglicherweise führen Sie eine Adressliste in Excel, welche Sie auch in Outlook nutzen möchten. Mit der Import-Funktion von Outlook lassen sich Excel-Adressen zu den Outlook-Kontakten hinzufügen. Um Excel-Adresslisten in Outlook übernehmen zu können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein: Die Excel-Liste, aus welcher Sie Daten in Outlook übernehmen möchten, muss im Format von Excel (*.xls) vorliegen. Nötigenfalls müssen Sie die betreffende Excel-Datei mit Speichern unter in diesem Format abspeichern. Der Kontaktordner, in welchen Sie die Excel-Adressen übernehmen wollen, muss bereits bestehen. Er kann beim Importvorgang nicht erstellt werden. Die Excel-Liste muss eine einheitliche Struktur aufweisen. Die erste Zeile der Liste muss Feldbezeichnungen enthalten, damit die Inhalte den Rubriken im Outlook-Kontaktformular zugewiesen werden können (siehe Beispiel unten). Der Adressbereich in der Excel-Liste muss mit einem Namen belegt sein. Den Namen für den Adressbereich definieren Sie wie folgt: > Markieren Sie die Adressen der Excel-Liste, die Sie in Outlook übernehmen wollen, inklusive Feldüberschriften. > Rufen Sie im Register Formeln den Befehl Namen Definieren in der Gruppe Definierte Namen auf. > Geben Sie im folgenden Fenster einen Namen für den Adressbereich ein.

2 Outlook 2010, Excel-Adressen in Outlook übernehmen 2 > Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit OK. > Speichern und schliessen (!) Sie die Excel-Datei. > Starten Sie Outlook und markieren Sie den Kontaktordner, in welchen Sie die Excel- Adressen importieren möchten. > Rufen Sie im Register Datei den Befehl Importieren auf. Damit wird der Import/Export-Assistent gestartet. > Stellen Sie sicher, dass der Eintrag Aus anderen Programmen oder Dateien importieren markiert ist und klicken Sie auf Weiter. > Im Fenster Datei importieren wählen Sie den Dateityp Microsoft Excel und klicken auf die Schaltfläche Weiter.

3 Outlook 2010, Excel-Adressen in Outlook übernehmen 3 > Im nächsten Schritt wählen Sie über Durchsuchen die gewünschte Excel-Datei aus und bestimmen, wie allfällige Duplikate behandelt werden sollen. Klicken Sie danach auf Weiter. > Stellen Sie im nächsten Schritt sicher, dass der richtige Zielordner markiert ist und fahren Sie fort mit Weiter.

4 Outlook 2010, Excel-Adressen in Outlook übernehmen 4 > Im nächsten Fenster wird der Bereichsname der Excel-Adressliste angezeigt. Falls mehrere Namen vorhanden sind, kreuzen Sie den Namen an, den Sie für Ihre Adressliste vergeben haben. Klicken Sie anschliessend auf Weiter. > Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Benutzerdefinierte Felder zuordnen, um zu überprüfen, ob die Felder der Excel-Liste den richtigen Outlook-Kontaktfeldern zugeordnet werden. > Das Fenster Benutzerdefinierte Felder zuordnen erscheint. > Müssen Sie einzelne Zuordnungen ändern, markieren Sie den betreffenden Feldnamen im linken Bereich Von und ziehen Sie ihn rechts auf das passende Outlook-Feld im Bereich Zu. Klicken Sie anschliessend auf OK. > Um eine Zuordnung rückgängig zu machen, ziehen Sie den Feldnamen aus der Spalte Feld zurück in die Spalte Wert. > Über die Schaltfläche Standardzuordnung werden gleichlautende Felder einander automatisch zugeordnet. > Über die Schaltflächen Weiter und Zurück können Sie zwischen Spaltenüberschrift und effektivem Eintrag in der Quelldatei hin und her wechseln, was die Zuordnung der Felder erleichtern kann.

5 Outlook 2010, Excel-Adressen in Outlook übernehmen 5 > Starten Sie den Importvorgang mit einem Klick auf OK und Fertig stellen. HINWEIS: Ist Ihr Wissensdurst noch nicht gestillt? In unserem Kurs "Outlook 2010 Vertiefung" lernen Sie weitere nützliche Aufbau- Funktionen von Outlook im Detail kennen.