Bedienungsanleitung. Mailboxsystem

Transkript

1 Bedienungsanleitung für das integrierte Mailboxsystem Inhalt Bedienung des Mailboxsystems...2 Beschreibung:...2 Verfügbarkeit:...2 Mailboxbedienung am Systemtelefon durch Verwendung von codes...3 rogrammierung von Funktionstasten für die Mailboxbedienung...5 Mailboxbedienung am Systemtelefon durch Verwendung programmierter Funktionstasten...6 Gesprächsaufzeichnung am Systemtelefon durch Verwendung programmierter Funktionstasten..7 Bedienung der Mailbox- und Optionen...8 Allgemein...8 der Mailbox:...8 Grundsätzliche Optionen...8 Anzeige des Mailboxstatus (Nachrichten vorhanden)...8 Nachrichten der Mailbox abhören...9 Alle Nachrichten der Mailbox löschen...9 Nachricht für eine andere Mailbox aufnehmen...10 Empfangsbestätigung abfragen...10 Ansage der Mailbox aufnehmen...11 Ansage der Mailbox wiedergeben...11 Ansage der Mailbox löschen...11 aßwort der Mailbox ändern...12 aßwort der Mailbox löschen...12 Mailbox für die Aufnahme von Nachrichten sperren/freigegen...13 Umleitung zur Mailbox programmieren...13 Weiterleitung von eingegangenen Nachrichten an interne Teilnehmer...14 Weiterleitung von eingegangenen Nachrichten an externe Teilnehmer...14 Weiterleitung von eingegangenen Nachrichten löschen...15 Version 2.4F 09/99 Rev.1

2 Bedienungsanleitung für Mailboxsystem Bedienung des Mailboxsystems Beschreibung: Das integrierte Voic system bietet jedem Teilnehmer des Systems eine persönliche Sprachbox. usätzlich können ungezielte Amtsanrufe über die 0 beim Anlagenanschluß oder über analoge Amtsleitungen in bestimmte Sprachboxen geleitet werden. Hierzu stehen unterschiedliche individuelle Einstellmöglichkeiten pro Amtsleitung und Betriebszustand (Tag/Nacht...) zur Verfügung. Das Mailboxsystem bietet 4 gleichzeitige Kanäle (16i/32i) für die Nutzung an. Bei dem System 288 kann über eine Sub-Baugruppe auf der VMU die Anzahl der Kanäle auf 8 erweitert werden. Die Sprachaufzeichnungskapazität liegt je nach eingestellter Sprachqualität bei 30 bzw. 60 Stunden. Eingegangene Nachrichten werden über die Mitteilung Wartet Leuchte und eine individuelle Voic taste bei einem Systemtelefon angezeigt. Analoge Teilnehmer erhalten bei einer neuen Nachricht einen Sonderwählton. Eine Voic taste zeigt den Status der Box detailliert an: Leuchte dauernd an : Alte Nachrichten vorhanden Leuchte blinkt : Neue Nachrichten vorhanden Leuchte aus : Keine Nachrichten vorhanden Nach Eingang einer Nachricht kann ein automatischer Anruf des Systems an interne oder externe Teilnehmer ausgelöst werden. Nach Annahme des Anrufes meldet sich das Mailboxsystem und wartet auf das Berechtigungspaßwort. Nach positiver Überprüfung kann die neue Nachricht abgehört werden. Über die Telefone 24BTSXH oder 24 TSXH ist die Bedienung der Mailbox menügeführt. Das große Display bietet mit den zugehörigen Softkeys eine äußerst komfortable Nutzung des Mailboxsystems. Rufumleitungen zur Mailbox Rufumleitungen werden über die normalen Umleitungsfunktionen mit codes aktiviert oder können komfortabel über eine spezielle Funktionstaste an Systemtelefonen verwaltet werden. Über diese Taste kann zwischen den Umleitungsmodi und Sofort, Nach eit, bei Besetzt sowie Nach eit und nach Besetzt gewählt werden. Unterschiedliche Blinkrhythmen zeigen den jeweiligen Status an. Eine Rufumleitung Sofort wird zusätzlich an Besetztlampen für diesen Teilnehmer gesondert indiziert. entraler Anrufbeantworter Der zentrale Anrufbeantworter reagiert auf Anrufe analoger Leitungen und ISDN- Anlagenanschlüssen über die Abfrageplatzkennziffer. Der zentrale Anrufbeantworter kann direkt oder nach Ablauf eines Timers angesprochen werden. ro Amtsleitung und Betriebszustand kann eine ielmailbox bestimmt werden, wobei jeweils eine individuelle Ansage wiedergegeben wird. Verfügbarkeit: Dieses Merkmal steht Systemtelefonen und Normalapparaten zur Verfügung. Ab Softwareversion 2.4F / 4.0 F (XX) Für Systemtelefone und analoge Teilnehmer 2

3 Bedienungsanleitung für Mailboxsystem Mailboxbedienung am Systemtelefon durch Verwendung von codes Umleitung zur Mailbox einschalten S Lautsprechertaste drücken Umleitungsart auswählen Umleitung sofort Umleitung nach eit Umleitung bei Besetzt 1 Einschalten W Rufnummer des Mailboxsystem wählen S um Beenden Bei Systemtelefonen mit Display erfolgt eine Bedienerunterstützung durch diverse Anzeigen im Display und Erscheinen des eingeleiteten Status im Ruhezustand. Umleitung zur Mailbox individuell ausschalten S Lautsprechertaste drücken Umleitungsart auswählen Umleitung sofort Umleitung nach eit Umleitung bei Besetzt 0 Ausschalten S um Beenden Bei Systemtelefonen mit Display erfolgt eine Bedienerunterstützung durch diverse Anzeigen im Display und Erscheinen des eingeleiteten Status im Ruhezustand. 3

4 Bedienungsanleitung für Mailboxsystem Umleitung zur Mailbox über den allgemeinen Löschcode ausschalten S Lautsprechertaste drücken Allgemeiner Löschcode wählen. Folgende Funktionen werden gelöscht: Ruhe vor dem Telefon Alle Arten von Rufumleitungen Folge mir Automatische Wahlwiederholung Mitteilung wartet Sprechgarniturmodus Textmitteilungen Termine S um Beenden Bei Systemtelefonen mit Display erfolgt eine Bedienerunterstützung durch diverse Anzeigen im Display und Erscheinen des eingeleiteten Status im Ruhezustand. ugang zum Mailboxmenü (z.b. um Nachrichten abzuhören) S oder A Lautsprechertaste drücken oder Hörer abheben W Rufnummer des Mailboxsystems wählen t W Willkommen im Mailboxsystem, bitte geben Sie Ihre Mailboxnummer ein und bestätigen mit Raute... Mailboxnummer eingeben Ggf. t Bitte geben Sie das aßwort ein Ggf. W aßwort eingeben t Wenn neue Nachrichten vorhanden sind, wird diese wiedergegeben, ansonsten hören Sie: Bitte wählen Sie einen 4

5 Bedienungsanleitung für Mailboxsystem rogrammierung von Funktionstasten für die Mailboxbedienung Achtung, denken Sie bei der rogrammierung der Funktionstasten, das die ersten Tasten immer als Leitungstasten programmiert sein sollten. Der Status dieser Leitungstasten sollte nicht geändert werden. Benutzen Sie die den Leitungen nachfolgende Tasten für Sonderleistungsmerkmale. k oder K drücken code zur rogrammierung der Funktionstasten wählen u programmierende Funktionstaste drücken. Bei Displayapparaten wird die zur eit programmierte Funktion angezeigt. Die Auswahl einer anderen Funktionstaste ist durch drücken dieser Taste möglich. u programmierende Funktion auswählen: Funktionstaste für Mailboxzugang W Mailboxnummer eingeben Funktionstaste für Umleitung zur Mailbox W Mailboxnummer eingeben Funktionstaste für Sprung zur nächsten Nachricht Funktionstaste für Gesprächsaufzeichnung Funktionstaste für ause (nur für Gesprächsaufzeichnung Funktionstaste für Kommentar nach Gesprächsaufzeichnung Funktionstaste für Gesprächsaufzeichnung neu starten Funktionstaste für Gesprächsaufzeichnung abbrechen t ston S um Beenden drücken 5

6 Bedienungsanleitung für Mailboxsystem Mailboxbedienung am Systemtelefon durch Verwendung programmierter Funktionstasten Umleitung zur Mailbox ein- und ausschalten Funktionstaste Umleitung zur Mailbox Code 1071 so oft drücken, bis die gewünschte Umleitungsart im Display erscheint bzw. durch den Blinkrhythmus der Taste angezeigt wird. Reihenfolge: Umleitung sofort Umleitung nach eit Umleitung bei Besetzt Umleitung nach eit + bei Besetzt Umleitung gelöscht Folgende Blinkrhythmen zeigen den Status der Umleitung an: Umleitung sofort Leuchte an Umleitung nach eit normales Blinken Umleitung bei Besetzt kurze einfache Unterbrechungen Umleitung nach eit + bei Besetzt kurze zweifache Unterbrechungen Umleitung gelöscht Leuchte aus Bei Systemtelefonen mit Display erfolgt eine Bedienerunterstützung durch diverse Anzeigen im Display und Erscheinen des eingeleiteten Status im Ruhezustand. ugang zum Mailboxmenü (z.b. um Nachrichten abzuhören) Funktionstaste Mailboxzugang Code 1064 drücken Ggf. W aßwort eingeben t Wenn neue Nachrichten vorhanden sind, wird diese wiedergegeben, ansonsten hören Sie: Bitte wählen Sie einen Bei Systemtelefonen mit großem Display wird die Nachricht nicht automatisch wiedergegeben. Bei diesen Telefonen wird das Mailboxmenü über die Softkeys gesteuert. 6

7 Bedienungsanleitung für Mailboxsystem Gesprächsaufzeichnung am Systemtelefon durch Verwendung programmierter Funktionstasten Gesprächsaufzeichnung starten (nur für Amtsverbindungen) Sie führen ein Amtsgespräch Gesprächsaufzeichnung beenden Funktionstaste Gesprächsaufzeichnung Code 1061 drücken. Im Display und durch Leuchten der Funktionstaste wird die aktivierte Gesprächsaufzeichnung angezeigt. Die Gesprächsaufzeichnung ist eingeschaltet Funktionstaste Gesprächsaufzeichnung Code 1061 drücken. Im Display und durch erlöschen der Funktionstaste wird das Beenden der Gesprächsaufzeichnung angezeigt. Gesprächsaufzeichnung kurz unterbrechen Funktionstaste ause Code 1062 drücken. Funktionstaste ause Code 1062 blinkt. Die Gesprächsaufzeichnung ist unterbrochen Funktionstaste ause Code 1062 drücken.. Funktionstaste ause Code 1062 hört auf zu blinken Gesprächsaufzeichnung neu starten Funktionstaste Gesprächsaufzeichnung neu starten Code 1065 drücken. Im Display und durch erlöschen der Funktionstaste wird das Beenden der Gesprächsaufzeichnung angezeigt. Gesprächsaufzeichnung beenden und Kommentar anfügen Sie führen ein externes Gespräch. Sie möchten das Gespräch beenden, aber dem Gesprächsmitschnitt noch einen Kommentar anfügen Funktionstaste Kommentar Gesprächsaufzeichnung Code 1063 drücken. a Die externe Verbindung wird getrennt. Die Taste zeigt durch blinken an, daß Sie den Kommentar aufnehmen können um beenden Abhören aufgezeichneter Gespräche Gesprächsmitschnitte werden als normale Nachricht in der Mailbox abgespeichert. Das Abhören der Nachrichten ist unter Bedienung der Mailbox- und Optionen Nachrichten der Mailbox abhören zu finden 7

8 Bedienungsanleitung für Mailboxsystem Bedienung der Mailbox- und Optionen Allgemein Die im Folgenden beschriebenen Bedienungsschritte setzen voraus, daß der Mailboxzugang bereits erfolgt ist. Sie befinden sich im Hauptmenue, das System bittet um einen. Grundsätzlich besteht das Mailboxmenue aus zwei Ebenen, der ebene und der Optionsebene. Nachdem ein gewählt und ausgeführt wurde befindet man sich in der Optionsebene. Hier können weitere Funktionen zu dem ausgeführten gewählt werden. Eine Eingabe wird stets mit der Taste # beendet. der Mailbox: Hilfe... 0# Nachrichten abhören... 1# Nachricht aufnehmen und versenden... 2# Ansage der Mailbox wiedergeben... 31# Ansage der Mailbox aufnehmen... 32# Ansage der Mailbox löschen... 37# Memo aufnehmen... 41# Weiterleitung von eingegangenen Nachrichten... 61# Umleitung zur Mailbox programmieren... 62# aßwort ändern oder löschen... 65# Mailbox für die Aufnahme von Nachrichten sperren... 66# Alle Mitteilungen Löschen... 7# Empfangsbestätigung einer versendeten Nachricht abfragen... 8# Ansage für zentralen Anrufbeantworter aufnehmen (nur Supervisor)... 22# Ansage für zentralen Anrufbeantworter löschen (nur Supervisor)... 72# Ansage für zentralen Anrufbeantworter wiedergeben (nur Supervisor).. 12# Grundsätzliche Optionen urück zum Hauptmenü... *# Weiterleitung ausschalten... 0# Gehörte oder aufgenommene Nachricht wiederholen... 1# Gehörte Nachricht in eine andere Mailbox kopieren... 2# Aufgenommene Nachricht sofort versenden... 5# Versendetermin festlegen (TTSSMM)... 6# Gehörte oder aufgenommene Nachricht löschen... 7# Empfangsbestätigung aktivieren... 8# Gehörte Nachricht speichern und Nächste wiedergeben... 9# Aufnahme beenden / Gehörte Nachricht speichern... 9# Anzeige des Mailboxstatus (Nachrichten vorhanden) M Funktionstaste Mailboxzugang Code 1064 zeigt den Status wie folgt an: Aus: Keine Nachrichten vorhanden Blinken: Neue Nachrichten vorhanden An: Bereits abgefragte (alte) Nachtichten vorhanden Die Mitteilung Wartet Leuchte zeigt den Mailboxstatus wie folgt an: Aus: Keine oder nur alte Nachrichten vorhanden Blinken: Neue Nachrichten vorhanden 8

9 Bedienungsanleitung für Mailboxsystem Nachrichten der Mailbox abhören 1 # wählen Sie befinden sich im menü der Mailbox, das System bittet um einen t Optionen wählen Erste neue Nachricht wird wiedergegeben. Ist keine Nachricht vorhanden, so wird dieses angesagt und der beendet. Sie befinden sich dann wieder im menü 7 # Löschen dieser gehörten Nachricht und weiter zur Nächsten 1 # Wiederholen der gehörten Nachricht. 9 # Nachricht speichern und weiter zur Nächsten 2 # Kopieren der Nachricht in eine andere Mailbox urück zum menü a Alle Nachrichten der Mailbox löschen 7 # wählen Sie befinden sich im menü der Mailbox, das System bittet um einen Löschvorgang bestätigen Löschvorgang abbrechen, zurück zum menü a 9

10 Bedienungsanleitung für Mailboxsystem Nachricht für eine andere Mailbox aufnehmen 2 # wählen Sie befinden sich im menü der Mailbox, das System bittet um einen W # ielmailboxnummer eingeben e Mitteilung aufsprechen 9 # Beenden der Aufnahme Option wählen 1 # Nachricht wiedergeben 5# Nachricht sofort versenden 7 # Nachricht löschen, zurück ins menü 8 # Empfangsbestätigung aktivieren Nachricht senden, zurück ins menü a Empfangsbestätigung abfragen Eine Nachricht wurde über den 2# an einen anderen Teilnehmer versendet und die Empfangsbestätigung wurde aktiviert 8 # für Empfangsbestätigung eingeben W # Mailboxnummer, an die die Nachricht gesendet wurde, eingeben t Das Mailboxsystem sagt, ob die Nachricht abgehört wurde. a 10

11 Bedienungsanleitung für Mailboxsystem Ansage der Mailbox aufnehmen 3 2 # wählen Sie befinden sich im menü der Mailbox, das System bittet um einen e Ansage nach Aufforderung aufsprechen 9 # Beenden der Aufnahme a Ansage der Mailbox wiedergeben 3 1 # wählen Sie befinden sich im menü der Mailbox, das System bittet um einen t Gespeicherte Ansage wird wiedergegeben a Ansage der Mailbox löschen 3 7 # wählen Sie befinden sich im menü der Mailbox, das System bittet um einen Löschvorgang bestätigen Löschvorgang abbrechen, zurück zum menü a 11

12 Bedienungsanleitung für Mailboxsystem aßwort der Mailbox ändern 6 5 # wählen Sie befinden sich im menü der Mailbox, das System bittet um einen W W W W Neues aßwort eingeben # Eingabe mit # beenden Änderung des aßwortes bestätigen 1 # Änderung des aßwortes ablehnen a aßwort der Mailbox löschen 6 5 # wählen Sie befinden sich im menü der Mailbox, das System bittet um einen zum Löschen des aßwortes # Eingabe mit # beenden aßwort löschen 1 # aßwort nicht löschen a 12

13 Bedienungsanleitung für Mailboxsystem Mailbox für die Aufnahme von Nachrichten sperren/freigegen Sie befinden sich im menü der Mailbox, das System bittet um einen 6 6 # wählen t Je nach Status der Aufnahmefunktion hören Sie folgende Frage: Aufnahme zur eit freigegeben: Möchten Sie die Aufnahme von Nachrichten in dieser Mailbox sperren? Aufnahme zur eit gesperrt: Möchten Sie die Aufnahme von Nachrichten in dieser Mailbox freigeben? Aufnahmefunktion ändern Ohne Änderung zurück ins menü a Umleitung zur Mailbox programmieren 6 2 # wählen Sie befinden sich im menü der Mailbox, das System bittet um einen t Je nach Status der Umleitung hören Sie folgende Frage: Umleitung eingeschaltet: Möchten Sie die Umleitung zur Mailbox löschen? Umleitung ausgeschaltet: Möchten Sie alle Anrufe zur Mailbox umleiten.? Ja, Umleitungsstatus ändern Ohne Änderung zurück ins menü a 13

14 Bedienungsanleitung für Mailboxsystem Weiterleitung von eingegangenen Nachrichten an interne Teilnehmer 6 1 # wählen Sie befinden sich im menü der Mailbox, das System bittet um einen 1 # Für internes iel wählen W # Interne ielrufnummer eingeben und mit # bestätigen Ja, Weiterleitung einschalten Ohne Änderung zurück ins menü a Weiterleitung von eingegangenen Nachrichten an externe Teilnehmer 6 1 # wählen Sie befinden sich im menü der Mailbox, das System bittet um einen 0 # um Löschen der Weiterleitung wählen W # Kurzwahlspeicherplatz, unter dem das externe iel eingetragen ist, eingeben und mit # bestätigen Ja, Weiterleitung einschalten Ohne Änderung zurück ins menü a 14

15 Bedienungsanleitung für Mailboxsystem Weiterleitung von eingegangenen Nachrichten löschen 6 1 # wählen Sie befinden sich im menü der Mailbox, das System bittet um einen 2 # Für internes iel wählen W # Kurzwahlspeicherplatz, unter dem das externe iel eingetragen ist, eingeben und mit # bestätigen Ja, Weiterleitung einschalten Ohne Änderung zurück ins menü a 15