NEUES BEI BUSINESSLINE WINDOWS

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1 Fon: Schwarzwaldstr. 132 Fax: Freiburg Beratung Software Schulung Hardware Support Schwarzwaldstrasse Freiburg NEUES BEI BUSINESSLINE WINDOWS In der BUSINESSLINE Windows-Version können Sie beliebige Ducke, Faxe und, wenn entsprechend eingerichtet, s (Belege) auslösen. Vor dem eigentlichen Druck erscheint das Druck-Dialog-Fenster Hierbei bedeutet: Zeilendruck: Es werden die alten DOS-Formulare verwendet und auch die alte Drucksteuerung (kann bei Drucken auf Nadeldruckern/Formulare durchaus noch Sinn machen) grafischer Druck: Es werden die neuen Windows- Drucke verwendet und die Windows-Steuerung Bildschirm: Druck erfolgt auf den Bildschirm (von hier aus kann über ein Druckersymbol an den Drucker gedruckt werden (also wie eine Vorschau) Drucker: Der Druck geht an den angewählten Drucker Datei: der Druck erfolgt in eine Datei Es wird eine PDF-Datei erzeugt und danach die interne Mail-Verwaltung aufgerufen. Diese übergibt dann die an Ihr - Programm und versendet den Beleg (Nur mit Belegen möglich Einrichtung durch uns) Am unteren Bildschirmrand sehen, Sie, auf welchen Drucker (Fax) der Druck erfolgen wird. Dies ist bei Listen immer der momentane Standarddrucker. Falls Sie auf einen anderen Drucker drucken wollen, klicken Sie oben das Druckersymbol an. Es erscheint der normale Windows Druckdialog. Sie suchen sich Ihren Drucker aus. Für die Belegdrucker lassen sich die Drucker jedoch fest hinterlegen. Dies geschieht für jeden User (ID) individuell, d. h. die Einstellungen werden mit dem User gespeichert. Hierdurch wird erreicht, dass beim Belegdruck jeder Mitarbeiter automatisch seine Drucker anspricht.

2 Seite 2 von 8 Es folgt die Beschreibung hierzu: Um die Belegdruck-Steuerung anzusprechen, gehen Sie zu Bearbeiten Drucken Belege und wählen die Belegart an, die Sie hinterlegen möchten. Sie sehen zwei Druckersymbole. Das linke startet den Druck der Belege, das rechte... dient der Eingabe der Druckersteuerung. Es erscheint die nachfolgende Maske: Hier können Sie nun festlegen, auf welchen Drucker das Original, die Kopien, Frachtbelege, Etiketten und die Packliste gedruckt werden sollen. Jeweils beim betätigen von Einstellen öffnet sich wieder der normale Windows- Druckdialog.

3 Seite 3 von 8 DIE NEUE DOKUMENTENVERWALTUNG: Mit der Windows-Version können Sie aus BUSINESSLINE heraus mit Winword Briefe schreiben. Diese Funktion steht für Kunden-, Lieferanten- und Vertreter-Adressen zur Verfügung. Zunächst einmal sollten Sie eine Word Dot-Datei erstellen. In die Kopfzeile können Sie beliebige eigene Gestaltungen einfließen lassen, z. B. Ihr Logo oder Ihren Absender. Die Kopfzeile sollte so lang sein, dass der Text bei ca. 5,5 Zentimeter von oben beginnt (richtige Position der Adresse im Umschlagsfenster). Genau an dieser Stelle wird automatisch die Adresse angefügt. Beispiel: In der BUSINESSLINE ordnen Sie die Vorlage unter Stammdaten Basisdaten Winword zu. Mit Winword installiert geben Sie die Funktion generell frei. Mit Dateinamen 8.3 legen Sie fest, ob die Dateinamen im 8.3-Format hinterlegt werden sollen oder nicht. Bei Bezeichnung geben Sie Ihrer Vorlage einen Namen (Brief, Fax, Vertrag...), dem Sie unter Dateinamen die Word-Vorlage zuordnen (hier steht auch [F6] zur Verfügung) Sobald diese Vorgaben gespeichert sind (2x[F3]), können Sie in den Stammdaten die Funktion [ALT] Drucken Wordbrief aufrufen

4 Seite 4 von 8 In der ersten Maske können Sie unter Bemerkung Stichwörter eingeben, mit denen Sie den Brief später wieder erkennen. Des Weiteren suchen Sie sich die Vorlage aus (hier: Brief, Fax oder Vertrag) und starten mit Winword starten den Brief Sollten Sie einen oder mehrere Ansprechpartner hinterlegt haben, erscheint noch das entsprechende Auswahlfenster. Geben Sie zur Auswahl des Ansprechpartners die entsprechende Nummer ein. Es wird nun Word geöffnet und eine Datei erzeugt Beispiel für automatischen Namen: K DOC (enthält den Verweis K= Kunde, die Kunden-Nummer und einen Zähler) Der Ansprechpartner wird in die Adresse eingefügt, Ihr Brief sieht wie folgt aus Sie können Ihren Brief fortsetzen, drucken und beim Verlassen automatisch speichern. Die Speicherung erfolgt in einem Unterverzeichnis \WWD.

5 Seite 5 von 8 Falls Sie die Funktion Winword im Kunden wieder aufrufen, können Sie im Feld Bemerkung nach den bisherigen Briefen suchen [F6] und sie wieder aufrufen. Abschließend noch die entsprechende Maske: DRUCK NACH EXCEL (EXPORT) In folgenden Bereichen lässt sich ein Druck einer frei definierten Excel-Liste einrichten. Auftrag Stammdaten: Kunden, Lieferanten, Vertreter, Artikel, Warengruppen, Seriennummern, Aktionskennzeichen. Auftrag - Auswertungen Wer-kauft-was nach Umsatz (mit und ohne Details), Provisionsabrechnung Einkauf Stammdaten Artikel/Lieferanten-Zuordnungen Einkauf Auswertungen Kommissionsbestellungen, Wer-liefert-was Bei den Stammdaten wählen Sie nach Drucken (z.b. Kunden) die Option frei definierte Liste Excel 97 aus. In der Folge wählen Sie zunächst die auszugebenden Felder, dann die Auswahl und/oder Sortierung und zuletzt lösen Sie den Druck aus (siehe folgende Masken).

6 Seite 6 von 8 Bei den Auswertungen gehen Sie vor wie gewohnt, bestätigen jedoch hierbei das Kästchen Datenübergabe nach Excel Excel wird jeweils automatisch gestartet und die Datei geöffnet (s. nächste Seite) Beispiel:

7 Seite 7 von 8 EXTERNE PROGRAMME EINBINDEN Sie können bis zu drei beliebige Programme in die BusinessLine einbinden: Hierzu gehen Sie in Stammdaten Basisdaten PGR.-Aufrufe. Hinterlegen Sie Ihre Programme wie in unserem Beispiel dargestellt Editor. Falls ein anderer als der erste Buchstabe das Programm im Menü aufrufen soll, so stellen Sie dem gewünschten Buchstaben das Zeichen & voran. In unserem Beispiel also Nach Speichern der Einstellungen (2x[F3]) und erneutem Start des Programms können Sie die hinterlegten Programme über Hauptmenü Optionen jederzeit aufrufen. BILD HINTERLEGEN IM ARTIKELSTAMM Im Artikelstamm können Sie im Register Bild auf ein gespeichertes Bild verweisen (Feld Pfad). Dieses Bild wird dann auch angezeigt. Als Formate sind möglich: BMP, ICO, EMF, WMF und JPG So kann das Ganze im Artikelstamm aussehen

8 Seite 8 von und so z. B. ein Angebot: _