Richtlinien zum Controlling und Reporting von Gemeindeprojekten. Einwohnergemeinde Wahlern

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1 Richtlinien zum Controlling und Reporting von Gemeindeprojekten Einwohnergemeinde Wahlern Inkrafttreten: 1. Juli 2009

2 Richtlinien zum Controlling und Reporting von Gemeindeprojekten der Einwohnergemeinde Wahlern Der Gemeinderat Wahlern erlässt folgende Richtlinien 2 Alle Namens- und Funktionsbezeichnungen gelten in gleicher Weise für weibliche und männliche Personen I. Allgemeines Grundsatz Art. 1 1 Projekte der Einwohnergemeinde Wahlern sollen gut geführt und begleitet werden. 2 Im Rahmen eines Projektes sind gewisse "Meilensteine" zu nennen. 3 Während des Projektfortschrittes ist zu definierten Zeitpunkten über Projektfortschritt, Einhaltung des Zeitplanes, Kostenkontrolle und allfällige Überschreitung des Kredites Bericht zu erstatten. Begriffe Art. 2 1 Ein Projekt ist ein in sich abgegrenzter, komplexer, einmaliger Prozess mit einer definierten Zielvorgabe und zeitlichen, finanziellen und personellen Rahmenbedingungen, für welchen ein entsprechender Verpflichtungskredit (i.d.r. der Investitionsrechnung) bewilligt wird. 2 Die Projektleitung führt das Projekt. Diese Person kann innerhalb oder ausserhalb der Verwaltung stehen. Sie ist im Rahmen des Kreditantrages an den Gemeinderat in jedem Fall persönlich zu nennen. Die Projektleitung ist u.a. für die Planung, Terminüberwachung, Kostenkontrolle und die Berichterstattung zuständig und dem Gemeinderat gegenüber für das Projekt verantwortlich. Anwendungsbereich Art. 3 1 Die vorliegenden Richtlinien werden für Projekte angewandt, deren Kredithöhe den Betrag von Fr. 300' übersteigt. 2 Der Gemeinderat kann die Anwendung dieser Richtlinien auch für Projekte mit einer kleineren Kreditsumme anordnen.

3 3 II. Controlling / Reporting Controlling Reporting/ Berichterstattung Art. 4 1 Über das Projekt ist laufend mindestens eine Kostenkontrolle auf Stufe Vergebung und Rechnungsstellung zu führen. 2 Negativabweichungen sollen wenn möglich durch künftige Positionen/Vergebungen aufgefangen werden. 3 Massgebliche Negativabweichungen sind spätestens in der Berichterstattung aufzuführen. Führen die Abweichungen zu einer Überschreitung des Gesamtkredites von über 10 % oder mehr als Fr. 30' ist der Gemeinderat sofort zu informieren. Art. 5 1 Bei Erreichung der von der Projektleitung genannten "Meilensteine", spätestens jedoch alle ½ Jahre ist dem Gemeinderat nach vorgegebenem Muster Bericht zu erstatten. 2.Der Gemeinderat kann die Finanzkommission zu einer Stellungnahme zu finanzrelevanten Punkten einladen. III. Schlussbestimmungen Inkrafttreten Art. 6 1 Diese Richtlinien treten nach Beschluss des Gemeinderates in Kraft. Beschlossen an der Sitzung des Gemeinderates vom 29. Juni Schwarzenburg, 30. Juni 2009 Gemeinderat Wahlern sig. Ruedi Flückiger Präsident sig. Brigitte Leuthold Sekretärin

4 Checkliste Kreditantrag bez. Controlling / Reporting Checkliste Was muss im GR-Kreditantrag bezüglich Controlling/Reporting enthalten sein? Ist die Projektkreditsumme grösser als Fr. 300'000.00? Wenn ja: Welche Schritte werden in diesem Projekt als "Meilensteine" definiert? Wann ist mit dem Projektabschluss zu rechnen? Zu welchem/welchen Zeitpunkt(en) wird über das Projekt Bericht erstattet. (Bei den "Meilensteinen" oder mind. pro Halbjahr) Wer ist Projektleiter und somit gem. den "Richtlinien zum Controlling und Reporting von Gemeindeprojekten" dem Gemeinderat gegenüber verantwortlich für Controlling und Reporting? All diese Angaben sind in den GR-Kreditantrag einzubinden.

5 Projekt-Reporting Projekt: Konto-Nr.: Kredit: Fr. Berichterstattung anlässlich "Meilenstein" Halbjahresreporting Kurzkommentar zum Baufortschritt Der Baufortschritt entspricht dem Programm Der Baufortschritt ist Woche(n) vor dem Programm Der Baufortschritt ist Woche(n) hinter dem Programm Die Kosten sind, gemessen am Baufortschritt, innerhalb des Kredits. Voraussichtlich reicht der Kredit bis Ende des Projektes aus. Die Kosten sind, gemessen am Baufortschritt, innerhalb des Kredits. Voraussichtlich wird der Kredit um Fr. nicht ausgeschöpft. Die Kosten sind, gemessen am Baufortschritt, höher als geplant. Die Mehrausgaben können mit kompensiert werden. Die Mehrausgaben können nicht kompensiert werden und es ist mit einer Kreditüberschreitung von Fr. ( %) zu rechnen. Ein Auszug aus der Kostenkontrolle liegt bei. Schwarzenburg, Der Projektleiter: