ANLEITUNG FÜR EINGELADENE BENUTZER

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1 GUGUUS.COM ANLEITUNG FÜR EINGELADENE BENUTZER Willkommen bei guguus.com! Sie wurden per Mail zur Benutzung von guguus.com eingeladen. Mit guguus.com können Sie auf einfachste Weise Ihre Arbeitszeit erfassen. 1. INHALT 2. Sie benutzen guguus.com zum ersten Mal Die Aufteilung auf 3 Bereiche Mein Konto Daten eingeben / Zeit erfassen Berichte erstellen Problembehebung... 8

2 2. SIE BENUTZEN GUGUUS.COM ZUM ERSTEN MAL Im Mail erhielten Sie einen Link, mit welchem Sie direkt auf Ihr persönliches guguus.com Benutzerkonto gelangen. So sieht das in etwa aus: Hilfe: Link in Mail funktioniert nicht: siehe Kapitel Problembehebung 3. DIE AUFTEILUNG AUF 3 BEREICHE Mein Konto: Gehen Sie auf diese Seite, um beispielsweise Ihre Adresse zu ändern Daten eingeben: Hier erfassen Sie die Arbeitszeiten Berichte erstellen: Verschaffen Sie sich einen Überblick und erstellen Sie diverse Berichte.

3 4. MEIN KONTO Auf der Seite Mein Konto können Sie Adresse und Namen ändern Anmeldeverfahren einstellen Sprache einstellen Lesezeichen setzen ABSCHNITT IHR KONTO Geben Sie hier die gewünschte Adresse ein. Geben Sie hier den gewünschten Namen ein, welcher auf den Berichten erscheinen soll. Ihre Angaben werden sofort automatisch gespeichert, sobald Sie ausserhalb des jeweiligen Feldes irgendwo hin klicken. Klicken Sie auf wieder senden, um den Login- Link (erneut) zugestellt zu bekommen. ABSCHNITT PERSÖNLICHE EINSTELLUNGEN Möchten Sie sich lieber mit einem Benutzernamen und Passwort anmelden, weil Sie vielleicht den Link nicht immer zur Hand haben? Ganz einfach. Geben Sie einen gewünschten Benutzernamen und ein Passwort ein. Klicken Sie auf speichern/einschalten. Nun können Sie sich von überall auf der Welt mit Internetzugang auf Ihrem guguus.com Benutzerkonto anmelden. Gehen Sie auf und klicken auf der Startseite auf login. In diesem Abschnitt können Sie zudem die angezeigte Sprache ändern, sowie ein Lesezeichen erstellen, welches direkt Ihre Login- Daten enthält.

4 5. DATEN EINGEBEN / ZEIT ERFASSEN Auf der Seite Daten eingeben können Sie Arbeitszeiten erfassen Bereits erfasste Zeiten ändern Bereits erfasste Zeiten löschen ARBEITSZEITEN ERFASSEN Sie haben 2 Möglichkeiten, Ihre Arbeitszeiten zu erfassen: 1. Durch ein- und ausstempeln 2. Manuelle Zeiterfassung (Nacherfassung zu einem beliebigen Zeitpunkt) EIN- UND AUSSTEMPELN Einstempeln: Klicken Sie auf den Button der Kategorie, für welche die Zeitmessung beginnen soll. Ausstempeln: Klicken Sie auf den Button der Kategorie, für welche die Zeitmessung beendet werden soll. Die Auswahl der Kategorien wurde von der Person bestimmt, welche Sie zu guguus.com eingeladen hat. Sie können mehrere Kategorien gleichzeitig starten, wenn es Sinn macht. Beispiel mit mehreren Kategorien: 8 Uhr Arbeitsbeginn: Einstempeln der Kategorie Arbeitszeit 9 Uhr, Beginn Arbeit für Projekt A: Einstempeln der Kategorie Projekt A 10 Uhr, Ende Arbeit für Projekt A: Ausstempeln der Kategorie Projekt A 17 Uhr Arbeitsende: Ausstempeln der Kategorie Arbeitszeit

5 MANUELLE ZEITERFASSUNG Nutzen Sie die manuelle Zeiterfassung, um zu einem späteren Zeitpunkt geleistete Arbeitszeit zu erfassen. Gehen Sie dabei Schritt für Schritt vor. Wählen Sie zuerst das entsprechende Datum, danach die Kategorie. Klicken Sie mitten in das Zeitfeld Start, es öffnet sich die Zeitmaske: Die Zahlen 0 bis 23 im oberen Bereich stehen für die Stunde, die Zahlen :00 bis :55 im unteren Bereich für die Minuten. Beispiel: Klicken Sie erst auf 12 oben, dann auf die 30 unten, um die Startzeit auf 12 Uhr 30 festzulegen. Wiederholen Sie diesen Schritt mit dem Feld Stop, um das Ende der Arbeitszeit festzulegen. Das Kommentar- Feld ist optional. Speichern Sie Ihre Eingabe, indem Sie den Button save anklicken. Manuell lassen sich Zeiten von maximal 23 Stunden und 55 Minuten erfassen. ERFASSTE ZEITEN ÄNDERN Gehen Sie gleich vor wie bei dem manuellen erfassen von Zeiten (siehe vorheriger Abschnitt). Sie finden die 10 letzten Einträge im Bereich Letzte Einträge. Alle Einträge werden zudem nach Jahr und Monat gegliedert: Um die Liste aller Einträge des entsprechenden Monats anzuzeigen, klicken Sie auf den Pfeil rechts am Rand. Alle Änderungen werden automatisch gespeichert, sobald Sie ausserhalb des geänderten Feldes irgendwo hin klicken.

6 ERFASSTE ZEITEN LÖSCHEN Klick 1: Diesen Eintrag löschen. Klick 2: Löschen bestätigen. 6. BERICHTE ERSTELLEN Auf der Seite Berichte erstellen können Sie Berichte erstellen, speichern, löschen Bericht ansehen und anpassen Berichte drucken, als PDF versenden BERICHT ERSTELLEN Klicken Sie auf diese Woche, diesen Monat oder dieses Jahr erhalten Sie den entsprechenden Bericht. Möchten Sie das Zeitfenster selber wählen, klicken Sie auf das Kalender- Symbol: Expertenmodus: Sie können jeden Bericht für jeden beliebigen Zeitpunkt wiederherstellen: Klicken Sie auf die Pfeile Geben Sie das Datum an, auf welches Sie sich beziehen möchten

7 BERICHT SPEICHERN Neben dem Berichtstitel sehen Sie ein Symbol für ein Schloss: Offenes Schloss: Bericht nicht gespeichert. Klicken Sie auf das Symbol, um den Bericht zu speichern. Geschlossenes Schloss: Bericht bereits gespeichert. BERICHT LÖSCHEN Unter gespeicherte Berichte finden Sie alle von Ihnen gespeicherten Berichte. BERICHT ANPASSEN Ist ein Bericht erstellt, wählen Sie in der Titelleiste die Zeitabstände, wie detailiert oder zusammengefasst die Zeiten ausgewiesen werden sollen. BERICHT DRUCKEN UND SENDEN Um einen erstellten Bericht zu drucken oder per zu versenden klicken Sie auf die entsprechenden Symbole in der Titelleiste.

8 Beispiel eines Berichts: 7. PROBLEMBEHEBUNG Frage: Lösung: Link in Mail funktioniert nicht! Öffnen Sie ein Browserfenster und gehen Sie zu Auf der Startseite klicken Sie auf den Link login. Klicken Sie auf den Link Mit und Zugangscode unten auf der Seite.