Von der Schwäbischen Alb bis nach China: Vöhringer setzt auf effizientes

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1 Von der Schwäbischen Alb bis nach China: Vöhringer setzt auf effizientes Informationsmanagement Optimale Prozesse mit Wilken Informationsmanagement und InfoShare Optimales Zusammenspiel mit IBM System i (AS/400) Automatisierte Rechnungseingangsverarbeitung Automatisierte Archivierung von Personalunterlagen (LOGA) Geschäftsprozessoptimierung

2 Die Vöhringer GmbH wurde 1921 gegründet und startete mit der Produktion von Holzwaren bis 1970 produzierte das Unternehmen hauptsächlich Furnier und Sperrholz, mit der Produktion beschichteter Holzwerkstoffplatten begann Vöhringer Das heutige Kerngeschäft, die Produktion beschichteter Möbel- und Ausstattungsteile für die Caravan- und Wohnmobilindustrie begann Anfang der 90er Jahre. Heute besteht die Vöhringer-Gruppe aus vier Unternehmen, der Vöhringer GmbH mit Sitz in Trochtelfingen, der S&T f.o.o. in Bosnien, der Ross design GmbH, Kehl, sowie der Vöhringer Wood-Product (Shanghai) Ltd. Am Stammsitz in Trochtelfingen beschäftigt das Unternehmen 200 Mitarbeiter, die einen Umsatz von 84,5 Millionen Euro (2011) erwirtschaften. Die bosnische Tochter beschäftigt 60 Mitarbeiter und konzentriert sich auf die Produktion von Polyurethan Konstruktionsteilen sowie von ummantelten Holzprofilen. Vöhringer Shanghai schließlich erzielte mit 700 Mitarbeitern im Jahr 2011 einen Umsatz von 61 Millionen Euro.

3 International war die Vöhringer GmbH schon immer aktiv: Bereits der GroSSvater exportierte Spinnräder nach Indien. Heute produziert der Enkel Thomas Vöhringer in einem Joint Venture in Shanghai Fertigparkett und -laminat für den asiatischen Markt. In Europa hingegen hat sich das Unternehmen auf beschichtete Holz- und Kunststoffteile für die Innenausstattung von Caravans und Wohnmobilen spezialisiert. Ob im heimischen Trochtelfingen auf der Schwäbischen Alb oder im fernen China: Die optimale Abwicklung aller Geschäftsprozesse hat für Vöhringer Priorität. Mit Unterstützung der Wilken Informationsmanagement GmbH hat das Unternehmen jetzt die Verarbeitung von Belegen und anderen Informationen vielfach automatisiert.

4 Mehr als Artikel werden derzeit am Trochtelfinger Stammsitz von Vöhringer produziert. Und dies in den unterschiedlichsten Losgrößen. Allein für einen einzigen Wohnwagen sind es bis zu 260 verschiedene Teile wie Schranktüren, Tischplatten oder Arbeitsflächen in der Miniküche. Alle Komponenten müssen zudem in vielfältigen Varianten geliefert werden, denn individuelle Ausstattungen haben bei Caravans und Wohnmobilen allerhöchsten Stellenwert. Entsprechend gestaltet sich auch die Menge der Belege, die papierlos archiviert und in die unterschiedlichen Prozesse eingespeist werden müssen. Mehr als 700 Dokumente sind es täglich, vom Lieferschein bis hin zur Eingangsrechnung. Wir haben deswegen schon sehr früh auf IT-Unterstützung in allen Bereichen gesetzt und bereits seit Ende der 90er Jahre eine DMS-Lösung im Einsatz. Doch mit diesem System waren wir an unsere Grenzen gestoßen, vor allem, weil sich zahlreiche Abläufe nicht so automatisieren ließen, wie wir uns dies vorgestellt haben. Nachdem der Rechnungseingang nicht automatisiert werden konnte, war ich gezwungen, die Reißleine zu ziehen, erläutert Geschäftsführer Thomas Vöhringer. Eine neue Lösung musste her, mit der sich nicht nur die Dokumente effizient archivieren, sondern vor allem auch die dazugehörigen Geschäftsprozesse optimal abbilden und automatisieren lassen. Fündig wurde Vöhringer bei der Wilken Informationsmanagement GmbH durch einen glücklichen Zufall. Auf einer Veranstaltung hatte Thomas Vöhringer einen der Berater getroffen, der ihn bereits in früheren Projekten unterstützt hatte. Der war nun bei Wilken beschäftigt und konnte mit InfoShare ein Informationsmanagementsystem präsentieren, das im Zusammenspiel mit dem Business Process Management Xpert.ivy alle Anforderungen der Vöhringer GmbH erfüllen konnte. Und dies nicht nur im schwäbischen Trochtelfingen, sondern auch im fernen Shanghai mit einer teilweise in Mandarin übersetzten Benutzeroberfläche. Was mich jedoch wirklich überzeugt hat, war die Möglichkeit, dass wir mit Hilfe des Systems in die Lage versetzt wurden, künftig selbstständig Prozesse abzubilden und eigene Workflows zu kreieren, bis hin zur Darstellung kompletter Prozesslandschaften, beschreibt Thomas Vöhringer einen wichtigen Entscheidungsgrund zugunsten der Informationsmanagement-Lösung von Wilken.

5 Standardisierte Migration der Altdaten Doch zunächst galt es, die bestehenden Prozesse abzubilden und vor allem die Altbelege zu migrieren. Fast 1,9 Millionen Belege umfasste das Archiv auf Basis des Vorgängersystems, dazu kamen knapp archivierte Lohnabrechnungen und rund Geschäftsleitungsdokumente, wie etwa Verträge oder Bilanzen. Hier erwies es sich nicht nur als Vorteil, dass die Mitarbeiter von Wilken Informationsmanagement sowohl das Altsystem als auch unsere Abläufe bereits kannten. Für die Datenübernahme standen zudem bereits fertige Übernahmeprogramme zur Verfügung, so dass die Migration weitgehend problemlos verlief, so Thomas Vöhringer. Auf diese Weise konnte das Projekt auch zu einem Großteil durch die externen Kräfte umgesetzt werden, ohne dass eigene Mitarbeiter dafür abgestellt werden mussten. Bis auf ein paar Meetings habe ich relativ wenig vom Projekt mitbekommen. Die Arbeiten wurden fast vollständig im Hintergrund erledigt, berichtet Vöhringer. Thomas Vöhringer Geschäftsführer bei der Vöhringer Gmbh»Hier erwies es sich als Vorteil, dass die Mitarbeiter von Wilken Informationsmanagement sowohl das Altsystem als auch unsere Abläufe bereits kannten. Für die Datenübernahme standen zudem bereits fertige Übernahmeprogramme zur Verfügung, so dass die Migration weitgehend problemlos verlief.«

6 Von jeher wichtig: GEschäftsprozessoptimierung Bevor es an die Umsetzung des gescheiterten Rechnungseingangsprojektes gehen konnte, wurden im ersten Schritt zunächst die bestehenden Prozesse auf Basis des neuen Systems in Betrieb genommen. Dazu gehörten neben der Spool- und Mail-Archivierung Abläufe wie die Verarbeitung der Kundenanfragen und -aufträge, der Lieferantenangebote sowie der Auftragsbestätigungen. Parallel zum Rechnungseingang wurden weitere Projekte in Angriff genommen, wie etwa die Eingangsrechnungsprüfung oder künftig auch die Verarbeitung der Lieferantenavisen, die automatisch eingelesen werden, so dass der Wareneingang automatisch auf die Prüflager verteilt werden kann. Da wir schon seit Jahren immer sehr prozessorientiert gearbeitet haben, fällt es uns relativ leicht, die Abläufe mit dem neuen System abzubilden. Denn das ist die Grundlage für jede Automatisierung, so Thomas Vöhringer. Weitere Projekte wie etwa die digitale Personalakte sind in Vorbereitung. Eine Schlüsselfunktion wird das neue Informationsmanagement aber auch in China übernehmen. Denn dort sieht Thomas Vöhringer zahlreiche Potenziale, die Effizienz zu steigern, insbesondere in der Verwaltung. Derzeit arbeiten die Mitarbeiter dort hauptsächlich mit Excel-Listen, die händisch durch das Haus getragen werden. Was in Deutschland von einem Buchhalter und einem Personaler erledigt wird, beschäftigt dort Dutzende von Mitarbeitern, so seine Erfahrung.

7 Zentrale Rolle in Shanghai Parallel zum ERP-Rollout, mit dem der Vöhringer-Standort in Shanghai auf den gleichen Stand wie der Stammsitz in Trochtelfingen gebracht wird, wird das Informationsmanagement eine zentrale Rolle bekommen. Dieses Werkzeug sorgt nicht nur für optimale Abläufe, sondern vor allem auch für Transparenz. Und damit ist es eines der wichtigsten Hilfsmittel, mögliche Manipulationen, wie sie in China leider zum Alltag gehören, zu bekämpfen, beschreibt Thomas Vöhringer eines der Ziele. Im schwäbischen Trochtelfingen verlief der Wechsel auf das neue System eher geräuschlos. Denn die Mitarbeiter hatten kaum Umstellungsprobleme und fanden sich schnell zurecht. Die einfache Benutzerführung und die verbesserten Suchfunktionen trugen ihren Teil dazu bei. Insofern zeigt sich Thomas Vöhringer mit dem Erreichten zufrieden, ohne allzu enthusiastisch zu reagieren. Nix gsagt isch genug globt, sagt der Schwabe. Insofern können Sie davon ausgehen, dass ich sehr zufrieden bin mit dem, was wir in der kurzen Zeit erreicht haben, so sein Fazit. Thomas Vöhringer Geschäftsführer bei der Vöhringer Gmbh» Nix gsagt isch genug globt, sagt der Schwabe. Insofern können Sie davon ausgehen, dass ich sehr zufrieden bin mit dem, was wir in der kurzen Zeit erreicht haben.«

8 Seit 1977 beschäftigt sich Wilken mit der Entwicklung und dem Vertrieb von ERP- Standard- Software. Mit mehr als 460 Mitarbeitern an vier Standorten in Deutschland und der Schweiz hat sich die Unternehmensgruppe als unabhängiger Hersteller, Anbieter und Integrator von Anwendungen für das Finanz- und Rechnungswesen, die Materialwirtschaft sowie die Unternehmenssteuerung etabliert. Zusätzlich werden Wilken Branchenlösungen in der Energie-, Versicherungs-, Sozial- und Tourismuswirtschaft eingesetzt. Vom Ulmer Stammsitz aus steuert die Wilken GmbH die Unternehmensgruppe und übernimmt zentrale Funktionen wie Software-Entwicklung, Produktmanagement sowie Marketing. Sie führt als Holding die Tochterunternehmen Wilken AG (Freidorf, Schweiz), Wilken Neutrasoft GmbH (Greven, Energiewirtschaft), Wilken Entire GmbH (Ulm, Sozialwirtschaft), Wilken Rechenzentrum GmbH (Ulm, Rechenzentrums-Services) und Wilken Informationsmanagement GmbH (München, Dokumentenmanagement). Die Unternehmensgruppe erzielte 2012 einen Umsatz von über 51 Millionen Euro im Jahr. Unser Vorgehensmodell? Zuerst Ein persönlicher Termin. Damit Sie uns Kennenlernen. Und schauen ob es Passt. Wilken Informationsmanagement GmbH Balanstraße München Telefon Telefax Wilken GmbH Hörvelsinger Weg Ulm Telefon Telefax Wilken Rechenzentrum GmbH Hörvelsinger Weg Ulm Telefon Telefax Wilken AG Herrenwiese Freidorf/TG Telefon Telefax w@wilken.ch Wilken Neutrasoft GmbH Hansaring Greven Telefon Telefax info@neutrasoft.de Wilken Entire GmbH Hörvelsinger Weg Ulm Telefon Telefax info@entire.de Wilken Prozessmanagement GmbH Hörvelsinger Weg Ulm Telefon Telefax w@wilken-pro.de Weitere Niederlassungen in Greven und Sierksdorf Wilken Unternehmensgruppe April 2013 Bilder: Vöhringer