Wie Sie das Maximale in Ihrer Arbeitszeit erreichen, Ihre Effizienz dramatisch steigern und Ihre großen Ziele erreichen

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Lisa Beck
vor 5 Jahren
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1 Wie Sie das Maximale in Ihrer Arbeitszeit erreichen, Ihre Effizienz dramatisch steigern und Ihre großen Ziele erreichen Teil 2: Die Weniger-ist-Mehr-Strategie In der letzten Ausgabe der Artikelreihe Selbstorganisation Wie Sie das Maximale schaffen lernten Sie die Hauptgründe für das Scheitern kennen. Heute stelle ich Ihnen die Weniger-ist-Mehr-Strategie vor, die sich prinzipiell auf alle Lebensbereiche anwenden lässt. Wer zu viel auf einmal tun will, tut meist gar nichts. Meist leidet man dann an Procrastination und ähnlichen Wehwehchen. Dabei ist die Lösung, die ich Ihnen heute vorstelle, ganz einfach umzusetzen. Die Weniger-ist-Mehr-Strategie hilft Ihnen sehr bei der Selbstorganisation. Sie müssen sich nur bewusst machen, dass Sie eben NICHT alles auf einmal machen müssen (und dies auch gar nicht können). Höchstwahrscheinlich nutzen Sie bereits eine Aufgabenliste. Auf ihr stehen vermutlich tagein, tagaus unheimlich viele Dinge, die Sie erledigen müssen. An einigen Tagen schaffen Sie alles, an anderen nicht. Doch egal, ob Sie Ihre Liste abgearbeitet haben oder nicht Sie werden immer gestresst sein. Das liegt daran, dass die meisten Menschen sich ihre täglichen Listen einfach zu sehr füllen. Gerade Menschen mit Verantwortung, wie dies häufig bei Unternehmern, Managern oder Freiberuflern üblich ist, haben oft das Gefühl, alles alleine machen zu müssen und vor allem so viel wie möglich. Kennen Sie auch das Gefühl, dass Sie sich wünschen, der Tag hätte mehr Stunden?

2 Um durchatmen zu können und Ihre Arbeit wirklich gut machen zu können, müssen Sie dem Tag jedoch einfach weniger (Arbeits-)Stunden geben. Bedenken Sie: Je mehr Aufmerksamkeit Sie einer Aufgabe widmen können, umso besser werden Sie diese erledigen. Haben Sie jedoch einen ganzen Berg von Aufgaben vor sich, können Sie sich auf die einzelne nur sehr schwer konzentrieren, da die übrigen Aufgaben wie drohend hinter Ihnen schweben. Mein Tipp daher: Benutzen Sie neben der To-do-Liste unbedingt eine abgespeckte Form der Aufgabenorganisation. Schreiben Sie auf die To-do-Liste immer nur die Aufgaben für eine Woche (nicht für jeden einzelnen Tag). Fertigen Sie nun für jeden Tag der Woche eine Karteikarte mit maximal 4 Aufgaben an. Hat Ihr Arbeitstag 8 Stunden, haben Sie so ganze 2i Stunden pro Aufgabe. Bauen Sie zusätzlich jedoch unbedingt Puffer ein. Das bedeutet: Planen Sie maximal 1,5 Stunden pro Aufgabe. So schaffen Sie sich einen Puffer, falls Sie doch einmal länger für eine Aufgabe brauchen und geraten nicht so leicht in Stress. Die Erfahrung zeigt, dass die meisten täglichen Aufgaben nur sehr kurze Zeit für die Erledigung benötigen. Sie haben einige Telefonate, einige Briefe und vermutlich ein oder zwei größere Aufgaben. Schreiben Sie also nicht jedes einzelne Telefonat auf Ihre Karteikarte, sondern nur allgemein: Telefonate, Post, s, etc. Besonders effektiv: Sofern Sie gerade ein neues Telefonat zur Erledigung auf den Tisch bekommen tun Sie es gleich. Das dauert meist nicht länger als 10 Minuten und muss so nicht in die To-do-Liste eingetragen werden. Eine , die beantwortet werden muss, schaffen Sie sogar in deutlich unter 2 Minuten.

3 Die Weniger-ist-Mehr-Strategie entlastet Ihren Zeitplan enorm. Ich zeige Ihnen anhand eines Beispiels, wie so ein Tagesplan aussehen könnte: 8:30-9:30 Uhr Telefonate 10:00-11:30 Uhr s / Post 12:00-13:30 Uhr Aufgabe Nr. 1 (Wählen Sie hierfür die Aufgabe, die Ihnen am unbequemsten erscheint) 14:00-15:30 Uhr Aufgabe Nr. 2 (Wählen Sie hier eine Aufgabe, die Ihnen Spaß macht, leicht von der Hand geht oder einfach besser ist als Aufgabe Nr. 1)

4 Sofern Sie um 8 Uhr mit der Arbeit beginnen, haben Sie die Arbeitszeit mit diesem Plan optimal genutzt. Sie haben sich weniger Arbeit als sonst aufgetragen, aber garantiert weit mehr geschafft als sonst. Ihre reguläre Arbeitszeit ginge inklusive Pause vermutlich bis 17 Uhr (Beginn um 8 Uhr vorausgesetzt). Auf der To-do-Liste stehen Aufgaben, die in einer Gesamtzeit von 5 Stunden und 30 Minuten erledigt sein sollten. Sie haben also noch ganze 3 Stunden und 30 Minuten übrig. Sollte eine Aufgabe länger als geplant dauern, wäre dies doch nun kein Weltuntergang mehr, oder? Was aber, wenn Sie all diese Aufgaben wirklich in nur fünfeinhalb Stunden erledigt hätten? Nun, als Selbständiger könnten Sie nach Hause gehen, wenn Sie dies wollten. Viel besser aber ist folgender Vorschlag: Solange Sie noch mindestens anderthalb Stunden Zeit übrig haben, nehmen Sie Ihre wöchentliche To-do-Liste zur Hand und suchen Sie nach einer Aufgabe, die Ihnen wirklich Spaß macht. Diese erledigen Sie dann zusätzlich und können sie anschließend von der Wochenliste streichen. Lässt sich partout keine Aufgabe finden, die Ihnen Spaß macht? Kein Problem in einem solchen Fall suchen Sie sich einfach eine leichte Zusatzaufgabe aus. Sie werden staunen, denn meist schaffen Sie auf diese Weise noch 2 bis 3 zusätzliche Aufgaben pro Tag und erledigen so viel mehr, als ohne dieses kleinen Trick. Der Grund dafür ist ganz einfach: Ihre tägliche To-do-Liste enthält nicht mehr so viele Aufgaben, dass Sie gleich bei einem Blick darauf keine Lust mehr haben. Im Gegenteil: Sie bekommen den Eindruck, eigentlich nicht sonderlich viel zu tun zu haben, in jedem Fall aber, dass Ihre täglichen Aufgaben locker zu schaffen sind. Weniger ist Mehr bedeutet aber auch: Delegieren Sie, wenn möglich! Die meisten Menschen glauben zu Unrecht, dass ohne sie gar nichts läuft. Das ist jedoch ein Irrtum. Es gibt eine ganze Menge an Aufgaben, die sich leicht delegieren lassen. Die Zeit, die Sie benötigen, um andere einzuarbeiten, gewinnen Sie vielfach zurück. Befreien Sie sich von dem Gedanken, alles am besten zu können. Das raubt ihnen nur Zeit, Kraft und Lebensfreude. Gewöhnen Sie es sich an, nur die wirklich wichtigen Dinge selbst zu erledigen und stecken Sie in diese aber auch alle Ihre Kraft.

5 Weniger ist Mehr heißt für Sie ebenfalls, nicht allzu hohe Ansprüche an sich selbst zu stellen. Ihre Ziele müssen erreichbar sein, sonst haben Sie gar nicht die Motivation, sie zu erfüllen. Ganz wichtig hier ist: Ihre Ziele dürfen auch nicht zu tief liegen, denn auch das bremst den Erfolg. Setzen Sie sich vielmehr Ziele, die ein wenig über dem liegen, was Sie selbst sich zutrauen. Machen Sie sich die Weniger-ist-Mehr-Strategie zu Eigen und Sie werden sehen, wie viel mehr Sie schaffen und wie viel mehr Zufriedenheit, Zeit und Geld Sie gewinnen.

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