Benutzeranleitung archiv.ch

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1 Benutzeranleitung archiv.ch Luzern,

2 Inhalt 1 Zugriff Anmelden Anmeldung über den Browser Anmeldung über das Outlook Plug-In Das Mailarchiv Überblick Archiv-Suche Standard Suche Erweiterte Suche Häufige Abfragen speichern Nachrichten Anzeigen archiv.ch Benutzeranleitung.docx Seite 2 von 8

3 1 Zugriff Auf archiv.ch kann über drei verschiedene Varianten zugegriffen werden. Um auf das Mailarchiv zuzugreifen benötigen sie mindestens folgende Angaben: - Hostname ( - Username - Passwort Variante 1: Über einen Browser (Internet Explorer, Chrome, Firefox) eine Verbindung direkt auf das Webinterface zugreifen. Variante 2: Über das Plug-In für Microsoft Outlook. Variante 3: Über die kostenlos zur Verfügung stehende Handy App REDDOXX Mobile (Android und ios). Die Anleitung für diesen Zugriff ist noch in Entstehung. 2 Anmelden 2.1 Anmeldung über den Browser Öffnen Sie einen Browser und wechseln Sie zur Webseite Abbildung 1: Anmeldung über den Browser Geben Sie Benutzername und Passwort welchen Sie für Ihr archiv.ch Konto erhalten haben ein und wählen Sie den Realm archiv.ch. Klicken Sie auf Anmelden. archiv.ch Benutzeranleitung.docx Seite 3 von 8

4 2.2 Anmeldung über das Outlook Plug-In Nach der Installation des Outlook Plug-Ins ist in Outlook ein Reddoxx Button ersichtlich. Wählen Sie diesen an um zum Anmeldedialog weitergeleitet zu werden. Abbildung 2: Anmeldung über das Outlook Plug-In Geben Sie bei der Appliance Url die Adresse ein. Geben Sie Benutzername und Passwort welchen Sie für Ihr archiv.ch Konto erhalten haben ein und wählen Sie den Realm archiv.ch. Klicken Sie auf Anmelden. Falls die Benutzernamen und Realm speichern wollen, so setzen Sie die entsprechende Check-Box. Falls das Kennwort ebenfalls gespeichert werden soll, so setzen Sie die entsprechende Check-Box. Die automatische Anmeldung wird nur für feste Arbeitsstationen empfohlen. Bei Notebooks empfiehlt es sich nicht die automatische Anmeldung zu aktivieren. archiv.ch Benutzeranleitung.docx Seite 4 von 8

5 3 Das Mailarchiv 3.1 Überblick Im Archiv werden alle s gespeichert, die durch die Appliance versendet oder empfangen wurden und mit dem vom Administrator festgelegten Archivierungs- Regelwerk (Policies) übereinstimmen. Sie können sich eine Auswahl bestimmter E- Mails anzeigen und z.b. erneut zustellen lassen. Dabei Sie können gezielt nach bestimmten Kriterien suchen. Abbildung 3: Schematischer Aufbau der Benutzerkonsole archiv.ch Benutzeranleitung.docx Seite 5 von 8

6 3.2 Archiv-Suche Die Suche im Archiv basiert grundsätzlich auf einem Volltext-Index. Das heißt, dass bei Maileingang die gesamte , inklusive aller Anhänge, sofort nach einzelnen Textpassagen durchsucht wird und die identifizierten Textstellen in einem Index (Katalog) abgelegt und referenziert werden. Bei einer späteren Suche wird lediglich nur noch der Index durchsucht, was zu einer sehr schnellen Ergebnisanzeige führt. ----HINWEIS---- Für die Volltextsuche werden derzeit folgende Dateiformate unterstützt: Alle text-basierenden Dokumente und Dateien. Beachten Sie, dass eingebettete Bilder in PDF-Dateien, wie z.b. bei einem Fax, nicht mit der Volltextsuche gefunden werden können Standard Suche Klicken Sie in der Navigation auf um das Suchfenster hervorzurufen. Die Suche (auch Standard-Suche) ermöglicht Ihnen schnell und einfach im Archiv nach ein- und ausgegangenen s zu suchen. Abbildung 4: Die Standard-Suche Eingabe von Suchbegriffen Geben Sie einen oder mehrere Teil-Suchbegriffe, die alle im gesuchten Inhalt vorkommen müssen (Und-Verknüpfung), ein. Für eine Oder-verknüpfte Suche müssen Sie die Erweiterte Suche benutzen. Drücken Sie anschliessend Enter um die Suche zu starten Platzhalter Die Angabe von Platzhaltern mitten im Wort oder am Ende des Wortes ist erlaubt, nicht jedoch am Anfang des Wortes. - * (Stern) Beliebig viele Zeichen (auch keines). -? (Fragezeichen) Genau ein beliebiges Zeichen. Zu durchsuchende Felder und Inhalte: Es werden sämtliche Inhalte einer , inklusive allen Anhängen durchsucht. Auch die nicht direkt sichtbaren Kopfdaten einer , wie z.b. Erstellungsdatum, Absender, Empfänger, also auch alle (!) Empfänger einer Mail bei Massenmails mit vielen CC-Angaben, werden durchsucht. Wenn Sie die archiv.ch Benutzeranleitung.docx Seite 6 von 8

7 Suche stärker und nach einzelnen Feldern eingrenzen wollen, benutzen Sie bitte die erweiterte Suche Erweiterte Suche Falls eine präzisere Suche machen wollen, können Sie dies über die. Bei dem sich anschliessend öffnenden Fenster können mehrere Suchkriterien angegeben werden. Abbildung 5: Die erweiterte Suche Die Suchkriterien werden jeweils UND verknüpft. Somit werden nur Elemente in der Ergebnisliste aufgelistet, welche alle Kriterien erfüllen. Um Suchkriterien mit ODER zu verknüpfen, muss in den Experten-Modus gewechselt werden. Anschliessend können manuell die AND durch OR ersetzt werden. Abbildung 6: erweiterte Suche im Experten-Modus archiv.ch Benutzeranleitung.docx Seite 7 von 8

8 3.2.3 Häufige Abfragen speichern Falls oft nach den gleichen Suchkriterien gesucht wird, können Suchabfragen gespeichert werden um bestimmte Nachrichten noch schneller zu finden Abfrage speichern. 2. Gespeicherte Abfrage benennen. 3.3 Nachrichten Anzeigen Abbildung 7: abspeichern häufig verwendeter Abfragen Sobald die gesuchte Nachricht in der Ergebnisliste angezeigt wird, kann diese durch markieren in der Vorschau betrachtet werden. Mit einem Rechtsklick auf die entsprechende Nachricht öffnet sich ein Kontext Menü, welches weitere Optionen bietet. Abbildung 8: Kontext Menü in der Ergebnisliste Im Folgenden werden die verschiedenen Menüpunkte kurz erläutert. - Anzeigen: Die Nachricht öffnet sich in einem separaten Fenster ähnlich wie bei einem Doppelklick auf ein Mail in Outlook. - Mit Outlook öffnen: Die Nachricht öffnet sich in einem separaten Outlookfenster wie bei einem Doppelklick auf ein Mail in Outlook - Historie anzeigen: zeigt einen technischen Verlauf der Nachricht. - Zustellen: Dadurch wird die Nachricht ins Outlook des jeweiligen Users erneut zugestellt. - Weiterleiten an: Die Nachricht kann direkt an eine bestimmte adresse weitergeleitet werden. archiv.ch Benutzeranleitung.docx Seite 8 von 8