Leitfaden zur Nutzung des System CryptShare

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1 Leitfaden zur Nutzung des System CryptShare 1. Funktionsweise und Sicherheit 1.1 Funktionen Die Web-Anwendung CryptShare ermöglicht den einfachen und sicheren Austausch vertraulicher Informationen. Von einem Sender, entweder von einem Kunden, Partner oder Mitarbeiter der Sparkasse, können Dateien auf dem CryptShare -Server verschlüsselt abgelegt werden. Der Empfänger kann nur mit einem Link und einem Kennwort die abgelegten Dateien abrufen. Der Austausch ist nur zwischen den berechtigten Kunden oder Partnern und der Sparkasse möglich, nicht zwischen Kunden oder Partnern untereinander. Der Server informiert Empfänger und Absender über die Vorgänge auf dem Server per . Bei der Erstnutzung muss ein Benutzer seine -Adresse verifizieren, d.h. auf Echtheit prüfen lassen. Für maximal 30 Tage bleibt die Prüfung gültig. Nach Ablauf dieser Zeit oder bei einer Änderung der -Adresse muss sie wieder verifiziert werden. 1.2 Sicherheit Dateien werden verschlüsselt übertragen und verschlüsselt auf dem Server abgelegt. Als Verschlüsselungstechnik wird ein 256 Bit AES-Schlüssel verwendet. Der Abruf der Dateien auf dem CryptShare -Server erfolgt per Link sowie der Eingabe eines Kennwortes. Den Link erhält der Empfänger vom Sender per . Das Kennwort wird immer separat, z.b. telefonisch, dem Empfänger mitgeteilt. Es muss mindestens 10 Stellen betragen. Stand Sparkasse Freiburg Nördlicher Breisgau 1

2 2. Ablauf bei der Ablage (Bereitstellung) von Dateien Die für den Informationsaustausch erforderlichen Schritte / Handlungen sind in den jeweiligen Bildschirmmasken beschrieben. Rufen sie bitte im Browser die folgende Internetseite auf: Es erscheint die folgende Startseite: Schritt 1 Betätigen Sie den Schalter Bereitstellen Stand Sparkasse Freiburg Nördlicher Breisgau 2

3 Schritt 2. Tragen Sie hier bitte Ihre Kontaktdaten ein. Voreingestellt ist eine Speicherung der Daten für 30 Tage. Anschließend den Schalter Weiter betätigen. Schritt 3 Verifizierungscode: Eine Verifizierung (Gültigkeitsprüfung) der -Adresse ist bei der ersten Anmeldung am CryptShare -System und nach Ablauf von 30 Tagen erneut erforderlich. Sie erfolgt durch die Eingabe des Verifizierungscodes. Stand Sparkasse Freiburg Nördlicher Breisgau 3

4 Den Verifizierungscode erhalten Sie automatisch per . Starten Sie Ihre -Anwendung. Wechseln Sie in Ihren -Eingang, öffnen sie die automatisch vom Absender zugestellte und tragen Sie den darin mitgeteilten Verifizierungscode in das Feld der Maske (Schritt 3) ein. Muster einer automatisierten mit dem Verifizierungscode der -Adresse des Absenders. Guten Tag, freib An: urg-postfach.de Kopie: :50 Blindkopie: Thema: CryptShare -Verifizierung Sie möchten eine Dateiübertragung über einleiten. Das System erfordert eine Verifizierung dieser Adresse. Bitte geben Sie in der Verifizierungsmaske Ihres Browsers den folgenden Code ein, um fortzufahren: 4IVxxxxxm4m (< nur Muster) Diese Nachricht wurde automatisch erzeugt. Stand Sparkasse Freiburg Nördlicher Breisgau 4

5 Schritt 4 Eingabefeld für -Adressen der Empfänger: Sie können eine oder mehrere -Adressen als Empfänger in das Eingabefeld der Empfängeradressen eingeben. Mit der Betätigung des Schalters eingestellt. werden die -Adressen Kennwort und Wiederholung: Legen Sie für die Empfänger ein Kennwort fest, tragen Sie es hier ein und teilen Sie dieses den Empfängern, z. B. telefonisch, mit. Die Empfänger können ohne Kenntnis dieses Kennworts nicht auf die Dateien des CryptShare- Systems zugreifen. Hinweise für die Empfänger: In dieses Feld können Sie für den Empfänger eine Kurznachricht einstellen. Bitte berücksichtigen Sie hierbei, dass der Text in diesem Feld unverschlüsselt und somit ungeschützt an die Empfänger übertragen wird. Stand Sparkasse Freiburg Nördlicher Breisgau 5

6 Schritt 5 Durchsuchen: Mit der Betätigung dieses Schalters öffnet sich ein Windows-Fenster und ermöglicht analog dem Windows-Explorer die Suche und Auswahl der zur Übermittlung bestimmten Datei. Stand Sparkasse Freiburg Nördlicher Breisgau 6

7 Weitere Dateien anfügen: Mit der Betätigung des nächsten Schalters können Sie weitere Dateien anfügen. Achtung: Die Summe der Dateigrößen darf max. 1,5 GB betragen! Schritt 6 Zum Abschluss der Bereitstellung betätigen Sie den Schalter Fertig! und es erscheint die folgende Maske: Stand Sparkasse Freiburg Nördlicher Breisgau 7

8 Schritt 7 Wenn Sie das Browserfenster schließen, wird die Verbindung zur CryptShare -Anwendung getrennt. Zur Bestätigung erhalten Sie vom System die folgende Nachricht per zugestellt: Guten Tag, cryptshare@sparkasse freib An: max.mustermann@t-online.de urg-postfach.de Kopie: :50 Blindkopie: Thema: Bilanz zum 2. Quartal Sie haben nachstehende Dateien - Dateinamen wurden ausgeblendet - für folgende(n) Empfänger bereitgestellt: maria.kundenberaterin@sparkasse-freiburg.de den folgenden Hinweis haben Sie angegeben: Wie besprochen, Achtung: Bitte in diesem Feld keine vertraulichen und schützenswerten Informationen senden. Alle Empfänger haben eine entsprechende Benachrichtigung erhalten und können die Dateien bis zum abrufen. Falls Sie die Benachrichtigungsoption gewählt haben, werden Sie hierüber jeweils informiert. Nach Ablauf der Frist werden die Dateien gelöscht. Diese Nachricht wurde automatisch erzeugt. Stand Sparkasse Freiburg Nördlicher Breisgau 8

9 3. Ablauf beim Abruf von Dateien Schritt 1 Mailnachricht über die Bereitstellung von Dateien. Guten Tag, cryptshare@sparkasse freib An maria.lehmann@sparkasse-freiburg.de urg-postfach.de Kopie :21 Blindkopie Thema Datei(en) von Max Mustermann Max Mustermann hat Ihnen Dateien zur Verfügung gestellt. Sie können diese bis zum abrufen. Nach Ablauf der Frist werden die Dateien gelöscht. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt. Für den Abruf der Dateien ist ein Kennwort erforderlich. Sofern Ihnen das Kennwort nicht bekannt ist, erhalten Sie es vom Absender unter den folgenden Kontaktdaten: Max.Mustermann@t-online.de Tel.: I. Direkter Abruf 1. Sie können Ihre Dateien durch Klick auf folgenden Link und Eingabe des Kennwortes abrufen: II. Manueller Abruf 1. Öffnen Sie die Website in Ihrem Browser 2. Klicken Sie auf "Abrufen" 3. Geben Sie die Transferkennung a4lvxxxxxm4m sowie das Kennwort ein, um auf die bereitgestellten Dateien zuzugreifen. Hinweise von Max Mustermann: Wie besprochen, Achtung: In diesem Feld bitte keine vertraulichen und schützenswerten Informationen senden Nachstehende Dateien wurden bereitgestellt: - Dateinamen wurden ausgeblendet - Diese Nachricht wurde automatisch erzeugt. Stand Sparkasse Freiburg Nördlicher Breisgau 9

10 Am einfachsten ist der direkte Abruf über den angeführten Link in der . Es erscheint das folgende Bild (Maske), in der Sie lediglich noch das Kennwort, das Sie separat erhalten, eintragen müssen. Schritt 1 a Wenn Sie den Dateiabruf manuell durchführen, erscheint die folgende Maske: Schritt 1 b Stand Sparkasse Freiburg Nördlicher Breisgau 10

11 Schritt 1 c In diesem Fall ist die Transferkennung aus der zugestellten E- Mail manuell einzutragen. Schritt 2 Die Dateien stehen nur für eine bestimmte Dauer zum Abruf bereit. Stand Sparkasse Freiburg Nördlicher Breisgau 11

12 Sie können nun mit einem Klick auf den Dateinamen die Datei öffnen. Je nach Sicherheitsvorgaben, die Sie auf ihrem PC eingestellt haben oder die in Ihrem Unternehmen getroffen wurden, können Sie die Datei unmittelbar auf Ihrem PC-System speichern oder aus der installierten Anwendung, z. B. Microsoft Word, Excel oder Adobe Reader (für PDF-Dateien), ansehen. Mit der Betätigung des Schalters Beenden kommen Sie wieder in die Ausgangsmaske zurück. Schritt 3 Stand Sparkasse Freiburg Nördlicher Breisgau 12

13 Der Absender wird mit folgender Nachricht über den Abruf informiert: freib An urg-postfach.de Kopie :21 Blindkopie Guten Tag, soeben wurde der Download einer Datei, die Sie für bereitgestellt hatten, beendet. Beachten Sie bitte, dass dies nicht darauf schließen lässt, dass der Benutzer die Datei korrekt gespeichert hat. Diese Nachricht wurde automatisch erzeugt. Stand Sparkasse Freiburg Nördlicher Breisgau 13