Projektmanagement. Projekte erfolgreich führen! Patrick Frontzek

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1 Projektmanagement Projekte erfolgreich führen! Patrick Frontzek

2 Was Projektmanagement verhindern soll Projektmanagement - Projekte erfolgreich führen - Patrick Frontzek 2

3 Ein Projekt Was ist das eigentlich? Definition Projekt (nach DIN ): Ein Projekt ist ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z.b. Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle oder andere Begrenzungen oder projektspezifische Organisationen. Leistung Qualität Zeit Kosten Projektmanagement - Projekte erfolgreich führen - Patrick Frontzek 3

4 Ein Projekt Was zeichnet ein Projekt aus? Definition Projekt (nach DIN ): Ein Projekt ist ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z.b. Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle oder andere Begrenzungen oder projektspezifische Organisationen. Zielvorgabe Einmaligkeit Endlichkeit Komplexität Ressourcenbegrenzung Interdisziplinarität Organisation Projektmanagement - Projekte erfolgreich führen - Patrick Frontzek 4

5 Ein Projekt Was ist Projekterfolg? Definition Projekt (nach DIN ): Ein Projekt ist ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z.b. Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle oder andere Begrenzungen oder projektspezifische Organisationen. Zufriedenheit der Stakeholder Projektmanagement - Projekte erfolgreich führen - Patrick Frontzek 5

6 Und was ist dann Projektmanagement? Definition Projektmanagement (nach DIN ): Projektmanagement ist die Gesamtheit der Führungsaufgaben, -organisation, - techniken und mittel für die Initialisierung, Definition, Planung, Steuerung und den Abschluss von Projekten. Effektiver und effizienter Einsatz von Methoden und Instrumenten des Projektmanagements Steigerung wirtschaftlicher Erfolg Steigerung Stakeholder-Zufriedenheit Projektmanagement - Projekte erfolgreich führen - Patrick Frontzek 6

7 Projektmanagement-Kompetenzen in der Übersicht PM- Kontextkompetenz PM-technische Kompetenz PM- Verhaltenskompetenz Projektmanagement - Projekte erfolgreich führen - Patrick Frontzek 7

8 Phasen des Projektmanagements Initialisierung Definition Planung Steuerung Abschluss Projektlebenszyklus Projektmanagement - Projekte erfolgreich führen - Patrick Frontzek 8

9 Die Initialisierung des Projekts Projektidee entsteht Projektidee konkretisieren Analyse & Bewertung Projektidee Auswahl Projektmgmt.- Methoden Freigabe der Projektidee Projektmanagement - Projekte erfolgreich führen - Patrick Frontzek 9

10 Die Initialisierung des Projekts Projektidee entsteht Projektidee konkretisieren Analyse & Bewertung Projektidee Auswahl Projektmgmt.- Methoden Freigabe der Projektidee Vorbewertung & Selektion der Ideen einer Organisation Abstecken der Rahmenbedingungen Abstimmung mit Ansprechpartnern Projektportfolio-Betrachtung Nebenbei kann die Dienstleisteridentifikation & - auswahl erfolgen Projektmanagement - Projekte erfolgreich führen - Patrick Frontzek 10

11 Die Initialisierung des Projekts Projektidee entsteht Projektidee konkretisieren Analyse & Bewertung Projektidee Auswahl Projektmgmt.- Methoden Freigabe der Projektidee Verschiedene Projektarten oder Projektumfeld-Faktoren machen angepasste Vorgehensmodelle notwendig Beispiele: IPMA, PMI, PRINCE2 SCRUM, Extreme Programming V-Modell XT PRIT Projektmanagement - Projekte erfolgreich führen - Patrick Frontzek 11

12 Die Initialisierung des Projekts Projektidee entsteht Projektidee konkretisieren Analyse & Bewertung Projektidee Auswahl Projektmgmt.- Methoden Freigabe der Projektidee Projektportfolioplanung Projektmanagement - Projekte erfolgreich führen - Patrick Frontzek 12

13 Die Definition des Projekts Definition Projektziele Planung Projektinhalte Planung Meilensteine Kalkulation Aufwände Freigabe des Projekts Projektmanagement - Projekte erfolgreich führen - Patrick Frontzek 13

14 Projektziele richten das Projekt aus Definition Projektziele Planung Projektinhalte Planung Meilensteine Kalkulation Aufwände Freigabe des Projekts Funktionen von Zielen: Kontrolle Orientierung Verbindung Koordination Selektion Eigenschaften von Zielen: Spezifisch Messbar Akzeptiert Realistisch Terminiert Projektmanagement - Projekte erfolgreich führen - Patrick Frontzek 14

15 Die Projektinhalte setzen thematische Grenzen Definition Projektziele Planung Projektinhalte Planung Meilensteine Kalkulation Aufwände Freigabe des Projekts Enge Abstimmung mit Auftraggeber Schriftliche Fixierung aller besprochen Punkte, bspw. in Form eines Lastenheftes Vermeidung von Konflikten durch unausgesprochene Erwartungen Projektmanagement - Projekte erfolgreich führen - Patrick Frontzek 15

16 Meilensteine geben dem Projekt eine erste Struktur Definition Projektziele Planung Projektinhalte Planung Meilensteine Kalkulation Aufwände Freigabe des Projekts Projektereignisse von besonderer Bedeutung Zwischenergebnisse Lieferungen Prüfungen Entscheidungen Phasenübergänge Projektmanagement - Projekte erfolgreich führen - Patrick Frontzek 16

17 Aufwände bilden die Grundlage für die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung Definition Projektziele Planung Projektinhalte Planung Meilensteine Kalkulation Aufwände Freigabe des Projekts Prognose der benötigten Einsatz- und Finanzmittel für das Projekt Möglich Methoden: Expertenschätzung Analogiemethode Prozentsatzmethode Parametrische Schätzsysteme Projektmanagement - Projekte erfolgreich führen - Patrick Frontzek 17

18 Definition = Machbarkeitsanalyse Definition Projektziele Planung Projektinhalte Planung Meilensteine Kalkulation Aufwände Freigabe des Projekts Machbarkeitsanalyse Projektmanagement - Projekte erfolgreich führen - Patrick Frontzek 18

19 Die Planung des Projekts Projektstrukturplan Terminplan Ressourcenplanung Analyse & Bewertung Projektrisiken Freigabe des Projekts Projektmanagement - Projekte erfolgreich führen - Patrick Frontzek 19

20 Planung des Projektes Projektmanagement - Projekte erfolgreich führen - Patrick Frontzek 20

21 Die Planung des Projekts Projektstrukturplan Terminplan Ressourcenplanung Analyse & Bewertung Projektrisiken Freigabe des Projekts Ganzheitliche (vollständige) Erfassung und Anordnung der Projektaufgaben Gliederungsmöglichkeiten Aktivitätsorientiert Objektorientiert Phasenorientiert Gemischtorientiert Projektmanagement - Projekte erfolgreich führen - Patrick Frontzek 21

22 Die Planung des Projekts Projektstrukturplan Terminplan Ressourcenplanung Analyse & Bewertung Projektrisiken Freigabe des Projekts 1. Ablaufplanung Sachlogische und zeitliche Strukturierung aller Vorgänge eines Projekts 2. Zeitplanung Exakte kalendarische Verortung von Arbeitspaketen und Vorgängen gemäß der Ablaufplanung Projektmanagement - Projekte erfolgreich führen - Patrick Frontzek 22

23 Die Planung des Projekts Projektstrukturplan Terminplan Ressourcenplanung Analyse & Bewertung Projektrisiken Freigabe des Projekts Zuordnung der notwendigen Ressourcen zu den Vorgängen und Aufgaben des Projektes Ressourcentypen: Mitarbeiter Sachmittel (bspw. Maschinen) Material/Betriebsmittel Kosten Projektmanagement - Projekte erfolgreich führen - Patrick Frontzek 23

24 Die Planung des Projekts Projektstrukturplan Terminplan Ressourcenplanung Analyse & Bewertung Projektrisiken Freigabe des Projekts Mögliche ungeplante Ereignisse mit negativen Auswirkungen auf das Projektergebnis Systematisches Vorgehen: Identifikation von Risiken Bewertung von Risiken Planung von Maßnahmen Umsetzung Maßnahmen Auswertung ergriffener Maßnahmen Projektmanagement - Projekte erfolgreich führen - Patrick Frontzek 24

25 Die Planung des Projekts Projektstrukturplan Terminplan Ressourcenplanung Analyse & Bewertung Projektrisiken Freigabe des Projekts Projektmanagement - Projekte erfolgreich führen - Patrick Frontzek 25

26 Projektmanagement- & Projekt-Phasen Initialisierung Definition Planung Steuerung Abschluss IST- Aufnahme Potentialanalyse SOLL- Konzept Einführung Projektlebenszyklus Projektmanagement - Projekte erfolgreich führen - Patrick Frontzek 26

27 Die Steuerung des Projekts Termine Finanzen Planung Ressourcen Zielerreichung Risiken Steuerung Überwachung Abnahme Projekt Änderungen Projektmanagement - Projekte erfolgreich führen - Patrick Frontzek 27

28 Überwachung der Bereiche 1. Erfassung der IST-Daten Aktueller Ergebnisse/Leistungen Aktuelle Termine Aktuelle Aufwände Prozessqualität 2. PLAN/IST-Vergleich Planung 3. Prognosen & Trends erstellen Steuerung Überwachung Projektmanagement - Projekte erfolgreich führen - Patrick Frontzek 28

29 Steuerung der Bereiche 1. Veränderung der Ressourcen 2. Reduzierung des Aufwands 3. Erhöhung der Produktivität 4. Veränderung des Leistungsumfangs Planung 5. Verbesserung der Prozessqualität Steuerung Überwachung Projektmanagement - Projekte erfolgreich führen - Patrick Frontzek 29

30 (Neu-)Planung der Bereiche 1. Überprüfung der PLAN-Daten 2. Einarbeitung der ergriffenen Maßnahmen 3. Aktualisierung der Gesamtplanung Terminplanung Ressourcenplanung Finanzplanung Planung Steuerung Überwachung Projektmanagement - Projekte erfolgreich führen - Patrick Frontzek 30

31 Der Projekt-Abschluss Abnahmevereinbarung Abschlussbesprechung Abschlussbericht Archivierung der Projektunterlagen Abschluss Projekt Projektmanagement - Projekte erfolgreich führen - Patrick Frontzek 31

32 Der Projekt-Abschluss Abnahmevereinbarung Abschlussbesprechung Abschlussbericht Archivierung der Projektunterlagen Abschluss Projekt Der Kunde bestätigt, dass alle Arbeite vollständig und zu seiner Zufriedenheit umgesetzt wurden. Finaler Schritt der vertragliche Gestaltung eines Projektes und bildet die Grundlage für die Abrechnung. Von besonderer Bedeutung, wenn ein Werksvertrag vorliegt, als bspw. bei einer Softwareentwicklung Projektmanagement - Projekte erfolgreich führen - Patrick Frontzek 32

33 Der Projekt-Abschluss Abnahmevereinbarung Abschlussbesprechung Abschlussbericht Archivierung der Projektunterlagen Abschluss Projekt Die Abschlussbesprechung rekapituliert das Projekt für das gesamte Projektteam Zielerreichung Teamarbeit Kommunikation Feedback / Lessons Learned Projektmanagement - Projekte erfolgreich führen - Patrick Frontzek 33

34 Der Projekt-Abschluss Abnahmevereinbarung Abschlussbesprechung Abschlussbericht Archivierung der Projektunterlagen Abschluss Projekt Die Dokumentation & Archivierung des während des Projektes aufgebauten Wissens stellt den kommenden Projekterfolg sicher Rahmendaten & Zielstellung Vorgehen Besondere Vorkommnisse Lessons Learned Projektmanagement - Projekte erfolgreich führen - Patrick Frontzek 34

35 Der Projekt-Abschluss Abnahmevereinbarung Abschlussbesprechung Abschlussbericht Archivierung der Projektunterlagen Abschluss Projekt Projektmanagement - Projekte erfolgreich führen - Patrick Frontzek 35

36 Zusammenfassung Initialisierung Definition Planung Steuerung Abschluss Projektlebenszyklus Projektmanagement - Projekte erfolgreich führen - Patrick Frontzek 36

37 Kontaktdaten und Partner Campus Consult e.v. Technologiepark Paderborn Telefon: + 49 (0) verein@campus-consult.de