Vorgehen bei der Einführung eines ECM-Systems

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1 Vorgehen bei der Einführung eines ECM-Systems

2 Vorgehen bei der Einführung eines ECM-Systems Herausgeber Pentadoc Consulting AG Messeturm Friedrich-Ebert-Anlage Frankfurt am Main Tel +49 (0) Fax +49 (0) Copyright Alle in diesem Dokument genannten (eingetragenen) Warenzeichen oder Schutzmarken stehen im Eigentum ihrer jeweiligen Besitzer bzw. Inhaber und werden entsprechend anerkannt. Seite 2/8

3 Vorgehen bei Einführung eines ECM-Systems Der Erfolg bei der Einführung von Enterprise Content Management (ECM) ist, wie bei einer Vielzahl von Informationsmanagement-Projekten, maßgeblich von einer korrekten Konzeptions- und Planungsphase abhängig. Hierbei gibt es kein allgemeingültiges Vorgehen nach Schema F. Jedoch gibt es bestimmte Vorgehensweisen, die wir Ihnen aufgrund unserer zehnjährigen Beratungserfahrungen gerne vorschlagen würden und sich auch vielfach bewährt haben. Vorgehensweise Die Durchführung eines ECM-Projektes unterscheidet sich nicht im Wesentlichen von anderen IT- Projekten. Auch beim ECM-Projekt sind erst die Strategie, dann die Organisation und erst dann die Technik wichtig. Betrachtet man den Projektablaufplan, so ist die Produktauswahl erst an dritter Stelle gesetzt, nach der Vor- und Machbarkeitsstudie. Vorgehensmodell ECM-Projekt Diese Schritte sind Voraussetzung, um einen entsprechenden Auswahlkriterienkatalog zu erstellen. Oft werden wir als Beratungshaus gefragt, ob wir nicht einen solchen Katalog haben und diesen zur Verfügung stellen könnten. Würde es einen solchen Katalog geben, der auf alle Unternehmen und alle Bedürfnisse zugeschnitten wäre, gerne. Aber da jedes Unternehmen, jedes ECM-Vorhaben unterschiedlich ist, ist auch für jeden ein eigener Katalog zu erstellen. Pentadoc Consulting AG Seite 3/8

4 Die Ergebnisse aus der Vorstudie und Machbarkeitsstudie sind für die Systemauswahl zwingend notwendig. Folgende Bereiche sind für die Systemauswahl ausschlaggebend: ECM-Lösung o Lösungsszenario in der ersten Ausbaustufe o Langfristiges Ziel des Lösungs-Einsatzes im Unternehmen o Benötigte Technologiekomponenten o Vollumfängliche Erhebung des Dokumentenaufkommens im Unternehmen Unternehmensdaten o ECM-Unternehmensstrategie o Entscheidungsszenario o Betriebswirtschaftliche Voraussetzungen Projektdaten o Budget (je Ausbaustufe) o Zeitplan o Ressourcen IT-Rahmenbedingungen o Vorhandene Infrastruktur o Benötigte Schnittstellen o Besondere Anforderungen o Bedingungen für den Systembetrieb o Migrationssysteme Pentadoc Consulting AG Seite 4/8

5 Auswahlverfahren Eine bewährte Vorgehensweise möchten wir an dieser Stelle beschreiben, um zu verdeutlichen, dass eine Suche nach der entsprechenden Lösung erfolgreich sein kann und eine fundierte Entscheidung möglich ist. Dieses Auswahlverfahren klingt vorerst aufwändig, doch anhand dieser Schritte ist es möglich, einen guten Partner zu finden. Denn die Zeiten, in denen ein Projektleiter ein Produkt aus dem Bauch heraus kaufen konnte, sind längst vorbei. Entscheidungen müssen dokumentiert werden und auch noch nach Jahren nachvollziehbar sein, Investitionsschutz ist hier das Schlagwort. Planung der Auswahlphase Es ist sehr ernst gemeint, diese Phase zu planen, denn hier wird der Grundstein für den Erfolg des Projektes gelegt. In den meisten Fällen wird für die Auswahlphase zu wenig Zeit eingeplant. Für den Auswahlprozess sind die Personen zu definieren, die beteiligt sein müssen oder sollen. Deren Verfügbarkeit ist zu prüfen, auch ist zu verdeutlichen, warum die Beteiligung der verschiedenen Personen notwendig ist. In der Planung sollten auch Feiertage, Urlaube, Firmenevents (Jahresabschluss, arbeitsintensive Zeiten etc.) berücksichtigt werden. Der Entscheidungsprozess ist in jedem Unternehmen anders und Fallstricke können entstehen, wenn beispielsweise die Produktentscheidung nur im monatlichen Vorstandsmeeting getroffen werden kann. Eine Verschiebung des Projektes um einen Monat kann viel Geld kosten. Ein Puffer und zeitige Bekanntgabe von Terminen minimiert das Risiko eines Projektverzugs. Erstellen eines Kriterienkataloges In diesem Kriterienkatalog sollten alle Fragen an die Hersteller aufgelistet sein. Empfehlenswert ist, dies in Form einer Excel-Tabelle darzustellen und für jeden Themenbereich einen eigenen Reiter zu erstellen. Das hat den Vorteil, dass die verschiedenen Aussagen der Hersteller mit wenig Aufwand gegenübergestellt werden können. Die Fragen sind so direkt wie möglich zu formulieren, damit die Beantwortung auch entsprechend knapp und prägnant werden kann, denn nur so lassen sich auch die Antworten vergleichen. Erstellen einer Liste mit zu betrachtenden Herstellern Eine Ausschreibung mit mehr als 10 Herstellern ist sehr aufwändig. Es sollen ja auch alle entsprechend betrachtet werden. Um aus der Masse die richtigen Produkthersteller zu finden, sind Informationen zu sammeln: in Gesprächen mit den Herstellern auf Messen oder Kongressen, durch die Beratung von unabhängigen ECM-Spezialisten oder durch Studien. Mithilfe der wichtigsten Kriterien aus dem Kriterienkatalog lässt sich meist schnell eine Liste der möglichen Kandidaten erstellen. Pentadoc Consulting AG Seite 5/8

6 Erstellen der Ausschreibungsunterlagen Der Kriterienkatalog reicht i. d. R. nicht für ein Auswahlverfahren aus. Es sind Ausschreibungsunterlagen zusammenzustellen. Diese Unterlagen sollten eine kurze Beschreibung des Projekt-Vorhabens, einen groben Projektplan, den Kriterienkatalog und die Ausschreibungsdaten (Ansprechpartner, Abgabetermin, Ausfüllanleitung etc.) beinhalten. Diese Unterlagen unterstützen die Hersteller bei der Beantwortung der Fragen. Es kommt durchaus vor, dass Hersteller aufgrund des Kriterienkataloges oder der Lösungsbeschreibung feststellen, dass ihre Produktpalette nicht geeignet ist, das geforderte Projektvorhaben umzusetzen. Beantwortung des Kriterienkataloges durch Hersteller Bevor die Ausschreibungsunterlagen an die ausgewählten Hersteller versendet werden, ist vorab eine Ankündigung per Telefon oder ratsam. Unabhängige Gewichtung der einzelnen Bereiche und Fragen Es ist wichtig, dass vorab die einzelnen Fragen aus dem Kriterienkatalog gewichtet werden. Es sind K.o.-Kriterien zu definieren, d. h. kann ein Produkt eines dieser Kriterien nicht umsetzen, fällt dieses Produkt aus dem Portfolio. Meist handelt es sich hier um technische Bedingungen, wie zum Beispiel Datenbankversionen oder Serverplattformen. Ebenso gibt es bestimmt einige Kriterien, die interessant, aber ohne große Folge wären und andere, die für die Umsetzung von Bedeutung sind. Mit diesen drei Gewichtungsarten wird es leicht fallen, die Hersteller zu bewerten und aussagefähig über die Unterschiede zu sein. Auswertung des Kriterienkataloges Für jeden befragten Hersteller ist der Kriterienkatalog auszuwerten und mit der Gewichtung zu analysieren. Sollten Antworten unklar sein, so nehmen Sie sich die Zeit, diese bei den Herstellern nachzuhaken, dies ist bei K.o.-Kriterien sehr wichtig. Alle Antworten können in einer Tabelle gegenübergestellt und bewertet werden. Mithilfe der Gewichtung wird deutlicher, in welchen Bereichen die Produkte ihre Stärken und Schwächen haben. Erstellung einer Shortlist Aus der Beantwortung und Bewertung des Kriterienkataloges sollte es einfach sein, eine Shortlist festzulegen und 2 bis 5 Hersteller für eine Präsentation einzuladen. Selbstverständlich sollte es sein, die Hersteller, die nicht in weiterer Betrachtung sind, zu informieren. Anhand des Kataloges liegen die Begründungen bei Interesse schon parat. Pentadoc Consulting AG Seite 6/8

7 Definition der offenen Punkte und Schwerpunkte Die Hersteller sollten sich auf die Präsentation vorbereiten können und die gemeinsamen Stunden sollten möglichst effektiv genutzt werden. Hierzu ist es nötig, die Inhalte der Präsentation vorzubereiten. Es sind die Schwerpunkte zu definieren, die offenen Punkte/Fragen zu formulieren und ggf. ein kleines Szenario vorzugeben, welches dann zusammen durchgeführt werden soll. Einladung der Hersteller zu einem Präsentationstermin Zu diesem Präsentationstermin sollten nicht nur Entscheider, sondern auch Projektmitglieder oder Sachbearbeiter eingeladen werden, denn neutrale Personen sehen oft ganz andere Dinge, wie z. B. Ergonomie. Wird der Präsenationszeitraum schon vorab in den Ausschreibungsunterlagen definiert, kann unnötige Abstimmzeit eingespart werden. Auswertung der Präsentationen Während der Präsentation sollten die definierten Schwerpunkte, Fragen und Sonstiges protokolliert und ähnlich wie beim Kriterienkatalog aufgelistet werden. Mit jeder Präsentation werden auch die Vorstellungen des Gewünschten immer deutlicher, auch hier gilt noch mal: Nachhaken, wenn bei einer Präsentation etwas ungeklärt blieb. Vorentscheidung für einen Hersteller Meist weiß der Bauch oft schon, welcher Hersteller den Zuschlag bekommen wird, doch dies reicht als Entscheidungsgrundlage nicht aus. Doch dieses Bauchgefühl wurde durch die strukturierte Vorgehensweise gebildet und gefestigt. Anhand der Kataloge wird es meist nicht mehr schwer fallen, eine Vorentscheidung zu treffen. Teststellung Eine Teststellung ist meist aufwendig und oft nicht kostenfrei, kann jedoch zur Entscheidungsfindung beitragen. Eine Teststellung ist sinnvoll, da vor allem bei einer ECM- Lösung verschiedenste Bereiche bewertet werden müssen und ein unternehmensweiter Ansatz meist das Ziel der Projekte ist. Somit sind auch unterschiedliche Anwendergruppen im Unternehmen betroffen. Kann anhand der Daten aus den Kriterienkatalogen sowie der Ergebnisse aus den Präsentationen keine Vorentscheidung für einen Hersteller getroffen werden, so kann es auch sinnvoll sein, eine Teststellung mit allen Herstellern aus der Shortlist durchzuführen. Bei größeren Projekten lohnt sich dieser Mehraufwand durchaus, weil man in die Lage versetzt wird, das Look-and-Feel sowie die Leistungsfähigkeit der Anwendungen über einen längeren Zeitraum parallel vergleichen zu können vorausgesetzt, die Projektplanung lässt Ihnen diesen zeitlichen Spielraum. Pentadoc Consulting AG Seite 7/8

8 Verhandlung mit Hersteller Ab diesem Moment stehen die Rahmenbedingungen fest und es kann nun der Preis verhandelt werden. Realisierung Beginn der Umsetzung, das Produkt kann installiert werden. Fazit Mit der Beschreibung dieser Vorgehensweise wurde verdeutlicht, dass die Auswahl eines Produktes: Für jedes Unternehmen unterschiedlich ist Eine eigene Phase im Projektplan beansprucht Eine Entscheidung auf Basis von Fakten möglich ist Haben Sie weitere Fragen zum Vorgehen? Dann sprechen Sie uns an! Gerne stellen wir Ihnen unverbindlich in einem persönlichen Gespräch auch weitere Erfahrungen aus unserer Beratungspraxis vor. Pentadoc stellt Ihnen das gesamte Know-how über ECM-Lösungen zur Verfügung. Erfahrene Spezialisten begleiten Sie bei der Einführung Ihrer ECM-Lösungen von der ersten strategischen Besprechung der Erfolgsfaktoren über die Prüfung der organisatorischen Voraussetzungen, der Formulierung der strategischen Zielsetzung bis hin zur operativen Durchführung des gesamten Projektes. In jeder Phase steht Ihnen das erforderliche Know-how zur Seite. Eigens auf Ihr Vorhaben adaptierte und qualitativ hochwertige Werkzeuge helfen mit, den Erfolg zu sichern. Kontakt: Pentadoc Consulting AG Messeturm Friedrich-Ebert-Anlage Frankfurt am Main Tel +49 (0) Fax +49 (0) Pentadoc Consulting AG Seite 8/8