Detailweisungen Einkaufskreditkarten Mitarbeiterkreditkarten

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1 Finanzverwaltung des Kantons Bern Administration des finances du canton de Berne Tresorerie Tresorerie Münsterplatz Bern Telefon Telefax Detailweisungen Einkaufskreditkarten Mitarbeiterkreditkarten Bearbeitungs-Datum: 1. April 2011 Version: 1.0 Ersteller: Tresorerie Verteiler: Intranet

2 Inhaltsverzeichnis 1 Ausgangslage 3 2 Detailweisungen unpersönliche Einkaufskreditkarten Bewilligungspflicht Anwendungsbereich Kreditlimite Fakturierung der Kreditkartenbezüge Pflichten der Kreditkartenbenutzer Meldepflicht 5 3 Detailweisungen persönliche Mitarbeiterkreditkarten Bewilligungspflicht Anwendungsbereich Kreditlimite Fakturierung der Kreditkartenbezüge Pflichten der Kreditkartenbenutzer Meldepflicht 7 4 Kreditkartenbestellungen Antragsformulare Rahmenvereinbarung Basisantrag Firmenstamm Kartenantrag Einkaufskreditkarte Kartenantrag Mitarbeiterkreditkarte Versand Anträge Bestehende Kreditkarten 9 Detailweisungen Einkaufs- und Mitarbeiterkreditkarten 2

3 1 Ausgangslage Gemäss Nr. 248a und Nr. 248b FLW werden die Details bezüglich der Verwendung von Einkaufs- und Mitarbeiterkreditkarten in separaten Weisungen geregelt. Die Weisungsbefugnis liegt gemäss Art. 126 der Verordnung über die Steuerung von Finanzen und Leistungen (FLV) bei der Finanzdirektion. Die Finanzdirektorin, Frau Beatrice Simon, hat diese Befugnis betreffend Detailweisungen für Einkaufs- und Mitarbeiterkreditkarten mit Schreiben vom 21. Januar 2011 an die Finanzverwaltung delegiert. Detailweisungen Einkaufs- und Mitarbeiterkreditkarten 3

4 2 Detailweisungen unpersönliche Einkaufskreditkarten 2.1 Bewilligungspflicht Die Beschaffung von Einkaufskreditkarten unterliegt nicht der Bewilligungspflicht durch die Tresorerie. Die Bewilligungsmodalitäten sind auf Ebene Direktion / Staatskanzlei zu regeln. 2.2 Anwendungsbereich Einkaufskreditkarten dürfen nur für geschäftliche Zwecke verwendet werden. Eine private Nutzung ist nicht gestattet. Einkaufskreditkarten dürfen nur für Einkäufe von Waren und Dienstleistungen über das Internet eingesetzt werden, sofern vom Lieferanten keine Rechnungsstellung vorgesehen ist. Abweichende Bestimmungen können durch die Tresorerie bewilligt werden. Barbezüge sind generell ausgeschlossen. 2.3 Kreditlimite Die Maximallimite pro Karte und Monat beträgt CHF Höhere Limiten sind innerhalb der Direktion / Staatskanzlei zu bewilligen. 2.4 Fakturierung der Kreditkartenbezüge Die Kreditkartenbezüge pro Karte werden vom Kreditkartenunternehmen den RFOE monatlich direkt in Rechnung gestellt. Die Kreditkartenrechnungen werden im FIS erfasst. Es gilt das standardisierte IKS- Verfahren gemäss Nr. 260 bis 273 FLW. Die Anwendung des Lastschriftverfahrens ist ausgeschlossen. 2.5 Pflichten der Kreditkartenbenutzer Die Kreditkartenbenutzer haben die Seriosität der Waren- und Dienstleistungsanbieter nach bestem Wissen und Gewissen zu prüfen, um eine missbräuchliche Verwendung der Kreditkarten auszuschliessen. Die Kreditkarten sind sicher aufzubewahren, so dass kein Missbrauch durch Dritte möglich ist. Bei Verlust einer Karte muss diese umgehend beim Kreditkarteninstitut gesperrt werden. Nicht mehr benötigte Kreditkarten sind beim Kreditkarteninstitut schriftlich zu kündigen. Abgelaufene Karten sind umgehend zu vernichten. Detailweisungen Einkaufs- und Mitarbeiterkreditkarten 4

5 2.6 Meldepflicht Die RFOE hat gegenüber der Tresorerie keine Meldepflicht über Mutationen im Einkaufskreditkartenportfolio. Das Kreditkartenportfolio kann periodisch via elektronische Austauschplattform DxA bei der Viseca Card Services AG abgeholt werden. Detailweisungen Einkaufs- und Mitarbeiterkreditkarten 5

6 3 Detailweisungen persönliche Mitarbeiterkreditkarten 3.1 Bewilligungspflicht Mitarbeiterkreditkarten unterliegen der Bewilligungspflicht durch die Tresorerie. Der schriftliche Antrag der Direktion / Staatskanzlei muss folgenden Inhalt aufweisen: Name und Institutionsnummer des KLER-Kreises Name und Institutionsnummer des Funktionsbereiches / Segmentes Name und Funktion der berechtigten Person Monatliche Kreditlimite Begründung Das Bewilligungsverfahren wird über abgewickelt. Das Antragsformular ist unter folgendem Link zu finden: Der Entscheid wird der Antrag stellenden Direktion / Staatskanzlei per eröffnet. 3.2 Anwendungsbereich Mitarbeiterkreditkarten dürfen nur für geschäftliche Zwecke verwendet werden. Eine private Nutzung ist nicht gestattet. Sie dürfen nur für folgende Waren- und Dienstleistungsbezüge eingesetzt werden: Einkäufe über das Internet, sofern vom Lieferanten keine Rechnungsstellung vorgesehen ist Reisespesen Übernachtungen Transport (Flug, Bahn, Taxi, etc.) Verpflegung Anderweitige Bezüge können durch die Tresorerie bewilligt werden. Barbezüge sind generell ausgeschlossen. 3.3 Kreditlimite Die Maximallimite pro Karte und Monat beträgt CHF Höhere Limiten unterliegen der Bewilligungspflicht durch die Tresorerie. Die Direktion / Staatskanzlei hat einen schriftlichen Antrag einzureichen. Das Antragsformular ist unter folgendem Link zu finden: Der Entscheid wird der Antrag stellenden Direktion / Staatskanzlei per eröffnet. 3.4 Fakturierung der Kreditkartenbezüge Die Kreditkartenbezüge pro Karte werden vom Kreditkartenunternehmen den RFOE monatlich direkt in Rechnung gestellt. Die Kreditkartenrechnungen werden im FIS erfasst. Es gilt das standardisierte IKS- Verfahren gemäss Nr. 260 bis 273 FLW. Die Anwendung des Lastschriftverfahrens ist ausgeschlossen. Detailweisungen Einkaufs- und Mitarbeiterkreditkarten 6

7 3.5 Pflichten der Kreditkartenbenutzer Die Kreditkartenbenutzer haben die Seriosität der Waren- und Dienstleistungsanbieter nach bestem Wissen und Gewissen zu prüfen, um eine missbräuchliche Verwendung der Kreditkarten auszuschliessen. Nach Erhalt der Kreditkarte ist diese von der berechtigten Person umgehend zu unterzeichnen. Die Kreditkarten sind sicher aufzubewahren, so dass kein Missbrauch durch Dritte möglich ist. Bei Verlust einer Karte muss diese umgehend beim Kreditkarteninstitut gesperrt werden. Bei Austritt der berechtigten Person ist die Kreditkarte beim Kreditkarteninstitut fristgerecht (Austrittsdatum) schriftlich zu kündigen. Abgelaufene Karten sind umgehend zu vernichten. 3.6 Meldepflicht Die RFOE hat gegenüber der Tresorerie keine Meldepflicht über Mutationen im Mitarbeiterkreditkartenportfolio. Das Kreditkartenportfolio kann periodisch via elektronische Austauschplattform DxA bei der Viseca Card Services AG abgeholt werden. Detailweisungen Einkaufs- und Mitarbeiterkreditkarten 7

8 4 Kreditkartenbestellungen 4.1 Antragsformulare Die Bestellung der Kreditkarten erfolgt dezentral durch die einzelnen RFOE. Die notwendigen Formulare inkl. ausgefüllte Beispiele sind unter folgendem Link zu finden: Rahmenvereinbarung Die Tresorerie des Kantons Bern hat mit der Viseca Card Services AG eine Rahmenvereinbarung abgeschlossen. Diese tritt per 1. April 2011 in Kraft. Die Einkaufs- und Mitarbeiterkreditkarten können zu Vorzugskonditionen bezogen werden. Die normalerweise fällige Jahresgebühr pro Kreditkarte entfällt. Die Rahmenvereinbarung beinhaltet die goldene sowie die silberne Kreditkarte. Die benötigte Kreditlimite kann frei gewählt werden. Als Standard ist die silberne Kreditkarte mit einer Kreditlimite von CHF zu beantragen. Bei einer Kreditlimite von CHF und mehr ist die goldene Kreditkarte zu wählen. Pro Kreditkarte wird eine monatliche Sammelrechnung zuhanden der RFOE erstellt. Das Zahlungsziel beträgt 30 Tage ab Datum der Rechnungsstellung. Bei verspäteter Zahlung werden von der Viseca Card Services AG keine Verzugszinsen und Mahngebühren verrechnet. Die Kreditlimite wird jedoch bis zur Begleichung der Monatsrechnung entsprechend gekürzt. 4.3 Basisantrag Firmenstamm Bevor Einkaufs- oder Mitarbeiterkreditkarten beantragt werden können, muss bei der Viseca Card Services AG für die RFOE ein Firmenstamm eröffnet werden. Das Formular ist unter folgendem Link zu finden: Es gilt generell die Kollektivunterschrift zu zweien wie bei den Post- und Bankkonten (Nr. 286a Abs. 3 FLW). Die Unterschrift der Amtsleitung ist zwingend erforderlich. Zusätzlich ist die Abgabe einer Liste mit den Unterschriftsberechtigten erforderlich. Bei jeder aufgeführten Person ist die Funktion anzugeben. Pro Unterzeichnenden ist die Kopie eines Personalausweises (Vor- und Rückseite, Foto, Unterschrift, Ausstellungsdatum gut erkennbar) beizulegen. Das Formular ist unter folgendem Link zu finden: Die Tresorerie ist per Mail mit der aktuellen Liste der Unterschriftsberechtigten zu dokumentieren (Tresorerie-Dispo@fin.be.ch). 4.4 Kartenantrag Einkaufskreditkarte Gestützt auf den Firmenstamm kann die Einkaufskreditkarte mit Formular direkt bei der Viseca Card Services AG bestellt werden. Dabei sind die Richtlinien gemäss Ziffer 2 dieser Weisung zu beachten. Jeder Antrag ist kollektiv zu unterzeichnen. Die Unterschrift der Amtsleitung ist zwingend erforderlich. Das Formular ist unter folgendem Link zu finden: Detailweisungen Einkaufs- und Mitarbeiterkreditkarten 8

9 Die RFOE hat gegenüber der Tresorerie keine Meldepflicht über Mutationen im Kreditkartenportfolio. Das Kreditkartenportfolio kann periodisch via elektronische Austauschplattform DxA bei der Viseca Card Services AG abgeholt werden. 4.5 Kartenantrag Mitarbeiterkreditkarte Nach erteilter Bewilligung durch die Tresorerie kann die Mitarbeiterkreditkarte gestützt auf den Firmenstamm mit Formular direkt bei der Viseca Card Services AG bestellt werden. Dabei sind die Richtlinien gemäss Ziffer 3 dieser zu beachten. Jeder Antrag ist kollektiv zu unterzeichnen. Die Unterschrift der Amtsleitung ist zwingend erforderlich. Das Formular ist unter folgendem Link zu finden: Die RFOE hat gegenüber der Tresorerie keine Meldepflicht über Mutationen im Kreditkartenportfolio. Das Kreditkartenportfolio kann periodisch via elektronische Austauschplattform DxA bei der Viseca Card Services AG abgeholt werden. 4.6 Versand Anträge Die rechtsgültig unterzeichneten Anträge sind an folgende Adresse zu senden: Viseca Card Services SA Europa-Strasse Glattbrugg 4.7 Bestehende Kreditkarten Die Tresorerie empfiehlt, bestehende Kreditkartenverträge, welche nicht mit der Viseca Card Services AG abgeschlossen worden sind, auf den nächstmöglichen Termin hin zu kündigen und neue Kreditkarten bei der Viseca Card Services AG zu beziehen. Bern, 1. April 2011 Weisungsbefugte Stelle: Finanzverwaltung des Kantons Bern Detailweisungen Einkaufs- und Mitarbeiterkreditkarten 9