Anleitung für die Lohnmeldung via ELM-Standard mittels PartnerWeb

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1 Ausgleichskasse Gewerbe St. Gallen Lindenstrasse 137 Postfach St. Gallen Telefon Telefax Anleitung für die Lohnmeldung via ELM-Standard mittels PartnerWeb

2 Inhaltsverzeichnis A. Voraussetzungen zur Benützung von PartnerWeb... 2 B. PartnerWeb... 3 B.1. Anleitung... 3 B.2. Registrieren... 3 B.3. Anmelden... 5 C. Einheitliches Lohnmeldeverfahren (ELM)... 6 D. Lohnmeldedatei übermitteln... 8 Seite 1

3 A. Voraussetzungen zur Benützung des PartnerWebs Das PartnerWeb ist eine passwortgeschützte Internet-Plattform. Sie können Ihre Lohnangaben bequem und sicher Online erfassen und uns diese anschliessend auf elektronischem Weg verschlüsselt übermitteln. Die Vorteile des PartnerWeb liegen darin, dass Sie Ihre administrativen Aufgaben einfacher, komfortabler, mit weniger Papieraufwand und zudem portofrei durchführen können. Nachstehend finden Sie die wichtigsten Informationen des PartnerWeb zusammengefasst sowie anschliessend eine separate Anleitung, auf der jeder einzelne Schritt von der Anmeldung bis zur Datenübermittlung erklärt wird. Wichtiges im Überblick Funktionen Aufruf (Link) Partnernummer Technische Voraussetzungen Support Sicherheit Das PartnerWeb erleichtert Ihnen die Abwicklung von Meldungen. Sie können damit Lohnangaben erfassen und übermitteln. Aus Sicherheitsgründen können die Angaben nach der Übermittlung nicht mehr abgefragt und auch nicht mehr verändert werden. Selbstverständlich haben Sie aber die Möglichkeit, vor der Übermittlung für Ihre Unterlagen eine PDF-Datei zu erstellen. Der Aufruf des PartnerWeb erfolgt über folgenden Link: Bitte beachten Sie, dass es sich dabei um einen geschützten Link handelt und die Eingabe mit https erfolgen muss. Bevor Sie sich im PartnerWeb anmelden können, müssen Sie sich registrieren. Verwenden Sie dazu die Ihnen zugestellte Partnernummer. Für den Betrieb des PartnerWeb ist ein PC mit Internetanschluss erforderlich. Unterstützt werden die Browser Internet Explorer (ab Version 6), Firefox und Safari. Die Übertragungsgeschwindigkeit ist vom jeweiligen Internetzugang abhängig. Das PartnerWeb wurde für Sie erstellt. Die Anwendung ist so gestaltet, dass Sie ohne Vorbereitung und ohne Handbücher sofort loslegen können. Bei allfälligen Fragen oder Unklarheiten stehen wir Ihnen während unseren Büroöffnungszeiten (Montag bis Freitag: Uhr und Uhr) unter telefonisch zur Verfügung. Sie erreichen uns auch unter der -Adresse Das PartnerWeb ist passwortgeschützt. Sie bestimmen das Passwort anlässlich der Registrierung selber. Die Übermittlung der Daten erfolgt verschlüsselt. Seite 2

4 B. PartnerWeb B.1. Anleitung Zum PartnerWeb gelangen Sie über unsere Homepage oder über die Adresse Da dieser Link zu einer geschützten Seite führt, erhalten Sie je gewähltem Browser einen Sicherheitshinweis. B.2. Registrieren [Ausgleichskasse Gewerbe St. Gallen] Beim erstmaligen Zugang zum PartnerWeb müssen Sie sich zuerst registrieren. 1. Schritt: Klicken Sie zuerst auf Registrieren, um Ihr Passwort zu erfassen. (Bei künftigen Anmeldungen entfällt dieser erste Schritt.) Seite 3

5 [Ausgleichskasse Gewerbe St. Gallen] 2. Schritt: Hier müssen Sie Ihre Partnernummer und Ihre E- Mail-Adresse angeben und mit OK bestätigen. Die Partnernummer haben wir Ihnen mit den Jahresabrechnungsformularen im Dezember zugestellt. Sie erhalten von uns umgehend ein Bestätigungsmail mit dem Aktivierungscode. [Ausgleichskasse Gewerbe St. Gallen] 3. Schritt: Mit Hilfe des von uns mitgeteilten Codes können Sie Ihr Konto bei uns aktivieren. Klicken Sie dazu auf Aktivieren. Seite 4

6 [Ausgleichskasse Gewerbe St. Gallen] 4. Schritt: Geben Sie nun den Aktivierungscode sowie zweimal das von Ihnen gewählte Passwort ein. Anschliessend klicken Sie auf OK, um die Aktivierung abzuschliessen. Sie sind nun registriert und können sich anmelden. B.3. Anmelden [Ausgleichskasse Gewerbe St. Gallen] 5. Schritt: Wenn die Registrierung im PartnerWeb einmal erfolgt ist, müssen Sie sich zukünftig nur noch anmelden. Dazu geben Sie jeweils Ihre - Adresse sowie Ihr Passwort ein. Treuhänder, Personalchefs usw., welche mehrere Mandaten, Filialen etc. betreuen, sehen nach der Anmeldung eine Liste aller Firmen, bei denen sie sich mittels der Partnernummer registriert haben. Seite 5

7 C. Einheitliches Lohnmeldeverfahren Für die Übermittlung Ihrer Lohndaten mittels dem "Einheitlichem Lohnmeldeverfahren" ist die Verwendung einer Datei des Typs.xml erforderlich. Ihr Lohnprogrammhersteller kann Ihnen mitteilen, wo diese Datei auf Ihrem System abgelegt wird. Wenn Sie das "Einheitliche Lohnmeldeverfahren" zum ersten Mal anwenden, senden Sie uns Ihre.xml -Datei. Wir testen diese und stellen sicher, dass Ende Jahr mit Ihrer Lohnmeldung keine Komplikationen entstehen. Die Datei können Sie uns per "PartnerWeb" wie folgt übermitteln: 1. Schritt: Auf der Startseite wählen Sie im Menu auf der linken Seite Unterstützung anfordern (Support). 2. Schritt: Im Kontakt-Formular können Sie eine Nachricht mit bis zu 1000 Zeichen erfassen. Für die spätere Übermittlung müssen die beiden Felder Betreff und Nachricht ausgefüllt werden. Wenn Sie die Nachricht erfasst haben, klicken Sie auf Datei hinzufügen. Seite 6

8 3. Schritt: Klicken Sie auf das Feld ( ) um die.xml -Datei von Ihrem PC hinzuzufügen. Sobald diese in der Liste erscheint, bestätigen Sie mit Ok. Falls Sie die Datei nochmals löschen möchten, markieren Sie die entsprechende Zeile mit einem Häkchen und drücken Sie auf die Schaltflächte Zeile löschen. Zurück im Kontakt-Formular, können Sie uns die Datei für den Test übermitteln. Seite 7

9 D. Lohnmeldedatei übermitteln 1. Schritt: Auf der Startseite wählen Sie im Menu Lohnmeldedatei übermitteln. 2. Schritt: Klicken Sie auf das Feld ( ) um die.xml -Datei ab Ihrem PC hinzuzufügen. Seite 8

10 Überprüfen Sie die Datei, sobald diese eingefügt wurde über die Schaltfläche Datei überprüfen. 3. Schritt Falls Ihre Kinderzulagen von den mittels Zulagenentscheiden bewilligten Ansprüchen abweichen, muss dies in jedem Einzelfall kurz begründet werden. Seite 9

11 4. Schritt Anschliessend überprüfen Sie Ihre Angaben nochmals in der Rekapitulation. Seite 10

12 5. Schritt Sie können die Datei an uns übermitteln. Der erfolgreiche Datentransfer wird Ihnen bestätigt. Sie haben zudem die Möglichkeit, die Rekapitulation als PDF anzeigen zu lassen und einen Ausdruck für Ihre Akten zu erstellen. Seite 11