das Multiprojektmana gement

Transkript

1 Die KLUSA Module Die Projektmanagement-Software KLUSA ist in Module für das Projektmanagement, das Ressourcenmanagement, das Multiprojektmana gement und weitere gegliedert. Für das, also für alle Aufgaben des Multiprojektmanagers oder des Projektbüros, steht das Modul»Management«zur Verfügung. Wesentliche Aufgaben im Es ist eine Herausforderung, eine Vielzahl an Projekten in einem Unternehmen oder Unternehmensbereich zu überwachen und zu steuern. Dies wird umso anspruchsvoller, je stärker sich die Projekte gegenseitig beeinflussen oder um dieselben Ressourcen konkurrieren. Die Aufgaben im umfassen im Wesentlichen: Einhaltung der Rahmenbedingungen (Kosten, Termine, Inhalte) analysieren Status und Fortschritts der Projekte analysieren Kritische Abweichungen identifizieren, um früh korrigierend eingreifen zu können Einheitliches Qualitätsmanagement und einheitliche Projektbewertung sicherstellen Projektabläufen (z.b. formalisierte Anträge, Phasenmodelle für bestimmte Projekttypen, etc.) standardisieren und Einhaltung überwachen Aggregierte Berichte und Entscheidungsvorlagen für das Management erstellen Übergreifendes Wissensmanagement (Projekt- Lernen und Umsetzung in neuen Projekten) Entscheidungen umsetzen und dokumentieren Beispiel der Darstellung einer Projektphasenübersicht in KLUSA 1

2 Das KLUSA»Management«Modul Zur Bearbeitung der oben beschriebenen Aufgaben ist KLUSA nach typischen Aufgabenstellungen und Abläufen geordnet. Um eine große Projektmenge handhaben zu können, steht ein Filter zur Eingrenzung der zu betrachtenden Projekte zur Verfügung. Alle Auswertungen beziehen sich dann auf die gefilterte Projektliste. Filter können von Benutzern individuell gespeichert werden, außerdem können wichtige Filter vom Projektbüro zentral für alle Benutzer zur Verfügung gestellt werden. Darüber hinaus kann die KLUSA Portalfunktion genutzt werden, um Projektanalysen zu begrenzen, oder aber portalübergreifend durchführen zu können. Status und Fortschritt der Projekte Folgende Statusübersichten bietet KLUSA u.a. an: Phasen und Projektermine (Plan- und Isttermine), siehe Abb. 1 Meilensteinübersichten Einsparungen (Plan, Ist, Forecast)) Rating (Projektampel) und Statusindikatoren (Termine, Kosten, Ressourcen) Projektrisiken Kosten (Plan, Ist, Forecast) Aufwands- und Projektfortschritt in tabellarischer Darstellung Analyse der Projektberichte In KLUSA können an zentraler Stelle alle ak tuellen Projektberichte eingesehen werden. Fehlende Berichte werden ebenfalls automatisch identifiziert in einer Übersicht dargestellt. Dies erspart mühsames Identifizieren der ausstehenden Berichte. Zur Weitergabe, Präsentation oder Nachbearbeitung stehen die Formate Microsoft Word, Powerpoint, HTML und PDF zur Verfügung. Bericht-Layouts und Inhalte können selbst definiert und erzeugt werden. Rohdatenexporte nach Excel zur Weiterverarbeitung, bspw. zur Auswertung in Excel-Pivot-Tabellen, sind ebenfalls möglich. (Weitere Details hierzu finden Sie in dem entsprechenden Datenblatt»KLUSA Reporting«.) 2

3 Die Projektberichte in der Übersicht Das KLUSA Management Dashboard Nur bei einer frühen Identifizierung von Planabweichungen können rechtzeitig Maßnahmen ergriffen werden und negative Auswirkungen auf andere Projekte vermieden werden. KLUSA bietet in einem Dashboard die hierfür notwendigen Übersichten. Die Inhalte und die Darstellung des Dashboards sind individuell konfigurierbar, dabei gibt es grafische und tabellarische Komponenten. Das Dasboard zeigt die wichtigsten Projektattribute Anstehende Entscheidungen werden ebenfalls im Dashboard angezeigt. Dies umfasst die Projektgenehmigung, z. B. über das Speichern des Projektreferenzplans (Basisplan), sowie Projektänderungsanträge (Change Requests), die entsprechend ihres Status zur Genehmigung an stehen. 3

4 Qualität der Projektdurchführung Um Projekte bezüglich ihrer Durchführungsqualität beurteilen zu können bietet KLUSA a. die Berechnung von Performance Indikatoren (Metriken, Kennzahlen) und b. Auswertungen der Terminabweichungen von Meilensteinen und Projektphasen an. KLUSA berechnet pro Projekt folgende Performance Indikatoren: Abweichungen im Terminplan (Terminverzüge) Änderungen des Projektinhalts (dies wird über die Anzahl der Change Requests mit Änderungen des Projektinhalts, des sog.»scope«, ermittelt) Budget-Abweichungen Abweichungen z. B. des geplanten zum tatsächlichen Aufwand Die entsprechenden Kennzahlen ermittelt KLUSA über hinterlegte Formeln. Aus den Einzelwerten wird die Kennzahl für die Effizienz des Projektes gemittelt. Dabei können auch Subprojekte berücksichtigt werden. Diese Indikatoren sind in korrespondierenden Tabellen im KLUSA Management Modul zusammen gefasst. Es können auch Effizienzindikatoren für ganze Projektprogramme ermittelt und visua lisiert werden. Unter Benutzung aller Projektbewertungen ist es möglich die aktuelle Situation aller betrachteten Projekte einzuschätzen. Indikatoren aus den Projektkennzahlen in der Zusammenfassung Beispiel aus der Zusammenfassung: Projektbewertung 4

5 Durch diese Auswertungen und Analysen können Schwachstellen identifiziert werden. Häufungen positiver oder negativer Kennzahlen erlauben die spezifische Analyse und bieten einen Ausgangspunkt für zielgenaue Verbesserungen in den Prozessen und Methoden, um die Projektkultur in dem Unternehmen zu verbessern. Dies ist eine wesentliche Grundlage für eine lernende und sich stetig verbessernde Projekt organisation. Fazit Effizientes ist erst durch die Bereitstellung und Aufbereitung zahlreicher Informationen möglich. KLUSA unterstützt das Projektbüro und das Management durch einfache Bedienung und eine klare Darstellung der Informationen. Mit wenigen Klicks ist die gewünschte Information sichtbar und die sind entsprechende Berichte erstellt. Multiprojektmanager und die Mitarbeiter von Projektbüros sind mit KLUSA in der Lage, zahlreiche, komplex interagierende Projekte schnell auszuwerten und effizient zu steuern. Projektmanagement Software & Consulting Gern informieren wir Sie unverbindlich über unser Angebot. OPUS Business Solutions GmbH Landsberger Str. 290 Tel.: (089) München Fax: (089) Copyright 2016 OPUS Business Solutions GmbH. Alle Rechte vorbehalten. MicrosoftW ord, Powerpoint und Excel sind eingetragene Namen der MicrosoftDeutschland GmbH. 5