Was ist der Unterschied zwischen Kontakte und Adressbuch?

Transkript

1 Das -System - FAQ Inhalt Was ist der Unterschied zwischen Kontakte und Adressbuch?... 1 Wie lege ich Adressen in meinem persönlichen Adressbuch ab?... 1 Wie kann ich eigene Verteiler anlegen?... 2 Wie versende ich eine an die Kalendergruppe bzw. an selbst angelegte Verteiler?... 4 Wie kann ich an mehreren Gruppen eine schreiben?... 5 Wie verändere ich die Ansicht zur Ansicht mit Nachrichtenvorschau?... 5 Wie lege ich neue Ordner an?... 6 Wie gebe ich eine Signatur ein?... 8 Warum werden meine Nachrichten, die ich nicht über Stud.ip versende, nicht im Ordner Sent abgelegt? Was ist der Unterschied zwischen Kontakte und Adressbuch? Unter Kontakte finden Sie immer die aktuellen Personen Ihres Seminars, Sie können auch Personen aus anderen Seminaren hinzufügen. Die Kontaktdaten werden automatisch vom System aktuell gehalten. Das Adressbuch ist Ihr persönliches Adressbuch, in dem Sie auch seminar-fremde Personen einpflegen können. Achtung: Als Programm-Service werden alle Seminar-Kontakte einmalig in Ihr Adressbuch eingetragen. Diese Eintragungen werden aber nicht vom System gepflegt, d.h., wenn ein Fachleiter oder ein LAA seinen Namen ändert, ist dies unter dem Reiter Kontakte vom System automatisch eingepflegt, aber nicht in Ihrem persönlichen Adressbuch! Wie lege ich Adressen in meinem perso nlichen Adressbuch ab? Klicken Sie auf Adressbuch und folgende Seite öffnet sich: Durch Anklicken des Visitenkarten-Buttons mit dem kleinen grünen Pluszeichen fügen Sie nicht-seminar- Adressen hinzu. Das -System Sylke Grüll SemBBS Mz Seite 1

2 Diese Adresse können Sie nur eingeschränkt weiter bearbeiten, indem Sie die auf dem Bild ersichtlichen Felder ausfüllen können. Anschriftsdaten oder Telefonnummer der Kontaktperson ist hier nicht einzupflegen. Dafür sollten Sie ein externes - Programm wie Thunderbird oder Outlook benutzen. Wie kann ich eigene Verteiler anlegen? Hier müssen Sie unterscheiden, ob Sie einen Verteiler auch mit externen Adressen - in Ihrem Adressbuch anlegen wollen, oder einen Verteiler nur mit internen Adressen. Adressbuch-Verteiler auch mit externen Adressen Klicken Sie links unter auf das schwarze Plus-Zeichen. Geben Sie einen Namen für den Verteiler ein und schließen Sie die Eingabe mit einem Return ab. Das -System Sylke Grüll SemBBS Mz Seite 2

3 Der neue Verteiler (Kontaktgruppe) ist angelegt. Löschen oder umbenennen können Sie, indem Sie neben dem schwarzen Plus-Zeichen das Zahnrad-Zeichen anklicken und entsprechend den Verteiler löschen oder umbenennen. Hinzufügen/Löschen von Personen zum Adressbuchverteiler Klicken Sie eine Person an, die Sie Ihrem angelegten Verteiler hinzufügen möchten. Klicken Sie dann den Reiter Gruppen an. Hier werden Ihnen alle angelegten Verteiler angeboten. Haken Sie nun die Verteilergruppe an, die Person wird eingetragen. Nehmen Sie den Haken wieder heraus, die Person ist aus dem Verteiler wieder ausgetragen. Achtung: Nicht die Person aus dem Verteiler löschen, indem Sie sie auswählen und auf das löschen-symbol klicken. Damit löschen Sie die Person vollständig aus dem Adressbuch!!! Das -System Sylke Grüll SemBBS Mz Seite 3

4 Verteiler nur mit internen Adressen: Klicken Sie auf den Button Nachrichten und dann auf den Reiter Kontakte : Klicken Sie nun auf den Reiter Gruppenverwaltung. Hier öffnet sich das gleiche Eingabefeld wie bei Kalendergruppen anlegen. Gehen Sie genauso vor. Achtung: Es ist hier nur möglich Verteiler von Seminar- -Adressen anzulegen, externe -Adressen können nicht eingebunden werden. Dazu müssen Sie das Adressbuch verwenden. Wie versende ich eine an die Kalendergruppe bzw. an selbst angelegte Verteiler? Klicken Sie auf den Button Nachrichten und dann auf den Reiter Kontakte. Wählen Sie den Punkt Meine Gruppen aus. Hier finden Sie auch die angelegten Kalendergruppen wieder, auch Ihre eigenen. (siehe Anleitung: 3-Termine eingeben und verwalten) Klicken Sie die Gruppe an: Sie können durch Anklicken des Brief-Symbols allen Mitgliedern dieser Gruppe eine schreiben. Das -System Sylke Grüll SemBBS Mz Seite 4

5 Wie kann ich an mehreren Gruppen eine schreiben? Klicken Sie die Mehrfachauswahl an. Entweder Sie ziehen mit gedrückter linker Mouse-Taste die Gruppen in das linke Feld oder Sie klicken auf das Plus-Symbol. Anschließend unter dem Auswahlfenster auf den blauen Haken klicken. Wie vera ndere ich die Ansicht zur Ansicht mit Nachrichtenvorschau? Einfach hier einen Haken setzten, diese Feldleiste rutscht dann nach oben Das -System Sylke Grüll SemBBS Mz Seite 5

6 und die Nachrichten werden in der Vorschau angezeigt. Wie lege ich neue Ordner an? Klicken Sie unten links das Zahnrad-Symbol an und wählen Sie Ordner verwalten aus. Das -System Sylke Grüll SemBBS Mz Seite 6

7 Klicken Sie wiederum unten links auf das Plus-Symbol: Einfach nun einen neuen Ordnernamen eingeben und speichern. Er erscheint nun links in der Liste. Bitte bei Ordnernamen keine Punkte eingeben! Sonst kommt eine Fehlermeldung. Diese Ordnerstruktur sehen Sie dann auch in Ihrem externen Mail-Programm, Thunderbird, Outlook etc. Das -System Sylke Grüll SemBBS Mz Seite 7

8 Wie gebe ich eine Signatur ein? Klicken Sie auf Einstellungen : Dann auf den Reiter Identitäten : Klicken Sie nun links Ihre Identität an: Hier soll immer die dienstliche -Adresse stehen. Sie wird aus Xi übergeben. Das -System Sylke Grüll SemBBS Mz Seite 8

9 Klicken Sie nun den Reiter Signatur an: und geben hier Ihre Signatur ein. Speichern nicht vergessen. -- Sylke Grüll Fachleiterin allg. Seminar Bereichsleitung E-Learning / Homepage STAATLICHES STUDIENSEMINAR FÜR DAS LEHRAMT AN BERUFSBILDENDEN SCHULEN MAINZ Wallstraße Mainz Telefon Telefax sylke.gruell@sembbsmainz.de neue ab : sylke.gruell@bbs-mz.semrlp.de Das -System Sylke Grüll SemBBS Mz Seite 9

10 Nachrichten über Outlook oder IPhone versenden Warum werden meine Nachrichten, die ich nicht u ber Stud.ip versende, nicht im Ordner Sent abgelegt? In Outlook bitte noch folgende Einstellungen vornehmen: Kontoeinstellungen => Konto auswählen => Weitere Einstellungen anklicken Und nun für gesendete Elemente die gewünschte Einstellung vornehmen. Ich bevorzuge, dass die gesendeten Nachrichten in stud.ip im Ordner Sent abgelegt werden, danach werden sie in meine jeweiligen Ordner verteilt. Das -System Sylke Grüll SemBBS Mz Seite 10

11 Für das IPhone werden folgende Einstellungen empfohlen: Quelle: Wie Sie z.b. mit dem Samsung-Galaxy ein konto einrichten sehen Sie hier: Das -System Sylke Grüll SemBBS Mz Seite 11