Beschreibung zur Überprüfung einer digital signierten E-Rechnung

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1 Beschreibung zur Überprüfung einer digital signierten E-Rechnung Aufgrund des BMF-Erlasses vom Juli 2005 (BMF /0183-IV/9/2005) sind ab nur noch jene elektronischen Rechnungen vorsteuerabzugsberechtigt, die mit einer entsprechenden Digitalen Signatur (Sicherstellung von Authentizität und Integrität) versehen wurden. Aus diesem Grund erhalten Sie Ihre Rechnung elektronisch signiert. Muster einer ungeprüften und einer gültigen Signatur (Position rechts unten auf der ersten Seite): Damit die Gültigkeit der elektronischen Unterschrift ordnungsgemäß überprüft werden kann, müssen am Computer einmalig verschiedene Einstellungen vorgenommen werden: Bitte gehen Sie wie auf den folgenden Seiten beschrieben vor. Die Rechnung muss in elektronischer Form sieben Jahre archiviert werden. Ein Ausdruck in Papierform genügt für den Vorsteuerabzug nicht. Seite 1

2 Schritt 1: Bitte öffnen Sie die Rechnung (die beiliegende pdf-datei doppelklicken). Folgen Sie nun der Beschreibung, abhängig davon, welche Version Sie installiert haben. Diese wird Ihnen beim Start von Acrobat Reader, der automatisch mit der Rechnung geöffnet wird, angezeigt. Außerdem ist diese im Menü Hilfe ersichtlich: Einstellungen für die Version 6.x (Seite 3-4) Einstellungen für die Version 7.x (Seite 5-6) Einstellungen für die Version 8.x (Seite 7-8) Einstellungen für die Version 9.x (Seite 9-11) Schritt 2: Überprüfung der Einstellungen Nach Durchführung der Einstellungen sollten Sie die Gültigkeit der Unterschrift überprüfen können. Erforderlich für eine automatische Prüfung beim Öffnen eines digital signierten Dokumentes ist eine aktive Internetverbindung. Wenn Sie nun die elektronische Rechnung schließen und anschließend neu öffnen, finden Sie rechts unten auf der ersten Seite folgenden Hinweis: Ein Klick auf Unterschrift gültig öffnet eine zusätzliche Maske. Hier können Details der Signatur nachgelesen werden. Sollte die Unterschrift nach den getroffenen Einstellungen trotzdem nicht geprüft werden, bitte noch Schritt 3 Stammzertifikat von A-Cert installieren (Seite 9-11) durchführen. Seite 2

3 1.1 Einstellungen für die Version 6.x Wählen Sie Bearbeiten Grundeinstellungen Kategorie Digitale Unterschriften Bitte stellen Sie nun folgendes ein: Seite 3

4 anschließend klicken Sie auf Folgende Maske erscheint - bitte treffen Sie nachstehende Einstellungen: Beenden Sie die Erweiterten Grundeinstellungen und Grundeinstellungen mit OK. Die Einstellungen sind nun geändert, bitte mit Schritt 2 (Seite 2) fortfahren. Seite 4

5 1.2 Einstellungen für die Version 7.x Wählen Sie Bearbeiten Grundeinstellungen Kategorie Sicherheit Bitte stellen Sie nun folgendes ein: anschließend klicken Sie auf Seite 5

6 Folgende Maske erscheint - bitte treffen Sie nachstehende Einstellungen: Register Überprüfung Register Windows-Integration Beenden Sie die Erweiterten Grundeinstellungen und Grundeinstellungen mit OK. Die Einstellungen sind nun geändert, bitte mit Schritt 2 (Seite 2) fortfahren. Seite 6

7 1.3 Einstellungen für die Version 8.x Wählen Sie Bearbeiten Grundeinstellungen Kategorie Sicherheit Bitte stellen Sie nun folgendes ein: anschließend klicken Sie auf Seite 7

8 Folgende Maske erscheint - bitte treffen Sie nachstehende Einstellungen: Register Überprüfung Register Windows-Integration Beenden Sie die Erweiterten Grundeinstellungen und Grundeinstellungen mit OK. Die Einstellungen sind nun geändert, bitte mit Schritt 2 (Seite 2) fortfahren. Seite 8

9 1.4 Einstellungen für die Version 9.x Wählen Sie Bearbeiten Voreinstellungen Kategorie Sicherheit Bitte stellen Sie nun folgendes ein: anschließend klicken Sie auf Seite 9

10 Folgende Maske erscheint - bitte treffen Sie nachstehende Einstellungen: Register Überprüfung Seite 10

11 Register Windows-Integration Beenden Sie die Erweiterten Voreinstellungen und Voreinstellungen mit OK. Die Einstellungen sind nun geändert, bitte mit Schritt 2 (Seite 2) fortfahren. Seite 11

12 Schritt 3: Stammzertifikat von A-Cert installieren (nur durchzuführen, wenn Prüfung nicht funktioniert) Hinweis! Laut Information der Firma A-Cert ist das Installieren des Stammzertifikates nicht notwendig, wenn als Betriebssystem Microsoft XP verwendet wird und der automatische Windows-Update eingestellt wurde. Da wir jedoch davon ausgehen, dass diese Einstellung eventuell nicht aktiviert ist, empfehlen wir bei Problemen mit der Zertifikatsprüfung das Stammzertifikat wie nachfolgend beschrieben manuell zu installieren. Die Firma A-Cert stellt das so genannte Stammzertifikat, das für die Überprüfung der Signatur notwendig ist, unter folgendem Link zur Verfügung: Bitte klicken Sie diesen an oder geben Sie die oben angeführte Adresse im Webbrowser (z.b. Internet Explorer) ein. Folgende Maske erscheint - klicken Sie auf Speichern Seite 12

13 Wählen Sie als Speicherort beispielsweise Desktop aus Auf Ihrem Desktop befindet sich nun die Datei all-stamm-cert.p7b Klicken Sie diese Datei nun mit der rechten Maustaste an und wählen Zertifikat installieren Seite 13

14 Der folgende Assistent wird gestartet, bitte folgen Sie diesem: Seite 14

15 Das Stammzertifikat wurde erfolgreich installiert. Wenn Sie nun die E-Rechnung erneut öffnen, wird die Signatur als gültig angezeigt. Seite 15