So geht s Schritt-für-Schritt-Anleitung

Transkript

1 So geht s Schritt-für-Schritt-Anleitung Software WISO Mein Büro 365 inkl. Webselling Thema Import von Vorgängen über das Modul Webselling Version/Datum ab Inhaltsverzeichnis 1. Einführung Vorbereitung der Excel-Datei Dateiimport-Assistent Weitere Felder im Überblick Problembehebung Erstellen von Import-Vorlagen mit dem Expertenmodus Einführung Über den Datenimport-Assistenten im Bereich Verkauf > E-Commerce-Bestellungen können Sie nicht nur Ihre Webshop-Bestellungen, sondern allgemein Vorgänge (sprich Aufträge, Lieferscheine oder Rechnungen) von außerhalb in Ihr WISO Mein Büro 365 importieren. Es ist notwendig, dass die Quelldatei im XLS oder auch CSV-Format vorliegt. In folgendem Beispiel wird auf den einfacheren Import über eine XLS-Datei an eingegangen. Hinweis: Das Abrufen der Webshop-Bestellungen findet im Normalfall über das direkte Einlesen der Bestellung statt, wodurch diese Schritte entfallen würden. Diese Anleitung dient einzig und allein dem Vorgangsimport der Bestellungen aus einer Quelldatei und nicht aus dem Webshop. 1 S e i t e

2 2. Vorbereitung der Excel-Datei Obwohl der Dateiimport-Assistent keine Reihenfolge bei den einzelnen Spalten der Quelldatei vorgibt, gibt es trotzdem ein paar Dinge zu beachten. Je nachdem, wie viele Informationen mit dem Vorgang importiert werden sollen, kann diese Vorbereitung aber recht zügig geschehen. Öffnen Sie zuerst den Menüpunkt Stammdaten > Einstellungen > E-Commerce > Webshop. Stellen Sie hier nun einen Standard-Artikel unter Artikel bei fehlender Zuordnung ein, der automatisch für die Artikel eingesetzt wird, für die keine Zuordnung gefunden werden kann. Ob diese Einstellung letzten Endes überhaupt zum Tragen kommt, hängt im Prinzip nur mit Ihrer Vorbereitung der Excel-Tabelle für den Import zusammen. Es ist allerdings kein Fehler, diese Einstellung trotzdem zu treffen. Öffnen Sie anschließend Ihre Excel-Datei für den Import. Im Folgenden wird eine Datei verwendet, welche sich auf die Basis-Informationen für den Vorgangsimport beschränkt. Der Import findet hier nur für einen Kunden statt, genau so können mit nur einem Importvorgang direkt Aufträge oder Rechnungen für verschiedene Kunden importiert werden. Diese Fälle werden weiter unten erläutert. Als Grundlage für den Import, dienen die Artikelund Kundendaten des Demomandanten. 2 S e i t e

3 Die Zeilenüberschrift in Zeile 1 ist nicht notwendig und dient nur der Übersicht. Es wurde hier die gleiche Bezeichnung gewählt, die die Felder im WISO Mein Büro 365 Dateiimport-Assistenten tragen. Auch dies dient nur der besseren Übersicht und ist nicht zwingend erforderlich. 2.1 Dateiimport-Assistent In diesem Fall wird ein Auftrag für den Kunden mit der Kundennummer 100 importiert. Dieser soll einen Auftrag über die beiden Artikel A-0001 und A-0002 erhalten. Dafür ist es wichtig, dass die BestellnummerShop identisch ist. Sofern dieses Feld nicht vorhanden ist oder diese Nummer abweicht, so erstellt die Software zwei separate Aufträge mit jeweils nur einem Artikel für den gleichen Kunden. Weitere Informationen zu den Feldern finden Sie unter Punkt 3 dieser Anleitung. Zusammenfassung: Sollen Aufträge mit mehreren Artikeln für ein und denselben Kunden importiert werden ist es notwendig, dass die BestellnummerShop für diese Zeilen identisch ist. Um diesen Auftrag zu importieren ist es erforderlich, dass im Import-Assistenten die Felder zugewiesen werden, damit dieser weiß, in welcher Spalte Ihrer Excel-Datei, welche Information steht. Öffnen Sie dazu den Bereich Verkauf > E-Commerce-Bestellungen Klicken Sie anschließend rechts unten auf Bestellungen einlesen gefolgt von Datenimport-Assistenten starten F7. Beachten Sie anschließend folgende Darstellung. 3 S e i t e

4 Nachdem Sie das Quellformat und die Quelldatei ausgewählt haben, klicken Sie bitte auf Weiter um den Dateiimport-Assistenten zu starten. Hinweis: Verwenden Sie eine Excel-Datei aus Excel 2007 oder neuer mit der Endung.XLSX, so speichern Sie diese zuvor unter Excel erneut im Excel Format mit der Endung.XLS ab. 4 S e i t e

5 WICHTIG: Die Felder BestellnummerShop, Kundennummer und Artikelnummer sind Pflichtfelder und werden zum erfolgreichen Import in jedem Fall benötigt! Auf der linken Seite sehen Sie die Felder, welche für den Import zugewiesen werden können. Je nach Komplexität der Quelldatei können diese Felder optional zugewiesen werden. Um die Felder den entsprechenden Spalten zuzuordnen, klicken Sie auf der linken Seite unter Felder auf das entsprechende Feld. In diesem Fall zuerst auf BestellnummerShop, welches blau markiert wird. Klicken Sie dann auf das grüne Plus-Zeichen, woraufhin sich ein Fenster öffnet. In diesem wählen Sie unter Spalte die Spalte aus, die Sie diesem Feld zuordnen möchten. In diesem Fall der Spalte A. Die weiteren Optionen lassen Sie außer Acht und klicken auf OK. 5 S e i t e

6 Die zugewiesene Spalte wird anschließend grün umrahmt: Somit wurde das Feld BestellnummerShop der Spalte A zugewiesen. Weisen Sie anschließend noch die übrigen Felder Kundennummer und die Artikelnummer zu. 6 S e i t e

7 Da in unserem Fall in der ersten Zeile der Excel-Datei die Überschrift steht, tragen Sie im oberen Bereich unter Zeilen überspringen eine 1 ein. Somit wird die erste Zeile, also die Überschrift, nicht mit importiert. Nachdem alle Felder zugewiesen sind, klicken Sie rechts unten auf Importieren. Hinweis: Klicken Sie innerhalb des Dateiimport-Assistenten auf Weiter statt auf Importieren, erhalten Sie weitere Import-Optionen. Diese sind allerdings für einen einfachen Import nicht erforderlich. Am Ende dieser Anleitung wird darauf nochmals eingegangen. 7 S e i t e

8 Bestätigen Sie das folgende Fenster mit Ja. Es erscheint eine Meldung, wie viele Bestellungen importiert wurden: Passiert beim Klick nichts, so lesen Sie bitte unter Punkt 4 Problembehebung weiter. Prüfen Sie diese Angabe und schließen das Fenster mit OK. Unter Ihrem Webshop Konto werden die importierten Bestellungen gelistet. Um einen schnellen Überblick über die einzelnen Artikelpositionen zu bekommen, können Sie links unten die Detail-Ansicht öffnen: Wurde über den Import ein Vorgang importiert, zu dem keine Kunden-Nummer zugewiesen oder in Ihren Stammdaten gefunden werden konnte, so wird dieser Kunde unter der nächsten freien Kunden-Nummer automatisch angelegt. 8 S e i t e

9 Sofern nicht der gewünschte Kunde zugeordnet wurde, kann ein bestimmter Kunde über Rechtsklick -> Kunden zuordnen ausgewählt werden. Sie haben jetzt die Möglichkeit über einen Rechtsklick auf eine importierte Bestellung diese direkt in einen Auftrag, einen Lieferschein oder eine Rechnung weiter zu verarbeiten. 9 S e i t e

10 3. Weitere Felder im Überblick Das oben beschriebene Beispiel bezieht sich auf eine Bestellung mit so wenig Feldern, wie für den Importvorgang nötig sind. Es können aber noch weitaus mehr Felder zugewiesen und importiert werden. Diese und ihre Besonderheiten werden in dieser Liste erläutert: Bestelldatum Das Vorgangsdatum aus der Übersicht der Webshop- Bestellungen. BestellwertBrutto Wunschlieferdatum Lieferart Zahlungsart AnmerkungenBestellung ZusatzfeldBestellung 1-20 Kundennummer Der Liefertermin, der im Auftrag für den Lieferschein hinterlegt ist. Die Lieferbedingungen. Damit diese letztendlich importiert werden können ist es notwendig, dass eine Lieferbedingung unter der identischen Bezeichnung bereits unter dem Menüpunkt Stammdaten > Lieferbedingungen vorhanden ist. Siehe Lieferbedingungen Das Feld Anmerkungen ist zu finden unter dem Reiter Erweitert im Vorgang. Die individuellen Felder des Vorgangs sind unter dem Reiter Erweitert zu finden. Die Kundennummer, unter der dieser Kunde in Ihren Stammdaten vorhanden ist. Ist dies nicht der Fall, wird der Kunde automatisch in Ihren Stammdaten angelegt. PersonAnrede ZusatzfeldKunde 1-20 AbweichendeLieferung AbweichendeRechnung FrachtkostenNetto 10 S e i t e Die individuellen Felder des Kunden. Hier kann eine abweichende Lieferadresse zugewiesen werden. Ist der Kunde mit einer abweichenden Lieferadresse bereits in Ihren Stammdaten vorhanden, wird diese automatisch ausgewählt. Ist der Kunde noch nicht in den Stammdaten vorhanden und die Felder für die AbweichendeLieferung nicht zugewiesen, so wird die reguläre Kundenadresse eingesetzt. Siehe AbweichendeLieferung Ist dieses Feld gefüllt, so wird der Artikel für Frachtkosten, welcher unter Datei > Einstellungen > E-Commerce für Ihren Webshop hinterlegt ist, mit dem entsprechenden Preis in diesen Vorgang geschrieben.

11 Menge Die Anzahl des Artikels. Artikelnummer Die Artikelnummer, unter der dieser Artikel in Ihren Stammdaten hinterlegt ist. Ist dies nicht der Fall, so wird der Artikel bei fehlender Zuordnung, welcher unter Datei > Einstellungen > E-Commerce für Ihren Webshop hinterlegt ist, ausgewählt. Wählen Sie diese Variante, wenn die Artikelnummern im Webshop identisch mit denen in WISO Mein Büro sind. ArtikelnummerWebshop AbweichenderEinzelpreisNetto AbweichenderArtikeltext ZusatzfeldPosition1-20 Haben Ihre Artikel im Webshop eine andere Artikelnummer als in WISO Mein Büro, so kann die Zuordnung über die normale Artikelnummer nicht geschehen, da sie darüber nicht gefunden wird. Haben Sie im Artikel in WISO Mein Büro unter dem Reiter Sonstiges > Webshop > Artikelnummer im Webshop die Artikelnummer des Webshops eingetragen, so kann die Artikel- Zuweisung über diese Nummer stattfinden. Ist dieses Feld im Artikel nicht gefüllt, wird bei dieser Variante der Artikel bei fehlender Zuordnung ausgewählt. Der Verkaufspreis des Artikels. Ist dieses Feld nicht gefüllt, wird der Standard-Verkaufspreis des Artikels aus den Stammdaten beziehungsweise aus dem Artikel bei fehlender Zuordnung abgeholt Siehe AbweichenderEinzelpreisNetto Die individuellen Felder des Artikels. 11 S e i t e

12 4. Problembehebung Beim Klick auf Importieren passiert nichts: - Schließen Sie die Importdatei, falls diese im Hintergrund noch außerhalb von WISO Mein Büro geöffnet ist oder - Deaktivieren Sie das Fehlerprotokoll. Die Einstellung dazu finden Sie im letzten Fenster des Datenimport-Assistenten. Entfernen Sie hier den Haken bei Fehlerprotokoll ein und klicken anschließend erneut auf Importieren. 12 S e i t e

13 5. Erstellen von Import-Vorlagen mit dem Expertenmodus Falls Sie beispielsweise jeden Tag Bestellungen aus Excel-Dateien importieren möchten, die vom Aufbau alle identisch sind, so bietet sich dafür die Verwendung einer Import-Vorlage an. Sie weisen also einmalig im Dateiimport-Assistenten die Felder den entsprechenden Spalten zu, speichern diese Feldzuweisung ab und laden diese einfach beim nächsten Import. Wichtig hierbei ist, dass der Name und der Pfad der Quelldatei immer identisch sind, beispielsweise Bestellimport xls Dies ist nur mit dem Expertenmodus möglich. Da beim Import aus dem Webshop automatisch der Dateiimport-Assistent automatisch geöffnet wird, sind die ersten Schritte mit dem bereits beschriebenen Import identisch. Nachdem Sie alle gewünschten Felder zugeordnet haben, klicken Sie auf zwei Mal auf Weiter. Durch Klick auf Vorlage in Datei speichern können Sie nun die Importvorlage speichern. Wählen Sie hier einen Ort, auf den Sie schnell zugreifen können. 13 S e i t e

14 Falls Sie später den Dateiimport-Assistenten erneut öffnen, können Sie die Importvorlage direkt über Vorlage aus Datei laden auswählen: Sowohl die Excel-Datei, als auch die Spaltenzuweisungen und die weiteren Einstellungen im Dateiimport-Assistenten werden so geladen. Klicken Sie auf Weiter > Importieren, um die Datensätze zu importieren. Geschieht nichts beim Klick auf Importieren, so prüfen Sie die Hinweise unter dem Kapitel 4. Problembehebung und versuchen es erneut. 14 S e i t e