Vertragsvorbereitung Horizon 2020 Projekt ThermoDrill

Transkript

1 Vertragsvorbereitung Horizon 2020 Projekt ThermoDrill Karin Rehatschek

2 Inhalt Hintergrundinformation zu einem Horizon 2020 Projekt Zeitplan in der Verhandlungsphase Einzelne Verhandlungsphasen und Umgang mit dem Participant Portal Herausforderungen in der Verhandlungsphase Tipps

3 Hintergrundinformation zum Projekt 1. Horizon2020 Ausschreibungsrunde/2-stufiger Antrag: Thema: Entwicklung einer neuen Bohrtechnologie für die geothermische Energiegewinnung aus großen Tiefen Einreichung Stufe 1: Einreichung Stufe 2: Einladung zur Vertragsverhandlung: Projektpartner aus 6 verschiedenen Ländern (AT, DE, ES, CH, FR, IT) 2 Forschungspartner und 7 Industriepartner Budget: 5,8 Mio. Euro (Förderung: 5,4 Mio. Euro) Projektlaufzeit: 36 Monate

4 Zeitplan in der Verhandlungsphase Phase 1: First version of Grant Agreement Data including Annex I: 20/02/2015 Phase 2: Signature of Declaration of Honour: 13/03/2015 Phase 3: Signed Consortium Agreement: empfohlen 31/03/2015 Phase 4: Signed Grant Agreement: 30/04/2015 Projekt Start: 1. September 2015 (lt. Wunsch des Projektkonsortiums) Widerspruch zum Vertrag: Article 56.1: The other beneficiaries must accede to the Agreement by signing the Accession Form in the electronic exchange system within 30 days after its entry into force.

5 Allgemeines zum Participant Portal Phase 1: Grant Agreement Data Participant Portal: Projektfile wird von My Proposals automatisch in My Projects verschoben; Hauptarbeit liegt beim Projektkoordinator Bank Account Information Koordinator Dokument wird hochgeladen und von der REA-URF Validierungsbehörde eingetragen..etwaige Fehler können nicht berichtigt werden ;-))) EU-Project Officers sind sehr hilfreich und nett!!!

6 PHASE 1: Überarbeitung von Part B des Antrags Beteiligung eines Projektpartners aus der Schweiz zusätzliche Auflagen bzgl. Materialein- und ausfuhr in die EU Bestätigung, dass sich der Partner aus der Schweiz an Horizon 2020 Standards hält dieser erhält nationale Fördermittel (und keine EU-Förderung) Ethische Auflagen: Zusätzliche Informationen zu Umweltschutz- und Sicherheitskriterien Projektdurchführung: Behördengenehmigung Auflage: Öffentlichkeitswirksames Projekt; deshalb waren noch mehr öffentlichkeitswirksame Aktivitäten von der EU gewünscht Technische und Projektmanagementrisiken sollten viel klarer dargelegt werden Verweis auf ein Dokument mit ca. 200 Seiten das bestimmte Substanzen und Materialien nicht verwendet werden Tabelle wurde eingefügt History of changes

7 PHASE 1: Partnerdokumente/ Firmenevaluierung Viele Projektpartner ohne vorige EU-Projekterfahrung. Hilfestellung als Projektkoordinator erforderlich!!! Nachverfolgen des Partnerstatus ist nicht immer ganz einfach.da zwischen den einzelnen Phasen.kein Zugriff auf den Partnerstatus möglich ist (im Participant Portal); Man muss sich darauf verlassen, dass die Dokumente tatsächlich an die EU versandt wurden. Bei Konzernstrukturen nachfragen ob möglicherweise eine Third Party (z.b.: Tochter- oder Schwesterunternehmen) noch Leistungen für das Projekt erbringen soll.

8 PHASE 2 und 3: Declaration of Honour & Consortium Agreement Phase 2: Signature regarding Declaration of Honour sollte grundsätzlich kein Problem darstellen Phase 3: Consortium Agreement (allgemein nicht ThermoDrill spezifisch) Basis eines der Model Consortium Agreements ; Projektspezifische Anpassungen; Kann auch zu härteren Auseinandersetzungen führen vor allem wenn man starke, global agierende Industriepartner im Konsortium hat; die es nicht gewohnt sind in geförderten EU-Projekten zusammenzuarbeiten; Diskussionspunkte im Consortium Agreement sind meist: o o o o IPR Regeln Rechtsstreitigkeiten; wo, welche Behörde und in welcher Sprache? Definitionen und Wording Spezialfälle waren (Firmenübernahme; Affiliated Companies und Kündigungsrecht???) Erfordert viel Kompromissbereitschaft im Konsortium und vor allem Überzeugungsarbeit.

9 PHASE 4: Unterschrift Grant Agreement Koordinator bestätigt mit seiner Unterschrift, dass das Consortium Agreement von allen Projektpartnern unterschrieben wurde!!! Danach unterschreibt die EU (kann ebenfalls einige Tage dauern!!!). Erst dann können die restlichen Projektpartner unterzeichnen. ACHTUNG: Die Frist ist auf alle Fälle strikt einzuhalten ( )!!!

10 Stolpersteine Neuerliche LEAR Bestellung in Horizon 2020 und zwar bei allen Projektpartnern!!! Partner bei denen global operierende Konzerne im Hintergrund stehen. Großer Zeitdruck (Unterschriftsberechtigte bei den Partnerorganisationen müssen auch verfügbar sein!!!)

11 Schlussfolgerung Wenn alles rechtzeitig geklappt hat STEHT EINEM ERFOLGREICHEN PROJEKTSTART NICHTS MEHR IM WEGE.