Der kaufmännische Schriftverkehr

Transkript

1 Lambrich Schwichtenberg Der kaufmännische Schriftverkehr Der gute Brief gewinnt DIN 5008 Stand: 2011

2 2 114 überarbeitete Auflage, 2013 Druck 1, Herstellungsjahr 2013 Bildungshaus Schulbuchverlage Westermann Schredel Diesterweg Schöningh Winklers GmbH Pstfach Braunschweig wwwwinklersde Umschlag und Innenlayut: mehr design Uwe Mehr, Braunschweig Ft: der Titelseite: kerland-archiv Druck: westermann druck GmbH, Braunschweig ISBN Haftungshinweis zu Internetadressen in diesem Buch Trtz srgfältiger inhaltlicher Kntrlle wird die Haftung für die Inhalte der externen Seiten ausgeschlssen Für den Inhalt dieser externen Seiten sind ausschließlich deren Betreiber verantwrtlich Sllten Sie bei dem angegebenen Inhalt des Anbieters dieser Seite auf kstenpflichtige, illegale der anstößige Inhalte treffen, s bedauern wir dies ausdrücklich und bitten Sie, uns umgehend per davn in Kenntnis zu setzen, damit beim Nachdruck der entsprechende Verweis gelöscht wird Dieses Werk und einzelne Teile daraus sind urheberrechtlich geschützt Jede Nutzung außer in den gesetzlich zugelassenen Fällen ist nur mit vrheriger schriftlicher Einwilligung des Verlages zulässig 44472

3 Vrwrt Was gehörtzum guten Brief? Liebe Leserin, lieber Leser, die Briefe, die Sie (unter)schreiben, sllen ansprechen, krrekt sein und Wirkung erzielen Dieses Buch will Ihnen dabei helfen Die Einführung sagt Ihnen, was zu beachten ist, damit Ihre Briefe gut aussehen Sie erhalten Hinweise für Entwurf und Krrektur Rechtschreibung In diesem Abschnitt finden Sie Regeln und Beispiele für die aktuellen Schreibungen Tipps für Ihren Briefstil Diese Stilkunde der kaufmännischen Krrespndenz zeigt Ihnen, wrauf Sie bei Ihrer Wrtwahl und Ihrem Satzbau besnders achten müssen Das Kernstück bilden die Abschnitte Der private Schriftverkehr, Einkauf und Verkauf vn Gütern, Werbung und Bewerbung Die Briefmuster Zu den meisten Themen finden Sie zwei Muster: ein psitives und ein negatives Aus dem Vergleich der beiden Muster können Sie viel lernen 3 Die Aufgaben stellen Sie in eine knkrete praxisnahe Situatin Beim Lösen helfen Ihnen das Psitivbeispiel und die Rubrik Möglicher Inhalt Standardisierte Textverarbeitung Sieben Beispiele mit Textbausteinen und drei Beispiele für die Arbeit mit Serienbriefen zeigen Ihnen, wie Sie immer wiederkehrende Schriftstücke auch in grßen Mengen ratinell erstellen können Im Lösungsheft (Best-Nr 4448) finden Sie die Lösungen zu allen Aufgaben Die CD Der gute Brief gewinnt, die diesem Lernbuch beiliegt, bietet Ihnen zahlreiche Mustervrlagen für Briefe und Lebensläufe swie Lösungsvrschläge für die Negativbeispiele Krrespndierend zum Lernbuch sind 7 Texthandbücher mit Bausteinen, aus denen Sie Ihre Briefe zusammenstellen können und 3 Beispiele für Serienbriefe Zusätzlich zum Lernbuch finden Sie auf der CD 10 Fehlerbriefe und 10 Geschäftsgänge mit den entsprechenden Lösungen Auch im Schriftverkehr ist die Praxis der beste Lehrmeister Prüfen Sie künftig alle Schriftstücke, die Sie beruflich der privat in die Hand bekmmen Lernen Sie aus guten Beispielen und versuchen Sie, weniger gute zu verbessern Wir wünschen Ihnen viel Erflg Hans Lambrich Margit Lambrich Klaus-Wilfried Schwichtenberg 44473

4 Inhalt 1 Einführung 8 11 Aufgaben und Arten des Schriftverkehrs Vllmitteilungen Andere Mitteilungen 8 12 Aussehen des Briefes Schriftverkehr und Nrmung Papierfrmate Briefblatt A4 mit Aufdruck (Geschäftsbrief) Beschriften des Briefblattes A Empfängeranschrift Briefblatt A4 (Privatbrief) Tipps für Ihren Briefentwurf Briefaufbau Briefentwurf Zehn gldene Regeln für Ihre Briefe Pstbearbeitung und Schriftgutverwaltung 29 2 Rechtschreibung Laut-Buchstaben-Zurdnungen ss der ß? Fremdwörter Getrennt- und Zusammenschreibung Verbindungen mit einem Verb als zweitem Bestandteil Verbindungen mit Adjektiven der adjektivisch gebrauchten Partizipien Verbindungen mit Substantiv und adjektivisch gebrauchtem Partizip Andere Wrtarten Bindestrich Grß- und Kleinschreibung Substantive in festen Gefügen Elendswörter in festen Gefügen Recht und Unrecht Bitte und Danke in Verbindung mit Verben Tageszeiten Substantivisch gebrauchte Adjektive und Partizipien Adverbiale Wendungen mit Superlativen aufs / auf das Adjektive in Paarfrmeln Adjektive in Eigennamen und festen Gefügen Bezeichnungen für Sprachen Substantivisch gebrauchte Zahlwörter Substantivisch gebrauchte Adverbien Anredeprnmen du und ihr

5 Inhalt 27 Wrttrennung am Zeilenende Deutsche Wörter Fremdwörter Abkürzungen Straßennamen Das Kmma Sätze hne Kmma Vergleichende Knjunktinen als und wie Aufgezählte Adjektive (Attribute) Mehrteilige Orts- und Whnungsangaben Aufzählungen vn Stellenangaben in Büchern u dgl Infinitivgruppen Partizipgruppen Das Kmma zwischen gleichrangigen Teilsätzen Das Kmma bei Nebensätzen Das Kmma vr den Knjunktinen und, der, swie Das Kmma bei d h und z B Das Kmma in Verbindung mit Anführungszeichen und Einschüben Tipps für Ihren Briefstil Wrtwahl Das Substantiv Das Verb Das Adjektiv Das Partizip Das Adverb Die Präpsitin Die Knjunktin Das Prnmen Andere Tipps zur Wrtwahl Satzbau Wrtstellung Häufige Satzbaufehler Textaufbau Verknüpfung der Sätze Möglichkeiten für Satzverbindungen Thema-Rhema-Struktur Rhythmus und Klang 70 4 Privater Schriftverkehr Zehn Hinweise für Ihre Krrespndenz Musterbriefe und Aufgaben

6 Inhalt 5 Einkauf und Verkauf vn Gütern Ungestörte Abwicklung des Kaufvertrages Anfrage Angebt Bestellung Bestellungsannahme (Auftragsbestätigung) Besndere Kaufgeschäfte Rechnung (Lieferanzeige) Sicherung der Kaufpreisfrderung Gestörte Abwicklung des Kaufvertrages Nicht-Rechtzeitig-Lieferung (Lieferungsverzug) Annahmeverzug Schlechtleistung (Mängelrüge) Nicht-Rechtzeitig-Zahlung (Zahlungsverzug) Erlöschen eines Angebts Widerruf/Ablehnung einer Bestellung Die Werbung Werbeziele und Werbearten Ermittlung der Adressaten vn Werbesendungen Der Briefaufbau Die AIDA-Frmel Sprachliches zum Werbebrief Möglichkeiten für Ihren Briefanfang Nachfassbriefe Der unlautere Wettbewerb Schriftwechsel zwischen Betrieb und Mitarbeitern Berufsplanung Stellenbewerbung Internetstellenmarkt (Jbbörsen) Bewerbungsunterlagen Bewerbungsschreiben Knventineller Lebenslauf Eurpäischer Lebenslauf Erinnerungsschreiben Stellengesuch

7 Inhalt 75 Bearbeitung vn Bewerbungen Innerbetrieblicher Schriftverkehr Akten-, Gesprächs- und Telefnntizen Aktenvermerke Rundschreiben Elektrnische Krrespndenz Internet Elektrnische Pst ( ) Bestandteile einer Muster: Absender ist eine Privatpersn Muster: Absender ist ein Unternehmen (hier: GmbH) Tipps für Ihren -Stil Aufgaben zur Vrbereitung auf Prüfungen Standardisierte Geschäftsbriefe (Textbausteine) Texthandbuch: Anfragen Texthandbuch: Angebte Texthandbuch: Bestellungen Texthandbuch: Schlechtleistungen (Mängelrügen) Texthandbuch: Beantwrtung vn Mängelrügen Texthandbuch: Nicht-Rechtzeitig-Zahlungen (Mahnungen) Texthandbuch: Antwrten auf Bewerbungen Standardisierte Geschäftsbriefe (Serienbriefe) Serienbrief hne Abfrageptinen Serienbrief mit Abfrageptinen Serienbrief mit Bedingungsfeldern 192 Sachwrtverzeichnis 197 Grammatische Fachausdrücke

8 1 Einführung 11 Aufgaben und Arten des Schriftverkehrs Der kaufmännische Schriftverkehr dient dem Austausch geschäftlicher Infrmatinen innerhalb eines Unternehmens (zwischen einzelnen Abteilungen und Sachbearbeitern 1 ) und mit externen Partnern (Kunden, Lieferanten, Behörden, Banken, Versicherungen usw) Infrmatinsträger bzw -medien sind Briefe, Pstkarten, Vrdrucke, Telefax und Statt Schriftverkehr kann man auch den Ausdruck Krrespndenz benutzen (frz crrespndre bzw lat crrespndere = übereinstimmen) Der Schriftverkehr erfüllt dabei zwei Aufgaben: Er ergänzt das gesprchene Wrt in persönlichen Gesprächen der Telefngesprächen und er legt Willenserklärungen und Vereinbarungen eindeutig fest Um eine psitive Kundenresnanz zu erreichen, sll der Schriftverkehr eine ansprechende äußere Frm, eine klare, eindeutige Ausdrucksweise, einen flgerichtigen Aufbau und gründliche Sachkenntnis aufweisen Vllmitteilungen Je nach dem Verhältnis der Briefpartner zueinander unterscheidet man private Briefe und Geschäftsbriefe Der private Brief enthält persönliche (keine geschäftlichen) Mitteilungen Oft kennen sich Schreiber und Empfänger schn persönlich Ein guter Privatbrief ist ganz auf die Persn des Empfängers abgestimmt, nicht austauschbar und für den Absender typisch und unverwechselbar Der private Brief betrifft auch den Schriftverkehr in ffiziellen Angelegenheiten Dazu gehört z B der Schriftwechsel zwischen dem Auszubildenden und seinem Ausbilder, seinem Klassenlehrer, der Berufsschule, zwischen Mieter und Vermieter u Ä Auch private Schreiben haben nur dann den gewünschten Erflg, wenn sie sich auf den Empfänger (Vrgesetzten, Behörde, Firma) einstellen, aber nicht unterwürfig abgefasst sind Der Geschäftsbrief beinhaltet schriftliche Mitteilungen, die im Gewerbebetrieb zwischen Kaufleuten untereinander der mit ihren Kunden, Lieferanten, Behörden usw swie zwischen Angehörigen freier Berufe und ihren Kunden, Mandanten der Patienten erfrderlich sind 112 Andere Mitteilungen Die Ksten für individuelle Briefe sind hch Etwa 80 % sind Persnalksten Es gibt viele Möglichkeiten, diesen hhen Anteil zu verringern: Telefn, Telefax und können das Schreiben eines Briefes ersetzen Weitere Möglichkeiten sind: Blitzantwrt Dabei schreibt der Empfänger seine Antwrt (meist handschriftlich) auf den Originalbrief, kpiert diesen für seine Unterlagen und schickt der faxt ihn an den Absender zurück Dieses Verfahren ist zwar ratinell, eignet sich aber nur für kurze, innerbetriebliche Antwrten der in der Krrespndenz mit vertrauten Partnern Ein Absender könnte sich gekränkt fühlen, wenn er statt eines richtigen Briefes sein eigenes Schreiben zurückbekmmt 1 Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die zusätzliche Nennung der jeweils weiblichen Frm verzichtet 44478

9 Einführung Aufgaben und Arten des Schriftverkehrs Kurzmitteilung Sie eignet sich besnders als Anschreiben beim Versand vn Unterlagen der als Empfangsbestätigung Meist im Frmat ¹ 3-A4 sind Absender, Anschriftfeld, Bezugszeichen und Betreff swie mehrere Ankreuzfelder mit Stichwörtern vrgedruckt Der Sachbearbeiter kreuzt nur an, was er mitteilen will Zusätzliche Kurzinfrmatinen können auf den vrgesehenen Linien vermerkt werden Die beigefügten Unterlagen erhalten Sie mit Dank zurück zum Verbleib mit der Bitte um Anruf Kenntnis Rücksprache Entscheidung Prüfung Stellungnahme Erledigung Rückgabe Zustimmung 9 Unterschrift Auswahltext Hier können auf der Rückseite einer Pstkarte (als im Frmat A6) zutreffende Kurzinfrmatinen angekreuzt werden Auswahltexte eignen sich besnders als Antwrt auf Bestellungen, die nicht der nicht sfrt ausgeführt werden können Das Buch ist nicht bei uns erschienen erst in 3 bis 4 Wchen lieferbar Wir haben Ihre Bestellung vrgemerkt nch nicht erschienen Ein Termin ist unbestimmt Ihre Bestellung ist nicht vrgemerkt vergriffen Das Werk erscheint nicht mehr vergriffen Eine Neuauflage ist unbestimmt Freundliche Grüße Vrdruck Die Lücken eines Drucktextes können je nach Bedarf hand- der maschinenschriftlich der mit Stempeln ausgefüllt werden Beim Erstellen eigener Vrdrucke sllten die flgenden Gestaltungsgrundsätze berücksichtigt werden: Vllständig (alle benötigten Infrmatinen werden abgefragt), ablaufgerecht (alle Infrmatinen werden in der richtigen bzw lgischen Reihenflge abgefragt), schreibgerecht (es ist ausreichend Platz für Eintragungen vrhanden, es werden einheitliche Fluchtlinien und Ankreuzkästchen verwendet), maschinengerecht (der Vrdruck kann auch mit dem Textverarbeitungsprgramm ausgefüllt werden), behandlungsgerecht (der Vrdruck kann weiterverarbeitet, d h kpiert, gefalzt und ver

10 Einführung Aussehen des Briefes sandt) werden Wichtig sind in diesem Zusammenhang auch Überlegungen zum Frmat, zur Druckund Beschriftungsfarbe u Ä) Textverarbeitungsprgramme bieten die Möglichkeit, vrgefertigte Vrdrucke und Frmulare zu verwenden der individuell gestaltbare Vrdrucke mithilfe vn Ankreuzkästchen, Text- und Drp-dwn- Frmularfeldern u Ä zu generieren Textbausteine In jedem Betrieb gibt es Sachverhalte, die sich ft wiederhlen Es wäre daher unratinell, Rutinepst immer wieder neu zu frmulieren Aufgrund einer Krrespndenzanalyse der Befragungen vn Sachbearbeitern werden Textbausteine (Betreff, Anrede, einzelne Absätze der Briefteile, Grußfrmeln) sprachlich und grammatisch fehlerfrei frmuliert und für bestimmte Sachgebiete (Anfragen, Angebte, Mahnungen u Ä) mit einem Textverarbeitungsprgramm zu Texthandbüchern zusammengefasst Gut frmulierte Briefe aus Textbausteinen sprechen den Empfänger ebens individuell an wie ein knventineller Brief Weitere Infrmatinen zu Textbausteinen enthält der Abschnitt 10 dieses Buches 10 Serienbriefe Serienbriefe unterschiedlichen Inhalts können für einen vllständigen der ausgewählten (selektierten) Kundenkreis erstellt werden Der Text wird mit einem Textverarbeitungsprgramm einmal erfasst der aus vrhandenen Textbausteinen zusammengestellt Nach einem bestimmten Ablauf wird das Hauptdkument (der Brieftext) mit den bereits erfassten Empfängeranschriften zusammengeführt und gedruckt Durch das Einfügen einer individuellen Anschrift und einer persönlichen Anrede erhält der Empfänger ein scheinbar nur an ihn gerichtetes Schreiben Weitere Infrmatinen zu Serienbriefen enthält der Abschnitt 11 dieses Buches 12 Aussehen des Briefes 121 Schriftverkehr und Nrmung Für den Schriftverkehr gelten mehrere Nrmen Das Deutsche Institut für Nrmung e V (DIN) definiert seine Grundsätze und Organisatin s: Nrmung ist das Ordnungsinstrument des gesamten technisch-wissenschaftlichen und persönlichen Lebens Sie ist integrierender Bestandteil der bestehenden Wirtschafts-, Szial- und Rechtsrdnungen Nrmung ist die planmäßige, durch die interessierten Kreise gemeinschaftlich durchgeführte Vereinheitlichung vn materiellen und immateriellen Gegenständen zum Nutzen der Allgemeinheit Sie fördert die Ratinalisierung und Qualitätssicherung in Wirtschaft, Technik, Wissenschaft und Verwaltung Nrmung dient der Sicherheit vn Menschen und Sachen, der Qualitätsverbesserung in allen Lebensbereichen swie einer sinnvllen Ordnung und der Infrmatin auf dem jeweiligen Nrmungsgebiet Die Nrmungsarbeit wird auf natinaler, reginaler und internatinaler Ebene durchgeführt Träger der deutschen Nrmungsarbeit ist das DIN mit Sitz in Berlin, das als gemeinnütziger Verein deutsche Nrmen (DIN-Nrmen) erarbeitet Die Ergebnisse der Nrmungsarbeit werden in Nrmblättern niedergelegt Sie tragen das Kurzzeichen DIN und eine Nummer, z B DIN 5008 Für den kaufmännischen Schriftverkehr sind vn Bedeutung:

11 Einführung Aussehen des Briefes DIN 476 Papier-Endfrmate DIN 678 Briefhüllen DIN 680 Fensterbriefhüllen; Frmate und Fensterstellung DIN 4991 Geschäftsvrdrucke Rahmenmuster für Handelspapiere Anfrage, Angebt, Bestellung/Bestelländerung, Bestellantwrt, Lieferschein und Rechnung DIN 4998 Entwurfsblätter für Vrdrucke DIN 5007 Ordnen vn Schriftzeichenflgen (ABC-Regeln) DIN 5008 Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung DIN 5009 Diktierregeln DIN Krrekturzeichen Eurpäische Nrmen (EN) sind Dkumente, die vn einer der drei eurpäischen Nrmungsrganisatinen CEN, CENELEC der ETSI ratifiziert wurden und vn der NORM APNE in Brüssel getragen werden Die weltweite Nrmungsarbeit bliegt der ISO (= Internatinal Organizatin fr Standardizatin) mit Sitz in Genf 122 Papierfrmate Das Ausgangsfrmat der Hauptreihe (A-Reihe) ist A0 mit einer Größe vn 841 x 1189mm (= etwa 1 m 2 ) Durch Halbieren der jeweils längeren Seite erhält man das nächstkleinere Frmat Das gebräuchlichste Frmat im kaufmännischen Schriftverkehr ist A4 mit einer Größe vn 210 x 297 mm

12 Einführung Aussehen des Briefes Frmat Größe Anwendungsbeispiele A0 (841 x mm) Landkarte A1 (594 x 841 mm) Fahrplan A2 (420 x 594 mm) Pster A3 (297 x 420 mm) Zeichenblck A4 (210 x 297 mm) Geschäftsvrdruck (z B Rechnung), Kpierpapier, grßes Schulheft ² 3 A4 (198 x 210 mm) Geschäftsvrdruck (z B Kurzmitteilung) ¹ 3 A4 (99 x 210 mm) Geschäftsvrdruck (z B Kurzmitteilung) A5 (148 x 210 mm) Geschäftsvrdruck (z B Gesprächsntiz), kleines Schulheft A6 (105 x 148 mm) Pstkarte A7 (74 x 105 mm) Ausweis, Ntiz- und Klebezettel A8 (52 x 74 mm) Ntiz- und Klebezettel A9 (37 x 52 mm) Ntiz- und Klebezettel 12 Die Frmate der Zusatzreihen (B- und C-Reihe) werden bei Papiererzeugnissen benötigt, um Schriftstücke in Briefhüllen zu versenden der in Schriftgutbehältern (Mappen, Aktendeckel usw) abzulegen Briefhüllen ist der Oberbegriff für Briefumschläge (Frm U) und Taschen (Frmat T) Die wichtigsten Frmate und Beispiele für die Anwendung sind: Frmat Größe Anwendungsbeispiele B4 (250 x 353 mm) C4 (229 x 324 mm) B5 (176 x 250 mm) Briefhülle C5 (162 x 229 mm) B6 (125 x 176 mm) mit der hne Sichtfenster C6 (114 x 162 mm) DL (110 x 220 mm) je nach Gewicht: Maxi- der Grßbrief je nach Gewicht: Standard- der Kmpaktbrief Ist eine Beschriftung der Briefhülle erfrderlich, sll diese autmatinsgerecht nach den Vrgaben der Deutschen Pst AG vrgenmmen werden: Absenderzne (z B Stempelabdruck) Frankierzne (z B Aufkleben vn Briefmarken der andere Freimachungsptinen) Lesezne (z B Beschriften, Bedrucken der Etikettieren der Empfängeranschrift in der rechten Hälfte der Lesezne) Cdierzne (15 mm vm unteren Rand sllen nicht beschriftet werden)

13 Einführung Aussehen des Briefes 123 Briefblatt A4 mit Aufdruck (Geschäftsbrief) Der Vrdruck für das Briefblatt A4 nach DIN 5008 ist auf Seite 15 dargestellt Maßgebend für das Briefblatt A4 war früher die DIN 676 Seit April 2011 ist die DIN 676 Bestandteil der neuen DIN 5008 Immer mehr setzt sich die mderne Frm mit einem Infrmatinsblck (siehe Seite 16) durch Die Bestandteile der Vrdrucke für den Geschäftsbrief A4 sind: Briefkpf Er reicht über die gesamte Blattbreite (Höhe bei Frm A = 27 mm, bei Frm B = 45 mm) Pstanschrift des Absenders Sie ist über dem Anschriftfeld eingedruckt (empfhlene Schriftgröße: 8-Punkt-Schrift) Anschriftfeld Es bietet mit einer Größe vn 40 x 85 mm Raum für 9 Schreibzeilen, wvn die ersten drei Zeilen für pstalische Zusätze und Vermerke und die restlichen Zeilen für die eigentliche Anschrift bestimmt sind Die erste Zeile der Zusatz- und Vermerkzne beginnt 33,9 mm (Frm A) bzw 50,8 mm (Frm B) vn der beren Blattkante Infrmatinsblck Bezugszeichen, Kmmunikatinsmöglichkeiten und Datum werden rechts neben dem Anschriftfeld angerdnet Die Leitwörter des Infrmatinsblcks beginnen 100 mm vm linken Rand bzw 125 mm vn der linken Blattkante Die erste Zeile des Infrmatinsblcks wird in Höhe der ersten Zeile des Anschriftfeldes angerdnet Für die Leitwörter darf auch eine kleinere Schriftgröße (8 p) verwendet werden Ihr Zeichen: Ihre Nachricht vm: Unser Zeichen: Unsere Nachricht vm: Name: Telefn: Mbil: Telefax: Datum: Die Leitwörter Mbil und können entfallen 13 Bezugszeichenzeile Alternativ zum Infrmatinsblck können die Leitwörter auch in Frm einer Bezugszeichenzeile angerdnet werden Ihr Zeichen, Ihre Nachricht vm Unser Zeichen, unsere Nachricht vm Telefn, Name Datum 0,0/25 50/75 100/ /175 Angaben jeweils in mm vm linken Rand/vn der linken Blattkante Kmmunikatinszeile Wird die Bezugszeichenzeile verwendet, können zusätzliche Kmmunikatinsmöglichkeiten (Telefax, ) in einer Kmmunikatinszeile zusammengefasst werden Die Leitwörter stehen dann rechts vm Anschriftfeld 100 mm vm linken Rand bzw 125 mm vn der linken Blattkante Geschäftsangaben Am unteren Ende des Vrdrucks (Fußzeile) werden je nach Gesellschaftsfrm die Leitwörter Geschäftsräume, Geschäftszeiten, Rechtsfrm und Sitz der Gesellschaft, Inhaber bzw Geschäftsführer der persönlich haftende(r) Gesellschafter, das zuständige Registergericht mit Handelsregister-Nummer, weitere Kmmunikatinsmöglichkeiten und Bankverbindungen, bei Rechnungsvrdrucken auch die Steuer- bzw Umsatzsteuer-ID-Nr aufgeführt Bei Kapitalgesellschaften (AG = Aktiengesellschaft, KGaA = Kmmanditgesellschaft auf Aktien, GmbH = Gesellschaft mit beschränkter Haftung) sind außerdem flgende Angaben erfrderlich: Name

14 Einführung Aussehen des Briefes des Aufsichtsratsvrsitzenden, Namen des Vrsitzenden und aller Mitglieder des Vrstandes der Gesellschaft bzw Namen aller Geschäftsführer einer GmbH Die Rechtsfrm der Gesellschaft kann auch im Briefkpf als Bestandteil der Firma angegeben werden Die Pflichtangaben enthält das am 1 Januar 2007 In Kraft getretene Gesetz über elektrnische Handelsregister und Genssenschaftsregister swie das Unternehmensregister (EHUG) Heftrand Auf dem Heftrand (20 mm breit) sind zwei Faltmarken und die Lchmarke eingedruckt 124 Beschriften des Briefblattes A4 Für die Beschriftung gelten die Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung (DIN 5008) Diese Regeln sllen dazu beitragen, die Dateneingabe zu erleichtern, Schreibarbeit einzusparen, eine Verarbeitung der Infrmatinen zu ermöglichen und die Übertragung der Daten zwischen unterschiedlichen Geräten sicherzustellen Zwischenräume Je ein Leerzeichen (einmaliges Betätigen der Leertaste) flgt nach ausgeschriebenen Wörtern und nach Abkürzungen, nach Zeichen, die ein Wrt vertreten, nach ausgelassenen Textstellen, die durch Auslassungspunkte angedeutet sind, nach Zahlen und nach Satzzeichen 14 Wir können ab einer Menge vn Stück zu diesem Preis prduzieren Vrdrucke, Vrdrucksätze, Frmulare usw dienen der Ratinalisierung des Schriftverkehrs Ihren Auftrag über 15750,00 führen wir innerhalb der nächsten 10 Tage aus Unsere Mitarbeiterin hat alle Kunden, Lieferanten, angeschrieben Satzzeichen Alle Satzzeichen flgen unmittelbar nach einem Wrt der einem Schriftzeichen hne Leerzeichen Der Abkürzungspunkt am Satzende schließt den Satzschlusspunkt mit ein Klammern und Anführungszeichen werden hne Leerzeichen vr und nach den Textteilen, die vn ihnen eingeschlssen sind, geschrieben Halbe Anführungszeichen sind innerhalb einer Anführung mit dem Apstrph (nicht mit der Akzenttaste) zu schreiben Sie erhalten heute Aufsteller, Plakate, Prspekte usw Bitte beachten Sie auch die beigefügte Brschüre Verkaufsschulung leicht gemacht Ihr Kunde schreibt: Ihr Sndermdell Mailand gefällt der Kundschaft Der Firmensitz ist in Marburg (Lahn) Zahlengliederungen Zahlen mit mehr als drei Stellen sllten durch je ein Leerzeichen in 3er-Gruppen vn rechts nach links gegliedert werden Aus Sicherheitsgründen wird empfhlen, Geldbeträge mit Punkt zu gliedern Jahres- und Pstleitzahlen werden nicht gegliedert Das Unternehmen beschäftigt Mitarbeiter Wir haben Ihnen 5050 überwiesen Die Firma wurde bereits 1924 gegründet Ihr Hauptsitz ist in Köln

15 Einführung Aussehen des Briefes Einteilung des Briefblattes A4 mit Bezugszeichenzeile (verkleinerte Wiedergabe) Heftrand Schreibrand Feld für Briefkpf Feld für Pstanschrift des Absenders Telefax Zusatz- und 2 Vermerkzne erkz Anschriftzne 5 6 inf@firmennamede Faltmarke Ihr Zeichen, Ihre Nachricht vm 25 mm 1 Unser Zeichen, unsere Nachricht vm 75 mm 1 Telefn, Name 125 mm 1 Datum 175 mm 1 15 Lchmarke Faltmarke Feld für Geschäftsangaben Bei Kapitalgesellschaften Feld für gesellschaftsrechtliche Angaben 1 Zeilenanfang für alle Schriftarten in Millimeter vn der linken Blattkante Nrmvrdruck A4 nach Frm B, DIN

16 Einführung Aussehen des Briefes Einteilung des Briefblattes A4 mit Infrmatinsblck (verkleinerte Wiedergabe) Heftrand Schreibrand Feld für Briefkpf Feld für Pstanschrift des Absenders 125 mm 1 Ihr Zeichen: 1 Zusatz- und Ihre Nachricht vm: 2 Vermerkzne erkz 3 Unser Zeichen: Unsere Nachricht vm: Name: 4 Anschriftzne Telefn: 5 Telefax: 6 Faltmarke Datum: 16 Lchmarke Faltmarke Feld für Geschäftsangaben Bei Kapitalgesellschaften Feld für gesellschaftsrechtliche Angaben 1 Zeilenanfang für alle Schriftarten in Millimeter vn der linken Blattkante Nrmvrdruck A4 nach Frm B, DIN

17 Einführung Aussehen des Briefes Besndere Zahlengliederungen Kalenderdatum numerisch alphanumerisch 7 September 20 Uhrzeit 08:30 Uhr, 11:30:45 Uhr aber: 8 Uhr Telefn- und Telefaxnummer Einzelanschluss hne Durchwahl: Durchwahlanlage Zentrale Abfragestelle: ; Durchwahlanschluss: Sndernummern: Wird in Sndernummern nach der Nummer des Anbieters eine Ziffer für die Gebührenzählung angegeben, bleibt davr und dahinter ein Leerzeichen Zur besseren Lesbarkeit dürfen funktinsbezgene Teile vn Telefn- und Telefaxnummern durch Fettschrift der Farbe hervrgehben werden Internatinal Adresse Internetadresse inf@namede wwwnamede Geldbetrag 1250 EUR, 1250,00 Bankleitzahl natinal (BLZ) BLZ internatinal (IBAN) IBAN DE Pstfachnummer Pstfach Pstleitzahl snstige Gliederung Marburg Stück, Einwhner, Exemplare Hervrhebungen sind möglich durch Einrücken, Unterstreichen, Zentrieren, Anführungszeichen, Wechsel der Schriftart und -größe, Fettschrift, Kursivschrift, Grßbuchstaben und Farbe Verschiedene Hervrhebungsmöglichkeiten können kmbiniert werden Einrückungen sind vm vrausgehenden und flgenden Text durch je eine Leerzeile abzusetzen Beginnen Sie mit der Einrückung 50 mm vn der linken Blattkante bzw 25 mm vm linken Rand

18 Einführung Aussehen des Briefes Auf der beigefügten Karte sind die Grenzen Ihres Verkaufsbezirks Nürnberg I eingezeichnet Zu diesem Bezirk gehören: 910 Erlangen (mit Baiersdrf) Neustadt (mit Bad Windsheim) Wie Sie schn wissen, wird der Verkaufsbezirk Nürnberg II vn mehreren Untervertretern betreut Die Anschriften werden wir Ihnen s bald wie möglich mitteilen Unterstreichen Die Unterstreichung beginnt unter dem ersten und endet unter dem letzten Schriftzeichen der Hervrhebung Satzzeichen am Ende einer Hervrhebung werden nicht unterstrichen Der Kunde hat die Sendung nicht erhalten Der Kunde hat die Sendung immer nch nicht erhalten Der Bewerber heißt nicht Peter Stein, sndern Peter Fein Fettschrift und/der Farbe dürfen z B für den Wrtlaut des Betreffs und den Teilbetreff verwendet werden Die Wörter Anlage(n) und Verteiler dürfen Sie durch Fettschrift hervrheben Wir hffen, dass Sie wieder gute Verkaufserflge erzielen 18 Werbematerial Anfang nächster Wche senden wir Ihnen neues Dekratins- und anderes Werbematerial Kursivschrift kann ft die Anführungszeichen ersetzen Die neuen Mdelle Genf und Zürich gefallen vielen Kunden Ausrichten der Vrdrucke Richten Sie den Vrdruck s aus, dass ein bei 25 mm vn der linken Blattkante geschriebenes Schriftzeichen an der Fluchtlinie steht Die Fluchtlinie ist durch den Beginn des ersten Leitwrtes der Bezugszeichenzeile bestimmt Seitenränder Beachten Sie die in DIN 5008 empfhlenen Seitenränder: links 25 mm, rechts 10 mm (jeweils vn der Blattkante) Den Brieftext sllten Sie um 10 mm vn rechts einziehen, sdass sich für diesen Teil Ihres Briefes ein rechter Seitenrand vn 20 mm ergibt Zeilenabstand Schreiben Sie (in der Regel) mit einfachem Zeilenabstand Für Schriftstücke mit hchder tiefgestellten Schriftzeichen nehmen Sie ggf einen größeren Zeilenabstand Auch Briefe besnderer Art (z B Glückwünsche) schreiben Sie am besten mit größerem Zeilenabstand Entwürfe und Manuskripte sllten Sie mindestens mit Zeilenabstand 1,5 schreiben Bezugszeichen und Datum Schreiben Sie diese Angaben unter die vrgedruckten Leitwörter der Bezugszeichenzeile, ntfalls in zwei Zeilen Das erste Schriftzeichen steht jeweils unter dem Anfangsbuchstaben des Leitwrtes Bei Verwendung des Infrmatinsblcks stehen die Angaben neben den Leitwörtern Wenn Sie Aufgaben lösen, gilt es, die Wechselwirkung der Leitwörter zu beachten v Situatin: Als Sachbearbeiterin Paula Meier (Zeichen: me) sind Sie in einer Elektrgrßhandlung tätig und diktieren Frau Marin Klein (Zeichen: kl) am 8 Juni d J eine Anfrage an Ihren Lieferer (eine Lampenfabrik) Sie haben die Telefndurchwahl 412 Frau Klein schreibt die Bezugszeichenzeile und Betreffangabe wie flgt:

19 Einführung Aussehen des Briefes Ihr Zeichen, Ihre Nachricht vm Unser Zeichen, unsere Nachricht vm me-kl Telefn, Name Paula Meier Datum Anfrage nach Pendelleuchten v Situatin: Die Lampenfabrik schickt Ihnen 2 Tage später ihr Angebt Sachbearbeiter ist Kurt Peters (Zeichen: pt), Schreiberin Frau Melissa Hf (Zeichen: h) Telefndurchwahl der Verkaufsabteilung 1214 Frau Hf schreibt die Bezugszeichenzeile und Betreffangabe wie flgt: Ihr Zeichen, Ihre Nachricht vm me-kl Unser Zeichen, unsere Nachricht vm pt-h Telefn, Name Kurt Peters Datum Anfrage nach Pendelleuchten v Situatin: Sie bestellen 3 Tage später bei der Lampenfabrik Da die Briefreihe nicht unterbrchen wurde (jeder hat geantwrtet), genügt es, unter dem Leitwrt Unser Zeichen, unsere Nachricht vm nur die Diktatzeichen anzugeben: 19 Ihr Zeichen, Ihre Nachricht vm pt-h Unser Zeichen, unsere Nachricht vm me-kl Telefn, Name Paula Meier Datum Bestellung über Pendelleuchten v Situatin: Sie schicken einem Elektrfachgeschäft auf dessen Anfrage vm 12 Juli d J am 14 Juli d J ein Angebt (hier alternativ unter Verwendung des Infrmatinsblcks dargestellt): Ihr Zeichen: af-bu Ihre Nachricht vm: Unser Zeichen: me-kl Unsere Nachricht vm: Name: Telefn: Telefax: Datum: v Situatin: Ihr Kunde hat nicht reagiert; deshalb fassen Sie 10 Tage später nach: Ihr Zeichen: af-bu Ihre Nachricht vm: Unser Zeichen: me-kl Unsere Nachricht vm: Name: Telefn: Telefax: Datum:

20 Vertriebsunin Albert Schäfer GmbH Vertriebsunin A Schäfer Pstfach Nürnberg Einschreiben Einwurf Herrn Jens Kunstmann Thedr-Heuss-Straße 15 // W Schwabach Telefax Briefblatt A4 nach Frm A (verkleinert) Pstalische Vermerke stehen in der 3 Zeile des Anschriftfeldes 20 Ihr Zeichen, Ihre Nachricht vm Unser Zeichen, unsere Nachricht vm b-l Telefn, Name Ralf Bde Übernahme unserer Vertretung Sehr geehrter Herr Kunstmann, Sie erhalten heute Ihren Vertretervertrag in dreifacher Ausfertigung Bitte unterschreiben Sie alle Exemplare; senden Sie das Original und eine Durchschrift recht bald zurück Auf der beigefügten Karte sind die Grenzen Ihres Verkaufsbezirks Nürnberg I eingezeichnet Zu diesem Bezirk gehören: 910 Erlangen (mit Baiersdrf) Neustadt (mit Bad Windsheim) Wie Sie schn wissen, wird der Verkaufsbezirk Nürnberg II vn flgenden Untervertretern betreut: Schwabach, Frau Eva-Marie Schneider Frchheim, Herr Wlfgang Weißhaupt Den Stadtbezirk 90 Nürnberg und die Bezirke 907 (Fürth), (Lauf) und (Pegnitz) betreuen wir direkt Wir begrüßen Sie als neuen Mitarbeiter und hffen auf eine gute Zusammenarbeit Viel Erflg für Ihre Tätigkeit Freundliche Grüße Anlagen 3 Vertragsexemplare Vertriebsunin 1 Karte Albert Schäfer GmbH ppa Jürgen Schmengler Datum Die Einrückung beginnt bei 50 mm vn der linken Blattkante bzw 25 mm vm linken Rand Der Anlagenvermerk beginnt an der Fluchtlinie Er sll vm Gruß (bzw vn der Firmenbezeichnung) drei Leerzeilen Abstand halten vn der maschinenschriftlichen Angabe der Unterzeichner mindestens eine Leerzeile Der Anlagenvermerk darf auch 125 mm vn der linken Blattkante bzw 100 mm vm linken Rand beginnen Er ist dann mit einer Leerzeile vm Text abzusetzen Das Wrt Anlage(n) darf durch Fettschrift hervrgehben werden Geschäftsräume: Schillerstraße 48 50, Nürnberg Sitz der Gesellschaft: Nürnberg Registergericht: Nürnberg HRB 9876 Geschäftsführer: AlbertSchäfer, Gisela Schäfer Kmmunikatin: inf@vertrieb-schaefer-wvdde, Internet: wwwvertrieb-schaefer-wvdde Bankverbindung: NrisbankNürnberg (Knt-Nr BLZ ), PstbankNürnberg (Knt-Nr BLZ )