Kapitel 1: Einrichten der Kostenrechnung. Kanzleientwicklungsdialog, Stand 04 11, DATEV Seite 1 von 8

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1 Welchen Mandanten können Sie eine Kostenrechnung anbieten und wie gestalten Sie diese? Sie möchten einem Mandanten eine Kostenrechnung anbieten. Vor allem Unternehmen mit mehreren Standorten oder einem komplexen Produktportfolio benötigen häufig eine Kostenrechnung. Eine aussagefähige Kostenrechnung schützt Ihre Mandanten vor bösen Überraschungen. Sie zeigt, wo genau im Unternehmen Kosten anfallen und welche Deckungsbeiträge durch einzelne Produkte, Projekte oder Filialen erzielt werden. Zudem erkennen Sie sofort, zu welchem Anteil die Gemeinkosten gedeckt sind. Erst die Kostenrechnung schafft Transparenz und liefert Ihren Mandanten damit die Möglichkeit, an Stellen zu sparen, wo dies sinnvoll ist. Unternehmen mit komplexen Produkten oder mehreren Standorten und Objekten, wie beispielsweise Baustellen, bedürfen häufig einer Kostenrechnung. Ihr Mandant hat mehrere Filialen. Deshalb bieten Sie ihm an, eine Kostenrechnung durchzuführen. Kapitel 1: Einrichten der Kostenrechnung Kanzleientwicklungsdialog, Stand 04 11, DATEV Seite 1 von 8

2 1.1 Sie besprechen vorab mit ihm, welche Kostenstellen verwendet werden sollen. Sie klären, wie die Kostenrechnung strukturiert sein soll, um künftig Kostenarten, wie Personalkosten, Materialkosten und weitere Aufwendungen und Erträge genauer analysieren zu können. Danach erfassen Sie folgende Angaben einmalig im Programm: 1.2 In der Kostenrechnung legen Sie zuerst die gewünschten Kostenstellen an. (Falls der Mandant noch nicht angelegt ist, ist dies über Bestand Neu möglich. Die Kostenstellen können Sie unter Kostenstellen/-träger über die Schaltfläche Neu erfassen.) Neben einer allgemeinen Hilfskostenstelle, für beispielsweise Fuhrpark und Verwaltung, werden in diesem Beispiel Kostenstellen für fünf Filialen und die Zentrale angelegt. Diese Kostenstellen bilden später die Spalten der Auswertungen. Kanzleientwicklungsdialog, Stand 04 11, DATEV Seite 2 von 8

3 1.3 Die betrieblichen Zahlen aus der Kostenrechnung können Sie unter den verschiedensten Gesichtspunkten entsprechend dem Bedarf Ihres Mandanten strukturieren. In der Zeilenstruktur (im Ordner Stammdaten) legen Sie den Aufbau des Betriebsabrechnungsbogens und der daraus resultierenden Auswertungen fest. Dabei unterstützt Sie das Programm mit verschiedenen Systemlösungen. In unserem Fall stellen die Kosten und Erlöse mit Deckungsbeitrag die Zeilen dar. 1.4 Sie wählen die passende Vorlage (abhängig von dem Kontenrahmen in Ihrem Bestand in der Finanzbuchführung) aus und importieren für diesen Fall das Schema der Deckungsbeitragsrechnung. Sie können parallel auch weitere Auswertungen, wie z.b. eine kurzfristigen Erfolgsrechung nach BWA- Schema einsetzen. Kanzleientwicklungsdialog, Stand 04 11, DATEV Seite 3 von 8

4 1.5 Das Programm legt nun automatisch die Konten fest, die von der Finanzbuchführung an die Kostenrechnung übergeben werden sollen. (Die Übersicht über die angelegten relevanten Konten finden Sie unter Stammdaten / Relevante Konten. Sie können selbstverständlich jederzeit weitere Konten hinzufügen.) 1.6 Das Programm zeigt jetzt den kompletten Aufbau des Betriebsabrechnungsbogens und welche Konten der Finanzbuchführung in die jeweiligen Zeilen einfließen. Sobald Sie, wie in diesem Beispiel die Zeile 60 markieren, werden die abgefragten Materialkonten angezeigt. Sie können den Aufbau dieser Zeilenstruktur selbstverständlich an die individuellen Bedürfnisse Ihres Mandanten anpassen. 1.7 Für eine übersichtliche Gestaltung der Auswertungen fassen Sie die zentralen Kostenstellen, die keine Filialen repräsentieren, (unter Stammdaten Konsolidierung) zu Gruppen zusammen und legen so die Ergebnisstruktur fest. Hierfür erfassen Sie zunächst den Namen der Gruppe, z. B. Hilfskostenstelle. (In der Konsolidierung können Sie in verschiedenen Ebenen mehrere Elemente zusammenfassen. Die Ebene 0 beinhaltet immer die Kostenstellen / Kostenträger.) Kanzleientwicklungsdialog, Stand 04 11, DATEV Seite 4 von 8

5 1.8 Anschließend ordnen Sie dieser Gruppe die Kostenstellen zu, wie z. B. Allgemein und Fuhrpark. Ihre Mitarbeiter können die Lohn-, Anlagen- und Finanzbuchführung nun daraufhin einrichten und laufend nach den Wünschen Ihres Mandanten führen. Kapitel 2: Laufende Kostenrechnung 2.1 Wenn Sie die Kostenrechnung eingerichtet haben, erfolgt die Zuordnung der Buchungen zu den Kostenstellen laufend durch eine zusätzliche Eingabe im Kost-Feld in der Finanzbuchführung. 2.2 Eine Plausibilitätsprüfung verhindert, dass Sie die Kostenstellen beim Erfassen in der Finanzbuchführung vergessen können. (Wechseln Sie dazu in der Finanzbuchführung im geöffneten Vorlauf des Dialogbuchens über die rechte Maustaste in die Eigenschaften. In der Registerkarte Buchungssatz aktivieren Sie bitte den Punkt Eingabe in KOST1/KOST2 unterstützen und prüfen (abhängig davon welches KOST-Feld Sie in den Stammdaten der Kostenrechnung ausgewählt Kanzleientwicklungsdialog, Stand 04 11, DATEV Seite 5 von 8

6 haben). Sie können auch beide KOST-Felder parallel verwenden) 2.3 Benötigt Ihr Mandant eine weitere Kostenstelle, legen Sie diese im Kost-Feld neu an. (Diese neue Kostenstelle ist nun automatisch auch in der Kostenrechnung hinterlegt. Nutzen Sie die Konsolidierung und die Chefübersichten, prüfen Sie, ob die neue Kostenstelle dort eingefügt werden muss.) 2.4 Die Buchungen importieren Sie nach Erfassen der Finanzbuchführung in der Regel monatlich (über Bestand importieren Buchungen) aus der Finanzbuchführung und lassen sie automatisch in der Kostenrechnung verarbeiten und berechnen. Kanzleientwicklungsdialog, Stand 04 11, DATEV Seite 6 von 8

7 2.5 Die Kostenrechnung bietet Ihnen eine Reihe aussagefähiger Auswertungen an: Der Betriebsabrechnungsbogen zeigt die Werte für jeweils eine einzelne Kostenstelle, Gruppe oder die Werte des gesamten Unternehmens, aufgegliedert nach Kosten, Erlösen sowie Deckungsbeiträgen und dient allen weiteren Auswertungen als Grundlage. 2.6 Die Chefübersicht liefert einen Überblick über alle oder ausgewählte Filialen und über das gesamte Unternehmen, d. h. einschließlich der Hilfskostenstelle. So kann Ihr Mandant, wie in diesem Beispiel, erkennen, welcher Erlös sich nach Abzug von Material- und Personalkosten als Deckungsbeitrag 1 ergibt. Und welcher Betrag nach Abzug der weiteren Kosten als Deckungsbeitrag 2 bleibt. 2.7 In der Zeitreihe werden die Werte der einzelnen Kostenstellen mit monatlichen Ist-Werten tabellarisch oder grafisch dargestellt. Kanzleientwicklungsdialog, Stand 04 11, DATEV Seite 7 von 8

8 2.8 Im Kostennachweis wiederum finden Sie detaillierte Informationen zu den Einzelbewegungen mit dem Ursprungsbeleg, wenn in der Finanzbuchführung der digitale Beleg verknüpft wurde. Die Saldenlisten schließlich bieten Ihnen einen Vergleich der Kostenrechnungsergebnisse mit der Finanzbuchführung. Somit liefert Ihnen die Kostenrechnung eine schnelle Übersicht über die Kostenstellen des Gesamtunternehmens. Natürlich können Sie bei einer Kostenträgerrechnung analog vorgehen. Ihr Mandant sieht auf einen Blick, welche Unternehmensbereiche wirtschaftlich arbeiten und wo er steuernd eingreifen muss. Und: Sie können Ihren Mandanten zusätzlich auf Sparpotenziale und Möglichkeiten zur Erlössteigerung hinweisen. Kanzleientwicklungsdialog, Stand 04 11, DATEV Seite 8 von 8