Kreativ und professionell Briefe, Faxe und s schreiben. Gabi Neumayer ulrike Rudolph

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1 Gabi Neumayer ulrike Rudolph Kreativ und professionell Briefe, Faxe und s schreiben

2 Gabi Neumayer/Ulrike Rudolph Geschäftskorrespondenz von A Z

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4 Gabi Neumayer/Ulrike Rudolph Geschäftskorrespondenz von A Z Kreativ und professionell Briefe, Faxe und s schreiben 3., aktualisierte Auflage

5 Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über abrufbar. ISBN (Print) ISBN (PDF) Die Autorinnen: Gabi Neumayer arbeitet als Fachautorin und Redakteurin für verschiedene Zeitschriften und Newsletter (z. B. Außerdem ist sie Chefredakteurin des größten deutschsprachigen Autorennewsletters, The Tempest. Ulrike Rudolph ist freiberufliche Autorin von Sachbüchern und Fachartikeln in Print- und Online-Medien. Als Chefredakteurin des Business-Englisch-Newsletters kennt sie die Zielgruppe Sekretärinnen und Assistentinnen gut. 3., aktualisierte Auflage 2011 humboldt Eine Marke der Schlüterschen Verlagsgesellschaft mbh & Co. KG, Hans-Böckler-Allee 7, Hannover Autor und Verlag haben dieses Buch sorgfältig geprüft. Für eventuelle Fehler kann dennoch keine Gewähr übernommen werden. Alle Rechte vorbehalten. Das Werk ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der gesetzlich geregelten Fälle muss vom Verlag schriftlich genehmigt werden. Covergestaltung: DSP Zeitgeist GmbH, Ettlingen Innengestaltung: akusatz Andrea Kunkel, Stuttgart Titelfoto: Panthermedia/Marc D. Satz: PER Medien+Marketing GmbH, Braunschweig Druck: Grafisches Centrum Cuno GmbH & Co. KG, Calbe Hergestellt in Deutschland. Gedruckt auf Papier aus nachhaltiger Forstwirtschaft.

6 Inhalt Vorwort Lexikon Abkürzungen Ablehnung Abmahnung Abonnement Absage Absätze AIDA Akronym Änderung Anfrage Angebot Angemessenheit Anlagenvermerk Anmeldung Annonce Anrede Anschriftfeld Antrag Anzeige Apostroph Appell Arbeitsbescheinigung Arbeitsvertrag Argumentationskette Auftrag Auftragsbestätigung.. 40 Auskunft Auswahl des Mediums Begleitschreiben Beileid Bericht Bescheinigung Beschwerde Bestätigung Bestellung Betreff Beurteilung Beweiskraft Bewerbung Bezugzeichenzeile Bindestrich

7 Inhalt Bitte Blocksatz Brief Briefanfang Briefbogen Briefende Briefgeheimnis Briefkopf Brieflänge Briefmarken/ Freistempler Bürgschaft c/o Chiffreanzeige Clustering Corporate Communications.. 68 Corporate Identity Dank Datum Diktatzeichen DIN DIN Dokumentenvergleich 76 Doppelpunkt Effektivität Ehrung Einladung Einleitung Einrückung Einspruch Empfänger Empfängerorientierung Empfangsbestätigung Empfehlung Entschuldigung Erinnerung Erster Satz Etiketten Fachsprache Fax Firma Flattersatz Floskeln Folgeseiten Formular

8 Inhalt Foto Fragen Fremdwörter Fristen Füllwörter Gedankenstrich Gestaltung Getrennt- und Zusammenschreibung Gliederung Glückwunsch Groß- und Kleinschreibung Gruß Grußformel Hauptteil Hervorhebungen Informationsblock Internet Klage Klammern Komma Kommunikation Kommunikationsstrategie Kommunikationstempo Konjunktiv Kopie Kreativität Kundenfreundlichkeit Kundenorientierung Kündigung Kurzdarstellung Lebenslauf Letzter Satz Lieferung Lob Logik Mahnung Mängelrüge Mind Mapping Mitteilung

9 Inhalt Moderner Briefstil Musterbriefe Nachfassbriefe Negativstil Netzwerken Neue Medien Nominalstil Normseite Online-Bewerbung Osborn-Checkliste Papierdeutsch Persönlich Personalkorrespondenz Porto Postvollmacht Pressemitteilung Protokoll PS Quittung Rechenzeichen Rechnung Rechtschreibreform Rechtschreibung Reklamation Reklamationsbearbeitung Roter Faden Routine Rücksendung Rücktritt Satzlänge Satzstruktur Satzzeichen Schrift Schriftart Schriftgröße Seitennummerierung Seitenränder Semikolon Situation Smiley Software

10 Inhalt Telefon Telefax Textbausteine Texthandbuch Textdramaturgie Textverarbeitung Titel Uhrzeit Unterschriften Unterschriftenvollmacht Verbalstil Vereinbarung Verschachtelungen Verteiler Vollmacht Weihnachtsgruß Werbebrief W-Fragen Widerruf Widerspruch Win-Win-Strategie Zahlen Zeilenabstand z. Hd Zeichensetzung Zeugnis Zusage Zwischenbescheid Register

11 10 Vorwort Die Kommunikation und mit ihr die Korrespondenz ist in den letzten Jahren vielfältiger geworden; das liegt nicht zuletzt an der Auswahl, die wir schon bei den Medien haben. Wo man früher nur mit einem Brief sein Gegenüber erreichen konnte, hat man heute auch Telefon, Fax und zur Verfügung. Und mit der raschen Entwicklung der technischen Möglichkeiten hat sich auch der Umgang der Menschen miteinander und der Stil der Korrespondenz verändert. Entsprechend sind auch die Aufgaben des Büroalltags heute vielgestaltiger, und die Anforderungen an den Einzelnen nehmen ständig zu. Und die neue Rechtschreibung aber das ist ein Stichwort für sich. Wir möchten Ihnen mit unserem Nachschlagewerk helfen, in allen Zweifelsfällen und Fragen rund um die Korrespondenz und Bürokommunikation rasch zu einem sofort umsetzbaren Ergebnis zu kommen. Unsere Stichworte reichen von A wie Abkürzungen über E wie Entschuldigung bis Z wie Zwischenbescheid. Neben Texten, Tipps und Checklisten finden Sie auch zahlreiche Briefe oder Briefausschnitte. Bitte beachten Sie immer, dass Musterbriefe auf Ihren Bedarf zugeschnitten werden müssen und dass zu Briefausschnitten stets die fehlenden Bestandteile (wie Anschrift und Datum) ergänzt werden müssen.

12 Vorwort 11 Da Lexika erfahrungsgemäß eine eher trockene Kost sind, haben wir versucht, mit vielen Anregungen zum kreativen Umgang mit eher langweiligen Routineaufgaben etwas Frische in Ihren Alltag zu bringen. Das werden Sie bald erkennen, wenn Sie den folgen, die Sie zu ähnlichen Stichworten führen. Das Lexikon ist alphabetisch aufgebaut. Unter den Hauptstichworten finden Sie die Unterpunkte Tipp: kurze allgemeine Ratschläge Wichtig: Hinweise, die besondere Aufmerksamkeit verdienen Vorsicht: besonders fehlerträchtige Vorgänge Brennsituation: heikle Angelegenheiten, in denen es oft brennt Tun: Dinge, die Sie tun sollten Lassen: Dinge, die Sie lassen sollten Das Lexikon ist natürlich in neuer Rechtschreibung geschrieben. Sie wissen nicht, wie die funktioniert? Dann schauen Sie doch gleich einmal unter diesem Stichwort nach! Die Autorinnen freuen sich über Ihre Anregungen und Rückmeldungen zu diesem Buch. Sie erreichen uns über unsere Websites: Gabi Neumayer: Ulrike Rudolph:

13 12 Lexikon Abkürzungen Abkürzungen haben zwei Gesichter: Sie sind einerseits praktisch, sparen Zeit und Arbeit müssen aber andererseits erklärt werden. Viele sind inzwischen Allgemeingut (wie zum Beispiel, z. T. oder usw. ), andere kennen nur Eingeweihte. Lassen Die früher in Geschäftsbriefen üblichen Abkürzungen Betr. und z. Hd. sind überholt. Betr. ist deshalb überflüssig, weil die Betreffzeile durch ihre Stellung eindeutig identifiziert werden kann. TIPP Verwenden Sie nur Abkürzungen, bei denen Sie davon ausgehen können, dass der Empfänger sie versteht. Das müssen nicht unbedingt dieselben sein, die Ihnen geläufig sind! Im Zweifel schreiben Sie die Abkürzung bei der ersten Erwähnung einfach aus: Bitte melden Sie sich auch bei der KSK (Künstlersozialkasse) an.

14 Ablehnung 13 Wichtig Man sieht es immer wieder falsch, aber: Abkürzungen mit Punkten, die für mehrere Wörter stehen, müssen durch ein Leerzeichen getrennt werden: z. B. a. D. i. V. Besonders viele neue Abkürzungen bringt das Internet hervor. Beim Chatten sind Kurzformen allein schon deshalb sinnvoll, weil sie teure Zeit sparen. Daher gibt es zahlreiche bereits übliche Abkürzungen und Bildsymbole, die mittlerweile schon in eigenen Lexika niedergelegt sind. TIPP Erarbeiten Sie sich nach und nach eine Liste mit den Akronymen und Smileys, die Ihnen häufiger im Internet begegnen, und hängen Sie sich diese Liste neben Ihren PC-Bildschirm. Ablehnung Ablehnungen sind zunächst immer negativ behaftet, weil wir einer Erwartung an uns widersprechen (müssen). Das kann eine Bitte um Urlaub sein oder ein Ersuchen um eine

15 14 Lexikon Gehaltserhöhung, aber auch der Wunsch, einen Liefertermin für eine bestellte Küche vorzuziehen. So unterschiedlich die Anlässe sind, so einheitlich ist die Botschaft: Tut uns leid, aber Negativformulierungen liest niemand gerne, besonders dann nicht, wenn sie gehäuft auftreten: Wir bedauern, dass wir Ihnen leider nicht helfen können So wird ein Negativstil daraus, der auf das Unternehmen zurückfällt. TUN Formulieren Sie trotz der schlechten Nachricht so positiv wie möglich, ohne zu beschönigen. Wenn Sachzwänge vorliegen, nennen Sie die deutlich, so dass der Korrespondenzpartner erkennt, dass Sie trotzdem bemüht sind, ihm zu helfen. Ablehnung Sehr geehrte Frau Schlösser, haben Sie vielen Dank für Ihre Anfrage. Ich habe sofort in unserem Werk in Güterswerne angerufen und nachgefragt, ob wir Ihnen die Küche schon am 14. Juli liefern können. Das ist jedoch wie ich Ihnen schon am Telefon gesagt habe aus produktionstechnischen Gründen nicht mög