Checkliste: Konfiguration eines Datenraums nach einem Upgrade von Brainloop Secure Dataroom von Version 8.10 auf 8.20

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1 Checkliste: Konfiguration eines Datenraums nach einem Upgrade von Brainloop Secure Dataroom von Version 8.10 auf 8.20 Diese Checkliste hilft Ihnen bei der Überprüfung Ihrer individuellen Datenraum-Konfiguration nach einem Upgrade von Brainloop Secure Dataroom auf die Version Für detaillierte Informationen lesen Sie bitte auch unseren Leitfaden für Datenraum-Center- und Datenraum-Manager Neue und e Funktionalitäten in Brainloop Secure Dataroom ab Version Neues Vorgehen zum Anlegen von Kalenderterminen: Verwalten von Terminen nach Benutzergruppen Ab Version 8.20 können Benutzer nur dann Termine in ihren Kalendern anlegen, wenn in der Datenraum-Administration für ihre Benutzergruppe mindestens eine Terminart definiert wurde. Hinweis: Bei einem Upgrade auf die Version 8.20 wird in einem Datenraum, in dem keine Terminarten hinterlegt sind, automatisch eine leere Standardvorlage für alle Benutzergruppen angelegt. Wenn Sie den Kalender ab der Version 8.20 so konfigurieren möchten, dass Termine nur durch spezielle Benutzergruppen angelegt und verwaltet werden dürfen, müssen Sie nach dem Upgrade auf die Version 8.20 unterschiedliche Terminarten in der Datenraum-Administration anlegen. 2. Wählen Sie Einstellungen Terminarten. 3. Klicken Sie auf Terminart anlegen. 4. Das Dialogfenster Terminart anlagen/bearbeiten wird geöffnet. 5. Geben Sie den Namen der Terminart und weitere benötigte Informationen in die entsprechenden Felder ein. 6. Öffnen Sie die Drop-down-Liste Verwaltet durch und wählen eine bestimmte Benutzergruppe aus, die später Termine mit dieser Terminart anlegen darf. Hinweis: Die Liste enthält nur Benutzergruppen des gewählten Datenraums. Falls alle Benutzergruppen Termine erstellen dürfen, wählen Sie [beliebige Gruppe] aus. 7. Klicken Sie auf Speichern. Seite 1 von 6

2 2. Überwachung des Löschens von Objekten aus dem Papierkorb Ab der Version 8.20 können Datenraum-Center-Manager und Datenraum-Manager festlegen und überwachen, welche Benutzergruppen und Benutzer Objekte endgültig aus dem Papierkorb löschen dürfen. Nach dem Upgrade auf die Version 8.20 muss die neue Berechtigung Objekte endgültig aus dem Papierkorb löschen den betreffenden Gruppen manuell zugewiesen werden. 2. Wählen Sie Benutzer und Gruppen Gruppenverwaltung. 3. Klicken Sie auf Berechtigungen einsehen. 4. Das Dialogfenster Berechtigungen und Richtlinien für Gruppen wird geöffnet. 5. Klicken Sie auf Berechtigungen ändern. a. Wählen Sie die Gruppe aus, die die Berechtigung zum endgültigen Löschen von Objekten aus dem Papierkorb bekommen sollen. b. Aktivieren Sie die Berechtigung Objekte endgültig aus dem Papierkorb löschen. 6. Klicken Sie auf Speichern, nachdem Sie die Berechtigung für die entsprechenden Gruppen gesetzt haben. 3. Zugriff auf Datenraum-Berichte für normale Datenraum-Benutzer Ab Version 8.20 können Datenraum-Center-Manager und Datenraum-Manager auch Benutzergruppen, die nicht auf die Datenraum-Administration zugreifen dürfen, den Zugriff auf bestimmte Datenraum-Berichte gestatten. Hinweis: Bei einem Upgrade auf die Version 8.20 wird allen Benutzergruppen mit der Berechtigung Zugriff auf die Datenraum-(Center-)Administration automatisch die neue Berechtigung Datenraum-Berichte einsehen zugewiesen. Zusätzlich zu dieser neuen Berechtigung können Datenraum-Center-Manager und Datenraum- Manager festlegen, welche Berichte für welche Benutzergruppen verfügbar gemacht und welche verborgen werden sollen. Hinweise: Ein Datenraum-Center-Manager kann festlegen, welche Berichte im Datenraum verfügbar sind. Diese Einschränkung kann jedoch nur global auf alle Berichte in der Liste und nicht auf einzelne Berichte angewendet werden. Benutzer, die sowohl die Berechtigung Historie einsehen als auch Datenraum- Berichte einsehen haben, können die Historie auch in den Berichten aufrufen. Seite 2 von 6

3 Zum Ändern der Berechtigung Datenraum-Berichte einsehen für eine bestimmte Benutzergruppe verfahren Sie wie folgt: 2. Wählen Sie Benutzer und Gruppen Gruppenverwaltung. 3. Klicken Sie auf Berechtigungen einsehen. 4. Das Dialogfenster Berechtigungen und Richtlinien für Gruppen wird geöffnet. 5. Klicken Sie auf Berechtigungen ändern. a. Wählen Sie die gewünschte Gruppe aus. b. Deaktivieren oder aktivieren Sie im Bereich Verwalten die Berechtigung Datenraum- Berichte einsehen. 6. Klicken Sie auf Speichern, nachdem Sie die Berechtigung für die entsprechenden Gruppen gesetzt haben. Zum Auswählen von Berichten für Ihre Datenraum-Benutzer verfahren Sie wie folgt: 2. Wählen Sie Einstellungen Allgemeine Funktionen. 3. Klicken Sie auf Berichte aktivieren/deaktivieren. 4. Das Dialogfenster Berichte aktivieren/deaktivieren enthält alle Berichte, die für normale Datenraum-Benutzer verfügbar gemacht oder verborgen werden können. Deaktivierte Berichte sind mit einem roten Quadrat vor ihrem Namen gekennzeichnet, aktivierte Berichte mit einem grünen Pfeil. a. So aktivieren Sie einen Datenraum-Bericht: Bewegen Sie die Maus auf einen deaktivierten Datenraum-Bericht und wählen rechts neben dem Namen des Berichts Aktivieren aus. b. So deaktivieren Sie einen Datenraum-Bericht: Bewegen Sie die Maus auf einen aktivierten Datenraum-Bericht und wählen rechts neben dem Namen des Berichts Deaktivieren aus. 5. Nachdem Sie die Berichte nach Bedarf aktiviert bzw. deaktiviert haben, klicken Sie auf Schließen. Seite 3 von 6

4 4. Gruppierung von Historien-Aktionen in der Watchlist Version 8.10 Version 8.20 Kommentar Objekt gelöscht Inhalt Sicherheit und Richtlinien Für die Aktion Eigentümer ändern Organisieren Für eine dieser Aktionen: Verschieben, Umbenennen, Attribute ändern, Beschreibung ändern und Status ändern Für eine dieser Aktionen: Datum ändern, Beteiligten ändern oder Anhang ändern Versionierung Für die Aktion Auto-Versionierung ändern Unterobjekte Ab Version 8.20 wurde die Historien-Aufzeichnung durch die intelligentere Gruppierung von Historien- Aktionen verbessert, sodass Benutzer leichter verstehen können, welche Aktionen ausgeführt wurden. Durch diese Erweiterung können einige der Benachrichtigungseinstellungen für die Watchlist eines Benutzers in der Version 8.20 andere Auswirkungen haben, da sie durch andere Aktionen ausgelöst werden. Die untenstehende Tabelle enthält die wichtigsten Änderungen. Für eine dieser Aktionen: Hinzufügen, Anlegen oder Verschieben eines Nicht- Kommunikationsobjekts in einen anderen Ordner Unterobjekte Kommunikation Für eine dieser Aktionen: Kommunikationsobjekt zu einem Ordner oder Objekt hinzufügen Unterobjekte Sicherheit und Richtlinien Wenn die Aufbewahrungsfrist eines Unterobjekts abgelaufen ist. Seite 4 von 6

5 Version 8.10 Version 8.20 Kommentar Versionierung Versionierung Kommunikationsobjekte Kommunikation Für die Aktion Kommunikationsobjekt hinzufügen Kommunikationsobjekte Für die Aktion Kommunikationsobjekt löschen Download Zugriff Zugriff über externe Links Zugriff Objekt gesendet Kommunikation 5. Q&A Mit Version 8.20 bietet das neue Q&A-Modul Datenraum-Managern erheblich mehr Flexibilität durch die Konfiguration eines benutzerdefinierten Bearbeitungsprozesses, der der Freigabe einer Antwort auf eine gestellte Frage vorangeht. Statt eines festen Zwei-Ebenen-Prozesses mit Gatekeeper- und Experten-Rollen kann der Datenraum-Manager nun so viele Ebenen wie nötig definieren. Wenn Sie das Q&A-Modul bereits in der Version 8.10 genutzt haben, wird Ihre alte Q&A-Konfiguration beim Upgrade auf die Version 8.20 automatisch auf die neue Struktur gemappt, sodass Sie Ihren Q&A- Prozess wie gewohnt weiter nutzen können. Wir empfehlen Ihnen dennoch die folgenden Einstellungen zu überprüfen und diese entweder so zu übernehmen oder von den erweiterten Optionen in der Version 8.20 zu profitieren: Die Datenraum-Berechtigung Q&A Gatekeeper steht ab der Version 8.20 nicht mehr zur Verfügung. Benutzer, die diese Berechtigung hatten, erhalten nach dem Upgrade auf die Version 8.20 automatisch die Berechtigung Q&A-Prozesssteuerung. Zusätzlich werden die Benutzergruppen automatisch in den neuen Q&A-Prozess integriert. In diesem Prozess werden die Gruppen als sogenannte Freigabegruppen markiert. Seite 5 von 6

6 Die Datenraum-Berechtigung Q&A Experte steht ab der Version 8.20 nicht mehr zur Verfügung. Benutzer, die diese Berechtigung hatten, werden nach dem Upgrade auf die Version 8.20 automatisch in den neuen Q&A-Prozess integriert. Wenn die Option Automatische Q&A Weiterleitung an Experten in der Vorgängerversion aktiviert war, werden die Gruppen im Q&A- Prozess automatisch als Startgruppen markiert. War diese Option in der Vorgängerversion deaktiviert, werden die Gruppen als Folgegruppen für jene konfiguriert, die zuvor die Berechtigung Q&A Gatekeeper hatten. Die Option Automatische Q&A Weiterleitung an Experten steht ab der Version 8.20 nicht mehr zur Verfügung. Nach dem Upgrade auf die Version 8.20 wird diese Option wie im vorhergehenden Punkt beschrieben in den neuen Q&A-Prozess integriert. Die Objektberechtigung Q&A Objekt bearbeiten wurde umbenannt in Q&A: Fragen beantworten. Das Arbeiten mit dem neuen Q&A-Modul erfordert einige Voreinstellungen: Das Q&A-Modul muss im Datenraum aktiviert werden. Im Datenraum muss mindestens eine Gruppe mit der Berechtigung Q&A-Prozesssteuerung vorhanden sein. Außerdem muss die Q&A-Prozessmatrix vollständig konfiguriert sein, d. h. sie muss mindestens eine Startgruppe, eine Freigabegruppe und einen Prozess zwischen einer Startgruppe und einer Freigabegruppe enthalten. Eine Frage zu einem Dokument, einer Dokumentensammlung oder einem Ordner kann lediglich gestellt werden, wenn das Q&A-Modul korrekt konfiguriert wurde, mindestens eine Gruppe in der Q&A- Prozessmatrix enthalten ist, die die Objektberechtigung Q&A: Fragen beantworten für das entsprechende Objekt hat, und der Benutzer die Datenraumberechtigung Fragen stellen hat. Wird die Q&A-Prozessmatrix, werden alle Q&A-Objekte, die noch nicht freigegeben wurden, wieder den Startgruppen zugewiesen. Zum Überprüfen der Q&A-Einstellungen verfahren Sie wie folgt: 2. Wählen Sie Einstellungen Q&A-Optionen. 3. Der aktuell definierte Q&A-Prozess wird angezeigt. 4. Die Rechtecke enthalten die Namen der Gruppen, die in der Matrix definiert wurden. Die Pfeile zeigen an, welche Gruppe ein Q&A-Objekt an eine andere Gruppe weiterleiten darf. Die Gruppen, die direkt nach der Startgruppe folgen, erhalten alle neu erstellten Q&A-Objekte. Die Gruppen, deren Pfeil in Richtung Freigeben zeigt, können Q&A-Objekte freigeben, sodass der Fragesteller die letzte Antwort sehen kann. 5. Klicken Sie auf Q&A-Prozess bearbeiten, um die Matrix zu ändern. Für detaillierte Informationen lesen Sie bitte unseren Leitfaden für Datenraum-Center- und Datenraum-Manager Neue und e Funktionalitäten in Brainloop Secure Dataroom ab Version Seite 6 von 6