Brainloop Secure Dataroom Service Version 8.30

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1 Brainloop Secure Dataroom Service Version 8.30 QR-Code-Authentifizierung leicht gemacht Schnellstartanleitung Brainloop Secure Dataroom Version 8.30 Copyright Brainloop AG, Alle Rechte vorbehalten. Sämtliche verwendeten Markennamen und Markenzeichen sind Eigentum der jeweiligen Markeninhaber.

2 Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung Voraussetzungen für die Nutzung von QR-Codes Die Brainloop QR Code Scanner-App herunterladen und registrieren Ihr Smartphone registrieren und das Benutzerprofil einstellen Mit einem QR-Code an einem Brainloop Dataroom anmelden Häufig gestellte Fragen (FAQs) Kontakt Anhang: Änderungsprotokoll Seite 2 von 10

3 1 Einleitung Die Brainloop QR Code Scanner-App bietet eine schnelle, bequeme und sichere Art der Authentifizierung an TAN-geschützten Brainloop Datenräumen. Dank dieser App müssen Sie keine SMS-TANs mehr per Hand eingeben, wenn Sie Ihre Datenräume betreten wollen. Scannen Sie bei der Anmeldung einfach den von Brainloop Secure Dataroom Service generierten QR-Code und melden sich so sicher an Ihrem Datenraum an. Die Brainloop QR Code Scanner-App ist sowohl für ios (iphone und ipad) als auch für Android verfügbar. Die App ist mit einem Zugangscode geschützt, welcher bei jedem Start der App eingegeben werden muss. Die Authentifizierung mit QR-Codes ist in der Enterprise Edition und in der Standard Edition von Brainloop Secure Dataroom Service enthalten. Hinweis: Sie können mit dieser App nur QR-Codes scannen, die von Brainloop Secure Dataroom Service für die Anmeldung an Datenräumen erzeugt werden. Andere QR-Codes können mit dieser App nicht gelesen werden. Hinweis: Sie können die Authentifizierung mit QR-Codes nur für Datenräume verwenden, bei denen die Option Authentifizierung mit SMS-TAN aktiviert ist. 2 Voraussetzungen für die Nutzung von QR-Codes Folgendes benötigen Sie, um QR-Codes als Art der Zwei-Faktor-Authentifizierung zu verwenden: Ein Smartphone mit schneller Autofokus-Kamera mit ios 6.1 oder neuer bzw. Android 4.0 oder neuer Die Brainloop QR Code Scanner-App muss auf Ihrem Smartphone installiert sein Eine Datenverbindung (z. B. WLAN oder mobil) zwischen Ihrem Smartphone und Brainloop Secure Dataroom Service (Version 8.30 und neuer) Als Anmeldesicherheit muss in Ihrem Datenraum SMS-TAN-Authentifizierung eingestellt sein Ihr Smartphone muss in Brainloop Secure Dataroom Service registriert und die Art der Validierung in Ihrem Benutzerprofil auf QR-Code gesetzt sein Seite 3 von 10

4 3 Die Brainloop QR Code Scanner-App herunterladen und registrieren Benutzer von Brainloop Secure Dataroom Service können sich die Brainloop QR Code Scanner-App kostenfrei aus dem Apple AppStore für ios Smartphones (iphone/ipad) oder aus dem Google Play Store für Android Smartphones herunterladen und installieren. Mit den folgenden Links oder QR-Codes gelangen Sie im App-Store direkt zu dieser App. Auf der Website des jeweiligen App-Stores können Sie auch über das Suchfeld mit dem Suchbegriff Brainloop QR Scanner nach der App suchen. Die Installation muss dann nach den Anweisungen am Bildschirm erfolgen. Bitte verwenden Sie einen allgemeinen QR-Code-Scanner zum Scannen eines der nachstehenden QR- Codes. Mit der Brainloop QR Code Scanner-App können keine anderen QR-Codes gescannt werden. AppStore: Um die App für Geräte mit Apple ios (iphone/ipad) herunterzuladen, klicken Sie auf den folgenden Link oder scannen den QR-Code: code-scanner/id ?l=it&ls=1&mt=8 Google Play Store: Um die App für Android-Geräte herunterzuladen, klicken Sie auf den folgenden Link oder scannen den QR-Code: Während der Installation müssen Sie bestätigen, dass die Brainloop QR Code Scanner-App auf das Telefon, Netzwerk und die Hardware Ihres Geräts zugreifen darf. Außerdem werden Sie aufgefordert, einen Zugangscode zum Entsperren der App einzugeben. Geben Sie Ihren persönlichen Zugangscode mit mindestens vier Zeichen entsprechend Ihren Sicherheitsrichtlinien ein und wiederholen den Code. Seite 4 von 10

5 Hinweis: Bitte merken Sie sich Ihren Zugangscode, da Sie ihn bei jedem Start der App eingeben müssen. Aus Sicherheitsgründen sperrt sich die App automatisch bei jedem Sperren des Smartphones. Hinweis: Bei der Installation der Brainloop QR Code Scanner-App auf Ihrem Smartphone wird einmalig eine sichere und eindeutige Kennung erzeugt und an einem sicheren Ort auf Ihrem Smartphone abgelegt. Diese Kennung dient der Identifikation Ihres persönlichen Smartphones und wird zusammen mit einem gescannten QR-Code zurück an Brainloop Secure Dataroom Service gesendet. So wird sichergestellt, dass Ihr registriertes Smartphone verwendet wird. 4 Ihr Smartphone registrieren und das Benutzerprofil einstellen Um Ihr Smartphone in Brainloop Secure Dataroom Service zu registrieren und um in Ihrem Benutzerprofil QR-Codes als Methode der Zwei-Faktor-Authentifizierung einzustellen, verfahren Sie wie folgt: 1. Öffnen Sie Brainloop Secure Dataroom Service in Ihrem Webbrowser, falls die Anwendung noch nicht geöffnet ist. 2. Melden Sie sich mit Ihrem Benutzernamen (d. h. Ihrer -Adresse) und Ihrem Passwort am Datenraum an. 3. Geben Sie die an Ihr Smartphone gesendete TAN ein und klicken auf Übernehmen. 4. Klicken Sie auf Ihren Benutzernamen in der oberen linken Ecke des Datenraum-Browsers. 5. Das Dialogfenster Benutzerprofil und Einstellungen wird angezeigt. 6. Navigieren Sie in der Registerkarte Benutzerkonto zum Bereich Benutzer-Login - Methoden der Authentifizierung. 7. Klicken Sie neben Mobiltelefon auf Ändern. 8. Geben Sie die an Ihr Mobiltelefon gesendete TAN ein und klicken auf Weiter. 9. Das Dialogfenster Mobiltelefonnummer hinzufügen oder ändern wird angezeigt. 10. Wählen Sie aus dem Drop-down-Menü Art der Validierung die Option QR-Code aus: 11. Klicken Sie auf Weiter. 12. Ein Dialogfenster mit einem QR-Code wird angezeigt: Seite 5 von 10

6 13. Starten Sie die Brainloop QR Code Scanner-App auf Ihrem Smartphone. 14. Geben Sie in der App Ihren Zugangscode ein und tippen auf Anmelden. 15. Falls der Scanner nicht automatisch startet, tippen Sie in der App auf Scannen. 16. Scannen Sie den angezeigten QR-Code. 17. Eine Meldung, dass Ihr Gerät registriert wurde, wird auf dem Smartphone angezeigt. 18. Um die Meldung zu schließen, tippen Sie auf OK. 19. Klicken Sie im Dialogfenster Benutzerprofil und Einstellungen des Datenraum-Browsers auf Schließen. 20. Jetzt können Sie QR-Codes als Methode der Zwei-Faktor-Authentifizierung verwenden. Seite 6 von 10

7 5 Mit einem QR-Code an einem Brainloop Datenraum anmelden Wenn Sie sich das nächste Mal an einem mit Zwei-Faktor-Authentifizierung geschützten Datenraum anmelden, wird während der Anmeldung automatisch ein QR-Code angezeigt. Um sich damit am Datenraum anzumelden, verfahren Sie folgendermaßen: 1. Öffnen Sie Brainloop Secure Dataroom Service in Ihrem Webbrowser, falls die Anwendung noch nicht geöffnet ist. 2. Melden Sie sich mit Ihrem Benutzernamen (d. h. Ihrer -Adresse) und Ihrem Passwort am Datenraum an. 3. Der Dialog QR-Code-Authentifizierung wird automatisch angezeigt. 4. Starten Sie die Brainloop QR Code Scanner-App auf Ihrem Smartphone. 5. Geben Sie in der App Ihren Zugangscode ein und tippen auf Anmelden. 6. Falls der Scanner nicht automatisch startet, tippen Sie in der App auf Scannen. 7. Scannen Sie den angezeigten QR-Code. 8. Eine Meldung mit der Bestätigung, dass Sie am Datenraum angemeldet sind, wird auf Ihrem Smartphone angezeigt. 9. Tippen Sie auf OK, um die Meldung zu schließen. 10. Ihr Datenraumfenster wird im Webbrowser geöffnet. Seite 7 von 10

8 6 Häufig gestellte Fragen (FAQs) Wie scanne ich einen QR-Code von einem Bildschirm? Wir empfehlen Ihnen, die Kamera Ihres Smartphones in einem Abstand von cm senkrecht vor Ihren Computer-Bildschirm zu halten. Bitte beachten Sie, dass der ideale Abstand von der Bildschirmauflösung und von der Größe des QR-Codes abhängt. Die Geschwindigkeit, mit der der QR-Code gescannt und erkannt wird, hängt hauptsächlich von der Geschwindigkeit der Smartphone-Kamera ab. Der Autofokus der Kamera spielt bei diesem Vorgang eine große Rolle. Für das schnelle Scannen von QR-Codes empfehlen wir die Verwendung eines möglichst aktuellen und schnellen Smartphones. Wie scanne ich einen QR-Code schnell von einem Bildschirm? Wenn Sie zum ersten Mal einen QR-Code scannen, versuchen Sie vermutlich, die Kamera im exakten Abstand zum Bildschirm zu halten und sie perfekt waagerecht und senkrecht auszurichten. Mit der Zeit werden Sie feststellen, dass sich die QR-Codes am schnellsten scannen lassen, wenn Sie die Kamera still halten, sodass der Autofokus den QR-Code scharf stellen kann. Mit einem schnellen Autofokus können QR- Codes in weniger als einer Sekunde gescannt werden. Was muss ich während des Scannens vermeiden? Helle Lichtreflexe oder Schatten auf Ihrem Bildschirm verhindern möglicherweise, dass der Autofokus Ihrer Kamera das Bild erkennt oder stören die App bei der Erkennung des QR-Codes. Künstliches Licht oder Sonnenlicht können Lichtreflexe auf Ihrem Computer-Bildschirm verursachen. Versuchen Sie daher solche Lichtreflexe zu vermeiden, insbesondere wenn Ihr Bildschirm eine glänzende Oberfläche hat. Auch der Blitz Ihres Smartphones kann Spiegelungen verursachen. Wir raten daher von der Verwendung von Blitzlicht zum Scannen von QR-Codes ab. Wenn sich hinter Ihnen eine Lichtquelle befindet, erzeugt Ihr Smartphone eventuell einen Schatten, wenn Sie es zu dicht an den Bildschirm halten. Um Schatten zu vermeiden, verändern Sie beim Scannen eines QR-Codes vom Bildschirm einfach den Abstand oder die Lichtquelle. Wie lang ist ein QR-Code gültig? Die QR-Codes, die von Brainloop Secure Dataroom Service generiert werden, sind aus Sicherheitsgründen nur fünf Minuten lang gültig. Wenn Sie einen QR-Code erst nach Ablauf der Gültigkeit scannen, lehnt Brainloop Secure Dataroom Service diesen Code ab, und die App auf Ihrem Smartphone zeigt eine Fehlermeldung an. Kann ich mich mit mehreren Benutzer am selben Server anmelden? Aus Sicherheitsgründen können Sie sich an einem Datenraum-Server, der mit QR-Code-Authentifizierung geschützt ist, nur mit einem einzigen Benutzernamen (d. h. -Adresse) pro Smartphone anmelden. Seite 8 von 10

9 Wie kann ich einmalig von QR-Code auf SMS-TAN umstellen? Wenn Sie anstatt eines QR-Codes einmalig eine SMS-TAN zur Zwei-Faktor-Authentifizierung bei Ihrer aktuellen Anmeldung verwenden wollen, klicken Sie einfach auf die Option Zu TAN wechseln unterhalb des QR-Codes. Eine TAN wird dann an die Telefonnummer gesendet, die Sie während der Registrierung angegeben haben. Geben Sie diese TAN in das entsprechende Feld am Bildschirm ein und bestätigen sie. Sie sind nun an Ihrem Datenraum angemeldet. Wie kann ich dauerhaft von QR-Code auf SMS-TAN umstellen? Wenn Sie wieder auf die Anmeldung am Datenraum mit TANs umstellen wollen, öffnen Sie Ihr Benutzerprofil und navigieren zum Bereich Methoden der Authentifizierung. Klicken Sie auf die Option Ändern neben Ihrer Mobiltelefonnummer und scannen den angezeigten QR-Code. Stellen Sie im nächsten Dialogfenster die Art der Validierung zurück auf TAN. Eine neue TAN wird an Ihr Mobiltelefon gesendet. Geben Sie diese TAN in das Feld TAN-Eingabe ein und klicken auf Weiter. Jetzt werden Ihnen wieder SMS-TANs zur Anmeldung am Datenraum gesendet. Wie kann ich den Zugangscode und die eindeutige Kennung aus der App löschen? Das Löschen der persönlichen Daten von Ihrem Smartphone ist ganz leicht. Ihr Zugangscode für die App sowie die eindeutige Kennung, die bei der Registrierung der App erzeugt wurde, können beide durch ein Zurücksetzen der App gelöscht werden. Um die App zurückzusetzen, tippen Sie auf das Symbol Zurücksetzen unten links im Startbildschirm der App und bestätigen die Sicherheitsfrage mit OK. Was passiert, wenn ich meinen Zugangscode mehrmals falsch eingegeben habe? Sie haben fünf Versuche zur Eingabe des korrekten Zugangscodes. Wenn Sie diese Versuche ausgeschöpft haben, setzt sich die App automatisch zurück und Ihre persönlichen Daten, der Zugangscode und die eindeutige Kennung werden gelöscht. Sie können sich in diesem Fall trotzdem mit einer SMS-TAN an Ihrem Datenraum anmelden und müssen Ihr Smartphone dann erneut registrieren. Seite 9 von 10

10 7 Kontakt Bei weiteren Fragen zum Brainloop QR Code Scanner-App und zu Brainloop Secure Dataroom System hilft Ihnen unser Support-Team weiter: Telefonischer Support 24/7: Innerhalb Deutschlands: (gebührenfrei) Innerhalb der Schweiz: (gebührenfrei) Innerhalb Großbritanniens: (gebührenfrei) Innerhalb der USA: (gebührenfrei) Aus anderen Ländern: Online-Support: Klicken Sie hier, um unser Online-Support-Formular aufzurufen. -Support: support@brainloop.com 8 Anhang: Änderungsprotokoll Version Änderungsdatum Änderung März 2014 Interne Freigabe der Brainloop QR Code Scanner-App mit Brainloop Secure Dataroom Service Version 8.30 Page 10 of 10