Abwicklung Reisespesen

Transkript

1 Forsttechnik, Holzrecyclingund Teleskopmaschinen Abwicklung Reisespesen Prozesseinheit 2 Nadja Augsburger 1

2 Inhaltsverzeichnis Zeitplan S. 3 Flussdiagramm S. 4-5 Einführung in die Prozesseinheit S. 6 Prozessbeschreibung S. 6-7 Gemachte Erfahrungen S. 8 Schlusswort S. 8 Auswertungsbogen S. 9 Musterdokumente S Prozesseinheit 2 Nadja Augsburger 2

3 Zeitplan Datum Geschätzte Dauer (h) Beschreibung Themen festlegen mit Lehrmeisterin Planung erfüllt? Flussdiagramm skizzieren und in PowerPoint übertragen Benötigte Zeit Prozessbeschreibung zu Flussdiagramm schreiben 3.5 Stunden Titelblatt und Inhaltsverzeichnis schreiben (ohne Seiten Zahlen) Erfahrungen notieren 2 Stunden Musterdokumente zusammenstellen 1 Stunde Auswertungsbogen anhand der Journale ausfüllen Inhaltsverzeichnis und Flussdiagramm definitiv anpassen Dokument in die richtige Reihenfolge bringen Probedruck und Verbesserung des Textes 2.5 Stunden Abgabe an Lehrmeisterin Bewertungsgespräch Prozesseinheit 2 Nadja Augsburger 3

4 Flussdiagramm Prozesseinheit 2 Nadja Augsburger 4

5 Prozesseinheit 2 Nadja Augsburger 5

6 Prozess Einführung in die Prozesseinheit Bei der W. Mahler AG gehen, wie bei anderen Firmen auch, Mechaniker immer wieder für Reparaturarbeiten zu Kunden und bezahlen die Verpflegung, Benzin usw. selber. Da dies als Reisespesen gilt, werden die Mitarbeiter natürlich entschädigt und ich übernehme diese Arbeit. Seit Beginn meiner Lehre bin ich in der Buchhaltung tätig und bin auch für die Spesenauszahlung ein Stück weit verantwortlich. In der Zwischenzeit habe ich viele Erfahrungen dabei gesammelt. Eine Prozesseinheit über das Thema Abwicklung Reisespesen zu schreiben, ist mir daher leicht gefallen. Prozessbeschreibung 1. Mitarbeiter iter geben Spesenzettel samt Quittungen in die Buchhaltung Die Mitarbeiter geben ihre Spesenzettel zu uns in die Buchhaltung. 2. Betrag mit Kassenbelegen und Spesenzetteln kontrollieren Die Buchhalterin übergibt mir wöchentlich die angesammelten Spesenzettel. Ich kontrolliere und vergleiche alle aufgelisteten Beträge mit den Quittungen. Falls etwas nicht stimmt, z.b. wenn eine Quittung fehlt, kläre ich es mit der betreffenden Person ab. Falls nötig, korrigiere ich die Abrechnung. Eurobeträge, falls vorhanden, rechne ich zum Tageskurs in Schweizerfranken um. 3. Entscheidung: Betrag in Ordnung? Ja - Das Total ist in Ordnung und ich gehe weiter zu Schritt 4 Nein - Ich rechne alles noch mal nach und setze den richtigen Betrag ein. Dann gehe ich weiter zu Schritt Couverts und Kasse bereitlegen Bevor ich die Spesen auszahle, lege ich die zu verwendenden Couverts bereit (C5/6) und stelle die Kasse parat. 5. Couverts mit Namen versehen Damit ich niemanden vergesse auszuzahlen, versehe ich die Couverts zu Beginn mit den jeweiligen Namen, die auf den Spesenzettel ersichtlich sind. Es kann sein, dass eine Person mehrere Spesenzettel eingereicht hat, deshalb hefte ich diese zusammen. 6. Geldbetrag in die Couverts legen und zukleben Ich rechne pro Mitarbeiter alle Spesentotale zusammen, lege dann den Geldbetrag ins Couvert und klebe es zu. 7. Spesenzettel visieren und mit Datum versehen Nachdem ich die Couverts beiseite gelegt habe, versehe ich die Spesenzettel mit meinem Visum und dem Auszahlungsdatum. Dies machen wir, damit man weiss, wer die Spesen an welchem Tag ausbezahlt hat und somit verantwortlich ist. 8. Zettel in der Buchhaltung sammeln, Couverts an zuständige Person Die unterzeichneten Spesenzettel sammle ich in der Buchhaltung und übergebe die Umschläge dem Werkstattleiter, damit er diese verteilen kann. 9. Fibu und danach Buchungsmaske öffnen Um die Belege zu verbuchen, öffne ich zuerst die Fibu (Finanzbuchhaltungsprogramm) und danach wähle ich das Icon für die Buchungsmaske, auf der ich gleich die Spesen erfassen werde. Prozesseinheit 2 Nadja Augsburger 6

7 10. Filter mit K für Kassabuchungen setzen Damit ich die nächste Belegnummer feststellen und für eine bessere Übersicht sorgen kann, setze ich den Filter K für Kassabuchungen und scrolle bis zu unterst, damit ich die letzte Kassabuchung finde. Um sicher zu gehen, nehme ich zusätzlich den Ordner mit den letzten Kassabuchungen hervor und vergleiche die letzte Belegnummer und vergewissere mich, dass diese richtig ist. 11. Spesenzettel vorkontieren und Vorsteuer- Code angeben Vor der Eingabe kontiere ich alle Positionen der Spesenzettel mit dem Aufwandskonto und dem zutreffenden Vorsteuer- Code (VSt. Code). Die Steuerschlüssel (Mehrwertsteuercodes) sind in den Stammdaten festgelegt. Bei Unsicherheiten frage ich bei der Buchhalterin nach. In den meisten Fällen verwende ich das Aufwandskonto mit der Nummer für Reisespesen diverse und das Habenkonto 1000 für Kasse. Mit Hilfe der Vorsteuer-Code- Liste und den Kassabelegen finde ich den VSt- Code heraus. Dabei muss ich aufpassen, dass ich dabei den richtigen Code verwende, weil für Verpflegung, laut MwSt- Verordnung, nur 50% der Vorsteuer rückforderbar sind. 12. Spesenzettel buchen und mit Belegnummer versehen Zuerst gebe ich in der Fibu- Buchungsmaske das Buchungsdatum, dann die Buchbelegnummer ein. Oben rechts auf dem Spesenzettel schreibe ich die Belegnummer ebenfalls auf, z. B K229. Danach erfasse ich das Soll- und Habenkonto (66406/1000) und den Text. Bei diesen Buchungen lautet der Text immer: Initialen Mitarbeiter Reisespesen PM Reisespesen (Kundenname Kundenname) (Sauser) Der Text muss stets gleich lauten, damit die Spesenbelege von den anderen Kassabuchungen unterschieden werden können. Dann gebe ich den Betrag inkl. MwSt ein und zum Schluss den VSt- Code. 13. Alle Buchungen kontrollieren Am Schluss kontrolliere ich jede einzelne Buchung nochmals, sowohl in der Fibu als auch die Kontierung auf den Spesenbelegen, denn es kann schnell einmal ein Fehler passieren. 14. Entscheidung: Alles i.o? Ja - Weiter zu Schritt 15 Nein - Fehler suchen und Buchung korrigieren 15. Zettel der Buchhalterin zur Kontrolle geben Vier Augen sehen mehr als zwei. Deshalb übergebe ich die Spesenbelege der Buchhalterin zur Kontrolle. 16. Entscheidung: Alles i.o? Ja - Fahre ich weiter mit dem Schritt 17 Nein Zusammen mit der Buchhalterin bespreche ich den Fehler und korrigiere ihn. Meistens mache ich mir Notizen, damit mir das nicht noch einmal passiert. 17. Spesenzettel in Ordner Kasse ablegen Ich speichere die getätigten Buchungen, setze den Filter zurück und schliesse die Fibu. Zum Schluss lege ich die erfassten Spesenzettel im Kassaordner ab. Somit ist der Arbeitsablauf beendet. Prozesseinheit 2 Nadja Augsburger 7

8 Gemachte Erfahrungen 1. Beispiel Falscher VSt- Code Situation: Als ich zu schnell und unvorsichtig gearbeitet habe, gab ich aus Versehen einen falschen VSt- Code ein. Zum Glück ist dieser Fehler beim Kontrollieren der Buchhalterin aufgefallen, ansonsten hätten wir zu viel Mehrwertsteuer zurück gefordert und ein Revisor hätte später einen Grund zur Beanstandung gehabt. Erfahrung: Ich habe daraus gelernt, dass ich besonders gut auf die Quittungen achten muss. Es ist nicht immer leicht den VSt- Code zu bestimmen, aber mit der Zeit habe ich die wichtigsten Regeln kennen gelernt. Ich nehme jetzt immer die Liste mit den VSt- Codes zur Hand, das macht es mir einfacher. 2. Beispiel Zu wenig ausbezahlt Situation: Einmal habe ich den auszuzahlenden Betrag nicht noch einmal nachgerechnet. Ich war mir sicher, dass dieser stimmen würde, das war leider nicht so. Als die betroffene Person dann in die Buchhaltung kam, war es mir richtig peinlich. Die Person hat dies jedoch wieder schnell vergessen und meinte, dass jedem einmal einen Fehler unterlaufen kann. Erfahrung: Mir wurde bewusst, dass man sehr genau und konzentriert arbeiten muss. Auch wenn es keiner merken würde, es geht um Geld, das jemandem zusteht. Es wäre den Mitarbeitern gegenüber nicht fair. Mein neues Motto für diese Arbeit lautet: Lieber etwas langsamer und exakter arbeiten, als auf Kosten von anderen Fehler zu machen. 3. Beispiel Falsches Konto K verwendet Situation: Bei uns in der Firma gibt es Verkäufer, deren Spesen immer auf ein speziell, für sie bestehendes, Reisespesenkonto gebucht werden. Wie schon oben erwähnt ist es meine Aufgabe, die Reisespesen der Mechaniker auf das Konto zu buchen. Ich habe einmal einen Spesenzettel eines Verkäufers verbucht, ohne zu merken, dass es sich hier nicht um einen Mechaniker handelt. Erfahrung: Ich habe gelernt zu unterscheiden, ob ein Mechaniker oder ein Verkäufer den Spesenzettel eingereicht hat und habe begonnen diese separat zu behandeln. So vermeide ich das falsche Spesenkonto zu erwischen. Schlusswort Am Ende meiner bearbeiteten Prozesseinheit habe ich ein gutes Gefühl. Ich denke, dass ich den vorgegebenen Prozess klar und verständlich beschrieben und dabei viel Neues über die Vorsteuern gelernt habe. Die Zahlung der Spesen bis zur Verbuchung in der Fibu ist ein interessanter Arbeitsablauf. Es gibt viele Teilschritte zu bearbeiten und man kann mit korrekter Arbeitsweise eine fehlerfreie Arbeit ausführen. Bei der Arbeit für diese Prozesseinheit war ich wirklich motiviert und es hat mir auch Spass gemacht. Prozesseinheit 2 Nadja Augsburger 8

9 Auswertungsbogen Während der Prozesseinheit war meine Motivation insgesamt Tief hoch Weil: Ich arbeite gerne mit Spesen und dem Finanzbuchhaltungsprogramm. Am Anfang war ich zwar noch unsicher, was diesen Arbeitsablauf betrifft. Aber mit der Zeit habe ich mich an die Arbeitsweise und die notwendige Genauigkeit gewöhnt. Ich bin viel sicherer und daher motivierter geworden. Das Erlernen des Prozesses s war für mich Schwierig einfach Weil: Das Thema Vorsteuer war mir zu Beginn noch fremd. Doch je mehr ich mich mit diesem Prozess beschäftigt habe, desto mehr Klarheit und Übung habe ich bekommen. Mit dem Ergebnis meiner Arbeit bin ich Unzufrieden sehr zufrieden Weil: Ich habe versucht, mich optimal auf die PE vorzubereiten und bin dann mit vielen Informationen und Ideen an diese Arbeit gegangen. Ich denke, ich konnte alle meine Gedanken einbringen und bin deshalb mit meiner Arbeit letztlich sehr zufrieden. Bei der nächsten Bearbeitung eines Prozesses berücksichtige ich von meinen Erfahrungen Nichts alles Konkret heisst das, Ich kann von gemachten Erfahrungen profitieren und aus Fehlern lernen. Übung macht den Meister. Prozesseinheit 2 Nadja Augsburger 9

10 Musterdokumente Buchungsmaske der Fibu Buchungsdatum Buchbelegnummer Soll- und Habenkonto Buchungstext Betrag inkl. MwSt VSt- Code Prozesseinheit 2 Nadja Augsburger 10

11 Stammdaten/ Steuerschlüssel Die am meisten verwendeten VSt. Codes, sind die Nummer 6, 9, 11 und die Nummer 20. Beispiele der Verwendung: Nr. 6 Benzin Nr. 9 Verpflegung im Restaurant Nr. 11 Verpflegung aus dem Laden Nr. 20 Übernachtungen/ Hotel rückforderbar: 100% von 7,6% MwSt 50% von 7.6% MwSt 50% von 2.4% MwSt 100% von 3.6% MwSt Prozesseinheit 2 Nadja Augsburger 11

12 Abbild eines Spesenbeleges Beleg Nummer Auszahldatum und Visum Soll- und Habenkonto Kunde Vorsteuer Prozesseinheit 2 Nadja Augsburger 12

13 Kontoauszug der Kasse vom November 2007 Prozesseinheit 2 Nadja Augsburger 13

14 Auszug aus dem Kontoplan Prozesseinheit 2 Nadja Augsburger 14