Erstellung Buchhaltung

Transkript

1 Erstellung Buchhaltung inkl. Abschluss Caroline Fuchs Objekt: 2. Prozesseinheit Zeitraum: Oktober 2005 Januar 2006 Branche: Treuhand

2 Inhalt 1. Einführung Prozessbeschreibung Schlusswort 3 4. Flussdiagramm Musterbeispiel Bilanz und Erfolgsrechnung Pendenzliste Auswertungsbogen der Lernjournale...14

3 1. Einführung Der Zweck der Buchhaltung besteht darin, Auskunft über die Vermögenslage des Geschäftes, die Schuld- und Forderungsverhältnisse, sowie die Herkunft und die Verwendung der Mittel der einzelnen Geschäftsjahre zu geben. Ausserdem dient die Buchhaltung zur Rechenschaftsablegung der an der Unternehmung interessierten Personen. 2. Prozessbeschreibung 1. Teilschritt Unser Mandant, welcher in diesem Falle Arzt und Besitzer einer eigenen Praxis ist, bewahrt im Verlauf des Jahres sämtliche nötigen Buchhaltungsbelege auf und bringt diese nach Ablauf des Kalenderjahres für die Erstellung seiner Buchhaltung seinem Treuhänder vorbei. Wichtige Buchhaltungsbelege sind Kassaquittungen Bank- oder Postkontoauszüge Debitorenrechungen Kreditorenrechnungen Lohnabrechnungen Versicherungsausweise etc. 2. Teilschritt Die Unterlagen werden dem Sachbearbeiter des entsprechenden Mandanten übergeben, welcher nun diese Belege nach Datum und Zusammenhang des Beleges sortiert. Anschliessend werden alle Belege kontiert, d.h. den betreffenden Konti zugeordnet. Dies geschieht anhand eines Kontenplans, auf welchem alle Konti des betreffenden Mandanten aufgeführt sind. Da durch die Kontierung definitiv entschieden wird, auf welche Konti ein bestimmter Geschäftsfall zu buchen ist, erhält dieser Arbeitsbereich einen besonders hohen Stellenwert.

4 3. Teilschritt Alsdann können die Buchungen im Computer eingegeben werden. Dies geschieht mit dem Buchhaltungsprogramm Abacus. Zuletzt erfolgen die Abschlussbuchungen. Unter Abschlussbuchungen versteht man Buchungen, die am Ende des Jahres getätigt werden müssen, wie Abschreibungen Privatanteile (z.b. Fahrzeug, Miete, BVG persönlich) Transistorische Aktiven Transistorische Passiven etc. Nach diesem Arbeitsschritt kontrolliert man, ob und welche Unterlagen noch fehlen. Diese werden dann schriftlich oder telefonisch beim Mandanten angefordert und danach ebenfalls verbucht. 4. Teilschritt Sind nun alle Unterlagen vollständig verbucht, werden alle Einzelkonti, die Bilanz und die Erfolgsrechnung des Kunden ausgedruckt. Dank dem "Abacus Programm rechnet der Computer die Bilanz und Erfolgsrechnung automatisch selber aus. Diese Unterlagen werden nun dem Chef zur Kontrolle vorgelegt. 5. Teilschritt Sind die Unterlagen überprüft, müssen allfällige Korrekturen oder Ergänzungen gemacht werden. Alsdann kann die Erfolgsanalyse erstellt werden. Diese gibt Auskunft über das unverfälschte Einkommen und Vermögen des Mandanten. Diese Analyse ist deshalb vertraulich zu behandeln und darf nicht ohne Erlaubnis des Mandanten an Dritte weitergegeben werden. 6. Teilschritt Nun wird der Mandant schriftlich zur Besprechung der Erfolgsanalyse und der dazugehörenden Buchhaltung mit dem Vorgesetzten eingeladen.

5 7. Teilschritt Nach dieser letzten Besprechung werden noch allfällige Korrekturen vorgenommen bevor dann der definitive Abschluss erstellt werden kann, die Erfolgs- analyse wird zweimal ausgedruckt und gebunden. Ein Exemplar wird dem Mandanten zur Kenntnisnahme und Aufbewahrung zugestellt, das andere bleibt beim Treuhänder und wird bei den entsprechenden Akten abgelegt. 3. Erfahrungen und Schlussfolgerungen 1. Ich habe mit meiner PE schon sehr früh begonnen, da ich zu jener Zeit wenig Arbeit im Betrieb hatte. Dadurch stand ich unter keinem Zeitdruck und konnte die PE gelassen in Angriff nehmen. Ich versuche bei der 3. PE genau gleich vorzugehen, damit mir auch dann genügend Zeit für die Arbeit zur Verfügung steht. 2. Für das Musterbeispiel hatte ich die Absicht, eine gebundene Erfolgsanalyse beizulegen, mit welcher ich meine Arbeit dokumentieren und sie dadurch verständlicher machen wollte. Auf meinem Merkblatt steht jedoch, dass maximal 5 Seiten eines Musterdokumentes beigelegt werden dürfen und eine Erfolgsanalyse besteht aus ca. 13 Seiten. Deshalb konnte ich lediglich eine Bilanz- und eine Erfolgsrechnung beilegen. Folglich muss ich meine Arbeit verständlicher gestalten, damit man sie auch ohne die vollständige Erfolgsanalyse versteht. 3. Die Schwierigkeit beim Verfassen des Textes lag darin, nicht zu sehr ins Detail zu gehen, jedoch den Ablauf genügend verständlich zu erklären, damit auch Laien diesen begreifen. Darum denke ich, dass eine aussagekräftige und gut verständliche Prozessbeschreibung den Kern der Prozesseinheit darstellt. Infolgedessen sollte der Text einen hohen Stellenwert erhalten. 4. Schlusswort Diese PE hat mich sehr viel Aufmerksamkeit und Genauigkeit gekostet, denn die Wiedergabe der einzelnen Schritte in Text und Grafik ist sehr komplex. Ebenso schwierig ist in diesem Fall der Gebrauch der geeigneten Fachwörter und deren verständliche Erklärung. Jedoch bin ich mit dem Resultat zufrieden.

6 Vorgehensplan PE 1. Thema wählen 2. Grundlagen / Informationen suchen und zusammenstellen 3. Musterbeispiel erstellen 4. Ablauf-Schritte notieren 5. Lernjournal 1 erstellen 6. Flussdiagramm erstellen 7. Lernjournale 2 & 3 erstellen 8. Text zu den Teilschritten schreiben 9. Lernjournal 4 erstellen 10. Lernjournale auswerten 11. Titelblatt, Inhaltsverzeichnis etc. verfassen 12. PE korrigieren / vervollständigen 13. PE abschicken

7 Mandant bringt Buchhaltungsbelege Sortieren von Buchhaltungsbelegen kontieren Belege im PC verbuchen Abschlussbuchungen fehlende Unterlagen anfordern NEIN Unterlagen vollständig? JA

8 Einzelkonti, Erfolgsrechnung und Bilanz ausdrucken dem Chef zur Kontrolle vorlegen vervollständigen / korrigieren NEIN vollständig / korrekt? JA Erfolgsanalyse erstellen Mandant zur Besprechung einladen

9 Besprechung Mandant / Chef korrigieren Korrekturen? JA def. Abschluss erstellen NEIN Erfolgsanalyse an Mandant versenden