Archivierung von Unterlagen der öffentlichen Schulen Empfehlungen der Arbeitsgruppe»Bewertung von Schulakten«

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1 Archivierung von Unterlagen der öffentlichen Schulen Empfehlungen der Arbeitsgruppe»Bewertung von Schulakten«Von ERNST-OTTO BRÄUNCHE und KURT HocHSTUHL Die öffentlichen Schulen in Baden-Württemberg sind wie alle Behörden und Gerichte des Landes verpflichtet, die Unterlagen, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr benötigen oder deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, dem zuständigen Staatsarchiv anzubieten (LArchG 3 Abs. 1 Satz 1)... Die Menge der Schulen und die Ahnlichkeit der bei ihnen erwachsenden Unterlagen ließen es geraten erscheinen, die Aussonderung und Bewertung der Unterlagen der öffentlichen Schulen auf der Grundlage eines Archivierungsmodells vorzunehmen. Die Aktenaussonderungsreferenten der einzelnen Staatsarchive haben in Abstimmung mit der Landesarchivdirektion Baden-Württemberg in den Jahren 1992 und 1993 ein entsprechendes Archivierungsmodell erarbeitet, durch das in repräsentativen Ausschnitten die einzelnen Schularten und Schultypen ihren dokumentarischen Niederschlag in den einzelnen Staatsarchiven des Landes finden sollten. Für die einzelnen Schultypen (Gymnasien, Realschulen, Grund- und Hauptschulen, Sonderschulen, Berufliche Schulen) wurden in jedem Sprengel mehrere Beispielschulen ausgewählt, die ihre Unterlagen dem zuständigen Staatsarchiv anzubieten und an dieses abzugeben haben. Dieses formale Archivierungsmodell trat mit Erlaß des Ministeriums für Kultus und Sport Baden-Württemberg vom 24. Februar 1994 (Az.: 7 511/14) für den Bereich der vier Oberschulämter Stuttgart, Karlsruhe, Freiburg und Tübingen in Kraft. 1 Für viele Schulen, die im Archivierungsmodell der staatlichen Archivverwaltung keine Berücksichtigung fanden, meldeten daraufhin die Archive des jeweiligen Schulträgers Interesse an einer bernahme von Un terlagen entsprechend den Bestimmungen des 3 Abs. 3 des Landesarchivgesetzes an. Danach können»in Ausnahmefällen... im Einvernehmen mit der Landesarchivdirektion Unterlagen einem anderen Archiv übergeben werden«, sofern die Bestimmungen des Landesarchivgesetzes in den 4 bis 6 (Sicherung und Nutzung des Archivgutes) eingehalten werden und die archivfachlichen Ansprüche erfüllt sind. Die Prüfung 1 Vgl. hierzu auch auch den Beitrag von Robert Kretzschmar zu 3 Abs. 3 LArchG oben in diesem Band..

2 Ernst-Otto Bräunche und Kurt Hochstuhl dieser Bestimmungen und Anspr che obliegt der Landesarchivdirektion, die auch die Genehmigung zur Ubernahme der Unterlagen urch kommunale Archive erteilt, die ihrerseits die Abwicklung der Ubernahme selbständig betreiben und lediglich dem zuständigen Staatsarchiv Kopien der bewerteten Aussonderungslisten zukommen lassen. Damit war sowohl für die Staatsarchive wie auch für die kommunalen Archive die Notwendigkeit gegeben, sich inhaltlich mit den Unterlagen, die an den Schulen erwachsen, auseinanderzusetzen. Das formale Archivierungsmodell der Landesarchivverwaltung bedurfte einer Ergänzung im Bereich der inhaltlichen Uberlieferungsbildung. Eine gemeinsame Arbeitsgruppe, in der die Arbeitsgemeinschaft hauptamtlicher Archivare beim Städtetag Baden-Württemberg, die Arbeitsgemeinschaft der Kreisarchive beim Landkreistag Baden-Württemberg und Landesarchivverwaltung vertreten waren, widmete sich noch im Jahre 1994 dieser Aufgabe. Ihr gehörten unter Vorsitz von Dr. Ernst Otto Bräunche/Stadtarchiv Karlsruhe an: Bernd Breitkopf-Lippik/Kreisarchiv' Karlsruhe, Bettina Eger/Kreisarchiv Rottweil, Dr. Kurt Hochstuhl/Generallandesarchiv Karlsruhe, Gabriele M ühlnickel/kreisarchiv Esslingen, Dorothee Le Maire/Stadtarchiv Ettlingen, Konstantin Huber/Kreisarchiv Enzkreis, Dr. Ulrich Nieß/Stadtarchiv Mannheim, Dr. Bernhard Neidiger/Stadtarchiv Stuttgart. Nach Musterbewertungen der Uberlieferung einzelner Schultypen und deren Diskussion verabschiedete die»arbeitsgruppe Schulakten«am 3. Februar 1995 die nachstehend abgedruckten Empfehlungen, die in der Zwischenzeit den Kommunal-, Kreis- und Staatsarchiven in Baden- Württemberg zur Kenntnis gebracht worden sind. Bewertungsempfehlungen Schulakten Vorbemerkung Mit Erlaß des Ministeriums für Kultus und Sport Baden-Württemberg vom 23. Februar 1994 wurden die öffentlichen Schulen aufgefordert, gern. 3 Abs. 1 Satz 1 Landesarchivgesetz alle Unterlagen, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr benötigen oder deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, bis zum 30. Juni 1994 dem zuständigen Staatsarchiv anzubieten. Da die Staatsarchive aber nur die Unterlagen einiger weniger ausgewählter Schulen ihres Sprengels archivieren, hätte dies für die meisten Kommunen den Verlust der kompletten Schulüberlieferung, d.h. eines wichtigen Bestandteils der jeweiligen Ortsgeschichte, nach sich gezogen. Deshalb wurde zwischen den kommunalen baden-württembergischen Archivarbeitsgemeinschaften (Kreisarchive und Stadtarchive) und der Landesarchivdirektion Baden-Württemberg eine Regelung dahingehend getroffen, daß nach 3 Abs. 3 Landesarchivgesetz auch die Archive des jeweiligen Schulträgers auf Antrag bei der Landesarchivdi-

3 Archivierung von Unterlagen der öffentlichen Schulen 307 rektion Baden-Württemberg die für die Geschichte des Ortes relevanten Unterlagen übernehmen können. An die Stelle des Archivs des Schulträgers kann auch das zuständige Kreisarchiv treten. Eine aus Kreis-, Staats- und Stadtarchivaren/innen zusammengesetzte Arbeitsgruppe»Bewertung von Schulakten«hat darautbin folgende Empfehlungen erarbeitet: Empfehlungen Generell sollen die Schulen bis auf weiteres verpflichtet werden, alle Akten, die vor 1950 begonnen oder abgeschlossen worden sind, dem zuständigen Archiv anzubieten. Es werden nur Mindestanforderungen formuliert, so daß empfohlen wird, im Einzelfall vor Ort die Empfehlungen zu überprüfen und gegebenenfalls darüber hinaus zu archivieren. Die Empfehlungen werden anhand des Landeseinheitlichen Aktenplans Baden-Württemberg (LAP) erstellt. Falls ältere Aktenpläne verwendet worden sind oder gar noch werden, sollen die vergleichbaren Aktentitel übernommen werden. Grundsätzlich sind die Ablieferungsmodalitäten des zuständigen Archivs bindend (Ablieferungsverzeichnisse, Transportpflicht). Beso ders Kreisarchive und jüngere Stadtarchive sollten prüfen, ob die Uberlieferung der gemeindlichen Schulträger im Hinblick auf Schriftgut zu den folgenden, in den allgemeinen Archivierungsempfehlungen nicht enthaltenen Aktenzeichen ausreichend ist: Organisation der Schule, grundsätzliche Angelegenheiten 6431 Schulträgerschaft Schulbau und Heimbau, grundsätzliche Angelegenheiten. Als archivwürdig wurden eingestuft: Veröffentlichungen der Schulen Einbrüche, Diebstähle, Sachbeschädigung durch Schüler (belegt die wachsende Aggressivität in der Gesellschaft; zeigt das soziale Umfeld der Schule auf) Nebentätigkeit, politische Betätigung der Lehrer Stiftungen, Spenden (dokumentiert Engagement für die Schule und Akzeptanz in der Bevölkerung) 6413 Abstimmung zwischen Schulbereichen und Schularten Schulname (bei neueren Schulen möglicherweise kontroverse Diskussion, z.b. Erich-Kästner-Schule, Karlsruhe)

4 Ernst-Otto Bräunche und Kurt Hochstuhl Schulbeirat (dokumentiert die Entscheidungen des Schulträgers bezüglich der jeweiligen Schule, z. B. Finanzierungen) Schulordnung, Geschäftsorganisation (zeigt die Organisation des Schulbetriebs und der Verwaltung) 6451 Schulleitung (enthält die Vergabe von leitenden Funktionen in der Schule, nicht nur Rektor, sondern auch Fachbetreuer für bestimmte Unterrichtsbereiche; liefert Informationen zu Personen, die die Schule geprägt haben.) 6452 Lehrerkonferenzen (Protokolle auch an Oberschulamt), Dienstbesprechungen (Protokolle nur in der Schule vorhanden) (gibt Einblick in den inneren Zustand der Schule, d.h. Probleme zwischen Lehrern, Schülern, Eltern, Schulbehörden und Schulträger) 6453 Schulkonferenzen 6491 Veranstaltungen, Ausstellungen, Feste der Schule (stellt dar, was die Schule an Öffentlichkeitsarbeit leistet; dokumentiert Verbindung zur Bevölkerung und außerschulische Aktivitäten der Schüler) 6492 Schulvereine, Schulpartnerschaften (zeigt das Interesse der Bevölkerung an der Schule; belegt Aktivitäten der Schule im Rahmen der Völkerverständigung) 6499 Schulchronik (enthält ausführliche Dokumentation der Öffentlichkeitsarbeit der Schule und die Reaktionen der Bevölkerung, zum Teil mit Photographien und Zeitungsartikeln; gibt Informationen über Schulpersonal und Schulbetrieb) Grundsätzliche Angelegenheiten (nur mit Bezug auf die jeweilige Schule) Förderunterricht (belegt die Förderung sowohl begabter als auch behinderter Schüler, ebenso die Integration von Spätaussiedlerkindern) Unterrichtsfächer und -gebiete, grundsätzliche Angelegenheiten nach Besonderheit der einzelnen Schulen, z.b. Musikzug) Projekttage 6536 Berufsorientierung, Praktika vor allem an Sonderschulen (Bemühungen um berufliche Integration von Behinderten werden dokumentiert) l Schul- und Schülergottesdienste, vor allem Sonderschulen (werden oft im Rahmen der Schule und nicht der Kirchengemeinde abgehalten)

5 Archivierung von Unterlagen der öffentlichen Liste der an der Schule eingeführten Lehrbücher 6601 Schulpflicht 6603 Schülermitverantwortung 6604 Schülerzeitungen (dokumentiert die Schule aus der Sicht der Schüler; belegt Interesse der Schüler an der Einrichtung außerhalb des Unterrichts) 664 Muttersprachliche Kurse für Schüler fremder Staatsangehörigkeit, Schulbesuch von Ausländern (belegt die Integrationsbemühungen bei Ausländer- und Asylantenkindern) Betreuung besonderer Schülergruppen 6663 Schüleraustausch, Schüleraufenthalte, Schülerbriefwechsel 6664 Kunstwettbewerbe vor allem bei Sonderschulen 6668 Außerschulische Betätigung der Schüler Elternbriefe 6681 Mitwirkung in den Pflegschaften 6682 Mitwirkung in den Elternvertretungen (dokumentiert das Verhältnis Lehrer-Eltern, kann Mißstände an der Schule aufzeigen, ebenso besondere Probleme, z.b. Drogen) 675 Lehrerfortbildung (nur Berichte von Lehrern über pädagogische Tagungen, Lehrerfortbildung für Direktor und Kollegen) Zu achten ist auch auf Akten, die ohne Aktenzeichen angelegt werden, z.b.: Flugblattsammlung der 70er Jahre aus der»radikalen Szene«. Auch Zeitungsausschnittsammlungen werden gelegentlich außerhalb der Akte»Schulchronik«geführt. Schülerakten enthalten alle Angaben zu der Person des einzelnen Schülers; sie haben geringen dokumentarischen Charakter. Sie sollten bis auf maximal drei Exemplare zur Dokumentation des Verwaltungsvorgangs kassiert werden. Eine darüber hinausgehende Archivierung muß in das Ermessen des zuständigen Archivs gestellt werden. Vor allem Schülerakten der Sonderschulen können Informationen enthalten, die aus medizingeschichtlicher Sicht archivwürdig sein können und Aussagen über den Umgang der Gesellschaft mit Behinderten ermöglichen. Ebenso wird die Ubernahme von Schülerlisten und Schülerkarteien in das jeweilige Ermessen gestellt, deren Archivierung möglicherweise umfangreiche Anfragen nach sich ziehen. Praktikable Lösungen sollten mit den Schulen bzw. dem zuständigen kommunalen Schulverwaltungsamt abgestimmt werden. Ob Abiturarbeiten, zumindest in Auswahl, archiviert werden, hängt ebenfalls vom Ermessen des jeweiligen Archivs ab.