Überlieferung von Schulakten

Transkript

1 Landesfachstelle für Archive und öffentliche Bibliotheken im Brandenburgischen Landeshauptarchiv Überlieferung von Schulakten Fortbildungsveranstaltung 12. September 2007

2 Problemsituation Schulschließungen Altunterlagen aus DDR-Zeit 17 Jahre Wiedervereinigung

3 Verwaltungsvorschriften über Akten an Schulen im Land Brandenburg (VV-Schulakten) vom 14. Mai 1997

4 Akten an Schulen sind: Schülerakten, 1 - Begriffsbestimmung (VV-Schulakten) Klassen- oder Kurs- sowie Notenbücher, Klassenarbeiten und Klausuren, Prüfungsunterlagen, Schriftverkehr, Unterlagen der Mitwirkungsgremien der Schule und Unterlagen der Schulverwaltung (Verwaltungsakten) sowie Unterlagen über Lehrkräfte und Personen des sonstigen pädagogischen Personals.

5 2 Aufbewahrung (VV-Schulakten) Aufbewahrungsort: ist die Schule, die die entsprechenden Akten zuletzt regelmäßig verwendet hat. Aufbewahrungsfristen: Schülerakten und Prüfungsunterlagen: 10 Jahre Klassen oder Kurs- sowie Notenbücher: 3 Jahre Klassenarbeiten und Klausuren: 1 Jahr Klausuren in der Qualifikationsphase der gymnasialen Oberstufe: 2 Jahre Schriftverkehr, Unterlagen der Mitwirkungsgremien der Schule und Unterlagen der Schulverwaltung (Verwaltungsakten): 5 Jahre

6 Schülerakten Klassen- oder Kurs- sowie Notenbücher Klassenarbeiten und Klausuren Prüfungsunterlagen Verwaltungsakten Aufbewahrungsfristen 10 Jahre 3 Jahre 1 Jahr bzw. 2 Jahre 10 Jahre 5 Jahre Fristbeginn am Schuljahresende, in dem die Abmeldung vom Schulbesuch erfolgt nach Beendigung des Schuljahres, in dem diese erstellt wurden nach Beendigung des Schuljahres, in dem diese erstellt wurden am Schuljahresende, in dem die Abmeldung vom Schulbesuch erfolgt nach Beendigung des Schuljahres, in dem diese erstellt wurden

7 Besonderheit Bei Aufbewahrungsfrist der Abgangs- und Abschlusszeugnisse! Durchschriften oder Kopien der Abgangs- und Abschlusszeugnisse werden nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist an der Schule in das staatliche Schulamt überführt. Dort werden sie 30 Jahre aufbewahrt. Auf was beziehen sich die Aufbewahrungsfristen? s. Anlage 1 der Datenschutzverordnung Schulwesen (es handelt sich hierbei um Schülerakten/10 Jahre Aufbewahrungsfrist)

8 3 Aussonderung und Vernichtung (VV-Schulakten) Akten, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, sind auszusondern und dem zuständigen kommunalen Archiv zur Archivierung anzubieten. Dies gilt nicht für Klassenarbeiten, Klausuren und Prüfungsunterlagen, wenn nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist eine Rückgabe durch die betroffenen Schülerinnen oder Schüler gewünscht wird. Widerspruch zum Archivgesetz! Akten, die nicht in ein Archiv übernommen werden, sind zu vernichten.

9 3- Aussonderung und Vernichtung (VV-Schulakten) Vernichtung der Abschluss- und Abgangszeugnisse Diese Unterlagen (Kopien) werden nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist an der Schule (10 Jahre) noch 30 Jahre beim Staatlichen Schulamt aufbewahrt Die Ablieferungspflicht erfolgt daher erst nach 40 Jahren Anbietung an: Möglichkeit A das Archiv, das auch die übrigen Unterlagen der Schule verwaltet Möglichkeit B das für die Unterlagen des Staatlichen Schulamtes zuständige Archiv (BLHA)

10 Welches ist das zuständige kommunale Archiv nach Nummer 3 Abs. 1 VV-Schulakten? - Archiv, das für die Überlieferung des Schulträgers zuständig ist Schulart Grundschulen weiterführende allgemein bildende Schulen (Gymnasien, Oberschulen, Gesamtschulen, ehem. Realschulen); zusammengefasste Schulen Oberstufenzentren, Förderschulen und Schulen des Zweiten Bildungsweges Schulen oder Klassen in Justizvollzugsanstalten; Schulen mit besonderem Bildungsangebot Schulen in freier Trägerschaft Schulträger Gemeinden und Ämter Landkreise und kreisfreie Städte; fakultativ: Große und Mittlere kreisangehörige Städte (ab Ew.); sonstige Gemeinden oder Schulverbände, wenn Schülerzahl ausreicht Landkreise und kreisfreie Städte Land natürliche Personen und inländische juristische Personen des privaten oder des öffentlichen Rechts

11 Schulträger und Land: Zuständigkeiten in der öffentlichen Schule Grundsatz: Die Schulen sind nicht rechtsfähige öffentliche Anstalten des Schulträgers ( 6 Abs. 1 Satz 1 BbgSchulG) Der Schulträger stellt insbesondere die Schulunterlagen, Gebäude, Einrichtungen, Lehrmittel und das sonstige (nichtpädagogische) Personal (z.b. Hausmeister, Schulsekretärin) Die Lehrer und das sonstige pädagogische Personal stehen in einem Dienstverhältnis zum Land und werden von diesem besoldet.

12 Bewertung - Problemfelder Zu unterscheiden sind: Altunterlagen vor 1945 bzw oder ein späteres Jahr (Wann haben sich die Unterlagen verändert?) Unterlagen aus DDR-Zeiten bis 1990 Unterlagen seit 1990

13 Bewertung praktische Hinweise Unterlagen vor 1945: komplette Übernahme Schülerkarteikarten, Klassenarbeiten und Klausuren: vollständige Kassation, evtl. Beispiele Schülerakten, Prüfungsunterlagen: Gesamtanbietung, aber Auswahlarchivierung, entweder nach sachlichen Kriterien oder nach Jahrgängen oder Buchstaben (Empfehlungen nach Uwe Schaper, Probleme der Archivierung von Schulunterlagen, in: Brandenburgische Archive 7/1996)

14 Bewertung praktische Hinweise Verwaltungsakten, Protokolle der Mitwirkungsangelegenheiten, Haushaltsunterlagen: Bewertung im Einzelfall erforderlich, Doppelüberlieferung vermeiden: Was in der Kommunalverwaltung oder im Staatlichen Schulamt ebenfalls vorhanden ist und an anderer Stelle archiviert wird, kann kassiert werden.

15 Bewertung praktische Hinweise Geprüft werden muss: Welche Schulen haben in meinem Sprengel existiert bzw. existieren noch? Welche Unterlagen aus der Zeit vor 1945 und aus der Zeit zwischen 1945 und 1990 sind noch vorhanden? Möchte ich Unterlagen von allen Schulen archivieren oder nur von einem Teil? Können bei der Bewertung ältere Nomenklaturen noch verwendet werden (wenn solche existieren) oder sind sie zeitbedingt gewesen? Generell ist bei einer abgeschlossenen historischen Epoche mehr zu archivieren als in einer laufenden. Daher ist eine nicht zu kleinliche Bewertung anzuraten.

16 Vereinfachte Anbietung Mustervereinbarung im Zuge einer Verwaltungsvereinfachung Rundschreiben 15/96 des Ministeriums für Bildung, Jugend und Sport vom 27. Februar 1996 (Amtsblatt des MBJS Nr. 5/1996, S. 173)