12. Dokumente Speichern und Drucken

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1 12. Dokumente Speichern und Drucken 12.1 Überblick Wie oft sollte man sein Dokument speichern? Nachdem Sie ein Word Dokument erstellt oder bearbeitet haben, sollten Sie es immer speichern. Sie sollten es sogar häufig zwischenspeichern um zu verhindern, dass Informationen verloren gehen falls der Strom ausfällt oder Sie durch irgendetwas gestört werden sollten. Sie können ein Dokument in verschiedenen Formaten speichern, so dass es andere Nutzer öffnen können, auch wenn diese nicht Word 2010 verwenden Speichern Lassen Sie uns einen Blick auf die verschiedenen Möglichkeiten werfen, wie Sie ein Dokument nach dem öffnen oder erstellen speichern können. Ø Der einfache Weg ist das Symbol in der Schnellzugriffsleiste zu nutzen um das Dokument zu speichern. Ø Oder Sie klicken auf die Registerkarte Datei und in der Backstage- Ansicht dann auf Speichern. Das Dialogfeld Speichern unter erscheint. Speicherort Dateiname Wählen Sie den Speicherort des Dokuments aus. Geben Sie den Dateinamen ein, ansonsten nutzt Word die erste Zeile des Textes bis zum ersten Satzzeichen als Namen. Klicken Sie auf speichern. Das Dokument wird mit der Endung docx als 'Dateiname.docx' gespeichert. Docx ist die Dateierweiterung von Word 2007 und Word Dokumenten. Easy- Training Microsoft Office Word 1

2 12.3 Dateityp Sie können auch die Option Dateityp verwenden um das Dokument in unterschiedlichen Formaten zu speichern. Klicken Sie auf Datei und dann auf Speichern unter. Es öffnet sich das Dialogfeld Speichern unter. Welche Dateitypen gibt es? Klicken Sie auf das Feld Dateityp, und Ihnen werden verschiedene Datei- Formate angezeigt. Wählen Sie das gewünschte Format indem Sie Ihr Word- Dokument speichern möchten aus wie z. B. Word Dokument und klicken Sie auf speichern. Das Dokument wird mit der Erweiterung.doc als Dateiname.doc gespeichert. Die Erweiterung des Dokuments hängt von dem ausgewählten Format der Datei ab Ändern des Dateinamens, Speicherorts und Dateityps Wenn Sie das Dokument unter einem anderen Dateinamen, als anderen Dateityp oder an einem andern Speicherort speichern möchten, klicken Sie auf Datei, und dann auf Speichern unter. Im Dialogfeld Speichern unter können Sie den Speicherort des Dokuments ändern. Sie können den Namen des Dokuments im Textfeld Dateiname bearbeiten. Der Dateityp kann geändert werden, indem Sie in dem Dropdown- Feld einen Dateityp aus der Liste auswählen. Klicken Sie auf speichern. Jetzt haben Sie zwei Kopien des gleichen Dokuments mit anderem Speicherorten, Namen und Typen. Easy- Training Microsoft Office Word 2

3 Speicherort auswählen Dateiname Dateityp 12.5 Als PDF/XPS- Format speichern Sie können auch Ihr Dokument als PDF /XPS- Format speichern was anderen das Öffnen des Dokuments ermöglicht. Klicken Sie auf Datei, und in der Backstage- Ansicht dann auf Speichern und Senden. Klicken Sie auf PDF/XPS- Dokument erstellen bei Dateitypen. Das Dialogfeld Als PDF oder XPS veröffentlichen wird geöffnet. Easy- Training Microsoft Office Word 3

4 Wählen Sie den Dateityp im Kombinationsfeld Dateityp aus und wählen Sie zwischen PDF- oder XPS- Dokument. Klicken Sie auf Veröffentlichen. Das PDF- oder XPS- Dokument wird erstellt. Dokument wird geöffnet Wenn Sie Datei nach dem Veröffentlichen Öffnen angewählt haben, wird die Datei in Acrobat Reader geöffnet, falls es eine PDF- Datei ist. Im Browser oder XPS Viewer ist dies ein XPS- Dokument. Beide Dateitypen behalten das gleiche Format wie das Word- Dokument Speichern Sie im kompatiblen Modus Um Dokument mit einigen anderen Personen zu teilen, können Sie es in einem kompatiblen Modus abspeichern. Klicken Sie auf Datei und in der Backstage- Ansicht auf die Speichern und senden Schaltfläche. Easy- Training Microsoft Office Word 4

5 Datei- Typen Wählen Sie bei Dateitypen Datei- Typ ändern und wählen Sie eine der vorgegebenen Optionen vom rechten Bereich aus. (Zum Beispiel: Rich Text- Format, PDF, XPS, nur- Text). Der Dateityp des Dokuments wird entsprechend geändert Speichern und senden Option In der Backstage- Ansicht sehen Sie eine Option zum Speichern und senden des Word Dokuments. Per E- Mail senden Senden Sie es per E- Mail. Sie können das Word- Dokument als Anhang in Ihrer oder als eine Verknüpfung zum Dokument senden. Sie können das Word- Dokument als PDF oder XPS senden oder sogar als Fax wenn ein Fax- Gerät verfügbar ist. In Windows- Live speichern Im Web speichern. Sie können das Dokument in Windows live speichern. Dafür benötigen Sie eine Microsoft E- Mail- Id. In SharePoint speichern Sie können das Dokument im SharePoint Server speichern und mit anderen Benutzern zusammenarbeiten. Easy- Training Microsoft Office Word 5

6 Als Blog- Beitrag veröffentlichen Wenn Sie einen Artikel in Ihrem oder einem anderen Blog veröffentlichen möchten, ist dies ein sehr praktisches Feature. Sie können die Artikel bei Word Press veröffentlichen indem Sie Sich dort anmelden Druckvorschau Öffnen Sie das Dokument. In der Backstage- Ansicht klicken Sie auf Drucken. Vor dem Drucken von Dokumenten können Sie eine Vorschau Ihres Dokumentes sehen. Die Seitenansicht des ausgewählten Dokuments wird im rechten Bereich angezeigt. Diese Ansicht zeigt genau wie Ihre Seite des Dokuments aussehen wird wenn diese gedruckt ist. Sie haben zusätzlich Optionen wie Zoom, Scroll und Seitenanzahl für die Vorschau des Dokuments. Druckvorschau Scroll Seitenanzahl Zoom- Funktion 12.9 Druckeinstellungen Wenn Sie jetzt noch die Einstellungen Ihrer Seite ändern möchten, können Sie dies tun indem Sie die Druckeinstellungen im mittleren Bereich verwenden. Easy- Training Microsoft Office Word 6

7 Druckbereich auswählen Sie können angeben, ob Sie das gesamte Dokument, eine einzelnen Seite, einen markierten Text oder eine Auswahl an Seiten drucken möchten. Sortierung Wenn Sie mehrerer Exemplare des Dokuments drucken können Sie angeben, ob die Seiten in der Reihenfolge (sortiert) gedruckt werden sollen oder ob alle Kopien der gleichen Seite auf einmal gedruckt werden sollen. Ausrichtung Die Ausrichtung hilft Ihnen, die Seiten entweder in Querformat oder in Hochformat zu ändern. Das Papierformat können Sie auf eine der verfügbaren Größen für den ausgewählten Drucker einstellen. Sie können ein Papierformat aus einer Liste der verfügbaren Papierformate auswählen. Ränder Das Ändern der Ränder eines Dokuments, ändert auch die Position des Text und der Daten auf jeder Seite. Klicken Sie auf Benutzerdefinierte Seitenränder um aus einer Gruppe von vordefinierte Möglichkeiten wie oben, unten, linken und rechten Rand wählen zu können. Easy- Training Microsoft Office Word 7

8 Benutzerdefinierte Seitenränder Sie können auch ihre eigenen benutzerdefinierte Seitenränder erstellen. Sie können die Seitenränder, je nach Bedarf verändern. Wenn der Drucker den Sie ausgewählte haben in der Lage ist die Seiten des Dokuments zu skalieren, sehen Sie eine Option die es ermöglicht die Anzahl der Seiten pro Blatt auf bis zu 16 Seiten festzulegen. Sie können auch das Dialogfeld Seite einrichten aufrufen um mehrere Anpassungen auf einmal vorzunehmen. Druckerauswahl Schließlich ist das Dokument für den Druck bereit. Um einen Drucker auszuwählen klicken Sie auf den Pfeil bei Drucker und wählen Sie aus der Liste der verfügbare Drucker entweder einen virtuellen Drucker, welches eine Anwendung ist, oder einen tatsächlichen Drucker aus. Anzahl der zu druckenden Exemplare Das Festlegen der Anzahl der zu druckenden Exemplare hängt davon ab wie viele Kopien Sie von Ihrem Dokument haben möchten. Klicken Sie nun auf "Drucken". Easy- Training Microsoft Office Word 8