-Versand an Galileo Kundenstamm. Galileo / Outlook

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1 -Versand an Galileo Kundenstamm Galileo / Outlook 1 Grundsätzliches Voraussetzung Vorbereitung Adressen exportieren Ohne Filter Mit Filter 2 4 Mail-Versand via Zwischenablage mit Outlook Microsoft Outlook Microsoft Outlook Express 5 5 Exportierte Daten speichern Mail-Versand via gespeicherte Datei 9 1 Grundsätzliches Beachten Sie, dass der Versand von s an viele Empfänger gleichzeitig als Spam bezeichnet und von immer mehr Providern und Anti-Viren-Programmen automatisch abgeblockt wird. Daher kann es sein, dass Sie mit einem solchen Versand nicht alle erfassten Kunden erreichen und ggf. Personen, die Ihre Mails nicht ausdrücklich wünschen verärgern können. Insbesondere bei Bluewin riskieren Sie durch den Versand von Spam-Mails, dass Ihr DSL-Anschluss deaktiviert wird. Bluewin behält sich vor, den Anschluss wieder in Betrieb zu nehmen, wenn der Kunde hoch und heilig verspricht, keine weiteren Spam-Mails mehr zu versenden. Im Wiederholungsfall kann es sein, dass Bluewin Ihren Internet-Anschluss unwiderruflich auflöst und Sie sich einen anderen Provider suchen müssen. Damit dies nicht passiert, verwenden Sie entweder eine seriöse Newsletter-Funktion, welche über Ihren Internetauftritt abgehandelt wird oder wenden Sie sich an unsere Hotline. Wir können Ihnen weitere Möglichkeiten aufzeigen, wie Sie Ihre Kunden per Mail erreichen. Auf den folgenden Seiten zeigen wir Ihnen dennoch eine Funktion, mit der Sie - Adressen aus Galileo exportieren und in Outlook verwenden können. 2 Voraussetzung Die Kundenadressen im Galileo müssen eine -Adresse enthalten und im Outlook muss ein Konto zum Versenden von Mails vorhanden sein. K:\Dokus\Galileo bibwin Kunden Dokus\Kurz-Doku -Versand an Galileo Kundenstamm.doc

2 3 Vorbereitung Adressen exportieren Als Erstes werden aus Galileo die -Adressen der gewünschten Kunden in die Zwischenablage exportiert Ohne Filter Gehen Sie dazu im Galileo unter 'Zusatz-Funktionen' und wählen Sie unter dem Punkt 'Daten-Export' den Befehl 'Kunden-Daten'. Aus der Liste der zu exportierenden Felder markieren Sie das Feld ' ' und klicken anschliessend auf Start Mit Filter Wenn Sie nicht alle Adressen Exportieren wollen, klicken Sie vor dem Start auf 'Filter'. In diesem Fenster können Sie den Export nach verschiedenen Kriterien filtern. Hier würden z.b. nur Kunden-Adressen exportiert, bei denen der Haken 'Bei Werbung berücksichtigen' gesetzt ist. Klicken Sie nach Eingabe der Kriterien auf 'OK' und anschliessend auf 'Start'. Fahren Sie weiter wie unter Punkt 5 beschrieben. Kurz-Doku -Versand an Galileo Kundenstamm.doc 2/ , 16:22, RV

3 4 Mail-Versand via Zwischenablage mit Outlook 4.1 Microsoft Outlook Nun öffnen Sie Ihr Outlook und erstellen einen neue -Nachricht, die Sie Ihren Kunden senden wollen. Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste ins Feld 'BCC' und wählen Sie 'Einfügen' Sollte das Feld 'BCC' nicht sichtbar sein, aktivieren Sie es im Menü 'Ansicht': Wichtig: Warum das Feld 'Bcc ' benutzen und nicht einfach 'An' oder 'Cc '? Alle Adressen im Feld 'An ' und im Feld 'Cc ' sind für alle Empfänger sichtbar. Jeder Ihrer Kunden würde dann also alle Ihre Kunden- -Adressen erhalten. Die Adressen im Feld 'Bcc ' bleiben jedoch für die Empfänger verborgen. Kurz-Doku -Versand an Galileo Kundenstamm.doc 3/ , 16:22, RV

4 Das Feld 'Bcc ' sieht nun etwas chaotisch aus. Um wieder Ordnung zu schaffen, klicken Sie auf 'Namen überprüfen' Nun geben Sie der Nachricht einen Betreff und schreiben den Text. Anschliessend klicken Sie auf 'Senden'. Kurz-Doku -Versand an Galileo Kundenstamm.doc 4/ , 16:22, RV

5 4.2 Microsoft Outlook Express Wenn Sie mit Outlook Express arbeiten, klicken Sie auf 'Neue ' Da Outlook Express das Eingabefeld für 'Bcc' nicht standardmässig anzeigt, müssen wir einen kleinen Trick anwenden: Klicken Sie im folgenden Fenster auf das Label 'An:' Kurz-Doku -Versand an Galileo Kundenstamm.doc 5/ , 16:22, RV

6 Wählen Sie eine beliebige Adresse (z.b. Ihre eigene) auf der linken Seite aus und klicken Sie auf 'Bcc: ->' Anschliessend klicken Sie auf 'OK' Nun ist das Eingabefeld 'Bcc:' sichtbar. Sie können nun die soeben gewählte Adresse wieder löschen und mit der rechten Maustaste die Adressen aus der Zwischenablage einfügen. Wenn der Punkt 'Einfügen' nicht aktiv ist, kopieren Sie die -Adressen noch einmal aus der exportierten Datei Kurz-Doku -Versand an Galileo Kundenstamm.doc 6/ , 16:22, RV

7 Nach dem Einfügen Ordnen Sie die Adressen mit einem Klick auf 'Prüfen'. Anschliessend geben Sie einen Betreff ein und erfassen den Nachrichtentext. Danach klicken Sie auf Senden. Wichtig: Outlook übernimmt je nach menge der Leerzeilen, die durch Galileo-Adressen ohne -Adresse entstehen, evtl. nur einen Teil der Adressen aus der Zwischenablage, da nur die ersten 12'000 Zeichen übernommen werden. Um diese Leerzeilen und Leerzeichen zu entfernen kann man einen Zwischenschritt via Excel machen. (Zwischenablage ins Excel einfügen, Spalte sortieren, Adressen erneut in die Zwischenablage kopieren) Kurz-Doku -Versand an Galileo Kundenstamm.doc 7/ , 16:22, RV

8 5 Exportierte Daten speichern Wenn Sie die exportierten Daten für andere Zwecke weiterverwenden wollen, können Sie sie in einer Datei abspeichern: Wählen Sie dazu die Option 'ANSI-Format ' Aus der Liste der zu exportierenden Felder markieren Sie das Feld ' ' und klicken anschliessend auf Start. Sie werden nun aufgefordert, einen Speicherort für das File anzugeben: Wichtig: sowohl der Filename, als auch der Pfad dürfen keine Leerzeichen enthalten. Sie können den Export also nicht im Ordner 'Eigene Dateien' speichern! Verwenden Sie als Speicherort z.b. den Ordner C:\Temp geben Sie der Datei einen sinnvollen Namen. Die Dateierweiterung (.txt,.xls,.doc, etc.) muss zwingend angegeben werden, falls diese vom jeweiligen Betriebssystem nicht vorgeschlagen wird. Kurz-Doku -Versand an Galileo Kundenstamm.doc 8/ , 16:22, RV

9 5.1 Mail-Versand via gespeicherte Datei Öffnen Sie via Arbeitsplatz die soeben exportierte Datei. Erschrecken Sie nicht, die Datei wird für jeden Ihrer Kunden, bei dem keine - Adresse hinterlegt ist eine Leerzeile aufweisen. Das spielt aber für die weitere Verarbeitung keine Rolle. Markieren und kopieren Sie nun den gesamten Text (Ctrl + A / Ctrl + C) oder via Menü 'Bearbeiten' / 'Alles markieren' und anschliessend mit der rechten Maustaste in den Markierten bereich klicken und 'Kopieren' wählen. Schliessen Sie die Datei und fahren Sie weiter wie unter Punkt 4 beschrieben. Kurz-Doku -Versand an Galileo Kundenstamm.doc 9/ , 16:22, RV