Bereiten Sie Ihre Einnahmen-Überschuss-Rechnung sauber vor Schritt-für-Schritt-Anleitung Gratis für Sie

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1 Office-Helferlein für Ihr Geschäft Bereiten Sie Ihre Einnahmen-Überschuss-Rechnung sauber vor Schritt-für-Schritt-Anleitung Gratis für Sie 2012 Alle Rechte vorbehalten Haftungsausschluss Die Inhalte diesen Mini-Reports sind mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt worden. übernimmt jedoch keine Gewähr für die Richtigkeit, Vollständigkeit, Qualität und Aktualität der nachstehenden Inhalte. Die Nutzung der Inhalte erfolgt auf eigene Gefahr des Lesers. Haftungsansprüche gegen, welche sich auf Schäden materieller oder ideeller Art beziehen, die durch die Nutzung oder Nichtnutzung der dargebotenen Informationen bzw. durch die Nutzung fehlerhafter und unvollständiger Informationen verursacht wurden, sind grundsätzlich ausgeschlossen, sofern seitens kein nachweislich vorsätzliches oder grob fahrlässiges Verschulden vorliegt. Vorwort Ziel diesen Mini-Reports ist, dass Sie die betrieblichen Belege Ihres Unternehmens sauber vorbereiten. Sie minimieren dadurch mögliche Fehlerquellen und zaubern Ihrem Steuerberater ein Lächeln ins Gesicht. Selbstverständlich können Sie die Erläuterungen auch verwenden, falls Sie Ihre Belege selbst verbuchen. Diese Schritt-für-Schritt-Anleitung dürfen Sie gerne kostenlos und unverändert Freunden und Geschäftspartnern weitergeben. Ein schönes giveaway, zumal auch andere daraus Nutzen ziehen können. Schönen Gruß aus Konstanz Seite 1

2 Auf den ersten Blick erscheinen die Erläuterungen vielleicht ein wenig kompliziert. Ich nehme Sie aber mit der Schritt-für-Schritt-Anleitung an die Hand und Sie werden ganz schnell erkennen: Alles ganz easy Sie brauchen keinerlei Vorkenntnisse! Nur ein wenig Büromaterial und etwas Zeit. Vorbereitung von Belegen zum flüssigen Buchen Schritt für Schritt Zwischen-Ablage der Belege in einem Schuhkarton Oftmals fehlt die Zeit oder Lust und Laune, dass Sie Belege sofort lochen und abheften. Da stehen Sie nicht alleine da, es liegt in der Natur der Sache. Legen Sie daher alle Belege zunächst in einen Schuhkarton oder in ein Ablagefach. Dort bleiben die Belege, bis Sie an die Vorbereitung Ihrer Buchhaltung rangehen. Je nach Menge sollte dies täglich, einmal die Woche oder einmal im Monat sein. Pendelordner 1 und 2 Beschriften Sie einen Ordner mit Pendelordner 1 und einen zweiten mit Pendelordner 2. Die beiden Ordner dienen zur Übergabe an Ihren Steuerberater. Dazu gleich mehr. Zunächst legen Sie bitte in jeden dieser beiden Ordner zwei Trennblätter aus Karton oder Plastik ein: 1. Trennblatt beschriften: Kasse 2. Trennblatt beschriften: Bank (oder Sparkasse) Füllen Sie nun Pendelordner 1 mit den Belegen aus dem Schuhkarton. Gehen Sie bitte wie folgt vor: Alle Belege aus dem Schuhkarton auf einen Tisch legen. Nehmen Sie jeden Beleg nach und nach in die Hand und legen Barbelege links von sich auf den Tisch und Kontoauszüge und Rechnungen und sonstige Schreiben rechts von sich auf den Tisch. Nach dem letzten Beleg haben Sie nun zwei Beleg-Stapel auf Ihrem Tisch: Links die Barbelege und rechts die anderen Belege. Barbelege Nehmen Sie jetzt den Stapel der Barbelege zur Hand, lochen diese und legen sie hinter dem Trennblatt Kasse im Pendelordner 1 ab. Und zwar so, dass das älteste Datum des Monats ganz unten ist und das neueste Datum ganz oben. Sie haben also chronologisch von unten nach oben sortiert abgelegt (ganz unten ist z. B. ein Barbeleg mit Datum 1. Juni und ganz oben ein Barbeleg vom 30. Juni). Über den obersten Barbeleg heften Sie Ihren selbst geschriebenen Kassenbericht ein. Sie können dazu mein Excel-Kassenbuch verwenden, mit dem Sie auch ohne Excel-Kenntnisse ganz schnell klar kommen. Falls Sie kein Excel auf Ihrem Computer installiert haben, nehmen Sie bitte das für OpenOffice optimierte Kassenbuch. Seite 2

3 Kontoauszüge, Rechnungen und sonstige Schreiben Hinter das Trennblatt Bank oder Sparkasse legen Sie Ihre Kontoauszüge ab. Bitte auch von unten nach oben, so dass z. B. Kontoauszug Nr. 1 ganz unten liegt und Nr. 15 ganz oben. Dann blättern Sie die Kontoauszüge von unten nach oben durch und schauen sich Position für Position an. Ist für eine Position eine Rechnung vorhanden, sortieren Sie diese hinter das entsprechende Kontoauszugs-Blatt. Dabei kann es selbstverständlich vorkommen, dass pro Kontoauszugs-Blatt mehrere Rechnungen einzusortieren sind. Oder dass vielleicht gar keine Rechnung oder ein sonstiges Schreiben einzusortieren ist. Prüfen Sie bitte jede einzelne Position Schritt für Schritt und sortieren hinter die Kontoauszüge Rechnungen und sonstige Schreiben, die zu den entsprechenden Positionen gehören. Falls über Ihre Kontoauszüge auch private Zahlungen erfolgen, markieren Sie diese mit einem P auf den Auszügen. Sie informieren damit Ihren Steuerberater, dass diese Bewegungen auf Privat zu buchen sind. Im optimalem Fall haben Sie nun keine Belege mehr auf dem Tisch, alles ist im Pendelordner 1 einsortiert. Sind aber noch Rechnungen da, die noch nicht einsortiert sind, müsste es sich hierbei um Rechnungen handeln, die noch nicht bezahlt wurden. Legen Sie diese bitte zunächst in den Schuhkarton zurück. Was damit erfolgt, erfahren Sie weiter unten. Haben Sie noch andere Schreiben, die noch nicht einsortiert wurden? Oder bei denen Sie nicht genau wissen, was zu tun ist? Legen Sie diese bitte im Pendelordner 1 über das oberste Trennblatt und schreiben dazu einen kurzen Kommentar. Oder ein Fragezeichen draufschreiben. Ihr Steuerberater weiss wahrscheinlich, was damit zu tun ist. Wenn Sie den kompletten Monat im Pendelordner 1 einsortiert haben, übergeben Sie diesen Ihrem Steuerberater. Er bekommt eine sauber vorbereitete Buchhaltung und behält den Pendelordner 1 bei sich, bis Sie im nächsten Monat den Pendelordner 2 abgeben. Pendelordner 2 befüllen Sie mit der gleichen Methode, wie Sie es mit Pendelordner 1 getan haben. Sobald Sie den zweiten Pendelordner abgeben, nehmen Sie den anderen Pendelordner wieder mit zu sich. Darin befinden sich die verbuchten Belege, die Sie dann in Ordner 3 und 4 umsortieren. Somit haben Sie wieder einen leeren Pendelordner und befüllen diesen später wieder neu. Lesen Sie bitte jetzt, wie Sie den zurückerhaltenen Pendelordner leeren und umsortieren: Seite 3

4 Ordner 3 und 4 In Ordner 3 und 4 kommen die verbuchten Belege. Und Rechnungen, die noch zu zahlen sind oder die von Ihren Kunden noch nicht bezahlt wurden. Beschriften Sie Ordner 3 mit Kasse 2012 und Ordner 4 mit Bank 2012 oder Sparkasse 2012 (oder dem enstprechendem Jahr). In den Ordner Kasse 2012 legen Sie die verbuchten Belege aus dem vom Steuerberater zurück erhaltenen Pendelordner ab. Wenn Sie im nächsten Monat den anderen Pendelordner zurück erhalten, legen Sie den darin enthaltenen Stapel oben drauf. Schlussendlich wird Ihr Ordner Kasse 2012 alle gebuchten Bar-Belege aus 2012 enthalten. Januar ganz unten, Dezember ganz oben. Das gleiche machen Sie mit Ihrem Bankordner. Mit einem Zusatz: Zwei Trennblätter rein. Eines beschriften mit Bank oder Sparkasse und darüber ein Trennblatt mit unbezahlt. Trennblatt unbezahlt Hier legen Sie unbezahlte Rechnungen aus dem Schuhkarton in die weitere Zwischenablage. Das sind also Rechnungen, die Sie noch nicht in einen Pendelordner zum Buchen gelegt haben, weil sie noch nicht bezahlt wurden (oder weil Sie bei Ausgangsrechnungen Ihr Geld noch nicht bekommen haben). Sobald eine solche Rechnung bezahlt wurde, nehmen Sie diese aus der Zwischenablage raus und sortieren sie in den Pendelordner, in dem der dazugehörende Kontoauszug liegt (oder Sie legen diese nun bezahlte Rechnung bis zum Befüllen des Pendelordners in den Schuhkarton). Der Effekt dabei: Die Rechnung wird erst mit tatsächlicher Zahlung verbucht, was bei Ist-Versteuerung angepeilt werden sollte. Und der geniale Effekt: Sie haben immer die Übersicht über noch unbezahlte Rechnungen. Doppelzahlungen können bestmöglich vermieden werden, da Sie es bemerken, falls ein Duplikat in Ihre Zwischenablage gerät (falls Sie viele unbezahlte Rechnungen haben, empfiehlt sich, hinter das Trennblatt unbezahlt noch zusätzlich ein Alphabet-Register einzubauen). Seite 4

5 Das war's dann schon Brauchen Sie noch ein Kassenbuch? Gehen Sie bitte auf meine Startseite bei Dort können Sie sich ein wirklich einfach zu bedienendes Kassenbuch runterladen. Wählen Sie lediglich aus, ob Sie die Excel-Version oder die OpenOffice-Version möchten. Beide Versionen sind gratis und ohne irgendwelche Zwischenschritte sofort downloadbar. Für Fragen stehe ich Ihnen jederzeit per zur Verfügung. Ich antworte Ihnen in der Regel bis spätestens in 24 Stunden. Gratis-Newsletter Darf ich Sie hin und wieder informieren? Immer wieder stosse ich mit meinen Internet-Recherchen auf wertvolle Dinge, die auch Sie vielleicht interessieren könnten. Oder ich habe mal wieder eine neue Excel-Datei gebastelt, die Sie für Ihren Büroalltag gebrauchen könnten. Darf ich Sie hin und wieder in loser Folge per informieren? Selbstverständlich können Sie den Gratis-Bezug meines Newsletters jederzeit und ohne Angaben von Gründen wieder stoppen, falls er Sie mal nerven sollte. Ich bedanke mich für Ihren Eintrag mit einem kleinen Geschenk! PS Bügelglatte Wäsche ohne bügeln? Ja, es funktioniert! Probieren Sie es aus und profitieren von einer zusätzlichen Einnahmenquelle! Mehr dazu auf Impressum Rechtsform Verantwortlich Postanschrift USt-IdNr. Huber Büro Service Einzelunternehmen Huber Büro Service Heroséstr Konstanz DE Telefon +49 (0) Telefax +49 (0) Internet Seite 5