Bedienungsanleitung Anrufbeantworter für digitale Telefone Alcatel 4039

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1 Bedienungsanleitung Anrufbeantworter für digitale Telefone Alcatel 4039

2 Inhaltsverzeichnis Version 09/10 1 Einleitung 3 2 Erstaktivierung des Anrufbeantworters Erläuterungen der einzelnen Schritte zur Erstaktivierung 6 3 Anrufbeantworter ein- und ausschalten Anrufbeantworter einschalten Anrufumleitung sofort auf den Anrufbeantworter Anrufumleitung bei besetzt auf den Anrufbeantworter Anrufumleitung nach Zeit auf den Anrufbeantworter Anrufumleitung nach Zeit/besetzt auf den Anrufbeantworter Anrufbeantworter ausschalten 9 4 Bearbeiten empfangener Nachrichten Erläuterungen der einzelnen Schritte zum Anhören einer Nachricht 11 5 Persönliche Begrüßungsansage einrichten Erläuterung der einzelnen Schritte zum Einrichten einer individuellen Anrufbeantworteransage 14 6 Individuelle Urlaubsansage Individuelle Urlaubsansage einrichten Erläuterung der einzelnen Schritte zum Einrichten einer individuellen Urlaubsansage Individuelle Urlaubsansage löschen Erläuterung der einzelnen Schritte zum Löschen einer individuellen Urlaubsansage 17 7 Menüebenen 18 2

3 1 Einleitung Dataport hat für Sie einen Anrufbeantworter eingerichtet! Ihr persönlicher Anrufbeantworter ist Bestandteil der Telefonanlage und kann über Ihr Telefon "fernbedient" werden. Wie Sie im Laufe des Umgangs dem Anrufbeantworter feststellen werden, sind die Funktionen und Möglichkeiten sehr vielseitig. Diese Bedienungsanleitung soll Ihnen den Umgang dem Anrufbeantworter erleichtern und enthält daher nur die wichtigsten Informationen. Die gesprochene Bedienerführung unterstützt Sie bei der Bedienung des Anrufbeantworters zu jedem Menüpunkt. Für Erläuterungen der einzelnen Funktionen werden in dieser Bedienungsanleitung Kennziffern benutzt (z.b. Kennziffer für Nachricht senden ). Sie haben aber auch jederzeit die Möglichkeit die im Display angezeigten Softkey-Tasten zu benutzen. 3

4 Neu eingegangene Nachrichten werden wie folgt am Apparat signalisiert: Hinweis: Sie brauchen nicht jedes Mal abzuwarten, bis die gesprochene Bedienerführung Sie zur Eingabe auffordert. Sie können die Zifferntasten und Sonderzeichentasten auch zügig nacheinander betätigen. 4

5 2 Erstaktivierung des Anrufbeantworters Aus Sicherheitsgründen ist es notwendig, die Erstaktivierung des Anrufbeantworters vorzunehmen. Die Erstaktivierung ist einmal erforderlich, muss jedoch sorgfältig Schritt für Schritt bis zum Ende der Prozedur durchgeführt werden. Ohne die Erstaktivierung sind die in den Kapiteln 4-6 beschriebenen Anrufbeantworter-Leistungsmerkmale, wie z.b. das Anhören empfangener Nachrichten nicht möglich! Folgende Schritte sind erforderlich: Hörer abheben und die Briefkastentaste drücken, im Display den Softkey Sprachnachricht drücken. Als vorläufiges Kennwort die eigene Rufnummer eingeben (bei 3-stelliger Rufnummer die 0 als 4. Ziffer wählen) Neues Kennwort eingeben (4 15 Stellig) und der bestätigen Taste Hinweis: Das Kennwort wird vom Anrufbeantworter wiederholt. Bitte überprüfen Sie das Kennwort und prägen es sich gut ein. Vor- und Nachnamen aufsprechen und der Taste bestätigen. Zur Bestätigung nochmals die Standardansage auswählen (Taste Taste drücken. drücken) 5

6 2.1 Erläuterungen der einzelnen Schritte zur Erstaktivierung Vorwahl Anrufbeantworter Drücken Sie die Briefkastentaste und dann den Softkey Sprachnachricht um Ihren Anrufbeantworter anzurufen. Warten Sie die Ansage ab, und geben Ihre Rufnummer ein. (Die eigene Rufnummer ist das vorläufige Kennwort. Bei 3-stelliger Rufnummer geben Sie als 4. Ziffer eine 0 ein.) Die Bedienerführung fordert Sie jetzt auf ein neues Kennwort einzugeben. Schließen Sie die Eingabe ab. Hinweis: Das Kennwort wird vom Anrufbeantworter wiederholt. Bitte überprüfen Sie das Kennwort und prägen Sie es sich gut ein. Aus Sicherheitsgründen ist es nicht möglich, ein vergessenes Kennwort auszulesen. In so einem Fall muss der Anrufbeantworter komplett gelöscht und neu konfiguriert werden. Sie werden nun von der Bedienerführung aufgefordert Ihren Namen aufzusprechen und die Aufnahme abzuschließen. (Der gesprochene Name wird wiedergegeben, wenn Ihnen ein Anrufer eine Nachricht hinterlassen möchte und Sie noch keine persönliche Begrüßung aktiviert haben). Auf eine persönliche Begrüßung wird in Kapitel 5 näher eingegangen. 6

7 Sie haben die Möglichkeit sich Ihre Ansage nochmals anzuhören und ggf. neu aufzunehmen. Wenn Sie Ihrer Ansage zufrieden sind, bestätigen Sie nochmals der Taste. Um die Erstaktivierung so kurz wie möglich zu halten, empfehlen wir die nun angebotene Standard-Ansage zu wählen (Taste drücken). Eine spätere Änderung zu einer persönlichen Begrüßung ist jederzeit möglich. Zum Beenden Hörer auflegen. 3 Anrufbeantworter ein- und ausschalten 3.1 Anrufbeantworter einschalten Sie schalten den Anrufbeantworter ein, indem Sie eine Anrufumleitung einlegen: Sobald Ihr Anrufbeantworter eine Nachricht empfangen hat, werden Sie optisch durch das blinkende Symbol Ihrer Briefkastentaste darauf aufmerksam gemacht. Wenn Sie den Hörer abheben, hören Sie statt des Wähltons die Ansage: Nachricht liegt vor. Sie können das Telefon trotzdem wie gewohnt weiterbenutzen. 7

8 3.2 Anrufumleitung sofort auf den Anrufbeantworter Hörer abnehmen, und Hörer auflegen. eingeben, Quittungston abwarten Hinweis: Die aktivierte Anrufumleitung wird im Display im Wechsel der Uhrzeit angezeigt und durch einen besonderen Wählton signalisiert, wenn man den Hörer abnimmt. 3.3 Anrufumleitung bei besetzt auf den Anrufbeantworter Hörer abnehmen, und Hörer auflegen. eingeben, Quittungston abwarten Hinweis: Die aktivierte Anrufumleitung wird im Display im Wechsel der Uhrzeit angezeigt und durch einen besonderen Wählton signalisiert, wenn man den Hörer abnimmt. Die Anrufumleitung ist nur bei besetzter Nebenstelle aktiv. 8

9 3.4 Anrufumleitung nach Zeit auf den Anrufbeantworter Hörer abnehmen, und Hörer auflegen. eingeben, Quittungston abwarten Hinweis: Die aktivierte Anrufumleitung wird im Display im Wechsel der Uhrzeit angezeigt und durch einen besonderen Wählton signalisiert, wenn man den Hörer abnimmt. Anrufe, die nach 15 Sekunden nicht angenommen wurden, werden umgeleitet. 3.5 Anrufumleitung nach Zeit/besetzt auf den Anrufbeantworter Hörer abnehmen, und Hörer auflegen. eingeben, Quittungston abwarten Hinweis: Die aktivierte Anrufumleitung wird im Display im Wechsel der Uhrzeit angezeigt und durch einen besonderen Wählton signalisiert, wenn man den Hörer abnimmt. Die Anrufumleitung ist bei besetzter Nebenstelle aktiv oder bei Anrufen, die nach 15 Sekunden nicht angenommen wurden. 3.6 Anrufbeantworter ausschalten Hörer abnehmen, Sonderwählton abwarten, drücken, Quittungston abwarten und Hörer auflegen. 9

10 4 Bearbeiten empfangener Nachrichten Folgende Schritte sind erforderlich: Hörer abheben Briefkastentaste drücken Softkey (Anzahl) Neue Sprachnachricht(en) drücken Kennwort eingeben Die neuen Nachrichten werden automatisch angesagt, dann haben sie folgende Möglichkeiten...Nachricht löschen...nachricht Speichern...Nachricht wiederholen...absenderinformationen abfragen...kopie Hinweis an Dritten senden...beantwortung direktem Anruf...Abbrechen der Sterntaste...weiterblättern Hörer auflegen 10

11 4.1 Erläuterungen der einzelnen Schritte zum Anhören einer Nachricht Anfangsprozedur Hörer abheben, Taste und Softkey (Anzahl) Neue Sprachnachricht(en) drücken, Kennwort eingeben. Diese Eingaben sind immer dieselben, wenn Sie Zugriff auf Ihren Anrufbeantworter haben wollen. Nach der Anfangsprozedur befinden Sie sich im Empfangspostfach. Empfangspostfach Anrufbeantworter Bei neu eingegangenen Nachrichten kommen Sie direkt in Ihr Empfangspostfach. Die neuen Nachrichten werden dann automatisch der Reihe nach angesagt. Während der Nachrichtenansage haben Sie folgende Möglichkeiten: überspringen Sie die aktuelle Nachricht, springen Sie 10 Sekunden innerhalb der Nachricht zurück, können Sie das Abspielen stoppen/weiterführen, springen Sie 10 Sekunden innerhalb der Nachricht voran, erhalten Sie Informationen zum Absender, wird die Nachricht wiederholt. 11

12 Nach Abhören der Nachricht haben Sie folgende Möglichkeiten: wird die Nachricht wiederholt, erhalten Sie Informationen zum Absender, können Sie einem internen Anrufer eine Kopie der Nachricht senden, löschen Sie die aktuelle Nachricht, können Sie einem internen Anrufer eine Antwort senden, werden Sie direkt dem Anrufer verbunden, können Sie die Nachricht speichern. 12

13 5 Persönliche Begrüßung einrichten Um Ihren Anrufbeantworter etwas persönlicher zu gestalten können Sie auf die Standardansage verzichten und stattdessen eine persönliche Begrüßung aufsprechen. Folgende Schritte sind erforderlich: Hörer abheben Briefkastentaste drücken Softkey Sprachnachricht drücken Kennwort eingeben Menü für persönliche Begrüßung Persönliche Begrüßung aufsprechen Aufnahme abschließen und speichern Hörer auflegen Anrufumleitung auf Anrufbeantworter einschalten (siehe Kapitel 3) Test: Eigene Rufnummer von einem anderen Telefon aus anrufen 13

14 5.1 Erläuterung der einzelnen Schritte zum Einrichten einer persönlichen Begrüßung Anfangsprozedur Hörer abheben, Taste und Softkey Sprachnachricht drücken, Kennwort eingeben. Diese Eingaben sind immer dieselben, wenn Sie Zugriff auf Ihren Anrufbeantworter haben wollen. Nach der Anfangsprozedur befinden Sie sich im Hauptmenü. Um zur persönlichen Begrüßung zu gelangen drücken Sie nacheinander. Bitte sprechen Sie die persönliche Begrüßung nach dem Signalton auf und schließen Sie ab. Um die aufgesprochene persönliche Begrüßung zu speichern drücken. Um die aufgesprochene persönliche Begrüßung zu löschen drücken. Die gesprochene Bedienerführung fordert Sie dann zum erneuten Aufsprechen auf. Um die aufgesprochene persönliche Begrüßung zu hören drücken. Hinweis: Sie brauchen nicht jedesmal abzuwarten, bis die gesprochene Bedienerführung Sie zur Eingabe auffordert, bzw. zu warten bis sie anfängt zu reden. Sie können die Zifferntasten und Sonderzeichentasten auch zügig nacheinander betätigen. Zum Verlassen des Anrufbeantworters legen Sie den Hörer auf. 14

15 6 Individuelle Urlaubsansage 6.1 Individuelle Urlaubsansage einrichten Wenn Sie beabsichtigen, für längere Zeit in Urlaub zu gehen, dann sollten Sie vorher eine individuelle Urlaubsansage einrichten. Die Anrufenden hören dann nur Ihre Urlaubsansage, können aber keine Nachricht aufsprechen. Folgende Schritte sind erforderlich: Hörer abheben Briefkastentaste drücken Softkey Sprachnachricht drücken Kennwort eingeben Menü für persönliche Begrüßung Urlaubsansage aufsprechen Aufnahme abschließen und speichern Hörer auflegen Anrufumleitung auf Anrufbeantworter einschalten (siehe Kapitel 3) Test: Eigene Rufnummer von einem anderen Telefon aus anrufen 15

16 6.2 Erläuterung der einzelnen Schritte zum Einrichten einer individuellen Urlaubsansage Anfangsprozedur Hörer abheben, Taste und Softkey Sprachnachricht drücken, Kennwort eingeben. Diese Eingaben sind immer dieselben, wenn Sie Zugriff auf Ihren Anrufbeantworter haben wollen Drücken Sie nacheinander. Bitte sprechen Sie die individuelle Urlaubsansage nach dem Signalton auf und schließen Sie ab. Um die aufgesprochene individuelle Urlaubsansage zu speichern drücken. Um die aufgesprochene individuelle Urlaubsansage zu löschen drücken. Die gesprochene Bedienerführung fordert Sie dann zum erneuten Aufsprechen auf. Um die aufgesprochene Urlaubsansage zu hören drücken. Sie erhalten einen Hinweis, dass Ihr Anrufbeantworter eine Ansage für längere Abwesenheit aktiviert hat. Zum Verlassen des Anrufbeantworters legen Sie den Hörer auf. 16

17 6.3 Individuelle Urlaubsansage löschen Wenn Sie aus dem Urlaub zurück sind, können Sie dieser Prozedur die Urlaubsansage löschen. Gleichzeitig wird Ihre alte Anrufbeantworteransage (egal ob Standardansage oder persönliche Begrüßung) reaktiviert. Hörer abheben Briefkastentaste drücken Softkey Sprachnachricht. drücken Kennwort eingeben Urlaubsansage löschen Hörer auflegen 6.4 Erläuterung der einzelnen Schritte zum Löschen einer individuellen Urlaubsansage: Anfangsprozedur Hörer abheben, Taste und Softkey Sprachnachricht drücken, Kennwort eingeben. Diese Eingaben sind immer dieselben, wenn Sie Zugriff auf Ihren Anrufbeantworter haben wollen. Nach der Anfangsprozedur werden Sie gefragt ob Sie die individuelle Urlaubsansage löschen möchten. Um die individuelle Urlaubsansage zu löschen und die normale Ansage zu aktivieren, drücken Sie bitte. Zum Verlassen des Anrufbeantworters legen Sie den Hörer wieder auf. 17

18 7 Menüebenen 18