1 Einleitung. Lernziele. automatische Antworten bei Abwesenheit senden. Einstellungen für automatische Antworten Lerndauer. 4 Minuten.

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1 1 Einleitung Lernziele automatische Antworten bei Abwesenheit senden Einstellungen für automatische Antworten Lerndauer 4 Minuten Seite 1 von 18

2 2 Antworten bei Abwesenheit senden» Outlook kann während Ihrer Abwesenheit automatisch auf eingehende Nachrichten antworten. Um diese Funktion zu aktivieren, öffnen Sie nun das Register Datei. Nach dem Aufruf der Backstage-Ansicht ist der Eintrag Informationen standardmäßig bereits ausgewählt. Seite 2 von 18

3 » Sie rufen die Einstellungen zu den automatischen Antworten auf, indem Sie auf die entsprechende Schaltfläche klicken. Führen Sie dies nun selbst aus. In der aktuellen Einstellung werden noch keine automatischen Antworten gesendet. Seite 3 von 18

4 » Sie sind wieder an der Reihe! Stellen Sie ein, dass automatische Antworten gesendet werden. Seite 4 von 18

5 3 Zeitraum der Abwesenheit festlegen» Möchten Sie einen bestimmten Zeitraum festlegen, in dem Sie nicht per Mail erreichbar sind, aktivieren Sie das entsprechende Feld. Als Voreinstellung wird von Outlook eine Abwesenheit ab der aktuellen Stunde bis zum Folgetag eingetragen. Sie können aber auch jede andere Zeitspanne definieren. Für dieses Beispiel sind die vorhandenen Einstellungen korrekt. Tipp Manuelles Aktivieren und deaktivieren Wenn Sie keinen Zeitraum definieren, werden die Benachrichtigungen ab dem Einschalten des Abwesenheitsassistenten solange gesendet, bis Sie die Funktion wieder manuell deaktivieren. Seite 5 von 18

6 4 Text für automatische Antworten eingeben Im unteren Teil des Dialogfensters geben Sie den Text ein, der in den Abwesenheitsmails angezeigt werden soll. Hierbei haben Sie die Möglichkeit, unterschiedliche Texte für interne Mails und für Mails außerhalb Ihrer Organisation zu definieren.» In diesem Fall haben wir den Text für die internen Antwortmails bereits für Sie eingetragen. Wechseln Sie nun in den Bereich der Einstellungen für externe Mails. Diese standardmäßig aktivierte Einstellung bewirkt, dass Antworten auf externe Mails gesendet werden. Seite 6 von 18

7 » Stellen Sie ein, dass nicht an Jeden außerhalb Ihrer Organisation Abwesenheitsmails gesendet werden, sondern nur an Ihre Kontakte. Tipp Antwort auf Spam verhindern Wenn Sie die Einstellung Nur meine Kontakte wählen, besteht nicht die Gefahr, dass Outlook automatisch auf Spam-Mails antwortet. In diesem Eingabebereich können Sie den Text für die externen Antworten definieren. In diesem Fall haben wir den Text bereits für Sie eingetragen. Nach der Bestätigung des Dialogfensters mit OK tritt der Abwesenheitsassistent direkt in Kraft. Tipp Eine Antwort pro Absender Jeder Absender erhält nur eine Abwesenheitsnachricht von Ihnen, unabhängig davon, wie viele Mails er Ihnen sendet. Seite 7 von 18

8 5 Regeln für automatische Antworten» Neben den automatischen Antworten können Sie zusätzliche Regeln definieren, beispielsweise, um eingehende Mails während Ihrer Abwesenheit an eine andere Person weiterzuleiten.» Fügen Sie nun eine neue Regel hinzu. In diesem Dialogfenster stehen Ihnen vielfältige Möglichkeiten zur Definition von Regeln zur Verfügung. Im Bereich Von können Sie beispielsweise spezielle Absender festlegen, auf die sich die Regel beschränken soll. Seite 8 von 18

9 » In diesem Beispiel sollen nur Mails in die Regel einbezogen werden, die direkt an Sie gesendet werden. Wählen Sie das betreffende Feld aus. Im unteren Bereich des Dialogfensters bestimmen Sie, welche Aktion mit den betreffenden Mails ausgeführt werden soll.» Die Mails sollen an eine andere Person weitergeleitet werden. Aktivieren Sie das betreffende Feld.» Anschließend wählen Sie mithilfe der Schaltfläche An die betreffende Person aus. Seite 9 von 18

10 » Klicken Sie auf. Seite 10 von 18

11 » Klicken Sie auf.» Klicken Sie auf. Seite 11 von 18

12 » Diese Regel ist nun vollständig definiert. Bestätigen Sie die Einstellungen in diesem und dem folgenden Dialogfenster.» Klicken Sie auf.» Klicken Sie auf.» Klicken Sie auf. Seite 12 von 18

13 » Setzen Sie nun den Abwesenheitsassistenten in Kraft, indem Sie auch dieses Dialogfenster bestätigen.» Klicken Sie auf. Gut! Die automatischen Antworten und die Weiterleitung der eingehenden Mails sind nun für die Dauer Ihrer Abwesenheit aktiviert. Tipp Automatische Deaktivierung nach Ablauf Wenn Sie eine feste Zeitspanne definiert haben, wird die Funktion nach Ablauf der Frist automatisch deaktiviert. Seite 13 von 18

14 » Nicht nur in der Backstage-Ansicht erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis. Wechseln Sie dazu wieder in das Register Start. Auch in den anderen Ansichten von Outlook erhalten Sie direkt unterhalb des Menübands einen Hinweis auf die aktivierte Abwesenheits-Funktion. Über die Schaltfläche Deaktivieren können Sie die Funktion jederzeit ausschalten, beispielsweise, wenn Sie keine Zeitspanne definiert haben oder wenn Sie vor Ablauf der eingestellten Frist wieder im Büro sind. Seite 14 von 18

15 Beantworten Sie zum Schluss noch eine Frage: Was können Sie mit dem Abwesenheitsassistenten bewirken? Seite 15 von 18

16 6 Zusammenfassung Antworten bei Abwesenheit senden Sie können den Abwesenheitsassistenten aktivieren und Sie wissen, wie Sie die Zeitspanne Ihrer Abwesenheit einstellen können. Antworten bei Abwesenheit senden Benachrichtigungstext bei Abwesenheit Sie können den Text für die Abwesenheitsbenachrichtigungen festlegen und Sie sind in der Lage, interne und externe Mails unterschiedlich zu behandeln. Benachrichtigungstext bei Abwesenheit Seite 16 von 18

17 Regeln für automatische Antworten Sie können zusätzlich zu den automatischen Antworten Regeln definieren, um Mails wahrend Ihrer Abwesenheit zu verwalten. Auf diese Weise können Sie beispielsweise Mails in dieser Zeit automatisch an andere Personen weiterleiten. Regeln für automatische Antworten Seite 17 von 18

18 Klicken Sie auf einen Lerninhalt, um eine kurze Zusammenfassung einzublenden. Sie sind in der Lage, Outlook so einzustellen, dass während Ihrer Abwesenheit automatische Antworten gesendet werden. Einmal definierte Texte und Regeln bleiben Ihnen auch für eine zukünftige Nutzung des Abwesenheitsassistenten erhalten. Seite 18 von 18