Compliance-Richtlinie der. InfraServ GmbH & Co. Wiesbaden KG

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Martina Schneider
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1 Compliance-Richtlinie der InfraServ GmbH & Co. Wiesbaden KG (im Folgenden InfraServ Wiesbaden genannt) 17. April 2013 Seite 1

2 Vorwort Compliance, engl. für Einhaltung, Befolgung, steht für rechtmäßiges Verhalten von Mitarbeitern und besonders von Führungskräften eines Unternehmens. Die Einhaltung aller für InfraServ Wiesbaden relevanten Gesetze, Vorschriften und Verordnungen ist für uns eine Selbstverständlichkeit. Dabei orientieren wir uns nicht an den gesetzlichen Mindestanforderungen, sondern tun - soweit es ökonomisch zu rechtfertigen ist - mehr als vorgeschrieben. Bei all unseren Tätigkeiten wollen wir uns kontinuierlich verbessern. Unser Selbstverständnis drückt sich in der Vision sowie den Leitlinien der InfraServ Wiesbaden aus und bildet die Basis für das Verhalten der Mitarbeiter und Führungskräfte. Darüber hinaus gibt diese Richtlinie Compliance-Regeln für Mitarbeiter und Führungskräfte vor. Peter Bartholomäus Michael Behling Helmut Sem Herbert Lindofsky 17. April 2013 Seite 2

Dabei orientieren wir uns nicht an den gesetzlichen Mindestanforderungen, sondern tun - soweit es ökonomisch zu rechtfertigen ist - mehr als vorgeschrieben.

3 Inhalt 1. Definition und Anwendungsbereich Informationspflicht Grundsätzliche Verhaltensanforderungen Diskriminierung Verbot von Bestechung und Korruption Vermeidung von Interessenkonflikten Bekämpfung von Geldwäsche Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern Einladungen, Geschenke und andere persönliche Vorteile Arbeitssicherheit, Umweltschutz und Datenschutz Verhalten gegenüber Wettbewerbern Spenden Ansprechpartner und Compliance-Beauftragter Verstöße gegen die Compliance-Richtlinie April 2013 Seite 3

Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern... 6 9. Einladungen, Geschenke und andere persönliche Vorteile... 6 10.

4 1. Definition und Anwendungsbereich Das Compliance Management der InfraServ Wiesbaden steht für die Einhaltung von Gesetzen, Vorgaben und internen Anweisungen. Diese Richtlinie gilt für alle Mitarbeiter und Führungskräfte der InfraServ Wiesbaden, basiert auf den allgemeinen Leitlinien und Führungsleitlinien und nimmt Bezug auf die weiteren Verfahrensanweisungen unseres integrierten Managementsystems. 2. Informationspflicht Mitarbeiter und Führungskräfte informieren sich über die für ihren Verantwortungsbereich geltenden Gesetze, Vorschriften und internen Anweisungen. Bei weitergehenden Fragestellungen sind der Compliance-Beauftragte, die Führungskräfte, die Geschäftsleitung oder externe Fachberater hinzu zu ziehen. 3. Grundsätzliche Verhaltensanforderungen Die Mitarbeiter und Führungskräfte der InfraServ Wiesbaden sind verpflichtet, sich nach den Compliance Richtlinien zu verhalten. Respekt, Vertrauen und Fairness sind die Grundlage des Umgangs miteinander und zu unseren Geschäftspartnern und Behörden. Geschäftliche und private Angelegenheiten sind zu trennen. Aus geschäftlichen Beziehungen darf sich niemand unrechtmäßige Vorteile verschaffen. Dem Ansehen der InfraServ Wiesbaden darf nicht geschadet werden. Die Bestimmungen über die Arbeitssicherheit, den Umweltschutz und den Datenschutz sind einzuhalten. Verstöße gegen diese Richtlinien sind dem Compliance-Beauftragten von InfraServ Wiesbaden unverzüglich zu melden. Jede Führungskraft ist darüber hinaus verpflichtet, die Führungsleitlinien der InfraServ Wiesbaden einzuhalten und die Einhaltung dieser Richtlinie in seinem Verantwortungsbereich sicher zu stellen. 17. April 2013 Seite 4

Verfahrensanweisungen unseres integrierten Managementsystems. 2.

5 4. Diskriminierung Die Mitarbeiter und Führungskräfte der InfraServ Wiesbaden sind verpflichtet, im Rahmen der geltenden Rechte und Gesetzte jeder Form von Diskriminierung entgegen zu treten. Dies bezieht sich insbesondere auf die Benachteiligung auf Grund von Geschlecht, Rasse, einer Behinderung, der ethnischen oder kulturellen Herkunft, der Religion oder Weltanschauung, des Alters oder einer sexuellen Identität. 5. Verbot von Bestechung und Korruption Es ist verboten, Geschäftspartnern oder Behördenvertretern einen persönlichen Vorteil anzubieten, zu versprechen oder zu gewähren. Weiterhin ist untersagt, Bestechungshandlungen mit Hilfe von Dritten durchführen zu lassen oder unrechtmäßige Handlungen anderer Personen zu unterstützen. 6. Vermeidung von Interessenkonflikten Die Mitarbeiter und Führungskräfte der InfraServ Wiesbaden müssen ihre privaten Interessen und die Interessen des Unternehmens streng voneinander trennen. Bereits der Anschein eines Interessenkonflikts ist zu vermeiden. Nicht zulässig ist insbesondere die Auftragsvergabe an Angehörige oder nahestehende Personen. Nebentätigkeiten für Wettbewerbsunternehmen oder für Geschäftspartner der InfraServ Wiesbaden sind grundsätzlich untersagt. Ausnahmen müssen im Vorhinein von der Geschäftsleitung genehmigt werden. 7. Bekämpfung von Geldwäsche Alle Mitarbeiter und Führungskräfte der InfraServ Wiesbaden haben die Gesetze gegen Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung zu befolgen und bei Verdacht auf Geldwäsche unverzüglich der Geschäftsleitung und dem Compliance-Beauftragten zu melden. 17. April 2013 Seite 5

einer sexuellen Identität. 5. Verbot von Bestechung und Korruption Es ist verboten, Geschäftspartnern oder Behördenvertretern einen persönlichen Vorteil anzubieten, zu versprechen oder zu gewähren.

6 8. Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern Die InfraServ Wiesbaden weist ihre Geschäftspartner ausdrücklich darauf hin, dass in der Zusammenarbeit die Einhaltung folgender Standards erwartet wird: die Einhaltung aller geltenden Gesetze, das Unterlassen jeglicher Art von Korruption, die Beachtung der allgemeinen Menschenrechte, im Besonderen die Einhaltung der Gesetze gegen Kinderarbeit, die Beachtung der Rechtsvorschriften des internationalen Wirtschaftsverkehrs. Bei gravierenden Zuwiderhandlungen seitens ihrer Geschäftspartner behält sich InfraServ Wiesbaden ausdrücklich vor, die Geschäftsbeziehungen vorzeitig zu beenden. 9. Einladungen, Geschenke und andere persönliche Vorteile Mitarbeiter und Führungskräfte der InfraServ Wiesbaden dürfen persönliche Vorteile weder für sich noch für ihnen nahestehende Personen fordern, sich versprechen lassen oder annehmen. Sie dürfen geringfügige persönliche Vorteile nur annehmen, wenn nicht der Eindruck entsteht, von ihnen werde eine Gegenleistung erwartet. Solche Vorteile müssen jedoch immer im Rahmen allgemein üblicher Geschäftsgepflogenheiten liegen und dürfen nicht gegen bestehende Gesetze verstoßen. Dies gilt auch für eine Vorteilsvergabe. Die Freigrenze für den steuerlichen Abzug von zurzeit 35 ohne MwSt. pro beschenkter Person und Jahr ist zu beachten. Ausnahmen müssen im Vorhinein von der Geschäftsleitung genehmigt werden. 17. April 2013 Seite 6

Beachtung der Rechtsvorschriften des internationalen Wirtschaftsverkehrs.

7 10. Arbeitssicherheit, Umweltschutz und Datenschutz Mitarbeiter und Führungskräfte der InfraServ Wiesbaden berücksichtigen bei ihren Dienstleistungen ihre Verantwortung gegenüber der Umwelt und den Menschen. Sie arbeiten kontinuierlich an Verbesserungen zum Schutz und zur Vorsorge für Mitarbeiter, Nachbarn und der Umwelt. InfraServ Wiesbaden bedenkt sämtliche Risiken ihrer Arbeit, sei es für Mensch, Umwelt oder für ihre Gesellschafter. Personenbezogene Daten dürfen nur gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen erhoben, genutzt und aufbewahrt werden. Firmen- und geschäftsbezogene Daten sind vertraulich zu behandeln und dürfen nur im Rahmen des Aufgabengebiets verwendet werden. 11. Verhalten gegenüber Wettbewerbern InfraServ Wiesbaden beachtet das Wettbewerbs- und das Kartellrecht. Es werden keine Absprachen mit Wettbewerbern getroffen. 12. Spenden Spenden der InfraServ Wiesbaden werden grundsätzlich im Rahmen des Arbeitskreises Öffentlichkeitsarbeit diskutiert und vergeben. 13. Ansprechpartner und Compliance-Beauftragter Die Geschäftsleitung benennt einen Compliance-Beauftragten. Er ist in der Unternehmensorganisation aufgeführt. 17. April 2013 Seite 7

InfraServ Wiesbaden bedenkt sämtliche Risiken ihrer Arbeit, sei es für Mensch, Umwelt oder für ihre Gesellschafter.

8 14. Verstöße gegen die Compliance-Richtlinie Für Mitarbeiter und Führungskräfte der InfraServ Wiesbaden können Compliance- Verstöße die folgenden Konsequenzen haben: Abmahnung Kündigung Schadenersatzansprüche Dritter Geldstrafe Freiheitsstrafe Für die InfraServ Wiesbaden können Compliance-Verstöße die folgenden Konsequenzen haben: Schadenersatzansprüche Dritter, kostenintensive Gerichtsprozesse, Geldstrafe, Imageverlust. Wenn Ihnen Compliance-Verstöße bekannt werden, sind Sie verpflichtet, den Compliance-Beauftragten unverzüglich zu informieren. 17. April 2013 Seite 8

Compliance-Verstöße die folgenden Konsequenzen haben: Schadenersatzansprüche Dritter, kostenintensive Gerichtsprozesse, Geldstrafe,

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