Handy-Synchronisation Inhalt

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1 Handy-Synchronisation Inhalt 1. allgemeine Einstellungen Anlegen eines SyncAccounts Synchronisation über eigenen Exchange-Server gehostete Synchronisation Synchronisations-Einstellungen Adressen Adressspalten zuordnen Zuordnen einer Adressliste zum SyncAccount Kontrolle der synchronisierten Adressen mehrere Adressen gleichzeitig verwalten Konfiguration: mögliche Varianten für die Übernahme bestehender Adressen vom Handy in die SOL-IT Cubes Anlassfälle: Was passiert wenn Adressen am Handy angelegt werden? die Adressen am Handy verändert werden? eine Adressen am Handy verändert wird, die in den SOL-IT Cubes als privat gekennzeichnet ist? Adressen am Handy gelöscht wurden? eine Adresse am Handy gelöscht wurde, die in den SOL-IT Cubes als privat gekennzeichnet ist? eine neue Adresse in den SOL-IT Cubes angelegt wird? eine Adresse in den SOL-IT Cubes verändert wird? Adressen in den SOL-IT Cubes gelöscht wurden? Termine Termineinladungen Was ist nicht möglich? Konfiguration Aufgaben Stand, August 2015

2 1. allgemeine Einstellungen Für jeden User bzw. jedes Handy muss ein eigener SyncAccount angelegt werden Anlegen eines SyncAccounts Im Menü Administration / Synchronisation / Synchronisationskonten-Verwaltung können die SyncAccounts (Synchronisationskonten) für die Handy-Synchronisation erstellt werden. Mit einem Klick auf Neu wird ein neues Konto angelegt. Folgende Synchronisationskonto-Einstellungen können getroffen werden: Benutzer über das Drop&Down Feld auswählen Typ Microsoft Exchange Web Services definieren Richtung: Nicht definiert Profil: Adresse des Webservices - Je nachdem welche Synchronisation (lokal oder gehostet) zum Einsatz kommt, ist das Profil zu befüllen. - Das Profil gibt den Link zum ExchangeWebService an. Benutzername (Login-Name): Exchange-Benutzername Passwort: Exchange-Passwort Aktiv: Wichtig: Nicht zu vergessen - die Einstellungen bzw. den SyncAccount zu speichern! 2

3 Synchronisation über eigenen Exchange-Server Für eine Synchronisation über Ihren eigenen Exchange-Server sind zum einen der Einsatz eines lokalen ExchangeWebService und das Zusatzfeature syncpi-loc notwendig. Mit der Schaltfläche können Sie überprüfen, ob Benutzernamen und Kennwort stimmen. (Hinweis: Funktioniert NUR für Typ Microsoft Exchange) Wichtige Einstellungen für ActiveDirectory: Mit dem Setzen des Häkchens beim Eintrag ActiveDirectory-Passwort verwenden werden ev. Windows-Domainen-Passwortänderungen (die Anmeldung am PC) berücksichtigt (Einstellung im Synchronisationskonto unter Administration / Synchronisation ). Voraussetzungen dafür sind einerseits, dass der Login-Name und der Windows- Benutzername dieselben sind. Andererseits muss in der Benutzerverwaltung der Eintrag Active Directory verwenden ausgewählt werden (Benutzereinstellungen unter Administration / Benutzerverwaltung ). 3

4 Unter Administration / -Konto-Verwaltung können Sie im betreffenden Konto unter Weitere Einstellungen / Verzeichnisdienst angeben, dass die Passwörter vom Verzeichnisdienst übernommen werden sollen. Für die folgende Einstellung, setzen Sie sich bitte mit Ihrem SOL-IT Ansprechpartner in Verbindung! Unter Administration / Konfigurationen verwalten / Programm- Einstellungen soll beim Eintrag DomainName Ihre Domain eingetragen werden. 4

5 gehostete Synchronisation Für eine von uns gehostete Handy-Synchronisation ist das Zusatzfeatures syncpi-hos notwendig Synchronisations-Einstellungen Mit einem Wechsel auf das Register Synchronisations-Einstellungen können die genauen Einstellungen für das entsprechende Synchronisationskonto vorgenommen werden. 5

6 für Adressen für Termine Es kann in dieser Registerkarte auch eingestellt werden, ob bei der Adresssynchronisation die Kontaktinformationen von der übergeordneten Adresse übernommen werden sollen, wenn bei der aktuell synchronisierten Adresse für den entsprechenden Kontaktinformations-Typ keine Kontaktinformation eingetragen ist. Hinweis: Ob ein Objekttyp synchronisiert wird oder nicht, sagt das Häkchen aus. 6

7 In dieser Registerkarte kann auch angegeben werden, in welche Richtungen Termine synchronisiert werden sollen. Es stehen die Möglichkeiten Termine in beide Richtungen synchronisieren, Termine nach Exchange synchronisieren und Termine nach Cubes synchronisieren zur Auswahl. 7

8 2. Adressen Für die Synchronisation von Adressen auf das Handy ist folgende Besonderheit ausschlaggebend. Es werden nur jene Adressen synchronisiert, die in einer Adressliste zusammengefasst werden (siehe unten). Die Synchronisation selbst erfolgt über 4 Teile neue bzw. geänderte Adressen vom ExchangeServer abholen als gelöscht gekennzeichnete Adressen vom ExchangeServer abholen neue bzw. geänderte Adressen auf den ExchangeServer synchronisieren gelöschte bzw. geänderte Adressen auf den ExchangeServer synchronisieren Tipp: Legen Sie die Adressliste zusätzlich bei den Favoriten ab. Dann können Sie neue Adressen per Drag&Drop der Adressliste zuordnen. Ob die Adressen synchronisiert werden oder nicht, sagt das Häkchen aus. Wird die Option für Geburtstage eigene Termine erstellen gewählt, dann werden am Handy für Geburtstage eigene Termine angelegt. Bei der Synchronisation von Adressen auf das Handy ist die SOL-IT Cubes Datenbank die Zentrale. D. h. werden Adressen von der Zentrale auf das Handy synchronisiert, werden 8

9 ev. vorhandene Daten, welche am Handy hinzugefügt wurden, überschrieben. Oder umgekehrt: Daten von der Zentrale werden nicht durch Daten am Handy überschrieben Hinweis: Es kann für jedes Konto definiert werden, ob Änderungen an den Adressen am entsprechenden Handy in die SOL-IT Cubes übernommen werden sollen (z. B. wenn am Handy ein Geburtstag bei einer Adresse eingetragen wird). Wird die Option öffentliche Adressen mit Daten vom Handy überschreiben gewählt, dann werden nur Daten vom Handy in die zentrale Datenbank übertragen, wenn die betreffende Adresse bereits in der zentralen Datenbank angelegt ist. Wird also eine Adresse am Handy neu angelegt, so muss diese manuell aus den Schattenobjekten angelegt werden Adressspalten zuordnen Beim SyncAccount kann mit einem Klick auf den Button Zuordnung der Felder am Exchange Server und in den SOL-IT Cubes definiert werden. die 9

10 Mit einem Klick auf das werden die entsprechenden Auswahlfelder in den SOL-IT Cubes angezeigt. Hinweis: Mehrfachzuordnungen sind zu vermeiden! Weiters können von einem bereits bestehenden Synchronisationsprofil die bereits zugeordneten Adressspalten exportiert und in einem neu erstellten SyncAccount importiert werden. Mit Speichern wird dieses Fenster wieder geschlossen Zuordnen einer Adressliste zum SyncAccount Im Register Zugeordnete Objekte beim SyncAccount, ist über das Symbol Verbindungen erstellen, eine Verknüpfung zu der bereits bestehenden Adressenliste zu erstellen. Hinweis: Für die Erstellung einer Adressenliste, siehe Beschreibung SOL-IT crmcube. 10

11 Verknüpfen Sie eine oder mehrere Adresslisten (evtl. Trennung zwischen geschäftlichen und privaten Adressen) mit Ihrem SyncAccount. Alle Adressen, die sich in den zugeordneten Adresslisten befinden, werden ab sofort auf Ihr Handy synchronisiert. 11

12 2.3. Kontrolle der synchronisierten Adressen Adressen welche am Handy verändert oder angelegt werden, werden vom Handy auf das Exchange-Konto synchronisiert, jedoch nicht automatisch in die zentrale Datenbank übernommen. Daher ist eine Kontrolle der synchronisierten Adressen notwendig. Unter Extras / Synchronisation / synchronisierte Adressen verwalten können diese synchronisierten Adressen ( Schattenobjekte ) einzelnen Adressen in den SOL-IT Cubes zugeordnet werden. Hinweis: Hat der aktuelle Benutzer Administrationsrechte, werden alle Synchronisationskosten in der linken Navigation angezeigt. Mit einem Klick auf stehen folgende 3 Aktionen zur Verfügung: eine neue Adresse erstellen eine bestehende Adresse verknüpfen Adresse ignorieren 12

13 Hinweis: Wenn hier eine bestehende Adresse verknüpft wird, wird die entsprechende Adresse in diesem Dialog nicht mehr angezeigt. T9955: Erweiterung: Abgleich der synchronisierten Adressen - Im Assistenten, den Sie unter "Extras / Synchronisation / Synchronisierte Adressen verwalten", können Sie definieren, welche Kontaktinformationen beim einmaligen Abgleich der Adressen zu berücksichtigen sind mehrere Adressen gleichzeitig verwalten Sollen mehrere Adressen gleichzeitig bearbeitet werden, so ist dies möglich. Die entsprechenden Adressen markieren und auf den Button stehen nur noch die Aktionen eine neue Adresse erstellen Adresse ignorieren zur Verfügung. klicken. Dadurch 13

14 2.4. Konfiguration: mögliche Varianten für die Übernahme bestehender Adressen vom Handy in die SOL-IT Cubes Adressen, welche aus der zentralen Datenbank aufs Handy kommen sollen, vom Exchange-Konto entfernen und dafür in die Adressliste fürs Sync-Account zuordnen. Nur private Kontakte bleiben auf Exchange und werden als Schattenobjekte in Quarantäne nach SOL-IT Cubes synchronisiert. Oder alle Adressen von Exchange als Schattenobjekte nach SOL-IT Cubes synchronisieren und dann über das Menü Extras / Synchronisation / synchronisierte Adressen verwalten, die Bindung zu den Adressen in der Datenbank bei Bedarf erstellen. Dabei werden die verbundenen Adressen automatisch in die Sync- Adressliste zugeordnet. Bei Verwendung eines IPhone können die privaten Adressen auch in ein separates Adressbuch verschoben werden. Dies geht über Outlook (wenn ein eigener Exchange- Server vorhanden ist). - Neuen Unterordner unter Kontakte vom Typ Adressen mit der Bezeichnung "Adressen privat" im Outlook anlegen. - Alle privaten Adressen in diesen Unterordner verschieben. - Alle Firmen-Adressen (welche aus SOL-IT Cubes synchronisiert werden sollen) aus Outlook Kontakte entfernen. - Am IPhone kann über Kontakte / Gruppen den Ordner "Adressen privat" zusätzlich eingeblendet werden. Private Adressen vom Handy mittels Outlook exportieren und nach SOL-IT Cubes als private Adressen importieren dies ist die aufwendigste Variante - Private Adressen aus Outlook exportieren und nach SOL-IT Cubes importieren die importieren Adressen als privat markieren und in die Sync-Adressliste verlinken somit können auch die privaten Adressen in SOL-IT Cubes verwaltet werden. - In die Sync-Adressliste nun auch die gewünschten Firmenadressen verlinken. - Alle Adressen vom Handy löschen. - Adressen sauber aus SOL-IT Cubes nach Exchange bzw. Handy synchronisieren. 14

15 2.5. Anlassfälle: Was passiert wenn... Anhand folgender Beispiele soll der Ablauf der Adressen-Synchronisation zwischen dem Exchange-Server und SOL-IT Cubes erklärt werden Adressen am Handy angelegt werden? Voraussetzung: Die Adressen sind noch nicht in den SOL-IT Cubes erfasst. Es werden alle neuen Exchange-Adressen seit der letzten Synchronisation am Exchange-Server ermittelt. Diese Exchange-Adressen haben noch keinen Schlüssel für die SOL-IT Cubes gesetzt - Es besteht also noch keine Verbindung zwischen einem Schattenobjekt in den SOL-IT Cubes und der entsprechenden Exchange-Adresse. Was passiert? - für jede Exchange-Adresse wird ein Schattenobjekt erstellt - der eindeutige Schlüssel beim Schattenobjekt wird gesetzt - die Daten der Exchange-Adresse werden im Schattenobjekt gespeichert - der Status des Schattenobjekts wird auf zu validierende Adresse gesetzt das Schattenobjekt muss nun mit der Adresse der SOL-IT Cubes in Verbindung gebracht werden (siehe den Punkt Kontrolle der synchronisierten Adressen ) die Adressen am Handy verändert werden? Voraussetzung: Das Schattenobjekt wurde bereits mit den Adressen in den SOL-IT Cubes in Verbindung gebracht. Es werden alle geänderten Exchange-Adressen seit der letzten Synchronisation am Exchange-Server ermitteln. Diese Exchange-Adressen haben einen Schlüssel für die SOL-IT Cubes bereits gesetzt. Was passiert? - für jede Exchange-Adresse wird das bereits bestehende Schattenobjekt mit den Daten der Exchange-Adresse aktualisiert 15

16 eine Adressen am Handy verändert wird, die in den SOL-IT Cubes als privat gekennzeichnet ist? Voraussetzung: Das Schattenobjekt wurde bereits mit der Adresse in den SOL-IT Cubes in Verbindung gebracht. Und die Adresse ist für den aktuellen Benutzer (Benutzer des SyncAccounts, für den gerade die Adresse geprüft wird) als privat gekennzeichnet. Was passiert? - das bereits bestehende Schattenobjekt wird mit den Daten der Exchange-Adresse aktualisiert - die als privat gekennzeichnete Adressen in den SOL-IT Cubes wird aktualisiert Adressen am Handy gelöscht wurden? Hintergrund: Wird eine Adresse am Handy gelöscht, so wird diese Adresse in den Handy-Papierkorb verschoben und als gelöscht gekennzeichnet. Voraussetzung: Das Schattenobjekt wurde bereits mit der Adressen in den SOL-IT Cubes in Verbindung gebracht. Es werden alle als gelöscht gekennzeichneten Exchange-Adressen seit der letzten Synchronisation am Exchange-Server ermittelt. Diese Exchange-Adressen haben einen Schlüssel für die SOL-IT Cubes bereits gesetzt. Was passiert? - die Exchange-Adresse wird am Exchange-Server endgültig gelöscht - die SOL-IT Cubes Adresse wird aus den entsprechenden Synchronisations- Adresslisten entfernt - das Schattenobjekt wird gelöscht eine Adresse am Handy gelöscht wurde, die in den SOL-IT Cubes als privat gekennzeichnet ist? Hintergrund: Wird eine Adresse am Handy gelöscht, so wird diese Adresse in den Handy-Papierkorb verschoben und als gelöscht gekennzeichnet. Voraussetzung: Das Schattenobjekt wurde bereits mit der Adressen in den SOL-IT Cubes in Verbindung gebracht. Es werden alle als gelöscht gekennzeichneten Exchange-Adressen seit der letzten Synchronisation am Exchange-Server ermittelt. Diese Exchange-Adressen haben einen Schlüssel für die SOL-IT Cubes bereits gesetzt. 16

17 Was passiert? - die SOL-IT Cubes Adresse wird in den Papierkorb verschoben - die Exchange-Adresse wird endgültig gelöscht - das Schattenobjekt wird gelöscht eine neue Adresse in den SOL-IT Cubes angelegt wird? Voraussetzung: Es handelt sich um eine aktive Adresse (nicht storniert), die mit einer Synchronisations-Adressliste verbunden ist, wobei noch kein Schattenobjekt für diese Adressen in den SOL-IT Cubes existiert. Was passiert? - es wird eine neue Exchange-Adresse erstellt - es wird ein neues Schattenobjekt erstellt und die Daten der Exchange-Adresse darin gespeichert eine Adresse in den SOL-IT Cubes verändert wird? Voraussetzung: Es handelt sich um eine aktive Adresse (nicht storniert), die mit einer Synchronisations-Adressliste verbunden ist, und für die ein entsprechendes Schattenobjekt in den SOL-IT Cubes existiert. Was passiert? - es wird das entsprechende Objekt am Exchange-Server aktualisiert - Das entsprechende Schattenobjekt wird aktualisiert Adressen in den SOL-IT Cubes gelöscht wurden? Voraussetzung: Es werden alle aktiven Schattenobjekte (nicht stornierte), die dem aktuellen SyncAccount zugeordnet sind, ermittelt. Für jedes Schattenobjekt wird geprüft, ob eine SOL-IT Adresse, die nicht als privat gekennzeichnet wurde, zugeordnet ist. Diese Adresse muß gelöscht sein also im Papierkorb liegen Die Adresse nicht mit einer Synchronisations-Adressliste verbunden ist Was passiert? - es wird das entsprechende Schattenobjekt gelöscht - es wird die Exchange-Adresse gelöscht. 17

18 Voraussetzung: Dem Schattenobjekt ist keine SOL-IT Cubes Adresse zugeordnet. Der Status des Schattenobjekts ist nicht zu validierende Adresse Was passiert? - die Exchange-Adresse wird gelöscht - das Schattenobjekt wird gelöscht 18

19 3. Termine Bei der Synchronisation von Terminen sind beide Seiten von der zentralen Datenbank auf das Handy vom Handy in die zentrale Datenbank - Wird ein Termin am Handy erstellt und mit den SOL-IT Cubes synchronisiert, so möglich. wird der neue Termin automatisch in der Datenbank angelegt und als importiert (gelb) gekennzeichnet. Hinweis: Wenn Sie ein Synchronisationskonto erst anlegen, wird das Datum im Register Synchronisation-Einstellungen automatisch auf ein Datum in der Vergangenheit gesetzt (wie oben auf dem Bild zu sehen ist: ). Wenn Sie mit der Synchronisation anfangen, wird dann dieses Datum automatisch auf das aktuelle gesetzt Termineinladungen Beim Erstellen neuer Termine in den SOL-IT Cubes wird der "CreatedUser" und der "ObjectOwner" auf den Eigentümer des SyncAccounts gesetzt. Damit wird sichergestellt, dass bei Terminen in den SOL-IT Cubes, die ursprünglich am Handy erstellt und dann in die SOL-IT Cubes synchronisiert wurden, Einladungen erstellt werden können. 19

20 3.2. Was ist nicht möglich? Folgende Punkte können nicht synchronisiert werden: Serientermine, welche am Mobiltelefon erstellt werden, können von der von uns eingesetzten Microsoft Exchange-Web-Service (EWS) Komponente nicht verarbeitet werden. Daher ist eine Synchronisation von Serienterminen von IPhone, Samsung und Co. nicht möglich. - Serientermin-Ausnahmen - Unterschiedliche Bezeichnungen bei Serientermin-Ausnahmen können nicht dargestellt werden - Verschieben einer Serientermin-Ausnahme auf einen anderen Tag Termine, bei denen 2 oder mehr Benutzer ausgewählt wurden, können am Handy nicht verändert werden Wird ein Termin am mobilen Endgerät gelöscht, der mehreren Benutzern zugeordnet ist, wird dieser erst in den SOL-IT Cubes gelöscht, wenn alle Benutzer ihn gelöscht haben Einladungen, welche am Handy auf einen Termin gemacht werden 3.3. Konfiguration Bei der ersten Synchronisation von Terminen werden alle Termine vom Handy nach SOL- IT Cubes übernommen (synchronisiert). Es ist keine besondere Konfiguration notwendig. 20

21 4. Aufgaben Dieser Bereich ist derzeit grob vorbereit, wird jedoch noch nicht unterstützt 21