Exchange Synchronisation AX 2012

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1 Exchange Synchronisation AX 2012 Autor... Pascal Gubler Dokument... Exchange Synchronisation 2012 Erstellungsdatum September 2012 Version... 2 /

2 Inhaltsverzeichnis 1 PRODUKTBESCHREIBUNG ÜBERSICHT MÖGLICHKEITEN EINSTELLUNGEN EXCHANGE PARAMETER KATEGORIEN MITARBEITER EXCHANGE EINBINDUNG IN AX KONTAKTE Privat Kontakte Öffentlich Kontakte Mitarbeiter-Kontakte Bilder Kontakte löschen S IMPORTIEREN S VERSENDEN TERMINE AUFGABEN GELÖSCHTE AKTIVITÄTEN ACTIVE DIRECTORY EINBINDUNG IN AX MITARBEITER KONTAKTDATEN VERSIONEN Version Datum Autor Änderung Status Pascal Gubler Pascal Gubler Mitarbeiter-Kontakte, Activ Directory Version 2 Seite 2 von 16 Axperience AG Gewerbestrasse Thalwil

3 1 Produktbeschreibung 1.1 Übersicht Mit dem AX Modul «AXP-Exchange Sync» können Exchange Elemente auf einfachste Weise mit Microsoft Dynamics AX 2012 synchronisiert werden. Verwenden Sie zum Beispiel Ihren Tablet-PC als Offline-Erfassungstool für Ihre Aussendienstmitarbeiter. Die Synchronisation mit AX erfolgt dabei voll automatisch, sobald das Gerät wieder "online" ist. Wir nutzen dabei die Funktionalitäten von Exchange Server und synchronisieren diesen direkt mit Dynamics AX. Folgende Objekte können mit Exchange synchronisiert werden: - Persönliche Kontakte /Kontaktpersonen - Kontakte in öffentlichen Ordnern / Kontaktpersonen - Kontakte in öffentlichen Ordnern / Mitarbeiterkontakte (nur Export) - Termine / Aktivitäten - Aufgaben / Aktivitäten - s / Aktivitäten - s versenden Zusätzlich können Mitarbeiter-Kontaktinformationen nach Active Directory exportiert werden, um so die AD- Objekte mit den zusätzlichen Informationen aktuell zu halten. 1.2 Möglichkeiten - Kompatibilität mit allen Dynamics AX Versionen ab AX 4.0 (4.0, 2009, 2012) - Integration von s für CRM-Aktivitäten - Zentrale Pflege der Kontaktdaten - Zentrale Pflege von Mitarbeiter-Kontaktdaten - Organisation von Kundenbesuchen - Übersicht der Außendienst Aktivitäten Version 2 Seite 3 von 16 Axperience AG Gewerbestrasse Thalwil

4 2 Einstellungen 2.1 Exchange Parameter In den Exchange Parametern wird die Verbindung zum verwendeten Exchange Server definiert. Um auf alle Postfächer zugreifen zu können, wird ein dedizierter Benutzer mit Impersonation Berechtigung benötigt. Welche Postfächer synchronisiert werden ist in Absatz 2.3 beschrieben. In der Gruppe Import werden die Kategorie und der Typ für das Erstellen der Aktivitäten von s festgelegt. Diese können zwischen empfangenen und gesendeten s unterschieden werden. Bei der Synchronisation über die Stapelverarbeitung werden die Fehler an die eingetragene « für die Stapelverarbeitungsfehler» gesendet. So können die Importe und Exporte einfach überwacht werden. 2.2 Kategorien Unter «Exchange Sync > Einstellungen > Kategorien» werden die Kategorien erstellt, die in AX und Outlook verwendet werden. Die Auswahl durch die Haken definiert welches Exchange Element mit der entsprechenden Kategorie synchronisiert wird. Hinweis: Nach dem Erstellen oder Ändern einer Kategorie muss der AX Client neu gestartet werden, da die Kategorien im Memory Cache gespeichert werden. Version 2 Seite 4 von 16 Axperience AG Gewerbestrasse Thalwil

5 2.3 Mitarbeiter Für die Identifizierung des Postfachs wird die -Adresse des Mitarbeiters verwendet. Zusätzlich kann auf dem Mitarbeiter festgelegt werden, welche Exchange Elemente synchronisiert werden. Version 2 Seite 5 von 16 Axperience AG Gewerbestrasse Thalwil

6 3 Exchange Einbindung in AX Kontakte «AXP-Exchange Sync» bietet zwei Möglichkeiten um die Kontakte mit Exchange zu Synchronisieren. Dabei wird zwischen öffentlichen- und privaten Kontakten unterschieden. Um die Kommunikationstypen aus Exchange zu synchronisieren müssen zuerst die verschiedenen Telefonund -Typen definiert werden. Dazu im Menü «Vertrieb und Marketing > Einstellungen > Kontakte > Kommunikationsmethoden» die Exchange typen und Exchange Telefonnummer Typen festlegen Privat Kontakte Private Kontakte können mittels «Exchange Sync > Häufig > Private Kontakte» importiert werden. In den Kategorien (Punkt 2.2) wird festgelegt, welche Kategorie für die privaten Kontakte verwendet wird. Mittels Kontakte auswählen kann der Export entsprechend eingeschränkt werden. Soll nicht das Standard-Kontaktverzeichnis des Postfachs verwendet werden, kann mit der Funktion «Eigenes Verzeichnis» ein anderes Verzeichnis angegeben werden. Version 2 Seite 6 von 16 Axperience AG Gewerbestrasse Thalwil

7 3.1.2 Öffentlich Kontakte Für die öffentlichen Kontakte werden die Exchange Adressbücher in den Synchronisationseinstellungen «Exchange Sync > Einstellungen > Öffentliche Kontakte» definiert. Mittels Kontakte auswählen kann der Export entsprechend eingeschränkt werden (z.b. nach Land/Region). Der Import/Export erfolgt über die ausgewählten Kontakte des Exchange Kontakt-Ordners und nicht wie bei den privaten Kontakten, über die Kategorisierung. Danach können die Kontakte mit der Funktion «Exchange Sync > Periodisch > Import > Exchange Kontakte- Import» importiert werden. Der Export wird über die Funktion «Exchange Sync > Periodisch > Export > Exchange Kontakte-Export» gestartet. Wird die Option «Alle Kontakte exportieren» gewählt, werden alle Kontakte exportiert und nicht nur die geänderten Mitarbeiter-Kontakte Die Mitarbeiter-Kontakte werden, wie die öffentliche Kontakte, in ein Kontaktverzeichnis der öffentlichen Ordner exportiert. Die Verzeichnisse werden dafür in «Exchange Sync > Einstellungen > Exchange Öffentliche Mitarbeiter-Kontakte» definiert. Mittels Mitarbeiter auswählen kann der Export entsprechend eingeschränkt werden (z.b. nach Land/Region). Der Export erfolgt über die Auswahl der Mitarbeiter und nicht wie bei den privaten Kontakten, über die Kategorisierung. Der Export der öffentlichen Mitarbeiter-Kontakte kann wahlweise für Alle oder die geänderten Kontakte durchgeführt werden «Exchange Sync > Periodisch > Export > Kontakte > Mitarbeiter-Kontakte exportieren». Version 2 Seite 7 von 16 Axperience AG Gewerbestrasse Thalwil

8 3.1.4 Bilder In Microsoft Dynamics AX bestehet die Möglichkeit einer Arbeitskraft ein Bild hinzuzufügen. Mit «AXP- Exchange Sync» wurde diese Funktion auch auf die Kontakte erweitert. Die Bilder der Mitarbeiter und Kontakte können so mit Exchange Synchronisiert werden Private Kontakte löschen Wird ein AX Kontakte gelöscht, wird der Exchange Kontakt nicht automatisch gelöscht es wird ausschliesslich die Verbindung der beiden Objekte entfernt. Auch wenn der Private Kontakt in Exchange gelöscht wird, wird nur die Verbdingung zwischen dem AX Kontakt und dem Exchange Kontakt entfernt Öffentliche Kontakte löschen Wenn ein AX Kontakt gelöscht wird, wird die Verbindung des AX Kontaktes zum öffentlichen Kontakt in Exchange getrennt «Exchange Sync > Häufig > Öffentliche Kontakte». Bei der nächsten Synchronisation wird der Exchange Kontakt gelöscht. Wird ein öffentlicher Kontakt in Exchange gelöscht, so wird bei der nächsten Synchronisation das Kennzeichen «Nicht synchronisieren» gesetzt. Später kann der AX Kontakt manuell gelöscht werden oder die Synchronisation mittels Button «Synchronisieren aktivieren» wieder aktiviert werden. Version 2 Seite 8 von 16 Axperience AG Gewerbestrasse Thalwil

9 3.2 s importieren Die s aus Outlook, resp. Exchange, werden in Microsoft Dynamics AX als Aktivität importiert. Es können empfangene oder gesendete s importiert werden. Dies wird in den Parametern (Absatz 2.1) festgelegt. Um eine in Dynamics AX importieren zu können, muss in Outlook die Kategorie ausgewählt werden entsprechend der festgelegen Kategorie unter Absatz 2.2. Der Import wird im Menü «Exchange Sync > Periodisch > Import > s importieren» gestartet und wird direkt als Aktivität angelegt. Im Register «Exchange Synchronisation» wird der Inhalt, sowie die Exchange Kategorie angezeigt. Ist kein Kontakt für die Absenderadresse angelegt, wird keine Aktivität erstellt. Da so keine Zuordnung erfolgen kann. Die Zuordnungen zum Kontakt und der Organisation erfolgt durch die Absenderadresse der , resp. Empfängeradresse bei gesendeten Nachrichten. Version 2 Seite 9 von 16 Axperience AG Gewerbestrasse Thalwil

10 Die Attachements werden in die Anhänge der Aktivität übernommen (Dokumentenverwaltung). Welcher Dokumententyp verwendet wird, muss in den Vertriebs- und Marketingparameter «Vertrieb und Marketing > Einstellungen > Vertriebs- und Marketingparameter > Dokumente» angegeben wereden s versenden Anstelle der Standard -Aussendung können die s auch über Exchange versendet werden. Der Vorteil durch die Versendung über Exchange besteht darin, dass der Benutzer das gesendete in den gesendeten Elementen seines Postfachs sieht. Der Exchange -Versand wird über die Funktion «Exchange Sync > Periodisch > Export > s versenden» gestartet. Die Auswahl umfasst die Ausgehenden s. Version 2 Seite 10 von 16 Axperience AG Gewerbestrasse Thalwil

11 3.4 Termine Import Für den Import von Terminen aus Outlook wird ein Termin mit/ohne Teilnehmer erstellt. Wichtig dabei ist, dass die entsprechende Kategorie ausgewählt ist. Eine die auch für die Synchronisation aktiviert ist. Der Import wird im Menü «Exchange Sync > Periodisch > Import > Termine importieren» gestartet. Es wird dabei eine Aktivität mit der Kategorie Termin erstellt. Im Register «Exchange Synchronisation» ist der Text, sowie die Kategorie und der Frei-/Gebucht Status ersichtlich. Version 2 Seite 11 von 16 Axperience AG Gewerbestrasse Thalwil

12 Die Teilnehmer des Termins werden von Outlook übernommen und sind über den Button «Teilnehmer» abrufbar. Export Um einen Termin aus AX an Exchange zu exportieren, wird eine Aktivität mit der Kategorie Termin und der entsprechenden Exchange Kategorie angelegt. Beim Speichern der Aktivität wird dieser im Exchange Synchronisationsprotokoll vermerkt. Der Export wird über die Funktion «Exchange Sync > Periodisch > Export > Termine exportieren» gestartet. Sollen alle Termine und nicht nur die geänderten exportiert werden, kann der Parameter Alle Termine exportieren gewählt werden. Version 2 Seite 12 von 16 Axperience AG Gewerbestrasse Thalwil

13 Werden einem Termin in AX Teilnehmer hinzugefügt, werden beim Anlegen in Exchange Einladungen für diesen Termin versendet. 3.5 Aufgaben Import Der Import von Aufgaben erfolgt gleich wie - und Kalender-Elementen. Auf der Aktivität die Kategorie, die für eine Aufgabe festgelegt ist, angeben. Danach kann in Microsoft Dynamics AX der Import über «Exchange Sync > Periodisch > Import > Aufgaben importieren» gestartet werden. Die Aufgaben werden somit in AX als Aktivität mit der Kategorie Aufgabe dargestellt. Version 2 Seite 13 von 16 Axperience AG Gewerbestrasse Thalwil

14 Export Um eine Aktivität aus AX an Exchange zu exportieren, wird eine Aktivität mit der Kategorie Aufgabe und der entsprechenden Exchange Kategorie angelegt. Beim Speichern der Aktivität wird dieser im Exchange Synchronisationsprotokoll vermerkt. Der Export wird über die Funktion «Exchange Sync > Periodisch > Export > Aufgaben exportieren» gestartet. Sollen alle Aufgaben und nicht nur die geänderten exportiert werden, kann der Parameter Alle Aufgaben exportieren gewählt werden. 3.6 Gelöschte Aktivitäten Wird eine Aktivität in Outlook oder AX 2012 gelöscht, so werden diese in den gelöschten Aktivitäten «Exchange Sync > Periodisch > Gelöschte Aktivitäten» gespeichert und können bei Bedarf wiederhergestellt werden. Version 2 Seite 14 von 16 Axperience AG Gewerbestrasse Thalwil

15 4 Active Directory Einbindung in AX Mitarbeiter Kontaktdaten Wie mit Exchange bietet «AXP-Exchange Sync» die Möglichkeit, Mitarbeiter Kontaktdaten an Active Directory zu exportieren. Für den Export werden die LDAP Pfade für die Benutzer und Kontakte benötigt. Beim Export werden die geschäftlichen Kontakt- und Adressdaten in Active Directory aktualisiert auf die Privaten Kontaktinformationen wurde bis anhin verzichtet. Der Export wird mittels Funktion «Exchange Sync > Periodisch > Export > Kontakte > Mitarbeiter-Kontakte nach Active Directory exportieren» gestartet. Version 2 Seite 15 von 16 Axperience AG Gewerbestrasse Thalwil

16 5 Installation Die Installation ist im File «install.txt» im Installations-Archiv beschrieben. Version 2 Seite 16 von 16 Axperience AG Gewerbestrasse Thalwil