Name Funktion Datum Unterschrift

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1 Bericht über die Kassenprüfung der Teilgliederung Kreisverband Mittelhaardt der Piratenpartei Deutschland für das laufende Geschäftsjahr 2010 ( ) Name Funktion Datum Unterschrift Markus Heinke 1. Kassenprüfer

2 Normen Schüpferling 2. Kassenprüfer Seite 2 von 9

3 Inhaltsverzeichnis 1 ZIEL UND ZWECK GELTUNGSBEREICH RAHMENBEDINGUNGEN ORT UND ZEIT DER DURCHFÜHRUNG VERANTWORTLICHKEITEN VORGEHENSWEISE UMFANG DER PRÜFUNG UMFANG DER ZU PRÜFENDEN DOKUMENTATION DURCHFÜHRUNG DER PRÜFUNG ÜBERPRÜFUNG DER VOLLSTÄNDIGKEIT SACHLICHE PRÜFUNG ZEITLICHE PRÜFUNG WIRTSCHAFTLICHE MITTELVERWENDUNG ZUSAMMENFASSUNG DER ERGEBNISSE BEWERTUNG DER ERGEBNISSE FAZIT...8 Seite 3 von 9

4 1 Ziel und Zweck Ziel der Kassenprüfung ist der Nachweis der formal und inhaltlich ordnungsgemäßen Kassen- bzw. Buchführung durch den Schatzmeister. Das Ergebnis der Prüfung dient als Entscheidungsgrundlage für den Kreisparteitag zur Entlastung des Vorstandes für das laufende Geschäftsjahr. 2 Geltungsbereich Der Bericht über die Kassenprüfung gilt für den Kreisverband Mittelhaardt der Piratenpartei Deutschland. 3 Rahmenbedingungen 3.1 Ort und Zeit der Durchführung Die Kassenprüfung fand am 10. November 2010, von 19:00 bis 21:00 Uhr im Brauhaus Neustadt, Martin-Luther-Str Neustadt/ Weinstraße statt. 3.2 Verantwortlichkeiten Die Prüfung wurde von den Kassenprüfern Normen Schüpferling und Markus Heinke durchgeführt. Die Unterlagen zur Prüfung wurden vom Schatzmeister Lars Matti zur Verfügung gestellt 4 Vorgehensweise Die Prüfung erfolgt auf Basis des nachstehenden Prüfumfangs und der zu prüfenden Dokumentation. Es erfolgt eine 100%-Kontrolle. Es finden keine Stichproben statt. 4.1 Umfang der Prüfung Die Prüfung umfasst die folgenden Hauptprüfpunkte: a) Überprüfung der Vollständigkeit b) Sachliche Prüfung c) Zeitliche Prüfung d) Wirtschaftliche Mittelverwendung 4.2 Umfang der zu prüfenden Dokumentation Folgende Unterlagen wurden zur Durchführung der Kassenprüfung vorgelegt: - Kassenbuch - Bankkontoauszüge - Belege (Rechnungen und Sonstige Belege) zum Kassenbuch und Bankkontenbewegungen Seite 4 von 9

5 - Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben - Verzeichnis der Vermögensgegenstände und Schulden (nicht unterschrieben, sollte unterschrieben werden) 5 Durchführung der Prüfung 5.1 Überprüfung der Vollständigkeit Ziel der Vollständigkeitsprüfung Ziel der Vollständigkeitsprüfung ist der Nachweis der Vollständigkeit der gemäß Mindestumfang erforderlichen Dokumentation. Des Weiteren soll nachgewiesen werden, dass Einnahmen und Ausgaben vollständig erfasst sind. Anforderungen Folgende Anforderungen werden an die Dokumentation zur Prüfung der Vollständigkeit gestellt: a) Kassenbuch Das Kassenbuch muss vorhanden und angemessen strukturiert sein. Die für die Kassenführung erforderlichen Unterlagen müssen im Kassenbuch enthalten sein. b) Bankkontoauszüge Die Bankkontoauszüge müssen vollständig vorhanden fortlaufend und lückenlos sein. c) Belege (Rechnungen und Sonstige Belege) zum Kassenbuch und Bankkontenbewegungen Die Belege (Rechnungen und sonstige Belege) zum Kassenbuch und Bankkontenbewegungen müssen vollständig vorhanden sein. d) Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben Es muss eine vollständige Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben vorhanden sein. Die Einnahmen und Ausgaben müssen vollständig erfasst sein. e) Verzeichnis der Sach-/ Vermögensgegenstände und Schulden Es muss ein vollständiges Verzeichnis aller Sach-/ Vermögensgegenstände und Schulden existieren. Die Beschaffung von Sachgegenständen muss über Belege vollständig nachvollziehbar sein. Die Summe des Bargeldes aus der Bargeldkasse muss mit den Angaben im Verzeichnis der Vermögensgegenstände übereinstimmen. Seite 5 von 9

6 Ergebnis der Vollständigkeitsprüfung a) Kassenbuch Das Kassenbuch ist vorhanden und angemessen strukturiert. Es enthält die für die Kassen-/ Buchführung erforderlichen Dokumente und Unterlagen. b) Bankkontoauszüge Alle Bankkontoauszüge liegen vollständig vor. Es existiert eine vollständige Buchungsübersicht, die Referenzen zu allen vorhandenen Belegen und Buchungen enthält. c) Belege (Rechnungen und Sonstige Belege) zum Kassenbuch und Bankkontenbewegungen Alle Belege liegen vollständig vor. Es existieren getrennte vollständige Belegübersichten zum Bargeld- und zum Girokonto. Alle Belege sind lückenlos archiviert. Die Belege sind in den Übersichtslisten ordnungsgemäß referenziert. Die Übersichtslisten enthalten vollständige Angaben in Bezug zu den abgelegten Belegen. d) Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben Es existieren getrennte Aufstellungen der Einnahmen und Ausgaben zu Bargeldund Girokonto. Die Aufstellungen sind bezüglich der vorhandenen Dokumente vollständig und aktuell. Die Aufstellungen enthalten Angaben zu Belegnummern, Gebuchten Beträgen, Gegenkonten, OP-Namen, Daten, Kontobezeichnungen, Buchungstexte, Salden und Daten zu Vorstandsbeschlüssen. e) Verzeichnis der Sach-/ Vermögensgegenstände und Schulden (nicht unterschrieben, sollte unterschrieben werden) Es existiert ein Verzeichnis der Sach-/ Vermögensgegenstände. Schulden sind nicht vorhanden. Zu allen gelisteten Sach-/ Vermögensgegenständen existieren Belege. Entsprechende Buchungsvorgänge sind vermerkt und nachvollziehbar. Der Umfang der Belege stimmt mit dem Umfang der gelisteten Sach-/ Vermögensgegenstände überein. Die Auflistung kann als vollständig angesehen werden. Es existiert eine vollständige Bilanzierung. Die Liste der Sachgegenstände ist nicht vom Vorstand autorisiert. Dies stellt jedoch aus Sicht der Kassenprüfer aufgrund der Übereinstimmung des Umfangs der Sachgegenstände und der vorhandenen Belege keine Abweichung im Sinne der Buchführung dar. Es fand eine Zählung des Bargeldes der Bargeldkasse statt. Die Summe des Bargeldes stimmt mit der im Verzeichnis dokumentierten Summe überein. Seite 6 von 9

7 5.2 Sachliche Prüfung Ziel der sachlichen Prüfung Ziel der sachlichen Prüfung ist der Nachweis, dass alle Einnahmen und Ausgaben nach ihrem sachlichen Inhalt richtig erfasst sind. Anforderungen Jede Einnahme und Ausgabe muss einzeln nach ihrem Inhalt aufgezeichnet werden. Ergebnis der sachlichen Prüfung Alle Einnahmen und Ausgaben sind nach ihrem sachlichen Inhalt richtig erfasst. In den Buchungsübersichten existieren Angaben zu den Verwendungszwecken bzw. zum Buchungsvorgang. Außerdem existieren zu allen Einnahmen und Ausgaben Referenzen zu entsprechenden Belegen. 5.3 Zeitliche Prüfung Ziel der zeitlichen Prüfung Ziel der zeitlichen Prüfung ist der Nachweis, dass Vorgänge innerhalb des laufenden Geschäftsjahres ordnungsgemäß dargestellt sind. Anforderungen Die Vorgänge sind spezifisch für das zu prüfenden Zeitraum dargestellt und abgegrenzt. Es müssen Beginn und Ende des Buchführungszeitraumes in den Unterlagen ausgewiesen sein. Ergebnis der zeitlichen Prüfung Alle Vorgänge sind jeweils mit Datum versehen. Es wurde der Zeitraum vom bis geprüft. 5.4 Wirtschaftliche Mittelverwendung Ziel der Prüfung der wirtschaftlichen Mittelverwendung Ziel der Prüfung ist der Nachweis, dass alle geleisteten Zahlung angemessen waren. Mahngebühren durch verspätete Zahlungen sind zu beschreiben. Anforderungen Die wirtschaftliche Mittelverwendung ist zu bewerten. Alle geleisteten Zahlungen sollen angemessen sein. Mahngebühren sind zu benennen. Ergebnis der Prüfung der wirtschaftlichen Mittelverwendung Aus Sicht der Kassenprüfer können alle geleisteten Zahlungen als angemessen angesehen werden. Mahngebühren wurden nicht festgestellt. Seite 7 von 9

8 6 Zusammenfassung der Ergebnisse Prüfpunkt Anforderung Ergebnis Vollständigkeitsprüfung Sachliche Prüfung Zeitliche Prüfung Wirtschaftliche Mittelverwendung Kassenbuch, Bankkontoauszüge, Belege, Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben, Verzeichnis der Vermögensgegenstände sind vorhanden und vollständig Jede Einnahme und Ausgabe muss einzeln nach ihrem Inhalt aufgezeichnet werden Die Die Vorgänge sind spezifisch für das zu prüfenden Zeitraum dargestellt und abgegrenzt. Es müssen Beginn und Ende des Buchführungszeitraumes in den Unterlagen ausgewiesen sein. Die Mittel werden wirtschaftlich verwendet. Alle geleisteten Zahlungen sind angemessen Die Anforderung ist erfüllt Die Anforderung ist erfüllt Die Anforderung ist erfüllt Die Anforderung ist erfüllt Seite 8 von 9

9 7 Bewertung der Ergebnisse Die Kassenprüfung ergab in Bezug auf die zuvor definierten Anforderungen keine Abweichungen. Die Kassen- bzw. Buchführung und die Dokumentation der Einnahmen und Ausgaben können in vollem Umfang als angemessen bewertet werden. Alle Ergebnisse entsprechen den beschriebenen Anforderungen der Prüfung. Auffälligkeiten Liste der Sachgegenstände Die Liste der vorhandenen Sachgegenstände ist nicht vom Vorstand autorisiert. Der Vorstand des Kreisverbandes sollte den in der Liste beschriebenen Gesamtumfang bestätigen um sicherzustellen, dass es sich bei den gelisteten und verbuchten Gegenständen das Eigentum des Kreisverbandes Mittelhaard handelt die Liste den vollen Umfang der existierenden Sachgegenstände abbildet. Bei dieser Feststellung handelt es sich aus Sicht der Kassenprüfer um keine Abweichung im Sinne der ordnungsgemäßen Buchführung. Alle in der Liste aufgeführten Vermögensgegenstände wurden ordnungsgemäß verbucht. Die Beschaffung der Gegenstände ist über die vorhandenen Belege vollständig nachvollziehbar. Zum aktuellen Zeitpunkt wird deshalb von der Vollständigkeit der Liste ausgegangen. Thermoausdrucke von Belegen Um die Aufbewahrungsfrist der Belege und Dokumente gewährleisten zu können, sollten Kopien von Thermoausdrucken (Kassenbons) angefertigt werden. 8 Fazit Die Kassenprüfung konnte erfolgreich durchgeführt werden. Alle erforderlichen Unterlagen wurden zur Verfügung gestellt. Aus Sicht der Kassenprüfer ergab die Prüfung keine formalen oder inhaltlichen Abweichungen, die eine zweckmäßige Buchführung in Frage stellen. Seite 9 von 9