Prozesse in Form gebracht. papierfreie Wasserbezugsanmeldung bei der MA31

Transkript

1 Prozesse in Form gebracht papierfreie Wasserbezugsanmeldung bei der MA31

2 Ausgangssituation Die MA 31 ist für die Planung, Errichtung, Erhaltung und Betrieb der Wasserversorgungsanlagen zuständig Kunden können einen Antrag auf Herstellung eines Wasserbezuges und Wasserabzweigleitung stellen Die MA 31 erstellt den Wasserbezug als Kommissionsarbeit und überwacht die gesamte Herstellung Anmeldung und weitere Bearbeitung dieser Kommissionsarbeiten erfolgt über verschiedene Formulare und Schriftstücke, die größtenteils in Papierform vorliegen Die Bearbeitung der Wasserbezugsanmeldung folgt vorgegebenen Prozessschritten, an denen mehrere Personen und Abteilungen beteiligt sind Seite 2

3 Ausgangssituation Seite 3

4 Ziele des Projekts Erfassung der Daten für Wasserbezugsanmeldungen über elektronische Formulare Verwendung von Standardsoftware Reduktion von Redundanzen bei der Datenerfassung Schneller Zugriff auf aktuelle Daten Abbildung der internen Arbeitsprozesse Qualitäts- und Informationsverbesserung für den Kunden (virtuelles Amt) Arbeitserleichterung für die MA 31 Prototyp als Proof of Concept Seite 4

5 Vorgehensweise im Projekt Analyse der bestehenden Prozesse für die Wasserbezugsanmeldung Konzeption der technischen Lösung Design der Formulare nach Styleguide für E-Formulare (sg-stg 2.0) Konfiguration der Plattform Implementierung Testbetrieb Echtbetrieb Seite 5

6 Prozessanalyse Anlegen eines Geschäftsfalles Durchführung Kommisionsarbeiten Erstellung Abgabebescheid Erstellung Bescheid Erstellung Endbescheid Seite 6

7 Anforderungen Offline Erfassung der Anmeldedaten beim Kundentermin vor Ort Optionale Formularfelder für zusätzliche Daten (z.b. Zustellbevollmächtigter) Erstellung von Briefdokumenten (z.b. für Bescheide) mit vordefinierten Textbausteinen Komplexe Berechnungen innerhalb eines Formulars (Abrechnungsblatt) Abbildung der einzelnen Workflow-Schritte im System Nachvollziehbarkeit der Bearbeitung durch die einzelnen Personen (Versionierung) Seite 7

8 Verwendete Microsoft Komponenten Microsoft Office SharePoint Server Zentrale Plattform über die alle relevanten Informationen auf kurzen Informationsweg effizient ausgetauscht und bearbeitet werden können. Microsoft SQL Server Strukturierte und sichere Datenspeicherung Microsoft InfoPath Intelligente Formulare zur Datensammlung und -bearbeitung Seite 8

9 Architektur der Lösung SharePoint Server Statusverfolgung Datenerfassung <XML> <XML> <XML> Client (Online oder Offline) InfoPath Nach- und Weiterbearbeitung der Daten Briefe aus dem System generieren Seite 9

10 InfoPath zur Datenerfassung Erfassung der Daten im XML-Format über InfoPath Übersichtliche Strukturierung der Dateneingabe über mehrere Formularansichten Eingabekontrollen (Pflichtfelder, Wertformate) optionale Eingabebereiche für Zusätzliche Daten Wertelisten werden über SharePoint-Listen befüllt Seite 10

11 Abrechnungen Mathematische Berechnungen für Kostenabrechnungen Automatische Berechnungen aufgrund von Eingaben (z.b. mit oder ohne MWSt) Erfassung wiederholter Daten und hinzufügen von zusätzlichen Eingabezeilen Seite 11

12 Briefformulare Briefe können direkt aufgrund der Formulareingaben erzeugt und ausgedruckt werden Verwendung von Textbausteinen für die Brieferstellung Seite 12

13 Bearbeitungsverfolgung und Workflow Statusverfolgung über die Arbeitsschritte des Bearbeitungsprozesses Seite 13

14 Formularverwaltung Verwaltung der Formulare in einer SharePoint Dokumentenbibliothek Unterschiedliche Ansichten für die verschiedenen Bearbeitungsrollen (Referenten, Kanzlei, Buchhaltung) Gruppierung und Filterung zur übersichtlichen Darstellung der Daten Seite 14

15 Nachvollziehbarkeit durch Versionierung Seite 15

16 Neues Formularwesen Elektronisch formularbasierte Datenerfassung Ausdruck direkt aus dem System Seite 16

17 Integrative Prozessbearbeitung mit SharePoint.XML Clients InfoPath Formulargenerator SharePoint Server Nachrichtenübermittlung Provisorium Anschlussdaten ja/nein fixer Anschluss Anmeldung/ Ummeldung Abmeldung GIS/NIS FIS Office Client Nach- - bearbeitung FIS Initialeingabe Daten - speicher Workflow - start Logik und Nachbearbeitung Seite 17

18 Integrationsperspektiven FIS Datenerfassung <XML> <XML> <XML> SharePoint Server Webservice Webservice <XML> SAP Formulargenerator <XML> Client InfoPath EDIAKT II Online Formular Duale Zustellung ELAK Seite 18

19 Projektergebnisse Erfassung aller Daten für Wasserbezuganmeldungen in elektronischer Form Verbesserung der Arbeitsabläufe aufgrund der Prozessanalyse und der Systemeinführung Übersichtlichkeit über die einzelnen Vorgänge Hohe Identifikation der Fachreferenten mit der neuen Lösung Erkenntnisse über die Einsatzmöglichkeiten von Microsoft InfoPath und SharePoint in weiteren Arbeitsbereichen (z.b. Vergabewesen) Seite 19

20 Große Akzeptanz des Projektergebnis Einreichung des Projekts beim Wettbewerb Amtsmanager 2007 auf Initiative des zuständigen Fachreferenten. Seite 20

21 Danke für Ihre Aufmerksamkeit