Corporate Design leicht gemacht. officeatwork für Microsoft Dynamics AX und Microsoft Dynamics CRM

Transkript

1 Corporate Design leicht gemacht officeatwork für Microsoft Dynamics AX und Microsoft Dynamics CRM

2 officeatwork Dynamics Connector Corporate Design leicht gemacht officeatwork ist die Business-Lösung für Microsoft Dynamics, mit der das Corporate Design-, Vorlagen- und Content-Management intelligent und zentral verwaltet werden kann. Der officeatwork Dynamics Connector ermöglicht, dass officeatwork Daten der Unternehmenssoftwares Microsoft Dynamics AX und Microsoft Dynamics CRM in die generierten Dokumente übernimmt. Die redundante Datenhaltung entfällt und verhindert Mehrfacheingaben. Die Herausforderung: Weg mit der redundanten Vorlagen-Landschaft! Die nachfolgend geschilderte Situation ist Ihnen höchstwahrscheinlich schon begegnet. In Ihrem Unternehmen kommen verschiedene Business-Anwendungen wie ERP, CRM, DMS usw. zum Einsatz, in denen Dokumente wie z.b. Angebote, Lieferscheine, Rechnungen usw. generiert werden. In all diesen Systemen müssen für jede Kombination aus Design, Sprache, Niederlassung, Marke und Abteilungen Vorlagen erstellt werden. Es entsteht eine Vorlagenflut mit lauter Insellösungen mit kopierten Vorlagen. Diese Mehrfacherstellung von Vorlagen verursacht Mehrkosten und verlängert Ihre Time-to-Market. Ebenfalls ist das Wissen, wie die Vorlagen in den einzelnen Applikationen zu pflegen sind, auf viele Köpfe verteilt. Zu guter Letzt sehen Ihre Vorlagen, die von Grafikern sorgfältig gestaltet wurden, vielfach nicht mehr so aus wie ursprünglich gedacht. Wenn Sie dem globalen Wettbewerb ausgesetzt sind, spielen sie damit Ihren Wettbewerbern in die Hände. Und das darf nicht sein. Ohne officeatwork: Vorlagenflut 2

3 Mit officeatwork: Wenige dynamische Master-Vorlagen für das gesamte Unternehmen Corporate Office Integration mit officeatwork Mit officeatwork greifen Ihre Geschäftsanwendungen direkt auf alle officeatwork-vorlagen zu. Die redundante Pflege von Vorlagen entfällt. officeatwork ist ein flexibles Bindeglied zwischen Microsoft Office und den Anwendungen, deren Daten nun direkt in Ihren officeatwork-dokumenten genutzt werden können. So lassen sich Adressen, Ansprechpersonen, Artikeldaten, Preise usw. in die Dokumente eins zu eins übernehmen. Die richtige Platzierung wird automatisch von den officeatwork-vorlagen übernommen. Dadurch sparen die Benutzer Zeit und gewinnen Qualität. Über die officeatwork XML-API-Schnittstelle lassen sich Ihre Vorlagen in Geschäftsanwendungen wie ERP, CRM, DMS usw. nutzen. Umgekehrt können Daten auch direkt in officeatwork abgerufen werden. Das Duplizieren von Vorlagen und Daten entfällt. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise ein neues Logo erhält, muss dieses nun nicht mehr in jeder Anwendung separat und mühselig eingepflegt, sondern lediglich in den wenigen officeatwork-vorlagen ausgetauscht werden. Die optisch aufgefrischten Dokumente stehen im Nu zur Verfügung. Nutzen und Vorteile von officeatwork: Einheitliche Dokumentenerstellung aus allen Anwendungen Optimierung von Arbeitsabläufen und Reduktion von Fehlern Wenige dynamische Master-Vorlagen für alle Sprachen, Standorte, Marken und Mitarbeiter Effiziente, zentrale Verwaltung des Corporate Designs Einheitliche -Signaturen unternehmensweit Reduktion der Anzahl Vorlagen und des Verwaltungsaufwandes Einfachstes Auffinden von Vorlagen 3

4 Der officeatwork Dynamics Connector Wenn Sie die bewährten Stärken von officeatwork nutzen und mit den leistungsfähigen Unternehmenssoftwares Microsoft Dynamics AX und Microsoft Dynamics CRM kombinieren wollen, dann benötigen Sie den officeatwork Dynamics Connector als Bindeglied, der die saubere Trennung von Daten und Design ermöglicht. Microsoft Dynamics liefert die Daten, während sich officeatwork mit wenigen dynamischen Master-Vorlagen um alle Anforderungen des Corporate Designs, inklusive Sprach-, Niederlassungs-, Abteilungs-, Marken- und Benutzervarianten kümmert. Funktionsweise: Wir veranschaulichen das Zusammenspiel zwischen officeatwork und Microsoft Dynamics anhand eines alltäglichen Beispiels: Einem Kunden von Ihnen soll ein Angebot, also ein Dokument, unterbreitet werden. Hierzu wird das Angebot wie gewohnt in Ihrer Microsoft Dynamics Anwendung erstellt. Wenn dieses nun abgespeichert wird, generiert Microsoft Dynamics eine XML-Datei und sendet diese an officeatwork. Diese Datei enthält einerseits produkt- und kundenspezifische Angaben wie Adresse, Mengen, Artikelnummern, Beschreibungen, Preise, Rabatte usw. Zudem beinhaltet sie Anweisungen für officeatwork, wie z.b. welche Vorlage gewählt werden soll und in welche Platzhalter die entsprechenden Informationen geschrieben werden müssen. Die Daten stammen somit direkt aus Microsoft Dynamics und werden nicht über ein Data-Warehouse oder ähnlich bezogen. Anschliessend generiert und öffnet officeatwork das gewünschte Dokument in Microsoft Office und ergänzt dieses allenfalls mit vorgängig definierten Textbausteinen, welche im sogenannten officeatwork Repository abgelegt sind. Dieses mit officeatwork erstellte Dokument kann dann in verschiedenen Varianten ausgedruckt, gespeichert und verschickt werden. Nutzen: Automatisierte Vereinheitlichung aller Vorlagen und Formulare Effizienzsteigerung dank intelligenten und prozessoptimierten Vorlagen Alle Vorlagen sind stets up-to-date und entsprechen dem aktuellen Corporate Design 4

5 Kontakt AlfaPeople AG Hohenbühlstrasse Glattbrugg / Schweiz Telefon: +41 (0) info.ch@alfapeople.com 5