Durch die Anwahl des Menüpunktes (1) KIS im Menüband auf der linken Seite gelangen Sie in den Bereich des Kanzlei-Informations-Systems.

Transkript

1 K U R Z A N L E I T U N G R Z L B O A R D S E R I E N B R I E F RZL Software GmbH Hannesgrub Nord 5 49 Tumeltsham Version:. August 07/ng. Öffnen des Kanzlei-Informations-Systems Durch die Anwahl des Menüpunktes () KIS im Menüband auf der linken Seite gelangen Sie in den Bereich des Kanzlei-Informations-Systems. Über den Menüpunkt () KIS öffnen können Sie das Kanzlei-Informations-System öffnen. Neben der Schaltfläche zur Programmöffnung des KIS finden Sie hier auch die Gruppe Serienbriefe (), welche in die Bereiche Empfängerliste verwalten und Serienbrief erstellen unterteilt ist.. Empfängerlisten verwalten Um einen Serienbrief zu erstellen, muss im ersten Schritt eine Empfängerliste angelegt werden. Über Empfängerliste verwalten rufen Sie die betreffende Übersicht über die bestehenden Empfängerlisten auf. Die Kurzbezeichnung, die Beschreibung einer Empfängerliste und die Anzahl der Empfänger werden Ihnen jeweils in einer eigenen Spalte dargestellt. Über einen Doppelklick auf eine Liste kann in die entsprechende Empfängerliste gewechselt werden. Über die Schaltfläche () Neue Empfängerliste gelangen Sie in die Neuanlage einer Empfängerliste. Inhalte 07 RZL Software GmbH Seite von 7

2 Kurzanleitung Serienversand. Anlegen einer neuen Empfängerliste Über die Schaltfläche Neue Empfängerliste können Sie sich eine neue Empfängerliste anlegen. Im oberen Bereich ist die () Kurzbezeichnung und die Beschreibung einzutragen, wobei das Feld Kurzbezeichnung ein Pflichtfeld ist. Die Anlage einer Empfängerliste ist in zwei Bereiche unterteilt. Im linken Bereich finden Sie die Klienten- /Personenliste, im rechten die Empfängerliste. Die Empfängerliste kann entweder auf Basis von Klienten- oder Personen-Stammdaten erstellt werden. Sie können durch Auswahl des Auswahlfelds neben der Überschrift Klientenliste () die Ansicht auf Personenliste wechseln. Seite von 7 Inhalte 07 RZL Software GmbH

3 RZL Software GmbH Kurzanleitung Serienversand Ansicht Klientenliste In der Klientenliste erscheinen Ihnen alle betreuten Klienten. Zu jedem Klienten werden weiters auch sämtliche Personen angezeigt, die bei diesem Klient verwendet wurden (Kontaktpersonen, Gesellschafter, gesetzl. Vertreter). Durch die Auswahl Alle Klienten aufklappen () können Sie sich sämtliche Adressen und zugeordnete Personen zu den Klienten ansehen. Für einzelne Klienten ist dies auch mit der Pfeiltaste direkt beim Eintrag möglich. In dieser Liste sehen Sie nun sämtliche Adressen des Klienten, der Kontaktpersonen, der Gesellschafter und der gesetzlichen Vertreter. Aus dieser Liste können Sie nun Ihren gewünschten Empfänger für diesen Klienten wählen und anschließend mit dem großen Pfeil (4) zur Empfängerliste hinzufügen. Dabei ist es möglich, gleich mehrere Klienten/Personen auf einmal zu markieren und gleichzeitig hinzuzufügen. Markieren Sie in der Empfängerliste jemanden, so wird dieser auch in der Klienten-/Personenliste grau hinterlegt. Sind Sie mit der Bearbeitung der Empfängerliste zufrieden, schließen Sie diese durch die Schaltfläche Speichern ab. 4 Die Adresse, die Ihnen in der Klientenliste bei den Kontaktpersonen, gesetzlichen Vertretern und Gesellschaftern angezeigt wird, ist jeweils die direkt hinterlegte Adresse (5) in den Stammdaten des Klienten. Inhalte 07 RZL Software GmbH Seite von 7

4 Kurzanleitung Serienversand 5 Ist bei einer Kontaktperson in den Personenstammdaten keine eigene Adresse hinterlegt, so wird standardmäßig die Adresse der Person bzw. die Firmenadresse eingetragen. Ansicht Personenliste Wählen Sie die Ansicht Personenliste, so erscheinen Ihnen zunächst sämtliche Personen ohne Klientenbezug. Durch die Option Alle Personen inkl. Klientenbezogene anzeigen sehen Sie sämtliche Personen. In der Personenliste können Sie sich wiederum durch die Option Alle Personen aufklappen sämtliche Adressen dieser Person anzeigen lassen. Stammdaten ändern Durch Doppelklick auf einen/eine Klienten/Person gelangen Sie in die Stammdaten und über die Schaltfläche Firma bearbeiten/person bearbeiten können Sie die eingetragenen Informationen ändern bzw. neue ergänzen. Dies sollte allerdings erst geschehen, nachdem die neue Empfängerliste gespeichert wurde, da die Liste nach Bearbeiten der Person auf den letzten Speicherstand zurückgesetzt wird und daher alle Einträge in der Empfängerliste gelöscht werden würden. Hat sich aufgrund der Bearbeitung der Person zum Beispiel die Adresse geändert, muss diese Information zuerst in der Klienten-/Personenliste und in der Empfängerliste mit der F5- Taste aktualisiert werden.. Listenfunktionen Sie können in den Listen nach einem/einer Klienten/Person suchen. Es werden bei der Suche auch ähnlich klingende Suchergebnisse miteinbezogen und der Suchbegriff wird in allen Kategorien gesucht... Liste sortieren und filtern Durch Klicken auf eine Spaltenüberschrift können Sie die Sortierung der Liste jederzeit ändern. Grundsätzlich ist die Liste nach dem Namen alphabetisch sortiert. Durch Klicken mit der rechten Maustaste auf eine Spaltenüberschrift erreichen Sie das Kontextmenü (). Hier können Sie noch Einstellungen zur Sortierung treffen. Ebenfalls gelangen Sie durch dieses Menü in den Spalteneditor und die Breite der Spalten kann angepasst werden. Weiters können Sie über dieses Kontextmenü auch den Filter Editor öffnen. Seite 4 von 7 Inhalte 07 RZL Software GmbH

5 RZL Software GmbH Kurzanleitung Serienversand Durch Klicken auf das Trichtersymbol () in der Spaltenüberschrift gelangen Sie in den Filter der jeweiligen Spalte. Hier können Sie das Kriterium auswählen, nach dem die Liste gefiltert werden soll. So kann beispielsweise nach dem Auswahlkriterium (Beispiel Ärzte und Apotheker ) dass bei einem Klienten hinterlegt werden kann gefiltert werden, um auf dieser Basis einer Empfängerliste zu erstellen... Filter Editor Wählen Sie den Filter mit dem Bleistiftsymbol im linken unteren Bereich der Klientenliste, so gelangen Sie in den Filter Editor. Hier können eigene Filter erstellt werden, die bei der Suche bzw. Auswahl der Klienten/Personen helfen. Standardmäßig wird ein Und-Filter erstellt. Durch Klicken auf Und kann diese Einstellung geändert werden. Somit können zum Beispiel mehrere Filter durch Und oder Oder verknüpft werden. Durch Klicken auf das grüne Plus () kann eine neue Regel angelegt werden. Durch Klicken auf Name kann das gewünschte Feld nach dem gefiltert werden soll ausgewählt werden. Standardmäßig ist die Filter-Regel Beginnt mit ausgewählt. Durch Anwahl dieser Regel kann diese geändert werden. Hier stehen gleich mehrere Filter zur Auswahl. Inhalte 07 RZL Software GmbH Seite 5 von 7

6 Kurzanleitung Serienversand.. Export der Liste als Csv Datei In der Empfängerliste können Sie über das Kontextmenü, das mit der rechten Maustaste aufgerufen wird, den ausgewählten Eintrag als Csv Datei exportieren wollen Sie allerdings die gesamte Empfängerliste als Csv Datei exportieren, wählen Sie die Schaltfläche über der Empfängerliste. Zusätzlich können Sie auch ausgewählte Einträge löschen, die Liste drucken oder kopieren und ausgewählte Einträge kopieren. 4. Serienbrief erstellen Über die Schaltfläche Serienbrief erstellen kann ein neuer Serienbrief auf Basis einer zuvor angelegten Empfängerliste erstellt werden. Als ersten Schritt muss eine Briefvorlage () aus Ihrem Dateisystem ausgewählt werden. Die zuletzt verwendeten Vorlagen werden Ihnen in der Auswahl vorgeschlagen. In Microsoft Word können Sie Ihre eigenen Vorlagen erstellen. Im Register RZL können Sie Platzhalter einfügen und die fertige Vorlage im Microsoft Word als.dotx speichern. Im zweiten Schritt muss im Bereich Empfängerliste wählen () die Empfängerliste ausgewählt werden. In einer Vorschau werden Ihnen im unteren Bereich die Serienbriefe angezeigt. Über die Schaltflächen im oberen Menüband können Sie zwischen den Datensätzen aus der gewählten Empfängerliste mit den Pfeiltasten hin und her springen. Durch die Schaltfläche Serienbrief in Word öffnen () kann der Brief in Word geöffnet werden und individuell adaptiert und anschließend gedruckt oder als PDF-Datei gespeichert werden. 5. Serienbrief als Dokument bzw. Postausgang in KIS hinzufügen Wenn Sie den Brief als Word-Dokument zur RZL Dokumentenverwaltung hinzufügen wollen, wählen Sie im Microsoft Word im Register RZL den Eintrag Dokument hinzufügen an. Der Eintrag Dokument als PDF hinzufügen speichert das Word-Dokument als PDF in die Dokumentenverwaltung. In der Dokumentenverwaltung kann das PDF-Dokument nach Anwahl der rechten Maustaste mit einem Unterschriften-PAD (signotec) signiert werden. Soll der Brief aber als Postausgang erfasst und zur RZL Dokumentenverwaltung hinzugefügt werden, wählen Sie bitte den Eintrag Postausgang hinzufügen an. Seite 6 von 7 Inhalte 07 RZL Software GmbH

7 RZL Software GmbH Kurzanleitung Serienversand Im oben angezeigten Bildschirm sehen Sie die Felder für die Eintragung des Briefs als Postausgang bzw. für die Übernahme in die RZL Dokumentenverwaltung. Im Feld Klient () sind Ihnen sämtliche Klienten bereits ausgewählt, die in der Empfängerliste aus dem RZL Board enthalten sind. Nach Eintragung der notwendigen Felder wird der Brief durch Anwahl der Schalfläche Hinzufügen als Postausgang eingetragen und in die Dokumentenverwaltung übernommen. Die Felder für die Eintragung als Postausgang werden im Handbuch KIS (Kap. 5. Postausgang) beschrieben. Viele Felder können automatisch aus der Word-Vorlage übernommen werden, wenn diese in den Erweiterten Eigenschaften der Vorlage gespeichert sind (vgl. Handbuch KIS, Kap... Eigenschaften für KIS Dokumentenimport vorauswählen). Die Beschreibung der Eingabefelder im Zusammenhang mit der Übernahme in die RZL Dokumentenverwaltung (Dokument-Titel, Dokument-Thema, usw.) erhalten Sie im Handbuch KIS unter Kapitel 7. Dokumentenverwaltung Beschreibung der Eingabefelder. Inhalte 07 RZL Software GmbH Seite 7 von 7