Arbeitsmappe. Die Arbeitsblatt-Register. 31 Die Arbeitsblatt-Register 32 Der Umgang mit Arbeitsmappen 34 Mustervorlagen. ADer Einstieg in Excel 2000

Transkript

1 2 Die Arbeitsmappe 31 Die Arbeitsblatt-Register 32 Der Umgang mit Arbeitsmappen 34 Mustervorlagen Abbildung 2.1: Die einzelnen Blätter können Sie auf den Registern anwählen Mehrere Blätter markieren: Umschalt-Taste gedrückt halten Die Arbeitsblatt-Register Die Arbeitsblatt-Register ermöglichen die Auswahl eines in der Mappe enthaltenen Blattes. Um ein anderes Arbeitsblatt anzuwählen, klicken Sie auf dessen Register. Sie können sich mit den Steuerungstasten zwischen den einzelnen Tabellen bewegen: Mit der Tastenkombination Strg+Bild ab wählen Sie die nächste Tabelle, mit der Tastenkombination Strg+Bild auf die vorherige. Es ist auch möglich, mehrere Arbeitsblätter gleichzeitig auszuwählen. Benachbarte Arbeitsblätter selektieren Sie, indem Sie die Umschalt-Taste gedrückt halten und ein Register nach dem anderen anklicken. Wollen Sie nicht benachbarte Arbeitsblätter selektieren, halten Sie beim Anklicken der betreffenden Register die Strg- Taste gedrückt. Sind mehrere Tabellen angelegt und werden diese nicht vollständig in der Registerleiste aufgelistet, können Sie die Registerlaufpfeile verwenden, um zur jeweiligen Tabelle zu gelangen. Sie wollen mehrere Tabellen auswählen. 1. Klicken Sie in der Leiste mit den Registerlaufpfeilen ganz rechts auf die Schaltfläche für das letzte Arbeitsblatt. Das letzte Arbeitsblatt wird sichtbar, ist aber nicht aktiviert. Die Betätigung der Registerlaufpfeile macht die anderen Arbeitsblätter zwar sichtbar, zum Aktivieren des Arbeitsblattes müssen Sie aber das Register anklicken. 31

2 2. Klicken Sie in der Leiste mit den Registerlaufpfeilen ganz links die Schaltfläche für das erste Arbeitsblatt an. Das ersetzte Arbeitsblatt wird angezeigt, ist aber nicht aktiviert. Bei umfangreichen Arbeitsmappen erweist sich die Auswahl eines Arbeitsblattes über die Registerlaufpfeile oft als sehr umständlich. Eine schnellere Auswahl erfolgt über das Kontextmenü der Registerlaufpfeile. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Registerlaufpfeile, erhalten Sie alle Tabellenblätter aufgelistet und brauchen nur eines auszuwählen. Abbildung 2.2: Die Registerlaufpfeile Abbildung 2.3: Das Kontextmenü auf den Registerlaufpfeilen Der Umgang mit Arbeitsmappen Wenn Sie die Blätter in einer Arbeitsmappe logisch anordnen, zum Beispiel alphabetisch, können Sie und andere Anwender diese leichter benutzen und verstehen. Zur Organisation von Arbeitsmappen und den darin enthaltenen Arbeitsblättern bietet Excel zahlreiche Funktionen. So können Sie beispielsweise auf dem ersten Blatt zusammenfassende Informationen oder ein Inhaltsverzeichnis für die Arbeitsblätter in der Arbeitsmappe unterbringen. Der Umgang mit Arbeitsblättern Wenn Sie eine neue Arbeitsmappe öffnen, haben Sie in der Regel drei leere Tabellen vor sich, mit den Namen Tabelle1, Tabelle2 und Tabelle3. Sie können diese Tabellen an ihrem Platz belassen oder auch die Anordnung der Arbeitsblätter ändern, indem Sie Blätter umbenennen, löschen, verschieben oder weitere Arbeitsblätter einfügen. Dazu können Sie den Befehl Tabelle im Menü Einfügen verwenden, zum Löschen den Befehl Blatt löschen im Bearbeiten-Menü. Sie können ebenso Blätter umbenennen, indem Sie auf das Register doppelklicken und den neuen Namen eingeben. Über Extras/ Optionen können Sie die Anzahl der Blätter voreinstellen 32 Kapitel 2

3 HINWEIS Um die Anzahl der Arbeitsblätter in einer neuen Arbeitsmappe zu ändern, wählen Sie den Menübefehl Extras/Optionen, aktivieren die Registerkarte Allgemein und ändern die Einstellung Blätter in neuer Arbeitsmappe entsprechend. Arbeitsblätter löschen Sie wollen das Arbeitsblatt Tabelle3 löschen. 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Tabelle3 und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Löschen aus. 2. Es erscheint ein Dialogfeld mit einer Sicherheitsabfrage. Sie können sich hier immer noch überlegen, ob Sie die Tabelle löschen oder den Löschvorgang abbrechen wollen. 3. Klicken Sie auf OK. Das Dialogfeld der Sicherheitsabfrage wird geschlossen und das Arbeitsblatt gelöscht. Tabelle2 ist nun das aktive Arbeitsblatt. HINWEIS Arbeitsblätter einfügen Wollen Sie weitere Blätter einfügen, rufen Sie den Menübefehl Einfügen/Tabellenblatt auf oder wählen im Kontextmenü der Registerleiste den Befehl Einfügen aus. Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Register der Tabelle, vor der Sie eine weitere Tabelle einfügen wollen, wählen Einfügen und dann Tabelle. Sie wollen ein Arbeitsblatt einfügen. 1. Klicken Sie in der Registerleiste mit der rechten Maustaste auf Tabelle3 und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Einfügen aus. Das Dialogfeld zum Einfügen von Tabellen wird geöffnet. 2. Doppelklicken Sie auf das Symbol Tabelle. Zum besseren Verständnis (insbesondere für andere Anwender) sollten Sie die einzelnen Arbeitsblätter in einer Arbeitsmappe mit entsprechenden Benennungen versehen. Arbeitsblätter umbenennen und verschieben Sie wollen eine Tabelle umbenennen. 1. Doppelklicken Sie auf das Register Tabelle1. Der Registername wird markiert; Sie können nun mit der Eingabe eines anderen Namens für das Tabellenblatt beginnen. Geben Sie Lieferschein Tabelle1 wird daraufhin in Lieferschein umbenannt. 2. Weisen Sie der Tabelle2 den Namen Rechnung zu. Der Name eines Arbeitsblattes kann bis zu 31 Zeichen einschließlich Leerzeichen lang s Die Arbeitsmappe 33

4 Sie wollen die Tabelle3 vor der Tabelle4 platzieren. 1. Markieren Sie die Tabelle3. 2. Ziehen Sie das Register bei gedrückter linker Maustaste links vor das Register von Tabelle4. Tabelle3 und Tabelle5 stehen jetzt in der richtigen Reihenfolge. 3. Wollen Sie das Arbeitsblatt kopieren, drücken Sie dabei die Strg-Taste. Oft ist es sinnvoll, ein Tabellenblatt aus einer Arbeitsmappe herauszulösen und es in einer eigenen Arbeitsmappe zu speichern. Verkleinern Sie dazu eine Arbeitsmappe im Vollbild auf Fensterdarstellung und ziehen Sie das gewünschte Blattregister mit gedrückter linker Maustaste in den Hintergrund der Excel-Arbeitsfläche. Wollen Sie das Blatt als Kopie in einer neuen Arbeitsmappe zurückbehalten, halten Sie während des Ziehens die Strg-Taste gedrückt. Eine Gruppe von Arbeitsmappen als Arbeitsbereich speichern Sie können eine Gruppe von Arbeitsmappen in einem einzigen Schritt öffnen, wenn Sie sich eine Datei für den Arbeitsbereich erstellen. Die Datei für den Arbeitsbereich speichert Informationen über alle geöffneten Arbeitsmappen, z. B. Speicherort, Fenstergrößen, Bildschirmposition usw. Öffnen Sie eine solche Arbeitsbereichdatei über den Menübefehl Datei/Öffnen, so öffnet Excel jede zur Arbeitsbereich gehörende Arbeitsmappe. Diese Arbeitsbereichdatei enthält nicht die eigentlichen Arbeitsmappen, so dass Sie jede Änderung in den einzelnen Arbeitsmappen speichern müssen, bevor Sie die Arbeitsbereichdatei speichern. Sie wollen eine Gruppe von Arbeitsmappen als Arbeitsbereich speichern. 1. Öffnen Sie die Arbeitsmappen, die zu einem Arbeitsbereich gehören sollen. 2. Stellen Sie die für den Arbeitsbereich gewünschte Fenstergröße und -position 3. Rufen Sie den Menübefehl Datei/Arbeitsbereich speichern auf. 4. Im Eingabefeld Dateiname geben Sie den Namen für die Arbeitsbereichdatei Wollen Sie die Arbeitsbereichdatei bei jedem Start von Excel öffnen, speichern Sie diese im Ordner C:\Programme\Microsoft Office/Office/XLStart. Speichern Sie nur die Arbeitsbereichdatei, nicht aber die einzelnen Arbeitsmappen hier ab, da sonst alle mit der Arbeitsbereichdatei verknüpften Dateien mitgeöffnet werden. Dies kann an die Speicherressourcen gehen, wenn es sehr viele sind. Mustervorlagen Eine Mustervorlage ist ein spezielles Arbeitsblatt, das als Vorlage für eine neue Arbeitsmappe benutzt wird. Sie hat die Endung.xlt. Um die Konsistenz zwischen Arbeitsmappen beizubehalten, lassen sich Mustervorlagen für einen bestimmten Arbeitsbereich, zum Beispiel Rechnungen und Lieferscheine, erstellen. Wenn der Endbenutzer dann eine Rechnung mit Lieferschein schreiben soll, liegt diese schon vorformatiert vor, so dass nur noch die Artikel, Preise und Adresse eingegeben werden müssen. TIPP TIPP Auf dieses Thema werden wir später noch genauer eingehen 34 Kapitel 2

5 Wird eine Arbeitsmappe über eine Mustervorlage geöffnet, erstellt Excel eine Kopie dieser Mustervorlage im Excel-Fenster. Das Original bleibt unverändert. Sie wollen eine Arbeitsmappe als Mustervorlage für Rechnungen und Lieferscheine erstellen. 1. Wählen Sie im Menü Datei den Menüpunkt Speichern unter. 2. Geben Sie im Eingabefeld Dateiname die Bezeichnung Rechnung und Lieferschein 3. Im Listenfeld Dateityp wählen Sie Mustervorlage aus. Damit wechselt Excel in den Ordner Windows\Anwendungsdaten \Microsoft\Vorlagen, in den Sie die Mustervorlage speichern können, damit sie später im Menü Datei/Neu als Kopie geöffnet werden kann. 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern. 5. Schließen Sie die Arbeitsmappe Rechnung und Liefersch 6. Wählen Sie im Dialogfeld zum Menübefehl Datei/Neu aus den Tabellenvorlagen das Symbol Rechnung und Lieferschein aus. 7. Geben Sie einige Daten in Rechnung und Lieferschein ein und speichern Sie die Datei unter einem neuen Namen, beispielsweise als R99001, im Ordner Eigene Dateien ab. Excel bietet über das Menü Datei/Neu Mustervorlagen zu Excel-Lösungen, z. B. Rechnungen oder Bestellungen, an. Wird eine solche Mustervorlage aufgerufen und ausgefüllt, kann Excel die Informationen aus dieser vorgefertigten Arbeitsmappe in einer mit der Mustervorlage verknüpften Datenbank einfügen. Um diese Datenbank anzuwenden, muss der Vorlagen-Assistent bzw. das Add-In Vorlagen-Zubehör installiert s Mehr über Vorlagen erfahren Sie in X Kapitel 14. Zugriff auf Mustervorlagen Rufen Sie im Menü Datei den Befehl Neu auf und doppelklicken Sie auf eine der auf der Registerkarte Arbeitsblattlösungen angezeigten Mustervorlagen. Ist die gewünschte Mustervorlage nicht vorhanden, können Sie sie jetzt nachinstallieren. Zusätzliche Mustervorlagen Wenn Sie über einen Internet-Zugang verfügen, können Sie weitere Mustervorlagen für spezielle Aufgaben, z. B. Finanzplanung, bei Microsoft downloaden. Klicken Sie dazu auf den Menüpunkt Office im Web im Hilfe-Menü. Bevor Sie mit der Bearbeitung von Texten, Werten und Formeln beginnen können, benötigen Sie einige Grundkenntnisse darüber, wie Eingaben durchgeführt werden. Arbeiten Sie dazu das nächste Kapitel durch. Die Arbeitsmappe 35