Serienbrief erstellen

Transkript

1 Um in Word 2010 einen Serienbrief zu erstellen, muss man den Seriendruck-Assistenten aufrufen. Der Seriendruck-Assistent führt dich in sechs Schritten durch diese Thematik. Dabei enthält jeder Schritt unterschiedliche Funktionen, die nachfolgend erläutert werden. Um zu beginnen, muss man jedoch erst den Seriendruck-Assistenten aktivieren. Wie das funktioniert, wird nachfolgend beschrieben. Schritt 1 Der Seriendruck-Assistent: 1) Zuerst wählst du Sendungen im Register aus. 2) Klicke danach im Bereich Seriendruck starten auf den Befehl Seriendruck-Assistent. 3) Am rechten Bildschirmrand erscheint nun der Seriendruck-Assistent, der mit den ersten von sechs Schritten dazu auffordert, einen Dokumententyp auszuwählen. Es erscheint ein kleines Menü aus dem die Option Briefe gewählt wird. 4) Klicke danach auf den Link Weiter. 5) Im zweiten Schritt wird man gefragt, in welchem Dokument man den Serienbrief starten möchte. Du wählst die Option Aktuelles Dokument verwenden. Da du noch keinen Brief verfasst hast, klickst du danach erneut auf Weiter. 6) Im nächsten Fenster benötigst du eine Empfängerliste. Da du in diesem Fall noch keine Liste hast, klickst du auf Neue Liste eingeben. 7) Klicke danach auf den Befehl Erstellen.

2 8) In weiterer Folge erscheint ein Datenfenster. In dieses tippst du jene Personen ein, die deinen zukünftigen Brief erhalten sollen. Über die horizontale Bildlaufleiste gelangst du zu den restlichen Einträgen. 9) Um weitere Personen eintragen zu können, musst du auf Neuen Eintrag klicken. 10) Wenn du nicht alle Angaben (wie z.b.: Adresszeile 2) benötigst, kannst du diese entfernen, indem du auf die Schaltfläche Spalten anpassen klickst. 11) Du markierst jene Angabe, die du für deinen Brief nicht benötigst und klickst danach auf Löschen. 12) Ein weiteres Fenster öffnet sich, dass du mit Ja bestätigst. 13) Zur Übung löschst du einige Angaben, dass nur noch jene übrig bleiben, die im Fenster abgebildet sind. Wenn du dann soweit bist, klickst du auf OK.

3 14) Es erscheint wieder das vorherige Fenster. Wenn du deinen ersten Empfänger des Briefes vollständig eingetragen hast, klickst du auf Neuer Eintrag. Du musst mindestens 10 Empfänger eintragen. 15) Wenn du mit allen 10 Einträgen fertig bist, klickst du auf die Schaltfläche OK. 16) Im nächsten Schritt musst du deine Adressaten abspeichern. Da deine Empfänger separat abgespeichert werden, dienen sie als so genannte Datenquelle für deinen zukünftigen Brief. Als Dateinamen gibst du Serienbrief Datenquelle an. Wechsle in deinen Word Ordner und klicke danach auf Speichern. 17) Zum Schluss erscheint noch einmal die Auflistung der Empfänger, die nachträglich noch geändert werden kann. Wenn alles in Ordnung ist, klickst du auf OK. 18) Danach klickst du im rechten Fenster auf den Link Weiter.

4 Schritt 2 Brief erstellen: 1) Tippe diesen Brief ab. Lass jene Felder aus, die zwischen den << und >> Pfeilen liegen.

5 Schritt 3 Seriendruckfelder einfügen: 1) Wenn du alles richtig gemacht hast, dann ist dir aufgefallen, dass sich das Menüband geändert hat. 2) Um ein Seriendruckfeld einfügen zu können, musst du den Cursor dort positionieren, wo jene Daten eingefügt werden sollten, die du zuvor als Datenquelle abgespeichert hast. In deinem Falle ist das unterhalb deiner Adresse, denn dort werden sich die Adressen deiner Teilnehmer befinden. 3) Im nächsten Schritt klickst du im rechten Fenster auf den Link Weitere Elemente. 4) Markiere den Bereich Nachname und klicke auf Einfügen. Im Brief erscheint ein Feld mit dem Namen.

6 5) Versuche nun im Brief all jene Bereiche in Seriendruckfelder umzuwandeln, in denen Informationen über deine Empfänger vorhanden sein müssen. Die nebenstehende Abbildung soll anzeigen, welche Bereiche schon durch Seriendruckfelder ersetzt wurden. Wenn du damit fertig bist, kannst du den Brief noch farbig gestalten (Rahmen, Hintergrundbild, ). Zeige das Ergebnis deinem Lehrer und speichere den Brief und den Namen Serienbrief ab. 9) Hier kannst du, falls notwendig, die Adressen bzw. die Grußzeile umformatieren. 6) Mit Hilfe dieses Symbols kann man eine andere Datenquelle öffnen, eine neue Adressen-Liste anlegen oder die Kontaktadressen von Outlook importieren. 7) Wenn du weitere Adressen zu deiner bestehenden Datenbank hinzufügen möchtest, klickst du auf dieses Symbol. 11) Hier lassen sich Seriendruckfelder programmieren. Wird später noch genauer erklärt. 12) Klickst du auf diesen Befehl, dann werden die Seriendruckfelder durch die zuvor eingegebenen Adressen ersetzt. 13) Die weiteren Adressaten lassen sich durch Klick auf die Pfeiltasten auswählen. 14) Wenn der Serienbrief nun abgeschlossen ist kann man in diesem Bereich auswählen, ob die Briefe ausgedruckt, per Mail verschickt oder die einzelnen Dokumente noch nachbearbeitet werden müssen. Word ) Aktivierst du diese Schaltfläche, dann erhalten alle Seriendruckfelder eine graue Hintergrundfarbe. 10) Hier können noch nachträglich weitere Seriendruckfelder in den Brief eingefügt werden.

7 Schritt 3 Adressenliste nachbearbeiten: 1) Klicke zunächst auf. Betrachte nun die einzelnen Briefe, indem du auf die Pfeile klickst. Wenn du die Briefe genau kontrollierst, kommst du darauf, dass sich ein Fehler eingeschlichen hat. Es betrifft die Anrede. Siehe Bild. 2) Damit dir das in Zukunft nicht mehr passiert, öffnest du die Datenquelle (Siehe Nr. 7). Danach öffnet sich wieder die Adressenliste. Klicke nun im Bereich Datenquelle auf den Dateinamen. 3) Klicke nun auf die Schaltfläche Bearbeiten 4) Damit die Anrede im Brief zwischen Frauen und Männern unterschieden wird, muss die Adressliste um ein weiteres Feld bzw. Spalte erweitert werden. Klicke dazu auf Spalten anpassen. 5) Das nachfolgende Dialogfenster bestätigst du mit Ja. 6) Wenn du alles richtig gemacht hast, müsstest du nun dieses Dialogfenster geöffnet haben. In diesem klickst du auf Hinzufügen. 7) In dieses Feld schreibst du das Wort Geschlecht. Klicke danach auf OK.

8 8) Dir Rubrik Geschlecht wurde nun hinzugefügt. Klicke nun auf OK. 9) Vervollständige nun die Spalte mit dem Namen Geschlecht, indem du diese durch männlich bzw. weiblich ergänzt. 10) Klicke auf OK, wenn du alle Einträge durchgeführt hast. 11) Die geänderte Adressdatenbank muss nun wiederum gespeichert werden. Klicke dazu auf Ja. 12) Ebenso bestätigst du das nachfolgende Dialogfeld mit OK.

9 Schritt 4 Bedingungsfeld einfügen: 1) Markiere die Anrede. 2) Klicke danach im Menüband auf Regeln, und wähle die Option Wenn Dann Sonst aus. 3) Im darauffolgenden Fenster musst du nun folgende Einstellungen durchführen. Es soll überprüft werden ob das Geschlecht männlich oder weiblich ist. Aus diesem Grunde ist der Feldname Geschlecht für die Anrede ausschlaggebend. 4) Nun sollte im Adressfeld überprüft werden, ob der Begriff männlich im Feldnamen Geschlecht vorkommt. 5) Wenn das der Fall ist, dann muss die Anrede Lieber lauten. 7) Klicke danach auf OK. 6) Wenn im Feldnamen Geschlecht der Eintrag männlich nicht gefunden wird, dann muss die Anrede Liebe lauten. Schritt 5 Seriendruck abschließen: 1) Damit du deine Arbeit besser kontrollieren kannst, klickst du im Menüband im Bereich Fertig stellen und zusammenführen auf die Auswahl Einzelne Dokumente bearbeiten 2) Im Dialogfenster wirst du nun gefragt, ob von allen Adressen, die du zuvor angegeben hast, ein Dokument erstellt werden soll. Theoretisch könntest du nur von der aktuell ausgewählten Adresse einen Brief erstellen lassen, oder aber aus einem bestimmten Bereich, den du in die Felder eingeben müsstest. Du entscheidest dich aber für Alle. Klicke danach auf OK.

10 3) Da du 10 Adressen zuvor eingegeben hast, wird nun ein 10 seitiges Dokument mit allen Adressaten erstellt. Verändere die Ansicht mit Hilfe des Zoomreglers so, dass wie in der Abbildung alle 10 Briefe ersichtlich werden. Zeige das Ergebnis deiner Lehrperson. 4) Schließe nun dieses Dokument, ohne es zu speichern. Danach gelangst du wieder zum Serienbrief, der die Seriendruckfelder beinhaltet. Diesen Brief speicherst du nun unter den Namen Serienbrief ab. Schließe danach das Dokument.