- Datenschutz im Unternehmen -

Transkript

1 - Datenschutz im Unternehmen - Wie schütze ich mein Unternehmen vor teuren Abmahnungen 1

2 Referenten Philipp Herold TÜV zertifizierter Datenschutzbeauftragter & Auditor Bachelor of Science (FH) 2

3 Inhaltsverzeichnis 1. Grundlegendes zum Datenschutz 2. Die häufigsten Fehler im Unternehmen 3. Folgen bei Verstößen 3

4 Grundlegendes zum Datenschutz Datenschutz wird zu oft vernachlässigt Das Gefährdungspotenzial steigt Gesetzliche Verpflichtung durch das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) Absicherung der Geschäftsleitung Bußgelder bis zu Image- und Vertrauensgewinn durch Datenschutz 4

5 im Unternehmen 5

6 Fehlerhafte Datenschutzbestimmungen auf der Homepage Datenschutzbestimmungen sind häufig gar nicht vorhanden, fehlerhaft oder unvollständig, für Besucher nicht jederzeit erreichbar. Worauf Sie achten sollten: Binden Sie sämtliche Aspekte der Webseite ein Achten Sie auf die stetige Erreichbarkeit von jeder Seite ihrer Homepage Nutzen Sie hierzu Hilfestellungen wie Datenschutz-Konfiguratoren 6

7 Ausstehende Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung (Rahmenverträge mit Dienstleistern zur Datenverarbeitung) Probleme: Entspricht nicht den gesetzlichen Vorgaben Keine Kriterien zur Auswahl von Dienstleistern Fehlerhafte oder nicht vorhandene Regelung der Auftragsverhältnisse Lösung: Erstellen Sie eine schriftliche Vereinbarung über Gegenstand und Dauer des Auftrages sowie über Art und Zweck der Datenverarbeitung Kontrollieren Sie getroffene Vereinbarung regelmäßig 7

8 Newsletterversand ohne Einwilligung des Empfängers Problem: Keine nachweislichen Einwilligungen der Empfänger dokumentiert Lösung: Stellen Sie eine Doppel-Opt-In Anmeldung sicher und protokollieren Sie jede Anmeldung in Ihrem System 8

9 Nicht vorhandene Verfahrensverzeichnisse Aufsichtsbehörden fordern eine lückenlose Dokumentation aller Verfahren in denen personenbezogene Daten verarbeitet werden Aufgabe des Unternehmens: Schaffen Sie Transparenz Erfassen Sie alle Verfahren in denen personenbezogene Daten verarbeitet werden Erstellen Sie eine Übersicht der einzelnen Verfahren Pflegen Sie diese regelmäßig 9

10 Fehlende Sensibilität im Umgang mit Passwörtern Häufiges Fehlverhalten: Wahl eines zu einfachen Passwort Mitarbeiter kleben sich Passwörter an den Bildschirm Passwortschutz ist deaktiviert Einfache Maßnahmen: Regelmäßige Mitarbeiterschulungen Erstellung von Passwort-Richtlinien Kontrollen zur Einhaltung der Richtlinien 10

11 Unzureichende Verpflichtungen der Mitarbeiter Schwachstelle Mitarbeiter: Datendiebstahl nach Kündigung Veröffentlichung von Geschäftsgeheimnissen Imageschäden durch unerlaubte Datenweitergabe Schaffen Sie Sicherheit durch Aufklärung der Mitarbeiter über Rechte und Pflichten Konkrete Verpflichtungen auf Verschwiegenheit Regelmäßige Sensibilisierung durch Schulungen 11

12 Kontaktformular ohne Einwilligung in die Datenschutzbestimmung Problem: Keine nachweisliche Einwilligung zur Kontaktaufnahme vorhanden Lösung: Stellen Sie sicher, dass der Besucher vor dem absenden seiner Kontaktanfrage auch entsprechend eingewilligt hat (Opt-In Verfahren). 12

13 Falsche Entsorgung von Unterlagen Unwissenheit der Mitarbeiter führt dazu, dass sensible firmeninterne Information im einfachen Papiermüll gefunden werden. Datenträger offen zugänglich gemacht werden. Personenbezogene Daten in falschen Händen landen. Lösung: Sachgemäße Entsorgung des Papiermülls (Datentonnen) Kontrollierte Löschung von Datenträgern Achten Sie auf eine zertifizierte Entsorgung 13

14 Fehlerhafte/Keine Bestellung eines Datenschutzbeauftragten Probleme: Fehlerhaftes und somit abmahnfähiges Datenschutzkonzept Kompetenzmangel Neben dem Kerngeschäft kein Zeitkontingent Interessenkonflikt Haftungsrisiko für GF Lösung: Angemessene Ausbildung zum DSB Regelmäßige Weiterbildung Korrekte schriftliche Bestellung ab 9 MA Externe Datenschutzbeauftragte 14

15 Rechtliche Konsequenzen Image des Unternehmens nimmt Schaden Informationspflicht an die regionale Presse Bußgelder bis zu plus erlangtem Vermögensvorteil Straftat: Geldstrafe oder Freiheitsstrafe bis zu 2 Jahren Schadensersatzpflicht gegenüber dem Betroffenen für Beschäftigte: arbeitsrechtliche Konsequenzen bis hin zu fristloser Kündigung 15

16 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 16

17 Kontakt & Ansprechpartner Mein-Datenschutzbeauftragter.de Rudolf-Diesel-Straße Stockelsdorf Tel.: Fax: Web: 17